訓練課程－ 核判長官作業

課程內容 ●系統登入方式說明 ●共通性介面說明 ●系統案例說明 (1)電子來文核判 (2)電子來文覆閱 (3)表單核閱 (4)紙本來文核判 (5)紙本來文核判 ● 公文製作服務平台操作說明

系統登入方式說明 系統登入的方式分為【帳號登入】及【自然憑證登入】 【帳號登入】

系統登入方式說明 系統登入的方式為【自然憑證登入】 下載自然人憑證所需元件 【 自然憑證登入 】 4

共通性介面說明 (一) 系統名稱 (二) 使用者登錄資訊 (三) 角色權限功能列 (四) 功能選單 (五) 系統公告、待辦案件、公文查詢催辦 (一) 系統名稱 (二) 使用者登錄資訊 (三) 角色權限功能列 (四) 功能選單 (五) 系統公告、待辦案件、公文查詢催辦 5

(1)電子來文核判 電子來文→簽收(1)→線上陳核(2) 系統案例說明 (1)電子來文核判 電子來文→簽收(1)→線上陳核(2)

系統案例說明(線上) 核稿主管 簽收 簽收 待核判 線上陳核 送陳/會 決行

電子來文核判 步驟一：簽收

電子來文核判 步驟二：線上陳核(A,B)

電子來文核判 步驟二：線上陳核(C,D)

電子來文核判 步驟二：線上陳核(E)

(2)電子來文覆閱 電子來文→簽收(1)→覆閱(2) 系統案例說明 (2)電子來文覆閱 電子來文→簽收(1)→覆閱(2)

系統案例說明(線上) 核稿主管 簽收 待覆閱 線上陳核 覆閱 下一關或回承辦人

電子來文覆閱 步驟一：簽收

電子來文覆閱 步驟二：覆閱(A,B)

電子來文覆閱 步驟二：覆閱(C,D)

系統案例說明 (3)表單核閱 表單→簽收(1)→審核(2)

系統案例說明(線上) 核稿主管 簽收 表單申請 有下一關 表單核閱 不核准 審核 簽收 無下一關

表單核閱 步驟一：簽收

表單核閱 步驟二：審核(A,B)

表單核閱 步驟二：審核(C)

(4)紙本來文核判 紙本來文→簽收(1)→決行(2) 系統案例說明 (4)紙本來文核判 紙本來文→簽收(1)→決行(2) 首長室秘書 簽收 簽收 待核判 送陳/會 決行

紙本來文核判(首長室秘書) 步驟一：簽收

紙本來文核判(首長室秘書) 步驟二：決行(A,B)

紙本來文核判(首長室秘書) 步驟二：決行(C)

(5)紙本來文覆閱 紙本來文→簽收(1)→覆閱(2) 系統案例說明 (5)紙本來文覆閱 紙本來文→簽收(1)→覆閱(2) 首長室秘書 簽收 待覆閱 覆閱 下一關或回承辦單位

紙本來文覆閱(首長室秘書) 步驟一：簽收

紙本來文覆閱(首長室秘書) 步驟二：覆閱

公文文號給號規則說明 配合府及多機關架構，公文文號系統依收創機關及公文流水號(11碼)做識別 系統採單一文號、收發同號(使用同一公文流水號由收創文至結案歸檔為止)方式管制公文 收文時系統自動給予府或機關公文流水號 創稿時系統自動給予機關公文流水號 發文時依不同發文層級賦予不同發文代號(代字)及原公文流水號 公文以案管制未結案先發文時，可採用附號發文或創號發文 29

公文文號給號規則說明(續) 收創機關:府、各機關4碼代碼（全國機關代碼第4~7) 公文流水號(11碼):年度3碼+層級起始號1碼+ 流水號5碼+附號1碼+支號或稿號 1碼 ■ 府收文:層級起始編號由0至2 ■ 一級機關及區公所收文:層級起始編號由3至6 ■ 二級機關及學校收文:層級起始編號由7至9 30

發文字號說明 府收文號:10000004560 承辦機關:工務局新工處 承辦科室:新工處資產管理科 收文單位名稱 收文機關代號 公文文號 10000045600 工務局新工處 工務局 1100 10030045600 1101 10070045600 發文層級 發文代字號 發文文號 說明 府發文 高市府工新 10000045600 府收府發 上級機關發文 (工務局發文) 高市工新處 府收局發 本機關發文 (新工處發文) 高市工新資產 府收處發 31 31

發文字號說明(續) 局收文號:10030045600 承辦機關:工務局新工處 承辦科室:新工處資產管理科 發文層級 發文代字號 發文文號 府發文 高市府工新 10030045600 局收府發 上級機關發文 (工務局發文) 高市工新處 局收局發 本機關發文 (新工處發文) 高市工新資產 局收處發 32

機關系統管理者教育訓練

課程內容 系統操作說明 (1)組織及單位代碼管理 (2)組織及單位代碼匯入 (3)承辦人資料維護 (4)承辦人員資料匯入 (5)職務代碼職務角色設定作業 常見問題

組織及單位代碼匯入 【匯入格式說明】: (1)單位種類分為”核判”、”單位”，單位代號由系統自動給號，不需填寫。 35

組織及單位代碼匯入 作業目的：匯入單位資料 作業說明及步驟： 【所屬機關】:選擇此次匯入單位的上層機關 【上傳檔案】:上傳要匯入的Excel檔案 【執行匯入作業】:將上傳的Excel檔案寫入資料庫 36

組織及單位代碼匯入 【範例匯入結果】: 37

組織及單位代碼管理 作業目的：建立單位基本資料 作業說明及步驟：游標點選單位組織按右鍵，可作新增、修改、刪除。 38

承辦人員資料匯入 【匯入格式說明】: (1)黃色標題欄位為人員基本資料，藍色標題欄位為職務設定，若同一人兼任多個職務，黃色標題欄位請填寫一樣的資料。 (2)人員單位代碼表示該承辦人所屬單位請輸入4碼單位代碼，職務單位代碼表示該承辦人擔任職務的單位，可與所屬單位不同，請輸入4碼單位代碼，人員代號即使用者登入系統之帳號請輸入英數字，最長10碼。 39

承辦人員資料匯入 (3)授權角色分為機關系統管理者、機關收文、機關發文、研考人員、首長室秘書、核稿主管、基層主管、登記桌人員、承辦人、檔案管理，若同一人員要授權多個角色，請建立多個職務，每一職可授權多個角色，但以下角色(首長室秘書、核稿主管、基層主管、登記桌人員、承辦人)，每一職務只能限定一個。 40

承辦人員資料匯入 (4)機關系統管理者、機關收文、機關發文、檔案管理的職務單位請設在機關上。 (5)使用者登入系統之密碼預設與人員代號相同。

承辦人員資料匯入注意事項 基層主管與承辦人二擇一匯入即可 研考人員請記得加匯承辦人角色 不能在『單位』裡設核稿主管，核稿主管只能設在『核判』裡 系統一旦上線後，所有帳號及職務嚴禁刪除，只能使用停用 如果每一股人數不多，或是股無登記桌，建議組織架構設到科就好 一個人一個帳號，請勿單人匯入多筆帳號 一個單位一個職務，請勿重覆匯入相同職務

承辦人員資料匯入 【範例】: 43

承辦人員資料匯入 作業目的：系統帳號匯入 作業說明及步驟： 【上傳檔案】:上傳要匯入的Excel檔案 【執行匯入作業】:將上傳的Excel檔案寫入資料庫 44

承辦人資料維護 作業目的：系統帳號建立與管理 作業說明及步驟： 【新增】:建立人員帳號基本資料 【查詢】:可輸入承辦人代號、姓名、所屬單位…等進行查詢 【修改】:修改人員帳號基本資料 【刪除】:刪除人員帳號 【列表隱藏/顯示】: 可隱藏/顯示列表 45

職務代碼職務角色設定作業 作業目的：設定承辦人員所擔任的職務及該職務所擁有的角色權限 作業說明及步驟： 【新增】:建立職務基本資料 【查詢】:可輸入單位代號、職務代號、職務名稱…等進行查詢 【修改】:修改職務基本資料 【刪除】:刪除職務 【列表隱藏/顯示】: 可隱藏/顯示列表 46

職務代碼職務角色設定作業 【職務角色設定】:設定該職務所擁有的角色權限 【職務角色說明】:一職務對應一角色 47

切換流程點 先按【查詢】，再輸入公文所屬單位的單位代碼及公文文號，再點選【確定】 點選所查出的公文資料，讓資料放入上方對應的欄位後，再按【修改】 先選擇好角色，再選擇公文要落到的資料夾位，選擇最適合的公文狀態。之後就決定公文是要給哪個單位的哪一位，確認資料無誤後就可按下【確定】

常見問題(一) 使用者忘記密碼如何設定？ A:請至「權限管理」→「承辦人員資料維護」修改密碼。 要直接分文給承辦人要如何設定？

常見問題(二) 重複匯入人員，造成一人在同一單位有多筆相同角色，以致分文或送陳/會，文常接收不到？ A:請至「權限管理」→「角色及授權維護作業」按「查詢」人員後，擇一留下一個角色，其他多餘角色請選擇停用日期(勿刪除，將會造成分文或送陳/會對應不到該職務代碼)。

常見問題(三) 如同一人員有多筆帳號，如何設定？ A:請至「權限管理」→「承辦人員資料維護」按「查詢」人員後，擇一留下常用帳號，其他帳號請先按「修改」，在其「承辦人員姓名」後增加停用一詞，並於「是否停用」點選「是」。(勿隨意刪除帳號，將會造成目前承辦公文不見)

訓練課程－ 總收文作業

系統案例說明(機關收文) (1)紙本文分文 (2)電子文分文 系統案例說明(機關收文) (1)紙本文分文 (2)電子文分文

系統案例說明(機關收文-紙本文分文) 機關收文 紙本來文 總收文作業 登錄 分文 待辦案件 承辦人

機關收文-紙本文分文 步驟一：登錄

機關收文-紙本文分文 步驟二：分文

系統案例說明(機關收文-電子文分文) 機關收文 待辦案件 電子來文 簽收 待分文 分文 承辦人

機關收文-電子文分文 步驟一：簽收

機關收文-電子文分文 步驟二：取號

機關收文-電子文分文 步驟三：分文

機關收文-公文預先提號作業 步驟一：新增

機關收文-公文預先提號作業 步驟二：設定預提數量

機關收文-公文預先提號作業 步驟三：點選文號列印條碼

機關收文-修改紙本登錄內容 步驟一：點取消

機關收文-修改紙本登錄內容 步驟二：查詢→輸入文號

機關收文-修改紙本登錄內容 步驟三：修改

機關收文-修改紙本登錄內容 步驟四：修改內容後點確定

訓練課程－ 機關發文作業

系統案例說明 (機關發文) 機關發文 待辦案件 簽收 送發 開啟公文製作 發文 歸檔

系統案例說明 步驟一：簽收

系統案例說明 步驟二：發文(A)

系統案例說明 步驟二：發文(B)

系統案例說明 步驟二：發文(C,D)

系統案例說明 步驟二：發文(E,F) 若無F,會直接進入G

系統案例說明 步驟二：發文(G,H,I)

系統案例說明 步驟二：發文(J) ※務必要按確定，才能將資料帶回二代公文系統

系統案例說明 步驟二：發文(K) 畫面回二代公文系統，請先確認是否有正常轉出DI檔，再檢查受文者資料是否正確

系統案例說明 步驟二：發文(L) 有開啟筆硯轉交換，就一定要按【確定送發】 【確定送發】後過十分鐘後，請確認Eclient有無收到，若未收到請重新發文，也暫緩歸檔

系統案例說明 步驟三：歸檔