文書處理與公文製作實務 陳金進校長 2013.11.21

陳金進簡歷 現職：國立臺中高農校長 學歷：臺灣師大教育系教育研究所碩士、 60年全國高考教育行政人員及格。 經歷：臺灣省教育廳股長、視察、督學、總務主任、第一科科長、第三科科長、國立嘉義高中校長、國立台中高工校長。

目次 壹、前言 貳、文書處理的流程與要領 叁、公文製作實務 肆、常見的文書處理與公文稿缺失 伍、結語

壹、前言 一、 文書的定義─ 係指處理公務或與公務有關的一切資料 ，包含機關與機關或機關與人民往來的公 文書，機關內部通行之文書，以及公文以 外之文書與公務有關均含在內。 二、 公文的重要性─ 公文是機關無聲的語言，以表達機關的 意志，關係個人之工作能力及公務處理的 能力，並影響機關的行政效率與形象。

貳、文書處理的流程與要領 一、公文流程

貳、文書處理的流程與要領 二、公文處理的要領 1.主動敏捷 2.正確周延 3.協調溝通 4.明確負責 5.角色認知

貳、文書處理的流程與要領 三、常用的公文書 簽、報告、函、書函、公告、 開會通知、箋函、提案、 定型化表單、申請書、陳情書、 聘書。

叁、公文製作實務 一、簽、稿之撰擬 (一)簽─公務員對處理之公務表達個人 之意見做為上級長官裁示之依據。 (二)公文稿─承辦人所初擬公文之草本 ，須依規定程序核判後發出始成公文。

叁、公文製作實務 二、簽、稿之辦理方式 （一）、以稿代簽。 （二）、簽稿並陳。 （三）、先簽後稿。

叁、公文製作實務 三、公文的結構與適用格式 (一)結構 主旨： 說明： 辦法： (二)適用格式 1.一段式(主旨一段完成) 2.二段式(分主旨、說明或主旨、擬辦) 3.三段式(主旨、說明、擬辦)

叁、公文製作實務 大 本 貴 鈞 台端 四、公文的用語 (一)公文的稱謂用語 1.直接稱謂用語 (機關) 空一格 空 一格 不空格 (長官) (首長) 台端 (個人) 空 一格 不空格 空一格 四、公文的用語 (一)公文的稱謂用語 1.直接稱謂用語

叁、公文製作實務 2.間接稱謂用語 (1)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及稱「該」。 (2)對個人稱「先生」、「女士」或君。

叁、公文製作實務 (二)公文的期望及目的用語 視實際需要用請、希、「查照」「惠辦」 、 「辦理見復」、「核備」、「備查」、 「鑒核」、「核示」、「請照辦」、 「惠允見復」、「鈞參」。 (三)常用的按語與連接詞 按語 用在一段之起頭，點出該段要表達的意指。 連接詞 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。

叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 查─於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查─於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。

叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 復查、再查─繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查─要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查─要探究敘明有關事實或規定時用。

叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 茲以─要轉向敘述緣由時用。 經──要敘述已作如何處理時用。 茲經─於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。

叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 頃經─要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經─要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經─要敘述有案可查之處理經過時用。 復經─要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經─要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。

叁、公文製作實務 (四)公文製作的要領 1. 敏捷正確 2. 條理分明 3. 用詞妥切 4. 整潔清晰 5. 完整周延

叁、公文製作實務-簽 (五)公文製作案例 案例一 主旨：擬恢復辦理本校102年日本教育旅行，請 鑒核。 說明： 一、本校辦理日本國際教育旅行因遭逢日本福島災變而停 辦兩年，茲因日本災變已恢復平靜，為因應師生之反 應，擬於本年10月間恢復辦理。 二、本次旅行預計6天5夜，地點以日本東京及長野、群馬 地區為主。 三、檢附本校102年日本教育旅行實施計畫乙份。 擬辦： 奉核可後公佈實施計畫，並加強向師生宣導，並請 總務處辦理招標事宜。

叁、公文製作實務-簽 O年O月O日於教務處 (五)公文製作案例 案例二 報告 案例二 報告 O年O月O日於教務處 職獲鈞長器重，拔擢擔任教學組長一職，迄今已逾兩年，任職組長期間，兢兢業業、全力以赴，工作尚稱順利愉快。惟職因雙親年邁，已逾九十，且邇來健康情況不佳，亟需人就近照料，以方便就醫及生活起居，職深思熟慮，知公私難以兩全，爰擬自102年8月1日起辭去兼職，俾便於教學之餘有充裕時間照顧父母，略盡子女之責，情非得已，敬請諒察。 謹呈 校長 陳 職 林OO謹簽

叁、公文製作實務-簽 (五)公文製作案例 案例三 主旨：為提升本局同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請 核示。 主旨：為提升本局同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請 核示。 說明：據本府研考會統計，本局公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。 擬辦： 一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別於O 月O日、O月O日、O月O日上午9至12時實施。 二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共OO人。 三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之OOO擔任。 四、每梯次講習開始時，擬請 鈞長蒞會講話。

叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 受文者：興農企業有限公司 案例一(平行文) 受文者：興農企業有限公司 主旨：本校接待美國農村青年交流團一行15人擬前往貴公司蘭花園參觀敬請惠允見復。 說明： 一、本次活動依據外交部102年6月10日oo 字第ooo號文辦理。 二、領隊：本校實習處劉oo主任(聯絡電話：oooooooo)。 三、本次參訪之重點係蝴蝶蘭花之培育與運銷，為增進學員之農業專業知能，請貴公司安排專業技師現場指導，由本校oo老師協助翻譯。 四、參訪時間12月8日上午10時至12時。 校長 o o o

叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 主旨：貴校協助辦理「102年度在校生工業類丙 級專業技能檢定」試務作業，圓滿達成任 案例二(平行文) 主旨：貴校協助辦理「102年度在校生工業類丙 級專業技能檢定」試務作業，圓滿達成任 務，建請貴校就相關有功人員予以敘獎， 請查照。 說明：依據行政院勞工委員會102年11月5日ooo 字第ooo書函辦理。

叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 案例三(上行文) 受文者：教育部國民及學前教育署。 主旨：陳請鈞 署專款補助本校改建男女生宿舍乙棟，總經費玖 千萬元。 請鑒核。 說明： 一、依據 鈞署102年o月o日中教第oooo號文辦理。 二、本校男女生宿舍共兩棟，興建於民國52年，迄今已逾50年，該工程係加強磚造工程，耐震力原本不足，且年久失修，已破舊不堪，甚至漏水情況嚴重，影響住宿生生活品質，該兩棟建物早經鈞署工程評估小組鑑定為危險房舍，建議拆除重 三、本案經本校校務會議決議先拆除重建，並於仁和路本校原教 師新村舊址規劃興建一棟容納250為男女之現代化學生宿舍， 經規劃興建一座5層(含第下一層)，之新式建物，計需經費玖仟 五佰萬元。(如附件男女生宿舍新建經費預算表)

叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 案例四 受文者： 主旨：本園承辦幼教師幼兒保健衛生研習，請選派貴校教師乙名參加，請惠辦。 說明： 一、依據 新竹縣教育局本(102)年11月11日幼教學教第oooo 號文辦理。 二、本項研習旨在增進新任幼兒園幼幼班教師之幼兒保健衛 生之專業知能，請選派貴園兩年內新任教師參加研習。 （一）.時間：102年12月20日(星期五)上午九時至下午三時。 （二）.地點：本園oo教室。 四、聯絡人：本園陳oo秘書(電話：04oooooooo) 五、檢附：「102年新竹縣幼教教師幼兒保健衛生研習會實施 計劃乙份」。 副本抄送：新竹縣教育局、竹北市公所。 園長：林 o o

肆、常見的文書處理與公文稿缺失 一、公文處理方面 1.未分層負責 2.流浪公文 3.未依時限 4.會稿不全 5.通稿未併 6.字跡欠工整 7.核稿徒具形式 8.清稿未重繕 9.副本浮濫 10.校稿不實

肆、常見的文書處理與公文稿缺失 二、公文稿內容方面 1.主旨太冗長 2.未切中公文目的 3.用詞不週 4.標點符號誤用 5.稱謂不當 6.來文依據未完整 7.未分段敘寫 8.說明與主旨重複 9.附件漏列 10.文字不嚴謹

伍、結語 一、品質是尊嚴的起點。 二、作個快樂又有效能的人。

謝謝聆聽 敬請指教