档案利用服务及统计工作 昌平区档案局管理科 段边江

提纲 档案利用服务 第一节 档案利用服务工作概述 第二节 开展档案利用工作的方式和途径（重点） 档案统计工作（简要介绍） 第一节 档案利用服务工作概述 第二节 开展档案利用工作的方式和途径（重点） 档案统计工作（简要介绍） 第一节 档案统计工作概述 第二节 档案统计工作体系与工作环节

档案利用服务 档案利用服务是档案业务工作中最能体现档案工作根本目的的环节。(档案工作的诸环节当中，利用是最能够体现档案价值的。 )

第一节档案利用服务工作概述 一、档案利用服务的含义和意义 （一）档案利用服务的含义 （二）档案利用服务的意义 1、档案利用服务体现了档案工作的根本目的。 2、档案的利用服务能够检验和推动档案基础工作。 3、档案的利用服务是对档案工作最有效、最实际的宣传。

昌平档案馆2008年-2010年 档案利用情况图（总）

昌平档案馆2008年-2010年 档案利用情况图(人次)

昌平档案馆2008年-2010年 档案利用情况图（卷次）

二 、档案利用服务工作的指导思想和基本要求 档案利用服务工作的指导思想是以服务社会发展、服务经济建设、服务科技、文化发展为宗旨，通过各种有效手段开发、传递档案信息，最大限度的满足社会各方面对档案信息的需要，充分实现档案的价值。

档案利用服务工作的基本要求： （一）明确服务方向，坚定服务思想 （二）熟悉馆（室）藏，了解需要 （三）运用先进技术手段，加速开发利用档案信息 （四）应用反馈机制，科学开发利用档案信息资源

昌平档案馆数据库查询系统

档案利用效果信息反馈登记表 姓 名 工作单位 查阅时间 联系电话 单位地址 利用目的 查阅内容 利用效果 备 注

（五）、正确处理几种关系，安全合理地开放利用档案信息资源 1、正确处理利用与保密的关系。 2、正确处理利用与保护的关系。 3、正确处理被动服务与主动服务的关系。

第二节、开展档案利用工作的 方式和途径 (一)开设阅览室 阅览室是利用者查阅档案文件的专门场所，开设阅览室是档案部门提供档案利用服务的基本方式。

阅览室

(二) 档案外借 为了维护档案的安全，档案原则上不外借。如遇特殊情况必须外借，须经一定的审批手续，而且要遵守档案保护规定，借阅档案的人应负责借出档案的安全，按时归还，归还时应认真清点检查，在借阅登记簿上注销。

档案借阅登记表

(三)制发档案复制本 复制本是与原件内容相同的复制品。档案的复制本有全录和节录两种。 全录即档案副本，是指再现正本内容和形式特征的副本，它反映的是档案原件的所有部分。 节录即摘录，是指摘要抄录或复制一份文件内的段落，它只反映档案原件的部分内容。

档案复制件

(四)出具档案证明 是指根据利用者的需要，为证实某个事项、问题，在本馆（室） 保存的档案中有无记载和如何记载而提出书面证明材料的服务方式。

档案证明样式

档案证明样式

(五)提供咨询服务 就是通过回答利用者提出的询问，解答他们提出的问题，协助利用者查找所需档案或直接提供档案所载事实、数据的服务。 提供咨询服务的步骤：接受咨询；咨询分析；查找档案材料；提供档案和答复问题。 答复咨询的方式有：当面对话、书面通信、电话、传真、电子邮件等。

(六)公布档案目录 是指通过出版或印发档案目录，向社会或有关部门报道、传播馆室藏某方面档案信息情况的服务方式。档案部门有针对性地将与利用者的工作任务、工作性质有关的档案信息的目录印发给他们，有助于引起有关利用者对档案信息的注意，引导利用者有目标地搜寻档案信息，促进档案信息利用范围的扩大，能有效地克服有档不用的弊病。档案部门应在做好划分开放档案与控制档案的基础上，编制、印发面向社会、对利用者公开的档案开放目录，同时可依据不同的专题编制、印发多种专题目录。档案目录的公布，将会对档案信息的开发利用工作起到不可估量的作用。

开放档案目录

(七)编写档案参考资料 大事记、组织机构沿革、全宗指南、基础数字汇编、专题概要、会议简介、科技成果简介、图集、手册、年鉴等照片。

编史修志

年鉴

(八)举办档案展览 档案展览是为了配合各项工作的需要，按照一定的专题，系统地揭示和介绍馆室藏档案的内容、成分的一种档案信息服务方式，是档案发挥宣传、教育功能的重要体现。档案展览以馆室藏档案为主要内容，也可根据主题需要，辅以其它展品。

档案馆建馆五十年图片展

詹天佑修建京张铁路图片展

(九)档案信息上网 档案目录的公布、档案信息及动态通报，档案文件检索、查阅，档案文件、图片的下载复制，档案信息及档案业务知识咨询，举办网上档案展览等。

昌平档案信息网

（十）利用服务创新 爱国主义教育基地 在校大学生社会实践基地 政务信息汇编 重大活动档案部门参与摄录像，及时归档，以便日后查找利用。 档案下乡活动

在校大学生社会实践活动

政务信息汇编（现行文件）

档案统计工作 档案统计工作是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一项业务工作。

第一节 档案统计工作概述 一、档案统计工作的内涵及重要性 第一节 档案统计工作概述 一、档案统计工作的内涵及重要性 从形式上看，档案统计工作是指利用各种科学的方法搜集、整理、研究和提供档案统计资料的工作。它通过一套可以有效测度档案事业建设的指标体系，及时、准确、全面、系统地对一定范围内档案事业的规模、结构及功能进行连续的年度数量测定，并在此基础上进行统计整理、统计分析，为各级档案事业管理部门对档案事业进行科学管理提供年度统计数据及统计分析报告。

从内涵上看，档案统计工作是用统计的方法对我国档案事业发展的规模和结构进行定量的测定，研究把握的对象是档案事业建设活动的总体数量特征和数量关系，其主要任务是通过对档案事业建设活动中有关数据的收集、处理、分析，反映档案事业建设的规模、结构、布局的特征和关系，为评价和制定档案事业建设的方针政策和发展规划提供依据。

重要性主要表现在: 一是档案统计工作是档案事业建设实现科学化、现代化的重要手段，是制定正确的档案事业宏观管理方针政策和发展规划必不可少的工具。 二是档案统计功过本着为社会主义经济建设服务的目的，提高档案统计数据质量，不断充实工作内容，在为档案事业发展有效地服务于国家总体发展战略，优化国家档案资源配置，实现档案事业的科学管理等各方面发挥着重要的作用。 三是档案统计工作是各级国家档案行政管理部门制定各项档案管理方针政策的支持，完整、准确、可靠的档案统计资料，是对有限的档案资源进行优化配置的参考。是评价档案管理方针政策实施效果的依据。

二、档案统计工作的基本原则 （一）统计对象重要性原则 （二）真实性原则 （三）规范性原则 （四）制度化原则 （五）体系化原则

三、档案统计工作的发展历程 （一）档案统计工作的起步与建立 （二）档案统计工作的发展 1、《档案工作基本情况统计年报》的制定和修改 2、实行档案统计年报制度，应用计算机管理系统 3、修订档案统计年报制度，改进升级计算机管理系统

第二节档案统计工作体系与工作环节 一、现行档案统计工作体系 （一）档案统计年报制度建立的基础 （二）档案统计指标的设置原则 1、需要与可能相结合原则 2、可量化原则 3、科学性和前瞻性原则 4、可比性原则 （三）档案统计工作体系框架

二、档案统计工作的关键环节 （一）基层统计数据的采集 基层统计数据的采集是统计工作的首要环节，统计数据采集的真实度直接关系到统计成果的质量。在档案统计工作中，档案统计部门不仅要严格按照统计制度的要求将自身的档案统计数据搞准，还要将档案统计数据的着眼点放在基层，帮助基层建立健全各项档案统计管理制度和原始记录、统计台帐，原始数据的采集要做到数出有据、符合实际，经得起推敲。

（二）统计资料的整理 统计资料的整理是统计工作的中间环节，是统计分析的前提，在统计工作中占有重要地位。它是将采集到的零散的原始数据，按照统计目的和任务的要求进行加工整理，使其条理化和系统化的过程。只有在统计资料进行整理之后，才可能得出对总体数量特征的认识。在档案统计资料的整理过程中需要对原始数据的准确性、及时性、完整性进行反复检查，检查原始资料是否合理，数据计算是否有错；检查统计期限、报送时间是否符合规定；检查统计单位、统计项目是否出现遗漏现象等。

（三）统计报表的填报 需要对档案机构编制、人员、档案数量、接收、移交情况、编目情况、利用情况、编研情况及设备设施等情况进行量化。

（四）统计分析 统计分析就是从统计数据中发现确定性、趋势性、规律性的情况与问题，对这些情况和问题产生的原因及相关因素进行研究，遵循数字与情况相结合、全面统计与典型资料相结合、定量分析与定性分析相结合的原则，得出明确可靠的结论，为把握控制工作总体和决策提供基础性的信息支持。

做好档案利用服务及统计工作的 几点建议 1、依法提供档案利用服务。按照《档案法》 、《档案法实施办法》、《保密法》、《政府信息公开条例》等法律法规的有关规定，做好档案利用服务工作。 2、应进一步扩大档案馆（室）收集档案的范围和内容，不断丰富和完善馆（室）藏档案结构，提高档案的质量。

3、丰富档案馆（室）提供档案利用服务的途径，在现有条件下，尝试使用网络等方式，提供档案利用服务，加强本地区内档案馆室之间、档案馆际之间的信息交流，逐步实现资源共享。 4、健全和完善档案检索工具，在做好档案手工检索的同时，加强计算机的应用，提高调卷的速度和准确率。

5、加强档案编研工作。做好调研，及时了解利用者的需求，有针对性的编写一些题材新颖、实用性强、利用者喜闻乐见的编研材料，以满足各方面的需要。 6、结合实际，加快馆（室）藏档案的数字化建设，早日建成数字档案馆（室），以适应新形势下各方面的需要。

7、根据《档案法》、《政府信息公开条例》等相关法规的规定和社会需求，进一步做好档案的开放工作（信息公开），不断扩大档案的利用范围，使其更好的发挥社会效益和经济效益。 8、完善各种归档、接收、查阅、借阅、利用效果、编研等登记统计手续。并在年末对统计情况进行汇总、分析，以便于今后有针对性的开展利用服务工作。同时完成统计年报的填报工作。

9、做好交接工作。对室藏档案的门类、数量，接收档案，移交进馆档案的情况，借出档案情况以及设备情况进行逐一清点，填写档案移交接收登记表，确认后双方签字。

总之，档案工作随着我国各项事业的 发展取得了很大的成就，同时，档案工作又极大的推动了各项事业的发展。我们档案工作者应当抓住机遇、拓展思路、积极探索、勇于创新。加强宣传和指导、扩大收集范围、科学系统的管理、更加积极主动地、有针对性地做好档案利用服务工作，使档案工作真正为国家的发展、社会的和谐进步、百姓的安康做出更大的贡献。

谢谢大家! 2011年3月