網際網路版人力資源管理系統 (WebHR) 行政院人事行政局 網際網路版人力資源管理系統 (WebHR) 差勤管理子系統教育訓練 1

教學大綱 WEBHR差勤特色說明 差勤管理流程圖說明 差勤管理模組說明 差勤管理Q&A教學

WEBHR差勤特色說明-1 WebHR (1) 共用年度假日檔(人事局維運管理提供)，各機關不需要維護 (2) 差勤組別人員資料維護(差勤規定組別、上班別) (3) 員工基本差勤資料維護--薪(俸)額 --固定性給與轉入--轉入待遇系統資料(專業加給、主管職務加給、每小時加班費) --增加延長病假 (4) 報表列印增加機關起迄範圍條件 (1) 年度假日資料維護：P2K需要自行維護，WebHR由維運維護（不掛Menu）。 (2) 員工基本差勤資料維護：WebHR「差勤規定組別」、「上班別」改為唯讀欄位(P2K是維護欄位-必填)，資料來源 差勤管理 > 出勤管理 > 差勤組別人員資料維護 ；P2K的「非固定差勤規定組別人員資料維護」已整合在WebHR的「差勤組別人員資料維護」 (3) 員工基本差勤資料維護：增加『增加延長病假』，俸額那四個欄位由待遇福利系統抓資料 (4) 集中式資料庫，主管機關可以列印所屬機關的相關報表 後面有畫面，分別介紹這４點不同處

年度假日資料維護--機關不需要維護 模組選單已移除該作業項目--機關不需要維護 年度假日資料維護：放在維運（維運管理子系統 > 共用代碼檔維護 > CODE47 國定假日檔），各機關人員不用管理這個資料，由人事局負責維護 ＊不同處第１點 模組選單已移除該作業項目--機關不需要維護

差勤組別人員資料維護 ＊不同處第２點 日期起始日期、結束日期、差勤規定組別、上班別

員工基本差勤資料維護 ＊不同處第３點

報表列印增加機關起迄範圍條件 ＊不同處第４點

WEBHR差勤特色說明-2 (1) 行事曆拷貝他機關 (5) 專案加班資料，專案代號維護 進駐災害應變中心，簡任以上人員並支領主管職務加給，可支領加班費 專案資料與專案人員資料分成不同資料表儲存 (2) 核對每小時加班費：差異比對、更新、列印 (3) 差假規定組別說明：組別中文說明(P2K只有代碼) (6) 首長差假(模組)--假單填報、明細、列印、報送、主管機關核定、主管差假資料查詢 (4) 本文檔格式設定未依規定格式提供身分證字號第一碼轉數字及身分證字號\員工代號三組組合(配合資訊安全議題) (7) 工具(模組)--差勤資料檔案匯出、差勤資料檔案匯入、任免報到差勤更新、任免離職更新差勤

行事曆拷貝他機關 行事曆拷貝他機關 (同一年度） WebHR新增第１點 ＊行事曆資料維護，新增『行事曆拷貝他機關』，其它功能在P2K也有（產生行事曆、匯入、匯出） 行事曆拷貝他機關 (同一年度）

核對每小時加班費作業 核對每小時加班費，可由選取差勤與待遇薪俸額專業加給主管職務加給差異，將差勤資料更新 WebHR新增第２點 ＊全新的作業 和待遇資料比對，而且把『待遇資料』更新到『差勤系統』，若選取方塊不能選取，代表(1)此人員沒有待遇資料可比對 (2) 此人員的待遇和差勤資料已相同，不需更新 核對每小時加班費，可由選取差勤與待遇薪俸額專業加給主管職務加給差異，將差勤資料更新

差勤規定組別說明維護 WebHR新增第３點 差勤規定組別：增加中文說明 維護差勤規定組別說明

本文檔格式設定『未依規定格式』-- 身分證字號第一碼轉數字、三組組合 WebHR新增第４點 差勤管理 > 請假管理 > 整批請假本文檔資料處理 -> 【請假本文檔格式設定】『未依規定格式』，這個的身分證號第一碼轉數字，和自行設定，是新增功能，其它功能在P2K也有 ＊此項新增是因為配合人事局的資安議題 ＊『依規定格式』沒有這個選項 身分證號第一碼轉數字，可自行設定身分證、員工代號組合 刷卡本文檔\整批請假本文檔\整批加班本文檔

本文檔格式設定『未依規定格式』-- 身分證字號第一碼轉數字、三組組合。 舉例說明 本文檔格式設定『未依規定格式』-- 身分證字號第一碼轉數字、三組組合。 舉例說明 這個是未依格式的格式

專案加班資料，專案代號維護 提供專案加班之專案代號維護：增加進駐災害應變中心，簡任以上人員並支領主管職務加給，可支領加班費 勾選註記 WebHR新增第５點 ＊P2K的專案加班資料，只有維護欄位，沒有代碼欄 ＊WebHR作法：先建立專案代號/名稱資料，再用【人員明細】去新增人員資料 提供專案加班之專案代號維護：增加進駐災害應變中心，簡任以上人員並支領主管職務加給，可支領加班費 勾選註記

首長差假-假單填報\明細\列印 假單填報(文稿編號)，假單明細(首長請假資料) 假單列印(列印假單明細) WebHR新增第６點 ＊全新模組 差勤管理 > 首長差假 > 假單填報 ：身分證號小點點，一定是出現首長人員，同一張假單，未報送前可新增不同的請假日期（連續假也可以Key喔），當然機關行事曆要先產生 假單填報(文稿編號)，假單明細(首長請假資料) 假單列印(列印假單明細)

首長差假-假單報送\主管機關核定作業 所屬機關作業 主管機關作業 『衞生所』會先報送到它的主管機關『衞生局』， 『衞生局』再層轉給『縣市政府』 假單報送作業(選取文稿編號後報送)，主管機關核定作業(核定所屬的首長假單報送資料，並自動轉成請假資料)

首長差假-主管差假資料查詢 查詢主管差假資料，透過系統權限\USER機關層級設定，可以查詢縣府暨所轄機關的主管差假 主管機關可以查所屬機關資料

工具-差勤資料檔案匯出 匯出差勤資料-產生xml格式檔案 WebHR新增第７點－１ ＜匯出＞ ＊全新功能：不同主管機關（不同DB，但都有使用WebHR）的人員調動，差勤資料可以使用這個功能移轉 匯出差勤資料-產生xml格式檔案

工具-差勤資料檔案匯入 匯入xml格式差勤資料檔案 WebHR新增第７點－２ ＜匯入＞ ＊全新功能：不同主管機關（不同DB，但都有使用WebHR）的人員調動，差勤資料可以使用這個功能移轉 匯入xml格式差勤資料檔案

工具-任免報到差勤更新 WebHR新增第７點－３ 任免報到差勤更新，選取任免報到資料更新差勤相關資料

工具-任免離職更新差勤 任免離職更新差勤-異動差勤員工基本資料的離職日期 WebHR新增第７點－４ 用任免的離職資料，回寫到差勤員工基本資料的離職日期 任免離職更新差勤-異動差勤員工基本資料的離職日期

差勤管理流程圖說明 工具 制度管理 出勤\請假\出差\加班 管理 首長差假 國民旅遊卡資料處理 輪班值班管理 勤惰統計管理

差勤管理—制度管理流程圖說明 制度管理 行事曆維護 機關差勤規定資料維護 員工基本差勤資料維護 產生行事曆 假別規定上限設定 員工基本差勤資料批次更新 產生行事曆 假別規定上限設定 從個人基本資料轉入差勤 行事曆拷貝他機關 差勤規定組別說明維護 核對每小時加班費作業 行事曆資料匯出作業 新增差假規定組別 行事曆資料匯入作業

差勤管理—出勤管理流程圖說明 出勤管理 差勤組別人員資料維護 刷卡記錄批次處理 出勤資料維護 報表 大批新增差勤組別人員資料 員工出勤資料報表 個人出勤記錄一覽表 員工出勤異常報表 個人出勤異常報表 查勤報表 年度員工出勤異常報表 個人刷卡資料明細 大批新增差勤組別人員資料 異常處理 刷卡本文檔格式設定 刷卡資料處理 大批刪除差勤組別人員資料 臨時卡處理 轉成出勤資料

差勤管理—請假管理流程圖說明 請假管理 請假資料維護 報表 員工請假資料報表 個人請假記錄一覽表 員工休假累計表 員工年終休假結算調查表 整批請假本文檔資料處理 報表 員工請假資料報表 個人請假記錄一覽表 員工休假累計表 員工年終休假結算調查表 員工年終休假結算表 員工休假補助費請領清冊 曠職扣薪報表 交通費扣減清冊 各種假已請天數 請假本文檔格式設定 己領休假補助費資料 請假異常資料查詢 大批新增 ○處理不同人同時 ○處理同人不同時

差勤管理—出差管理流程圖說明 出差管理 出差資料維護 報表 員工出差資料報表 個人出差記錄一覽表 出差費請領清冊 大批新增 ○處理不同人同時 ○處理同人不同時

差勤管理—加班管理流程圖說明 加班管理 專案加班資料維護 加班資料維護 整批加班本文檔資料處理 報表 員工加班資料報表 個人加班記錄一覽表 加班費請領清冊 加班時數統計表 專案加班人員大批新增 大批加班處裡 ○不同人同時 ○同人不同時 刷卡檔自動轉成加班資料 專案加班人員資料維護 加班本文檔格式設定 加班異常資料查詢

差勤管理—輪班值班管理流程圖說明 輪班值班管理 輪班排班作業 值班排班作業 報表 輪班排序表 員工值班資料報表 員工值班輪值表 輪值費請領清冊 輪班資料維護 值班資料維護

差勤管理—勤惰統計管理流程圖說明 勤惰統計管理 重新統計作業 報表 員工勤惰統計報表 個人勤惰月統計報表 機關差勤統計報表 員工姓名代號對照表 勤惰統計資料維護 假別明細資料

差勤管理—國民旅遊卡資料處理流程圖說明 國民旅遊卡資料處理 彈性匯出設定 ○彈性匯出設定 匯入發卡行格式、寫入傳輸檔、製作媒體檔 ○差勤基本資料媒體傳輸及列印 寫入傳輸檔、製作媒體檔 基本資料彙整表 新增人員名冊 刪除人員名冊 ○公務人員休假紀錄媒體傳輸及列印 製作媒體檔 休假資料列印

差勤管理—首長差假流程圖說明 首長差假 主管差假資料查詢 假單填報 假單列印 假單報送作業 主管機關核定作業

差勤管理—工具流程圖說明 工具 任免報到差勤更新 差勤資料檔案匯出 任免離職更新差勤 差勤資料檔案匯入

差勤管理模組說明 模組(功能項) 說明 制度管理 出勤管理 請假\出差\加班管理 輪班值班管理 勤惰統計管理 國民旅遊卡資料處理 首長差假 行事曆、差勤規定組別、假別規定上限、員工基本差勤資料查詢與維護、核對每小時加班費 出勤管理 差勤組別人員、本文檔格式設定、刷卡資料、臨時卡、刷卡轉出勤、異常處理、出勤資料維護、報表 請假\出差\加班管理 請假出差加班資料維護、大批新增、本文檔格式設定、刷卡檔自動轉加班、異常查詢、專案加班、報表 輪班值班管理 輪班排班\值班排班作業、輪班\值班資料維護、報表 勤惰統計管理 重新統計作業、勤惰統計資料維護、報表 國民旅遊卡資料處理 匯入發卡行、製作媒體檔、差勤基本資料媒體傳輸及列印、公務人員休假紀錄媒體傳輸及列印 首長差假 假單填報、明細、列印、報送、主管機關核定、主管差假資料查詢 工具 差勤資料檔案匯出\匯入、任免報到差勤更新、任免離職更新差勤

差勤管理Q&A教學 如何新增差勤員工基本資料 如何大批新增差勤員工基本資料 在差勤員工基本資料中有差勤規定組別有何作用 任免報到-差勤如何更新 任免離職-差勤如何更新 如何將刷卡資料匯入資料庫中? 若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變動…等)，如何處理 如何查詢某位同仁請假或出差等各種假別之天數 本系統有提供差勤檔案之匯入匯出有哪些 各種假別上限天數設定 首長差假如何作業 如何核對差勤員工每小時加班費

差勤管理Q&A教學 差勤管理有哪些參數資料，作何用途？ 新增員工基本差勤資料，出現訊息：此人員工代號或身分證號資料已存在無法再新增!!如何處理？ 員工基本差勤資料的差勤規定組別、上班別欄位資料不能修改？ 新增請假資料(勤惰統計資料)，計算時數(統計資料)有錯誤，如何處理？

Q1.如何新增差勤員工基本資料 選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】 (1)按【新增】鍵，輸入正確資料，按【確認】鍵，完成一筆人員新增。

Q2.如何大批新增差勤員工基本資料 選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】 (1)按【轉個人基本資料】鍵，進入從個人基本資料轉入差勤資料。輸入查詢人員條件，按【選取人員】鍵，將人員選入以選取人員區塊，給定差勤規定組別、上班別，按【執行】鍵，完成大批從個人轉入員工基本差勤資料。

Q3.在差勤員工基本資料中有差勤規定組別有何作用 選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】 (1)對應差勤組別人員資料維護系統日期的差勤規定組別。 (2)對應差勤規定組別參數資料，作用在出勤請假出差加班計算日時數。 在差勤員工基本資料中有差勤規定組別有何作用

Q4.任免報到-差勤如何更新 選取【工具】【任免報到差勤更新】 (1)輸入到職日期條件，按【查詢】鍵。 (2)選取要差勤移轉或新增的人員，按【差勤移轉新增】鍵，建立員工基本差勤資料。 (3)表二如有資料，才會直接新增一筆員工基本差勤資料。

Q5.任免離職-差勤如何更新 選取【工具】【任免離職更新差勤】 (1)輸入離職日期條件，按【查詢】鍵。 (2)選取要更新差勤離職日期的人員，再按【更新差勤】鍵，更新員工基本差勤資料的「離職日期」欄位。

Q6.如何將刷卡資料匯入資料庫中? 選取【出勤管理】【刷卡記錄批次處理】 (1)第一次進入，按【刷卡本文檔格式設定】鍵，確認本文檔格式設定值。 (2)由刷卡記錄批次處理，按【瀏覽】鍵選擇正確從刷卡鐘下來的刷卡檔，再按【轉入】鍵。 (3)按【刷卡資料處理】鍵，修改異常刷卡資料。 (4)按【臨時卡處理】鍵，設定遺失刷卡卡片的人員臨時刷卡卡號設定。 (5)按【轉成出勤資料】鍵，選擇出勤日期區間按【執行】鍵，執行刷卡資料轉出勤。

Q7.若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變動…等)，如何處理 (1)如因臨時颱風狀況，停止上班上課。請選取【制度管理】【行事曆資料維護】，修改發生颱風日期的上班區別並原因後按【儲存】鍵。 (2)如因差勤組別上班別時間臨時變動。請選取【制度管理】【機關差勤規定資料維護】，按【新增差假規定組別】，產生一組新規定組別。再選取【出勤管理】【差勤組別人員資料維護】，按【大批新增】，大批新增差勤規定組別人員資料。設定暫時變動的新差勤規定組別、組別日期區間、上班別。

Q8.如何查詢某位同仁請假或出差等各種假別之天數 選取【請假管理】【請假資料維護】 (1)按身分證號右邊【…】選取某位同仁，輸入查詢得請假區間及假別，按查詢鍵。 選取【出差管理】【出差資料維護】 (1) )按身分證號右邊【…】選取某位同仁，輸入查詢得出差區間及出差類別，按查詢鍵。 Q8.如何查詢某位同仁請假或出差等各種假別之天數

Q9.系統有提供差勤檔案之匯入匯出有哪些 選取【工具】【差勤資料檔案匯出】 系統有提供差勤檔案之匯入匯出有哪些

Q10.各種假別上限天數設定 選取【制度管理】【假別規定上限設定】 (1)選擇差勤規定組別、假別，按【查詢】鍵。 (2)資料列按【編修】鍵，進入維護畫面編修，按【儲存】鍵完成資料修改。

Q11.首長差假如何作業 選取【首長差假】【假單填報】 (1)按【新增】鍵，選取請假首長身分證號，按【確認】鍵，完成首長差假文稿編號新增。 (2)按【編修】鍵，再按【明細】鍵，進入假單明細作業。 (3)按【新增】鍵輸入資料按【確認】鍵，完成假單請假明細資料建立。 (4)按【列印】鍵，可列印假單。 (5)按【報送】鍵，完成首長差假報送。

Q12.如何核對差勤員工每小時加班費 選取【制度管理】【核對每小時加班費作業】 (1)選擇差異比對條件，按【查詢】鍵。選取要更新的人員，按【差異更新】鍵。將畫面右邊四項待遇資料更新差勤員工基本資料相對應欄位。 (2)按【列印】鍵，產生EXCEL報表檔案，方便比對。 Q12.如何核對差勤員工每小時加班費

Q13.差勤管理有哪些參數資料，作何用途？ (1)行事曆：人事局維運管理會建立每一年度共同假日資料檔，供各機關產生每一年度的行事曆每一個日期上班區分假日依據。機關可自行維護上班區分。 (2)差勤規定組別：提供差勤規定組別參數設定，如上下班時間、上限規定、刷卡規定。 (3)上班別：正常班、彈性班、輪班、免刷卡。 (4)假別規定上限：提供差勤規定組別各假別上限參數設定，如事假、病假、休假、其他假。 (5)員工差勤組別人員資料：提供設定員工差勤規定組別、上班別。

Q14.新增員工基本差勤資料時，出現訊息：此人員工代號或身分證號資料已存在無法再新增!!如何處理 (1)表示該人員資料已經存在於員工基本差勤資料，無法再新增重複資料。 (2)由差勤管理 > 制度管理 > 員工基本差勤資料維護，輸入該人員身分證號並將□是否為離職人員打勾，按【查詢】鍵，再按【編修】鍵。將離職日期欄位清除，並各欄位輸入正確資料後按【儲存】鍵。 新增員工基本差勤資料時，出現訊息：此人員工代號或身分證號資料已存在無法再新增!!如何處理

Q15.員工基本差勤資料的差勤規定組別、上班別欄位資料不能修改？ 這兩個欄位須至 差勤管理 > 出勤管理 > 差勤組別人員資料維護處維護修改。 員工基本差勤資料的差勤規定組別、上班別欄位資料不能修改？

Q16.新增請假資料(勤惰統計資料)，計算時數(統計資料)有錯誤，如何處理？ (1)由差勤管理 > 出勤管理 > 差勤組別人員資料維護，先檢查這個人員的差勤組別人員資料維護資料是否建立正確差勤規定組別、上班別。 (2)由差勤管理 > 制度管理 > 機關差勤規定資料維護，檢查上下班時間、中午午休時間、彈性上下班時間參數、曆年制起迄月、學年制起迄月參數設定是否正確。 新增請假資料(勤惰統計資料)，計算時數(統計資料)有錯誤，如何處理？

敬請指教!