國立中正紀念堂管理處 檔案管理作業簡介 99年11月

大 綱 壹、檔案管理業務現況簡介 貳、檔案管理作業情形 參、綜合表現與特殊績效 肆、未來努力方向

壹、檔案管理現況 現行檔案庫存量 檔案庫房轉變 檔案歸檔方式 檔案調(還)卷方式

中正紀念堂歷史沿革 本處歷史沿革 64年7月31日成立中正紀念堂籌建小組 69年7月1日建置完成隸屬台北市政府教育局 75年7月1日改隸教育部迄今

一、現行檔案庫存量 本處現有保存檔案溯自民國64年起迄今，約有73,408件，及相關附件約208件(共計30附件盒)。 檔案區 附件盒

91年度至99年度檔案保存情形 年度 永久保存 定期保存 小計 合計 10年(含) 以上 10年以下 99年(1.1-9.7) 94 987 定期保存　 小計 合計 10年(含) 以上 10年以下 99年(1.1-9.7) 94 987 2,399 3,386 3,480 98年 440 1,538 3,287 4,825 5,265 97年 436 1,318 2,803 4,121 4,557 96年 1,269 1,556 2,637 4,193 5,462 95年 1,384 1,288 2,304 3,592 4,976 94年 388 1,252 1,789 3,041 3,429 93年 699 555 2,640 3,195 3,894 92年 656 554 2,497 3,051 3,707 91年 641 595 2,162 2,757 3,398 總計 6,007 9,643 22,518 32,161 36,168

91年度至99年度檔案數量分析圖 * 99年資料為1月1日至9月7日

二、檔案庫房的轉變(I) 庫房環境的轉變 搬遷前的辦公空間(約9.15坪)

二、檔案庫房的轉變(II) 庫房環境的轉變 97年3月建制專屬檔案室，現有空間共計約23.93坪

三、檔案歸檔方式(I) 檔案點收（含發文＆存查文）整卷上架等作業。 (一)承辦人公文辦畢後，由各組室登記桌將公文文號傳送至公文管理系統內。 (二)將欲點收之公文依檔案分類號及保存年限納入檔案管理系統。 (三)進入檔案管理系統進行公文及其附件之點收。

三、檔案歸檔整理方式(II) (四)將檔案拆釘後，重新整理並核對確定無誤。 (五)將已分類之檔案依點收時間排序、編目後裝冊。 (六)繕造檔案卷冊背脊卡、目次表、立卷後上架。

四、檔案紙本調(還)卷 由檔案管理中心登入進入【調卷申請】【檔案調卷申請（案件）】 辦理方式 借調檔案流程如下： 由檔案管理中心登入進入【調卷申請】【檔案調卷申請（案件）】 登入公文文號，選調案件後存檔列印，調案單須經單位主管簽核，送交總收發調檔。

四、檔案紙本調(還)卷(圖示)

貳、檔案管理作業情形 檔案管理計畫與培訓 檔案立案編目 機密檔案安全維護及定期清查 檔案保管與庫房設施 檔案應用 作業資訊化

一、檔案管理計畫與培訓 檔案管理編制: 本處檔案管理業務隸屬總務組，配置正式編制人員2人，共同負責文書及檔案管理業務 檔案管理 文書管理 公文郵寄

(一)機關薦送參訓(I) 日期 研習主題 主辦單位 97/1/10 第6屆金檔獎暨金質獎參獎說明會 檔案管理局 97/3/19-97/3/21 97年度檔案管理研習基礎實務班 教育部 97/6/30 97年度檔案保存價值鑑定研習會 98/2/7- 98/4/25 檔案管理基礎班 國立政治大學 98/6/15-98/6/16 98年度教育部暨部屬機關學校總務工作檔案管理研習會 98/6/15-98/6/17 98年中央機關檔案管理研習班 公務人力發展中心 98/8/12 98年G2B2C中心巡迴說明會 行政院研究發展考核委員會

(一)機關薦送參訓(Ⅱ) 日期 參加上級機關及其他研習主題 主辦單位 99/3/4 檔案管理資訊系統驗證說明會 檔案管理局 99/6/7-99/6/8 99年度部屬機關學校檔案管理研習會 教育部 99/6/15 文書及檔案管理電腦化作業規範修正及廠商說明會 行政院研究發展考核委員會 99/9/16 99年度部屬機關學校檔案管理計畫成效訪視座談會 99/9/30 部屬機關學校檔案移交作業說明會 99/10/15 99年度部屬機關學校檔案管理教育研習

(三)利用內部資訊網定期發送有關檔案法規規定加強宣導 (二)本處檔案管理宣導與訓練 日期 本處公文檔管訓練課程 地點 97/8/5 公文製作及檔案實務 318教室 98/12/30 公文實務寫作及檔案法規宣導 99/4/7 公文寫作實務暨檔案管理介紹 (三)利用內部資訊網定期發送有關檔案法規規定加強宣導

二、檔案立案編目 (一)訂定檔案分類表暨檔案保存年度區分表： 本處檔案分類及保存年限區分表業經檔案管理局於99年1月15日檔徵字第0990000155號函審核通過。 分類號 類目名稱 保存年限 類 網 目 02 文教類 01 綜合業務 民眾意見 3 99 其他 參觀導覽服務 1 03 文教活動 終身學習活動計劃、執行 5 環境學習規劃、執行 志工管理及教育訓練 摘錄部分資料

(二)檔案立案編目 歸檔案件均妥適分類並建立案名 99年1月至9月底止，計已點收、立案之 公文共3,836餘件。 所有歸檔檔案均依規定確實賦予檔號，詳實著錄保存年限、附件歸檔情形及編列頁碼。

(三)檔案編目建檔: 本處公文暨檔案管理資訊系統由教育部統籌規劃，檔案目錄著錄內容依實呈現檔案形式與來源，扼要表達案情及主題等情形；96年起以案卷層級辦理目錄彙送。

三、機密檔案安全維護及定期清查 機密檔案與一般檔案分別存放，存放於可上鎖之鐵櫃內。 本處密件檔案設計有專用封套裝封。 於99年度進行69-90年度機密檔案清查，已清查289件，仍持續清查中。現有機密檔案清查結果保存良好。 自97年至99年9月共完成83件機密檔案等級變更或註銷，並進行機密檔案降解密事宜。

四、檔案保管與庫房設施(I) 本處於97年3月始建置密集式移動檔案櫃庫房。 重新整理69年至95年檔案，檔案卷夾封面及卷脊皆依規定重新整卷並做標示註記。 案卷內皆放置目次表，且載明事項。 各案件於首頁編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。

四、檔案保管與庫房設施(II) 檔案依檔號大小，由左至右，由上至下排列。 同案名之案件放置於同一卷夾。 為維護檔案保存之完整性及長久性，於97年開始所有卷夾改採去酸、去鐵器材質之檔案卷夾，案卷內皆放置目次表，且載明事項。 各案件於首頁編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。

四、檔案保管與庫房設施(III) 本處檔案庫房設置於辦公處1樓，專區設置，並與其他工作場所區隔。 檔案庫房設置有監視設備及具1小時防火時效消防安全等設備。

五、檔案應用(I) （一）辦理64-88年檔案回溯計畫：本處已於93年 12月完成歷史檔案資訊化及回溯建檔作業。 （二）辦理檔案目錄彙送：辦理現行及回溯檔案目錄彙送作業，已彙送現行檔案906案卷，回溯建檔34,808件。

五、檔案應用(II) 辦理機關檔案檢調作業宣導及服務: 公文系統提供線上查詢及申請調檔作業。 本處已於98年1月完成訂定檔案申請應用作業要點，於99年9月份接受民眾申請案件共110件(蔣公銅像學術研究案)，達到資訊公開目的。 提供登記桌及承辦人員線上諮詢及操作訓練。 民眾申請檔案應用

99年度緊急災害應變計畫演習

六、作業資訊化(I) 機關檔案管理資訊系統作業功能完整 本處檔案管理資訊系統符合檔案法相關規定，作業功能包括點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀及案卷二層級著錄等系統功能。 公文系統與檔案管理系統合一。

六、作業資訊化(II) 本處公文暨檔案管理系統具備安全管理密碼等功能。 系統主機置於本處文教組-資訊小組電腦機房內並具門禁管制措施。 系統訂有備份作業。 人員定期參加資訊安全訓練。 電腦機房

參、綜合表現與特殊績效 檔案管理計畫與作業資訊化 檔案入庫管理與庫房保管設施 檔案應用與整體特殊績效 專案辦理檔案清查作業，提升檔案管理成效 加強庫房安全管理，確保檔案文件安全 檔案應用與整體特殊績效 提升檔案應用項目，結合圖書室藏書及蔣公文物展示室，加值出版各類展覽畫冊及本處導覽簡介

一、檔案管理計畫與作業資訊化 成立專案辦理檔案清查作業(I) 機關首長支持 本處曾處長相當肯定檔管業務，遵照教育部98年4月27日台總（四）字第0980069946號函配合行政院研究發展考核委員會辦理「短期促進就業措施－機關檔案管理作業計畫」。

成立專案辦理檔案清查作業(II) 本案執行成效： 本計畫自98年6月1日起至11月30日止累計工作數量，達成提報各項工作預定完成目標量，並如期填報研管考系統： 1. 整理待銷毀或移轉檔案：已完成11,054件。 2. 檔案清查：已完成11,006件(69年至80年)。

成立專案辦理檔案清查作業(III) 上開計畫係依檔案法相關規定健全檔案管理作業，促進本處檔案開放與應用，主要協助整理待銷毀或移轉檔案及檔案清查等項目。 符合教育部98年6月2日台總（四）字第0980092558號函評核獎勵措施標準，經檔案管理局評核成績為甲等。

作業資訊化(I) 系統使用者登錄具體資訊管理措施 密碼查核，系統權限控管機制 訂有「電腦網路使用安全注意事項」。 年度配合政風室執行至少做一次內部資安稽核,今年四月份已執行稽核,稽核表已送交政風存查。 系統使用者帳號均納入AD網域集中做管理 。 密碼原則(無複雜度,8碼,變更周期6個月)。 權限控管統一於人員異動調整時一併設定。 35

作業資訊化(II) 檔案資料異地備份存檔情形 機房設備做完整的資料備份(每日差異備份,每週完整備份,資料保留一個月)。 備份資料不儲存於本機設備，保存於外接裝置與主要備份資料用儲存裝置。 不定期以公文系統資料備份功能，進行資料備份。 36

作業資訊化(III) 不斷電裝置,災害復原演練等功能 不斷電裝置進行年度保養檢查,本(99)年3月1日執行過負載運作測試(具廠商測試單)。 提具災害復原演練報告書,本(99)年度已執行2次DR演練，DR演練報告書。 37

二、檔案入庫管理與庫房保管設施 本處自97年3月完成東側整修工程後，隨即搬遷檔案庫房。 檔案庫房與辦公區域有明確區隔，且為獨立唯一之出入口。 庫房裝置有錄影監視系統，與本處中央監控系統連線，維護安全。 拆除天花板 庫房防火門 庫房監視鏡頭

中控室的監視、警報、防盜設備系統

三、檔案加值應用 專以蒐集 蔣中正總統文獻和近代史等資料為主。 開放時間為每週一至週四下午，採申請登記。 館藏量為23,312件/冊數。 專以蒐集　蔣中正總統文獻和近代史等資料為主。 開放時間為每週一至週四下午，採申請登記。 館藏量為23,312件/冊數。 提供線上查詢館藏資料。 40

蔣中正總統思想研究叢集

新聞剪報系統 蒐集相關本處的新聞資料。 並掃描電子檔上傳至本處系統，紙本資料則依日期裝訂成冊。 42

蔣公文物展示室

蔣公文物展視室配置圖

活動相簿管理系統-保存活動紀錄 活動相簿管理系統建置於本處內部資訊網，係提供各組室上傳活動照片，以達到蒐集保存館慶、展覽等重要慶典活動紀錄。

活動相簿管理系統-檔案瀏覽畫面

出版本處導覽簡介（八國語言） 本處為國際觀光景點，多國語言導覽簡介編製出版

出版終身學習課程簡章 辦理終身學習課程-四個月一期，編製宣傳簡章

出版文教宣導摺頁 本處園區生態豐富，各類校外教學生態摺頁編製出版

出版教師及志工宣導手冊 辦理教師及志工培訓，編製出版宣導手冊

加值出版展覽畫冊 本處舉辦各類展覽活動，加值出版展覽畫冊 本年度已售出三十八冊

特展導覽手冊 97年度-長毛象特展 98年度-安迪.沃荷 飆未來 99年度-恐龍展 達文西特展

未來努力方向 持續改善檔案庫房典藏環境 結合文教、展覽等重要慶典展覽活動 提升檔管人員專業素養 健全檔案管理制度，檢討已屆保存年限檔案 爭取經費建置公文檔案影像掃描及管理查詢系統，俾便辦理檔案銷毀作業及妥善保存重要檔案。 結合文教、展覽等重要慶典展覽活動 舉辦檔案加值應用作業並配合本處圖書室辦理檔案目錄數位化事宜。 提升檔管人員專業素養 參加檔案研習課程賡續培養各組室檔管人員強化檔案品質。

謝謝聆聽 敬請指教