《科技统计机构年报系统》 使用说明 2007 华中科技大学管理学院 科技统计信息中心

一、系统说明 本系统采用微软的Visual FoxPro 8.0数据库系统作为支撑环境，系统的主要功能有以下几个方面： 数据录入：包括调查清单的增加、维护；调查数据的录入及其数据修改；未报机构的原因登记；已录入数据的顺序调整。 数据检查：包括数据平衡关系检查；数据综合关系检查；数据总体情况核查。 数据汇总：包括数据汇总方式的定义；汇总表输出目录的定义：调查数据汇总；汇总结果按汇总表要求输出。 辅助功能：包括数据平衡关系的定义；数据检查方式的定义；调查数据整理；课题基本情况表产生课题综合表；数据备份与连接。

二、系统安装和启动 2.1 系统硬件要求 计算机CPU：Pentium（200HZ）以上，建议使用Pentium II 以上； 内存：一般只要满足Windows系统的运行即可； 系统需要硬盘空间：5-20MB（视数据量的大小有所不同）； 显示器： 800×600或更高分辨率的彩色显示器； 打印机： 可以打印A4幅面的纸。

2.2 系统软件要求 操作系统：Windows 98/ME/2000/XP/2003 中文版。由于本系统的帮助文件是“HTML格式帮助文件”，因此需要有IE 5.0以上版本的支持，如果IE的版本低于5.0，只是不能运行帮助文件，系统本身的运行没有影响。 数据库软件：Visual FoxPro 8.0 中文版；如果没有Visual FoxPro 8.0数据库系统，只能通过本系统来使用数据库，而不能直接打开数据库中的表来查看。 数据压缩软件：RAR.EXE（本系统带有）。

2.3 系统安装方法 把下发的“机构年报系统”盘与下发的机构清单盘作一个备份。 软盘/光盘驱动器中插入年报系统盘，在Windows系统的“开始”菜单中选择“运行”，然后输入盘符、路径及安装程序名（例如 A:\NBsetup2007.exe），接着点“确定”按钮启动年报安装程序。 年报系统默认的安装目录为C:\KJTJ\NB2007\，如果想更改为别的目录，在安装目录的提示处输入或选择新的目录。 安装程序根据指定的目录把本系统全部安装到硬盘，到此整个系统安装全部结束。

2.4 系统的启动 点击Windows的“开始”，在“程序”中找到“科技统计”，然后在其中选择“科技机构年报2007”，这时，机构年报系统就启动起来。 如果是首次运行本系统，进入系统后要定义省（直辖市）代码，接着要安装下发的调查清单（清单文件名为∶Nbjgaqd.dbf、Nbjgdqd.dbf、Nbjgeqd.dbf、Nbjgfqd.dbf，分别对应调查的4类机构），如果放弃安装，系统将退出。基层单位通过指定机构代码或机构名称来安装，科技部门通过地域代码来安装。

三、年报数据处理工作流程 在年报数据处理过程中，先做什么，后做什么都有着一定的要求。按照合理的工作流程来进行数据处理，不仅效率高，而且不容易出差错。3.1中给出的工作流程图是按照统计工作中数据处理的规律总结出来的一套方法。

3.1 工作流程 开始 定义省、市代码和数据存放位置 录入状况及对照检查、 数据综合检查 数据库初始化 (在正式录入 数据之前) 统计部门收表、装订成册并按规定编号 (在正式录入 数据之前) 调查表人工审核 数据录入 数据平衡检查 有错吗？ 录入状况及对照检查、 数据综合检查 修改数据 复制软盘 产生上交检查清单 结束 y n

3.2 注意事项 上述工作流程是在调查清单已装入系统的前提下进行的。所谓“调查清单”是指经过审核满足调查范围的科技机构名单，在本系统首次运行时以表的形式追加到系统中。由于调查清单中包括机构代码、上年代码、机构名称、上年人员和经费收支总量等一些关键信息，因此，一定要将下发的调查清单追加到系统中，并以此名单为基础进行调查。除非当年有新增的科技机构，一般不要用录入的方式追加机构清单，以避免在数据验收时出现下发信息与上报信息不一致的情况。

四、系统运行环境定义 根据机构统计数据采集的特点，系统在运行时有两个方面是灵活的： ① 调查年份与省市代码定义； ② 系统运行选项。 由于数据采集是按地域进行的，这样，省市的代码就可以用来判断输入数据的地域代码的值是否正确，因此，在系统环境中要定义省市代码。另外，用户可根据自己的需要选择：“调查数据的存放位置”和“数据平衡检查的方式（分为批处理检查和及时检查两种）”。

4.1 调查年份与省市代码定义 调查年份与省市代码这两项的值涉及到数据平衡检查，如课题综合表中的当年开题数与当年结题数就是根据调查年份的值来判断的，再如机构概况表中机构代码与地域代码都是通过定义的省市代码的值来判断是否正确。因此，系统在正式运行前，一定要定义好上述两个值。不然的话，系统在数据平衡检查时，会打出许多不应有的错误信息。

4.2 系统运行选项 调查数据的存放位置：允许用户自己定义调查数据存放的文件夹（子目录）。如果需要按地区来分别处理数据，可以为每个地区分别建立各自的文件夹（子目录），而不需要在一个机器上安装多个系统。 数据平衡检查的方式：分“批处理检查”和“录入时及时检查”两种方式。一般建议：在开始成批录入数据时，出错的数据可能比较多，采用“批处理检查”方式比较好，不然会影响数据录入的速度；而在数据都已录入完，只剩下少数的错误信息时，可采用“及时检查”方式。

五、数据录入/修改 PgDn——子表录入画面向后翻一页 PGUp——子表录入画面向前翻一页 对于录入数据，键盘是主要的操作工具。因此，本软件在录入数据时把一些鼠标操作的项定义了相应的键盘操作键，使录入员在绝大多数情况下都可实现全键盘操作。如： PgDn——子表录入画面向后翻一页 PGUp——子表录入画面向前翻一页 Alt-A ——在一对多表录入画面，选择追加一条记录 Alt-D ——在一对多表录入画面，删除当前的一条记录

首先选择表类 ，然后点击“数据录入/修改”，在调查名单中选择需要录入的机构， 点“录入”按钮，接着按顺序一页一页的往下录入数据。 5.1 数据录入 首先选择表类 ，然后点击“数据录入/修改”，在调查名单中选择需要录入的机构， 点“录入”按钮，接着按顺序一页一页的往下录入数据。 5.2 数据修改／删除 录入的报表，如果发现有不正确的数，可进入“数据录入/修改”的画面，在第一页的调查名单中找到要修改的机构，然后用鼠标选择要修改的子表进行修改。如果要删除已录入的数据，在调查名单中找到该机构，点击“删除”按钮即可删除数据，只是删除数据，名单仍然保留着。 5.4 未报原因登记 当回收的表报数比机构清单表中的机构数要少时。对于那些没有交调查表的机构一定要将原因登记到系统中，也就是本系统所说的“未报原因登记”。

六、数据检查 数据检查有以下4个方面的内容： 数据平衡检查——对数据值域范围或数据之间的逻辑关系进行检查。 录入状况与对照检查——主要是针对数据的合理性和数据的变化情况进行检查。 数据综合检查——主要是从总体上看数据的情况。 产生上交检查清单——把上述的各种检查和报送基本情况一揽子进行，并产生相应的检查结果文件。

6.1 数据平衡检查 检查范围：可以选择全部机构、也可选择部机构进行检查，子表范围可选择全部子表、也可选择部分子表进行检查。检查完后，出错的数据信息显示在下方的一个表格中。 检查出的平衡错误内容分为两类：一类是必须满足的平衡检查，另一类是提示可能有错的平衡检查（警告性检查）。对于前一类的错误必须改正，而后一类的提示信息需要经过核实后确定是否要更改。对不能通过平衡关系检查但又符合实际情况的数据，要给出原因说明。

6.2 录入状况与对照检查 数据录入状况与对照检查共有4 项检查： 代码一致性检查。这类错误大多是人工直接对库操作所致，修正的方法只能靠经验。 概况表综合检查。包括调查清单表中没有而录入的数据表中有的机构清单和机构概况表中经济实体数与实体附表记录不一致的机构清单。 上年部分数据对比检查。主要是从变化率上来看填报的数据是否可能有错，对于列出的对比检查信息，建议与被调查单位联系，以便获得真实的情况。确实是有较大变化的要给出具体原因，不能一概说“情况属实”。 列概况表代码变更清单。一般主要是针对地域、行业、学科等主要基本属性与上年值进行对比，特别是行业、学科的变化一定要给出原因，一般不允许任意变化。

6.3 数据综合检查 经费收入与支出； 经费收入结构； 科技经费筹集与支出； 经费支出结构； 生产人员与经费比例； 人员概况； 人员结构域； 基本建设； 课题情况； R&D课题情况； R&D经费与人员； 科技与R&D经费和人员的比例； R&D的活动类型结构 上述检查只是列出相应的表，然后通过人的经验来判断数据是否存在问题。

6.4 产生上缴检查清单文件 产生上交检查清单实际上是把上述的各种检查和报送基本情况一揽子进行，并产生相应的检查结果文件。 用户可用文本编辑软件打开该文件，在需要说明的地方输入说明信息，然后拷贝到上交的数据盘上。

七、数据转换及其评估与综合 该功能主要是将调查的四类机构数据转换为统一指标的过录表，然后对其进行综合汇总。在这个汇总数据的基础上可以产生两类表：一类是评估检查表，可通过此表对总量数据及其重要结构进行对比分析来了解、把握和进一步提高数据的质量；另一类是综合表，为统计部门综合地方科技数据提供科技机构的数据。

7.1 数据转换与汇总 由于四类机构的特征有所不同，在调查指标上有一些差异。为了能够从总体上了解一些主要指标的趋势与结构，需要将各类机构涉及科技活动的一些重要指标按照统一的口径转换成一致的指标，为整体数据评估做好准备。 操作方法为：首先选择好机构类型，然后在主菜单上的“数据转换与综合”下选择“机构数据转换为统一模式”，在弹出的画面中点击“开始转换”。 只有选择所有4类机构的数据才能将数据转换成统一指标的过录表，接着自动进行综合汇总。一旦数据转换与汇总完成，就可以输出评估表与综合表。

7.2 评估表和综合表的输出 选择相应的功能就可以输出。 评估表与综合表是用Cell表格组件来输出的，而没有用以往的Excel模式输出。

八、数据复制 数据复制分为两种：系统内数据往外复制（备份/压缩）和外部数据往系统内复制（恢复/解压还原/连接）。

8.1 系统内数据往外复制 系统内数据往外复制包括： 硬盘数据备份到软盘——该项工作要定期做，以防机器或系统软件出问题而造成数据丢失； 分离机构调查清单到软盘——为地市级录入数据准备调查清单； 复制已录入的地市/部分数据到软盘——为地市或领导要数据准备的； 产生上交数据软盘——复制所有四类报表的调查数据到软盘。 上述的“软盘”是一个广义的概念，它可以是一个真正的软盘，也可以是硬盘上的某个子目录/文件夹。

8.2 外部数据往系统内复制 软盘数据恢复到硬盘（覆盖） 软盘数据追加到硬盘（连接） 外部数据往系统内复制分以下 2 种： 当系统中的数据出了问题，或者有更新的数据要取代系统中的数据，可以用第1项功能来实现。当需要把地市（或其他机器）录入的数据追加到本系统中，可以用第2项功能来实现。

8.3 数据压缩与解压 数据压缩的目的是为在网上传输数据用，该功能把所有四类报表的数据（*.DBF文件）压缩成一个文件，压缩后的文件名为：NBDTxx.RAR（其中xx为省市代码），存放在本系统所在的目录中。 数据解压是把压缩的数据文件还原为数据库文件。例如：把压缩的数据文件通过Internet网上交给数据验收部门，经验收检查，修改了一些数据，然后又把数据压缩，通过Internet网传回，这时，使用数据解压功能就很快得到最后更新的数据。

8.4 数据导出 FoxPro自由表格式的数据文件 目前提供的转换格式有两种： Excel格式的数据文件 数据导出功能是将本系统中的统计数据转换为另外存储格式的文件，并存储在别的文件夹/子目录中，这种转换并没有改变本系统中的统计数据的原始格式。 目前提供的转换格式有两种： FoxPro自由表格式的数据文件 Excel格式的数据文件

九、数据汇总 9.1 产生汇总工作文件 数据汇总时，总需要按某种信息分类，如：按地域分类、按人员规模分类等，有些分类信息在原始数据库中并没有直接给出，为了汇总时方便，在汇总前，把所有汇总分类的关键字都产生好，形成汇总用的工作文件。 在“数据汇总”下选择“产生汇总工作文件”，便可对所选的表类按汇总的要求产生其汇总工作文件。

9.2 数据汇总（标准模式） 选中某一类表后，在菜单栏的“数据汇总”下选择“数据集汇总”，便可对该类表按汇总的要求进行汇总。

9.3 汇总表输出 “汇总表输出”一共有3个功能： 产生数据集框架 ——首次输出《数据集》或《数据集》的表数目发生变化时必须首先执行该功能。一旦执行了该功能，以前输出的《数据集》表将全部清空。 产生汇总表数据集 ——执行了数据汇总功能后才能产生(输出)数据集。 查看已产生的数据集 ——前两项功能完成后才能查看已产生的《数据集》。

十、系统其他辅助功能 10.1 维护数据平衡检查条件 10.2 模拟命令窗口 10.3 调查数据整理

谢谢各位！