关于数字档案馆（室）建设 的若干思考 2016年9月

目 录 一、概述 二、数字档案资源建设 三、数字档案馆系统建设要求 四、数字档案室建设基本要求 五、数字档案馆（室）建设的现状和思考

一、概述

（一）基本概念 档案信息化：在国家档案行政管理部门的统一 规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现 代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理 和为社会提供服务，加上实现档案管理和利用 现代化的进程，换句话说，档案信息化是指档 案的管理和利用模式从以实体为重心向以档案 信息为重心的转变过程。 数字档案馆：曾用名虚拟档案馆、电子档案馆、 无围墙的档案馆、数字化档案馆、数字档案馆。 2010年6月17日，《数字档案馆建设指南》（档 办[2010]116号），定名于“数字档案馆”。 今后还会出现智慧档案馆、互联网+等等新概念。

数字档案馆：数字档案馆是指导各级各类档案 馆为适应信息社会日益增长的对档案信息管理、 利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息 进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网 络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档 案信息集成管理系统。（《数字档案馆建设指 南》）

（二）数字档案馆的特点 数字档案馆特征 档案资源数字化 信息传输网络化 服务范围扩大化 信息资源共享化 信息检索便捷化 管理方式智能化

（三）数字档案馆产生背景 外因： 技术背景：计算机网络技术在档案管理中的广 泛应用 资源背景：电子文件与数字档案的大量产生 需求拉动：社会公众对档案资源远程利用需求 不断增加 政府推动：国家信息化工作的重要组成部分

内因： 档案查询速度、查准率、查全率低 档案智能化管理水平低 与同类行业信息化水平差距拉大 着眼安全，实现异地备份 建设公共档案馆，提高档案馆的公共服务 能力

（四）建设原则 统筹规划、循序渐进 项目带动、重点突破 需求导向、保证安全 合理适用、稳步实施

（五）建设目标 紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充 分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络 资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本 部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平 台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏 档案资源数字化、增量电子化、逐步实现对数字档 案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档 案信息资源利用和社会共享服务。 数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会 共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步 骤实现。

（六）建设内容 按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软 硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数 据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、 满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。 开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功 能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务 环节的自动化、网络化。 全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立 馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体 档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管 理，建立各类数字档案资源库群。

应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息 资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬 件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有 的原始性、凭证性和长期可读性。 运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同 渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满 足各类用户利用需求。 配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系 统安全和数字档案信息安全。

（七）建设步骤 项目规划与立项 项目招投标 项目实施 运行维护

（八）全国数字档案馆建设基本情况 国内档案信息化建设重大标志性工程：机读档 案目录的建立。一史馆、二史馆和中央档案馆 从1992年开始筹建民清、民国和革命历史档案 目录中心。 国内建设最早的网站：北京市档案局（馆）网 站。开通时间1997年。 国内第一家综合数字档案馆：青岛市数字档案 馆（2003年）； 国内第一家企业数字档案馆：江苏省电力公司 数字档案馆（2004年）。

国内知名数字档案馆： 青岛市数字档案馆 北京市数字档案馆 深圳市数字档案馆 江西省数字档案馆 安徽省数字档案馆 珠海市数字档案馆 江苏太仓市数字档案馆

案例：青岛市数字档案馆 2003年8月，青岛市数字档案馆（一期）在全国率 先建成并正式投入运行，标志着青岛市档案信息化 建设迈上了一个新的台阶。青岛市数字档案馆建设 工作从2000年开始筹划，到2009年年底先后完成青 岛市数字档案馆（2001-2003年）、青岛市数字 （电子）文件中心（2004年）、电子公文和档案信 息共享系统（2008-2009年）三个项目（阶段）建 设，逐步实现了馆藏档案数字化、机关文书档案在 线移交及全文数字化、电子公文和档案信息网络共 享三个阶段性目标。2015年，青岛市数字档案馆通 过国家档案局数字档案馆系统测试，成为全国示范 性数字档案馆。目前正在进行智慧档案馆的建设。

案例：珠海市数字档案馆 珠海市数字档案馆：在政务网上搭建政府信息共享 平台数据归档子系统，将原生电子专业档案纳入档 案接收进馆范围。在局域网上搭建智能馆库系统， 开展档案接收、鉴定、统计、温湿度调控、调还卷、 安全监控、编研、展览等档案工作。在英特网上搭 建开放档案查询服务，搭建远程教育系统，所有档 案培训教、练、考均在互联网上进行，系统自动根 据考试成绩发布合格学员名单，系统还与公务员培 训网数据进行共享，进行档案培训的课时可认定为 公务员网上学习课时，档案培训便捷高效。为应对 移动互联发展的态势，还开发了移动档案平台 （APP），系统已在全市广泛应用，实效显著。珠海 市数字档案馆2015年通过国家档案局数字档案馆系 统测试，评为全国示范性数字档案馆。

（九）国家对数字档案馆建设的相关规范要求 《全国档案信息化建设实施纲要》（2002年11 月25日）提出“十五”期间全国档案信息化建 设指导思想、建设目标和主要任务。在“档案 管理应用系统建设”中，第一次提出“建设示 范性数字档案馆”。重点强调6个方面建设： 一是档案信息化基础设施建设； 二是档案信息资源建设； 三是档案管理应用系统建设； 四是档案信息化标准规范建设； 五是档案信息化人才队伍建设； 六是档案信息化安全保障体系建设。

《数字档案馆建设指南》（2010年6月17日） 提出数字档案馆总体要求、管理系统功能要求、 应用系统开发和服务平台构建、数字档案资源 建设、保障体系等。

《数字档案馆系统测试办法》（2014年） 提出数字档案馆系统测试开展流程及指标要求。 开展测试基本条件： 1、建立涵盖全部馆藏档案资料文件级目录数据 库； 2、馆藏纸质档案在50万卷以下，数字化率达70% 以上；50-100万卷数字化率达60%以上；100-150万 卷数字化率达50%以上；150万卷以上数字化率达40 ％以上。（湖北省档案事业发展“十三五”规划高 于此指标） 3、开展电子档案接收工作； 4、数字档案馆未发生过重大安全事故或安全隐 患 测试分两档：80－90分为通过国家级数字档案馆测 试；90分以上为全国示范数字档案馆

其它需要遵循的规范： 《档案著录规则》（DA/18-1999） 《档案管理软件功能要求暂行规定》 （2001年6月5日） 《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894—2002 《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 31-2005 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 DA/T38— 2008 《文书类电子文件元数据方案》 DA/T 46—2009 《版式电子文件长期保存格式需求》 DA/T 47—2009 《基于XML 的电子文件封装规范》 DA/T 48—2009 《数字档案馆建设指南》 （国家档案局 档办〔2010〕116 号） 《电子档案移交与接收方法》 （档发〔2012〕7号）

《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》 （档办发 〔2013〕5号） 《数字档案馆系统测试办法》（国家档案局 2014年12月） 《数字档案室建设指南》（国家档案局 档发〔2014〕4号 ） 《档案数字化外包安全管理技术规范》 （国家档案局 2014年12月） 《档案数字化光盘标识规范》 DA/T52—2014 《数字档案COM盒COLD技术规范》 DA/T53—2014 《照片类电子档案元数据方案》 DA/T54—2014 《档案信息系统运行维护规范》 DA/T56—2014 《档案关系数据库转换为XML文件的技术规范》 DA/T57—2014

《电子档案管理基本术语》 DA/T58—2014 《企业电子文件归档和电子档案管理指南》 （档办发 〔2015〕4号） 《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》 (鄂档 〔2004〕46号) 《湖北省纸质档案数字化操作规范》（湖北省档案局 2014.9） 《湖北省数字档案馆建设指导规程》 （鄂档规〔2016〕2 号） 《湖北省省直机关电子文件在线归档管理规范（试行）》 （鄂档规〔2016〕4号） 《武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范》 （武档 〔2016〕 4号） 《武汉市纸质档案数字化实施细则》（武档〔2016〕13号）