公文管制與稽催 國家發展委員會檔案管理局 石 樸 103年9月 2017/9/9

課程大綱 第一部分 第二部分 公文時效與檢核 文書流程管理機制 一、公文時效管理基本原則 一、總則概述 二、各類公文時效管制 二、權責劃分 三、管制標準 四、管制方法 五、文書稽催 六、訓練及宣導 一、公文時效管理基本原則 二、各類公文時效管制 三、公文檢核 四、常見問題 ‧課程分兩個部分：1.文書流程管理機制；2.公文時效與檢核。 ‧這兩個部分是一體兩面的，最終目的都在提升公文時效與品質。 ‧第一部分主要依「文書流程管理作業規範」的內容，區分六個單元，希望大家對文書流程管理有概括性的認識。 2017/9/9

一、總則概述(一) 主要規定 公文程式條例 文書處理手冊 文書流程管理作業規範 公文類別、簽署及蓋用印信、公文製作、傳送等規定 公文製作、收文處理、文書核擬、發文處理、文書保密、文書流程管理、文書用具及處理等規定 文書流程管理作業規範 63年訂定「公文時效管制作業手冊」，90年更名為「文書流程管理手冊」，98年再更名為「文書流程管理作業規範」 101年因應文書流程管制業務移撥與「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」等規定之修正，配合修正部分規定 ‧與文書流程管制有關的規定主要有「公文程式條例」、「文書處理手冊」和「文書流程管理作業規範」，分別有不同的規定重點。 ‧一般大家對「公文程式條例」和「文書處理手冊」比較熟悉，這是撰擬公文重要的參考。 ‧至於「文書流程管理作業規範」主要規範文書流程和時效管制，也是今日課程重點。

文書流程管理作業規範概觀 總則[#1] 流程管理 提升公文品質提高公文時效 公文時效管制 輔助機制 作業範圍 管理原則 名詞定義 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 公文時效管制 一般公文、專案管制、人民申請、人民陳情、訴願、立法委員質詢、監察案件[#6~12] 輔助機制 文書稽催[#5] 公文檢核[#13] 訓練與宣導[#14] 處理時限 管制區分 計算標準 登錄 統計 分析 法令依據 管制原則 提升公文品質提高公文時效 ‧先對這個規範做總體概觀認識： （簡報中，#代表章次、§代表條次，藉此幫助大家對應參閱。） ‧這個規範內容有點龐雜，為了讓大家有整體認識，所以整理出此圖。 ‧規範內容大致可區分為「總則」、「流程管理」、「公文時效管制」、「輔助機制」四個部分。 -第1章總則說明作業範圍、原則和名詞定義。 -「流程管理」分別在第2~4章說明，包括權責劃分、管制標準和方法。 -「公文時效管制」分別在第6~12章說明7類公文的管制原則，這部分是今日課程第二部分重點。 -「輔助機制」包括第5章「文書稽催」、第13章「公文檢核」和第14章「訓練與宣導」。 ‧整個規範的目的，就在提高公文時效、提升公文品質。 #：章次 §：點次 2017/9/9

一、總則概述(二) 文書及文書處理意涵 文書 處理公務或與公務有關之全部文書 文書處理 文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程 機關與機關或機關與人民往來之公文書 機關內部通行之文書 公文以外之文書而與公務有關者 文書處理 文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程 先認識我們管制的主體「文書」。 何謂「文書」？何謂「文書處理」？

一、總則概述(三) 文書處理流程 創稿 來文 核擬 1.會簽 2.陳核 批示 1.發文 2.存查 送回承辦單位 送文書科 歸檔 1.總收或單位收文 2.分辦 創稿 來文 1.交辦案件 2.逕自辦稿 核擬 1.會簽 2.陳核 1.公文期限調整 2.文書稽催 公文時效關鍵流程 批示 1.發文 2.存查 文書處理的流程，從收文或交辦開始，一直到歸檔為止，中間過程包括擬稿簽辦、陳核，必要時要會辦其他單位，經長官批示後，發文或存查歸檔。中間影響公文時效的關鍵，就是簽辦陳核到長官批示這一段，想要提升公文時效，就要特別注意這段工作流程的時效。 送回承辦單位 送文書科 發文或承辦人員歸檔 歸檔

一、總則概述(四) 文書流程管理原則(1) 輔助機制 組織 執行 法令 劃分權責 落實執行 健全法令 ‧文書稽催 ‧公文檢查 ‧教育宣導 各機關辦理文書流程管理，應兼顧法令、組織與執行三個層面。 ‧法令：要有健全的作業規定；各機關應在「文書流程管理作業規範」規定基礎上，依機關業務特性，訂定相關法規，並適時檢討修正。 ‧組織：管制作業中，依不同作業範圍，有不同的分工與負責單位，必需做好權責劃分。 ‧執行：有了法令與分工後，最重要的，就是要落實執行。

一、總則概述(五) 文書流程管理原則(2) 全面管制 全程管制 收文 發文、存查 歸檔 創簽、稿 行政機關 承辦人員 各單位 自我管理 時效解除管制 行政機關 發文、存查 歸檔 收文 創簽、稿 各單位 承辦人員 自我管理 文書單位 稽催 文書流程管理的原則，是兼顧「全程管制」與「全面管制」。 ‧全程管制：從收文（或創簽稿）到發文、歸檔，整個文書流程都列入管制（廢話）。這個過程牽涉包括承辦人、業務單位收發和主管、文書單位、管制單位，每個權責單位或人員都有不同的責任。 ‧全面管制： -所有的行政機關，機關內所有的單位，都列入管制範圍。 -所有的文書都要列入管制。 管制單位 協調管考 業務單位 主動導正 總收發文件、單位收發文、創簽稿文件

二、權責劃分(一) 業務單位[§6] 業務單位人員 單位收發人員 各級單位主管 經辦文件 主動查催 衡酌展期 簡化流程 管制登錄 稽催 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 二、權責劃分(一) 業務單位[§6] 業務單位人員 經辦文件 主動查催 管制會辦時效 衡酌展期 簡化流程 單位收發人員 管制登錄 稽催 查催資料 統計提報 各級單位主管 掌握相關資料 督促承辦人員 代理人員 核准調整速別 相關單位研商 適時調整相關事項 在文書流程管制作業中，屬於業務單位的權責包括三個部分： ‧業務承辦人員：文件承辦、主動追蹤陳核或會辦進度、必要時辦理展期作業，並檢討文件辦理流程是否可加以簡化，以節省公文時效。 ‧單位收發人員：辦理文書管制登錄、到期前稽催及提供文書流程管理相關統計資料。 ‧ 單位主管：督促承辦人員儘速辦理、落實代理人制度、核准調整公文速別、跨單位協調以簡化流程、適時調整承辦人員工作。

二、權責劃分(二) 其他單位 文書單位[§7] 專責管制單位[§8] 幕僚長以上長官[§9] 管制登錄 建立制度 統計提報 推動相關措施 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 二、權責劃分(二) 其他單位 文書單位[§7] 管制登錄 統計提報 建置電腦化作業 訂定展期核准職責 訂定每一過程可使用時間 專責管制單位[§8] 建立制度 推動相關措施 例:訂定專案管制案件申請流程 統計提報 對內、對外 個件分析 檢討稽催成果 辦理公文檢核 幕僚長以上長官[§9] 審核權責 獎懲核定 除了承辦單位外，尚有以下三個與文書流程管制有關的權責單位： ‧文書單位： ‧專責管制單位（研考單位） ‧幕僚長以上長官 ●試問某項工作屬誰之權責？

三、管制標準(一) 視案情、重要性區分為以「文」管制或以「案」管制[§13] 項目 以文管制 以案管制 性質 一般性文書 具專案性質者 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 三、管制標準(一) 視案情、重要性區分為以「文」管制或以「案」管制[§13] 項目 以文管制 以案管制 性質 一般性文書 具專案性質者 適用類別 一般公文 專案管制、人民申請、人民陳情、 訴願、立法委員質詢、監察案件、其他 管制原則 以收文(創稿)編號之個件管制 1.首件文號於全案辦結始能銷號 2.處理中需發文者以他號處理 管制標的 「文」是否於限期內處理完畢 案情是否已於處理時限內實質擬處： 專案預定目標 人民申請准駁 人民陳情明確答復 訴願案件決定 ‧文書流程管制將各類文書區分為七類，其中，一般公文原則上是「以文管制」，若案情具專案性質，則「以案管制」；其餘六類則均屬「以案管制」。 ‧說明「管制原則」與「管制標的」。

三、管制標準(二) 類 別 一般處理時限 起算日 管制方式 流程管理 假日 1 一般公文 (限期公文) 依公文速別分別計算。[§60] 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 三、管制標準(二) 類 別 一般處理時限 起算日 假日 [§12、16] 管制方式 1 一般公文 (限期公文) 依公文速別分別計算。[§60] (依所定期限） 次日 × （○） 1.發文日數 2.[依限]或[逾限] 2 專案管制 依申請核准日期計算，但一次最長不得超過6個月。[§65、71] ○ 1.不計算發文日數 3 人民申請 依機關公告，未公告者以2個月計算。[§78、85] 4 人民陳情 依機關訂定期限計算，但最長不得超過30個日曆天。[§102] △ 5 訴願案件 訴願決定書應於3個月內為之，必要時可延長至5個月。[§111~114] 6 立委質詢 自交答發文日起算，代擬代判院稿者10日；非代擬代判院稿者7日。[§122] 交答日 7 監察案件 依公文所訂期限，未訂者，以發文日起算2月個月。[§136、137] 來文之 發文日 各類公文之處理時限不盡相同，假日是否列入計算也不完全相同： ‧專案管制、人民申請、訴願案件、監察案件這四類，以及一般公文中的限期公文，應將假日列入計算。 ‧沒有指定辦理時間的一般公文和立委質詢案件可扣除假日。 ‧人民陳情案件可以扣除假日，但最多不能超過30個日曆天。

三、管制標準(三) 計算標準 數量 [§14] 時效： 發文使用 日數[§15] 收文、發文數量 「以案管制」之公文件數量 每1案,計1件 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 三、管制標準(三) 計算標準 數量 [§14] 收文、發文數量 「以案管制」之公文件數量 每1案,計1件 處理過程中的收發文件以一般公文管制處理，不另計列1「案」 其他類別之公文，不列為一般公文重複列計 時效： 發文使用 日數[§15] 從收文次日起算，至發文之日止(含繕發時間) 得扣除之時間：假日、機關外會簽 各階段之處理時間，因註記不明確或未註記者，以該階段最長時間認定 公文管制相關計算標準包括數量、時效和假日計算（前頁） ‧數量： -收文：1個編號計1件，會稿、會辦、退件、創稿發文等不列入。 -發文：含總發文與單位發文，1個發文編號計1件。會稿、會辦、退件、公務電話紀錄等不列入。 -立委質詢單獨計算，不再列入一般公文計算。 -以案管制者單獨計算，每1案算1件。過程中發文則以一般公文計，不另計1案。 ‧發文日數： -從收文日起算，到發文日止。 -未滿半日以半日計，半日以上未滿1日以1日計。收文當日辦結以半日計。 -會辦外機關日數得扣除。

四、管制方法(一) 登錄 統計 分析 檢討 全程性 全面性 正確性 定期辦理 分門別類 定期提報 一般分析 流程抽樣分析 個案分析 糾正偏差 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(一) 登錄 全程性 全面性 正確性 統計 定期辦理 分門別類 定期提報 分析 一般分析 流程抽樣分析 個案分析 檢討 糾正偏差 ‧全程登錄 ‧定期統計 ‧分析比較 ‧檢討改善

四、管制方法(二) 登錄[§18~22] 收文至歸檔流程均應正確登錄 當日收文當日登錄（下班前2小時以內收文亦應登錄） 依公文類別正確登錄 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(二) 登錄[§18~22] 收文至歸檔流程均應正確登錄 總收文 單位收文、單位登錄人員 發文 當日收文當日登錄（下班前2小時以內收文亦應登錄） 依公文類別正確登錄 未經文書單位收文之文件,應補辦收文登錄手續 全程登錄 正確登錄 補辦登錄

四、管制方法(三) 統計[§23~27] 每月及每年定期統計 統計結果的運用 按公文類別，分類單獨統計 統計項目 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(三) 統計[§23~27] 每月及每年定期統計 按公文類別，分類單獨統計 統計項目 數量(新收；創稿；待辦；應辦；辦結；逾期30日以上) 時效(發文；存查；抽樣調查統計) 統計結果的運用 　定期提報業務會報、內部單位績效評比、年終考績及 獎懲 ‧依公文類別，每年每月定期統計數量與時效。 ‧統計結果應定期提報，可提供分析及相關評比參考。

公文時效統計公布資訊 本局全球資訊網/機關服務/文檔資訊化/公文時效統計表網頁，提供公文時效統計等資訊，供機關及民眾瀏覽 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 公文時效統計公布資訊 本局全球資訊網/機關服務/文檔資訊化/公文時效統計表網頁，提供公文時效統計等資訊，供機關及民眾瀏覽 本局網站每月公告中央一、二級機關公文時效統計表

例示～公文時效統計公布資訊例示(行政院及所屬一級機關) 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 例示～公文時效統計公布資訊例示(行政院及所屬一級機關) 在一般公文時效統計中，除了要關注逾期辦理比例，還要統計平均發文日數。

例示～公文時效統計公布資訊(行政院及所屬一級機關) 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 例示～公文時效統計公布資訊(行政院及所屬一級機關) 屬於「以案管制」案件，則只統計依限辦結比例，不統計平均發文日數。

四、管制方法(四) 分析[§28~30] 每月綜合比較 待辦案件 逾期案件 公文平均使用日數超過6日者，每月增減情形 依限辦結率 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(四) 分析[§28~30] 每月綜合比較 公文平均使用日數超過6日者，每月增減情形 依限辦結率 待辦案件 適時稽催待辦案件 當月逾辦理期限之待辦案件 逾期案件 檢討是否確屬需要展期、稽催是否落實 逾期30日以上案件有無掌握個案資料 分析重點： ‧各種數量增減比較 -依照數量之增減，可發現業務推動淡旺季狀況，或是否有困難情形。 -待辦案件量或逾期案件增加時，應多加留意，並進行必要之防範。 ‧時效比較 -與上個月及每年同月相較 -平均發文日數及超過6日者，應特別留意。

四、管制方法(五) 個案分析 流程抽樣分析 一般分析 分析類別[§28~30] 已逾30日 尚未結案 處理流程平均使用日數增加 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(五) 一般分析 流程抽樣分析 個案分析 分析類別[§28~30] 已逾30日 尚未結案 處理流程平均使用日數增加 「分析」有一般分析、流程抽樣分核和個案分析等三種，時機如下： ‧一般分析：平時、定期 ‧流程抽樣分析： -超過6日發文辦結者超過20%。 -平均使用日數有提高趨勢。 ‧個案分析：針對逾時30日以上案件。 以下分別說明之。

公文數量 公文時效 四、管制方法(六) 一般分析[§28] 分析項目及待發掘問題 ◎發文使用日數 減少不必要行文？ 應否抽樣調查？ 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(六) 一般分析[§28] 公文數量 ◎收文數量、發文件數 　減少不必要行文？ 　工作量增減分析 ◎存查、待辦件數 　有無規避稽催？　 　待辦與收文數比例 　逾期件數減少或已予檢討？ 公文時效 ◎發文使用日數 　應否抽樣調查？ 　超過６日文件減少？ ◎發文平均使用日數？ 　是否穩定？ 　差距超過0.5日以上？　　 分析項目及待發掘問題 ‧平時定期數量分析： -應留意收、發文、的數量及變化，瞭解目前機關業務量，檢討是否可簡化，減少行文。 -存查、待辦件數分析，數量增加時，是否有規避稽催情形？ ‧平時公文時效分析： -發文使用日數超過6日以上比例，如超過20%，應辦理抽樣分析。 -平均發文日數是否穩定？差距超過0.5日以上時，應留意檢討原因。

四、管制方法(七) 流程抽樣分析[§29] 時機 ◎各機關視需要決定 ※超過6日發文辦結數占發文 數20％以上 ※發文平均使用日數提高 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(七) 流程抽樣分析[§29] 時機 ◎各機關視需要決定 ※超過6日發文辦結數占發文 　數20％以上 ※發文平均使用日數提高 抽樣範圍 ◎抽調5至10案 ◎抽樣具代表性者 實地調查 ◎分文、遞送時效？ ◎會稿方式？ ◎稽催確實？ ◎落實代理？ ◎文書處理方式？ ‧超過6日辦結比例達20%以上，或發文平均使用日數增加時，應辦理抽樣分析。 ‧抽樣： -超過6日以上者：可抽5-10案進行分析。 -如欲了解平均發文日數增加原因，應就整體公文中，取具一般代表性者，避免抽出異常樣態，例如改分、多次退稿等。 ‧必要時，可實地了解相關作業事項，尋找問題所在。

四、管制方法(八) 各階段處理時間 分析案件實際 辦理情形 個件抽樣分析重點 總收文、登記桌收文、展期紀錄、發文 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(八) 個件抽樣分析重點 總收文、登記桌收文、展期紀錄、發文 擬辦、單位間會辦、主管人員核稿、核稿人員核稿、首長核稿、機關間會辦 各階段處理時間 正確性~~登錄、展期、系統時效統計 時效性~~陳核、單位間及機關間會辦 確實性~~稽催管考 分析案件實際 辦理情形 ‧

四、管制方法(九) 流程 簡化 公文 時效 個件抽樣分析結果--綜合檢討建議 檢討各階層核稿人數 分層負責授權決行權責 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(九) 個件抽樣分析結果--綜合檢討建議 檢討各階層核稿人數 分層負責授權決行權責 流程 簡化 檢討訂定每一過程之處理時限 檢討相關作業方式--會稿方式？傳遞方法？稽催確實？ 檢討工作分配--工作量？差假人員代理？超過個人負荷？ 檢討公文處理方式--直接辦稿或簽稿併陳?合併一稿發文？ 一事數稿分別行文? 公文 時效

文書處理流程個件抽樣分析表 案由： 收文日期 年 月 日 收文字號 發文日期 發文字號 結案日期 辦理日數 日 展期紀錄 公文作業流程登記 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 文書處理流程個件抽樣分析表 案由： 收文日期 年 月 日 收文字號   發文日期 發文字號 結案日期 辦理日數 日 展期紀錄 次 公文作業流程登記 處理過程 月 日 時 分 受理單位／人員 使用時間 公文處理分析 檢討事項 展期、退稿流程應列入 例：填寫案件實際辦理情形,例如登錄、稽催、展期、使用日數、 　　陳核情形及系統統計正確性、公文積壓程度等 例：未符規定之改進做法、公文積壓情形提報考績參考等

四、管制方法(十) 個案分析[§30] 處理 時機 要求 ◎每月簽核或併時效統計資料提主管、業務 會報 ◎處理原則 ※人為積壓，責成結案 流程管理 權責劃分[#2] 管制標準[#3] 管制方法[#4] 四、管制方法(十) 個案分析[§30] 時機 ◎逾處理時 限30日以 上案件 要求 ◎分析逾時原因 ◎依性質處理 處理 ◎每月簽核或併時效統計資料提主管、業務 會報 ◎處理原則 ※人為積壓，責成結案 ※本機關權責內，協調排定期限，責成結案 ※案情涉2個以上機關，循研考系統提請上 級或權責機關協調解決 ※案情複雜，經上級機關協調無效，短期無 法解決時，簽請緩辦或免辦 ‧針對逾30日以上未辦結案件，應進行個案分析。 ‧分析重點包括「各階段處理時間」及「實際辦理情形」，並依據分析發現未能辦結原因，做必要之改善，例如，案情複雜者，可召開協調會議等。

五、文書稽催(一) 稽催時機：視公文處理時限適時辦理。[§31] 實施稽催[§32、33] 以登錄資料為基礎 依各個處理過程可使用時間 輔助機制 文書稽催[#5] 公文檢核[#13] 訓練與宣導[#14] 五、文書稽催(一) 稽催時機：視公文處理時限適時辦理。[§31] 實施稽催[§32、33] 以登錄資料為基礎 依各個處理過程可使用時間 如有展期，依展期後之期限衡量稽催時機 ‧視公文時限狀況辦理稽催，通常登記桌會在到期前1、2 天提醒承辦同仁注意辦理狀況，是否要辦展期。 ‧稽催係以登錄資料為基礎，因此，登錄正確性十分重要。 ‧稽催時間，也依各處理流程可使用時間為基礎，機關應訂定各流程可使用時間。 ‧如有展期，則依展期後時間辦理稽催。

五、文書稽催(二) 承辦人 自我檢查 電腦系統 協助稽催[§35] ˙把握簽辦時效 ˙視需要於屆期前展期 [§34] 輔助機制 文書稽催[#5] 公文檢核[#13] 訓練與宣導[#14] 五、文書稽催(二) 承辦人 自我檢查 [§34] ˙把握簽辦時效 ˙視需要於屆期前展期 ˙陳核或送會逾時公文，提醒催辦 電腦系統 協助稽催[§35] ˙將屆期者：提示通知 ˙逾期未結者：稽催承辦人，通知主管 ‧稽催工作要由承辦人自我管理做起，承辦人應隨時留意公文處理的狀況。 ‧ 目前多數機關都能運用電腦系統協助辦理稽催作業，適時提醒承辦人相關公文辦理的進度。

五、文書稽催(三) 單位收發 協助查催 單位主管 督導催辦[§37] ˙屆期以前，提示注意 ˙會辦公文，協助稽催 ˙逾期案件，每日查催 輔助機制 文書稽催[#5] 公文檢核[#13] 訓練與宣導[#14] 五、文書稽催(三) ˙屆期以前，提示注意 ˙會辦公文，協助稽催 ˙逾期案件，每日查催 (持續稽催，配合提供資料，提示展期) ˙綜合提供單位主管查催資料 單位收發 協助查催 [§36] 必要時請承辦人員填復延辦理由 ˙督促依限辦結、落實代理制度 ˙提示處理原則、調配人力、避免展期 ˙檢討分析，糾正缺失，平時考核紀錄 ‧單位收發人員： -在屆期前1、2天應提醒承辦人員 -會辦公文、逾期公文等，都應提醒承辦人員 -提供相關資料供單位主管參考 ‧單位主管 督導所屬、調整工作人力、檢討、考核，以提高公文時效 單位主管 督導催辦[§37]

五、文書稽催(四) ˙每週提報全機關待辦案件資料 ˙定期統計陳判未結案件停留日(件)數 ˙個案管制處理(久未辦結案件) 文書單位 輔助機制 文書稽催[#5] 公文檢核[#13] 訓練與宣導[#14] 五、文書稽催(四) ˙每週提報全機關待辦案件資料 ˙定期統計陳判未結案件停留日(件)數 ˙個案管制處理(久未辦結案件) ˙定期對陳核至幕僚長以上長官尚未批核案件之停留日數及件數進行統計並分送轉陳參閱 文書單位 綜合稽催 [§38] 是否落實以「案」全程管制 提醒加速陳判流程 ˙解決稽催共同性問題 ˙必要時抽查 ˙逾期30日以上者，個案分析管制 ˙檢討稽催成果，每月提報 專責 管制單位 [§39] ‧文書單位 -定期提報相關資料 -特別留意久未辦結案件 -對陳核至幕僚長以上長官未批核案件情形，提醒長官加核判 機關首長 或幕僚長 [§40] ˙指定人員實施檢核，公布成效

六、訓練及宣導 訓練 宣導 實施重點要項 作業項目 (一)管制基本原則 (二)各類別案件之管制規定 [§161~164] 輔助機制 文書稽催[#5] 公文檢核[#13] 訓練與宣導[#14] 六、訓練及宣導 作業項目 實施重點要項 訓練 [§161~164] (一)管制基本原則 (二)各類別案件之管制規定 (三)稽催及展期作業 (四)常見時效管制缺失之導正 宣導 [§165~167] (一)簡化及減量 (二)落實登錄、統計、分析作業 (三)公文使用平均日數應確實統計填報

課程大綱 第一部分 第二部分 公文時效與檢核 文書流程管理機制 一、公文時效管理基本原則 一、總則概述 二、各類公文時效管制 二、權責劃分 三、管制標準 四、管制方法 五、文書稽催 六、訓練及宣導 一、公文時效管理基本原則 二、各類公文時效管制 三、公文檢核 四、常見問題 2017/9/9

公文時效 一、公文時效管理之基本原則(一) 發文 內部傳遞 擬辦 收文分辦 發文 內部傳遞 擬辦 收文分辦 公文時效 從機關收文分辦、承辦人擬辦、會辦、陳核，一直到發文這整個過程，就是公文時效的重要流程。

一、公文時效管理之基本原則(二) 收文分辦 收文 ◎來文均先收文 ◎當日編號登錄 分辦 ◎收文分送承辦單位 ◎來文屬急件或具時效性 ☆先提陳核閱後再分送 改分 ◎收文次日確定主辦單位~~爭議案件 ◎時效統計以原登錄總收文日期為準 ‧下班前2小時收文，均應當日編號登錄分送承辦單位。急要公文並應隨到隨辦。當日收文應標示當日收文日期編號戳及條碼。 ‧改分

一、公文時效管理之基本原則(三) 擬辦 ◎來文急要者，應優先予以擬辦 ◎預留核稿長官批核時間 ◎其他亦於時限完成，不得積壓 ◎來文急要者，應優先予以擬辦　 ◎其他亦於時限完成，不得積壓 ◎案情複雜，分析案情考量展期 ◎預留核稿長官批核時間 ◎代理人落實代辦公文 承辦人擬辦公文應注意事項

一、公文時效管理之基本原則(四) 內部傳遞 陳核傳遞 ◎承辦單位控管傳遞流程 ◎急件公文應親持 ◎相關意見避免簽條往返 ◎先判發再補複閱 會 簽 ◎事前協調、電洽、電郵處理 ◎急件公文以分會或先發後會 陳核傳遞 ◎承辦單位控管傳遞流程　◎急件公文應親持 ◎相關意見避免簽條往返　◎先判發再補複閱 ◎各階段查催，查催如有困難，即時反映處理 稽 催 ◎訂定稽催作業規定　　　　　． ◎承辦人員 　　 ◎單位收發　　． ◎公文管制人員 ◎公文資訊系統 會簽案件應縮短會簽時間，避免登錄遞送承轉等手續 ‧對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦 要求承辦人員確實填復延辦理由，並將資料提供首長或主管會報 ‧單位收發應與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫，各權責人員和單位應負責相關稽催作業。

一、公文時效管理之基本原則(五) 急 件 公 文 發文 得不依層級之限制，越級行文 . 得以副本抄送直屬上級或下級機關 得不依層級之限制，越級行文 . 得以副本抄送直屬上級或下級機關 隨到隨辦(繕印、校對) . 於文件標明或以電話先行通知 . 公文送達後應持續追蹤 . ◎通報周知者，以登載機關電子公布為原則 ◎分配繕印之文件，以當日繕印竣事為原則 急要公文之處理方式

一、公文時效管理之基本原則(六) 一般公文 其他類公文 公文期限調整作業 更改速別 監察案件徵得來文機關同意展延期限 限期公文徵得來文機關同意更改期限 申請專案管制 申請特殊性案件管制 其他類公文 監察案件徵得來文機關同意展延期限 訴願案件報准延長,同時通知訴願人及參加人 於調整後期限辦畢，不列為逾期 一般公文可透過以下方式調整辦理期限調整：……。 ‧「專案管制」指涉政策、會商…需30日以上；不列入一般公文數量與統計。 ‧「特殊性案件」指未達專案條件，但又無法於限期內完成。機關得自行訂定處理時限；列入一般公文統計，於期限內辦畢者，以6日計。

一般公文 專案管制 人民申請 人民陳情 訴願 立委質詢 監察 二、各類公文時效管制(一)～綜述(1) 依各類公文訂定管制原則(共計七類) 一般公文 專案管制 人民申請 人民陳情 訴願 立委質詢 監察 管制重點 依限或逾限辦結 7類公文的時效管制重點都在「是否依限辦畢」，但其中「一般公文」和「立委質詢案件」要統計發文使用日數。 統計分析發文使用日數 統計分析發文使用日數

二、各類公文時效管制(二)～綜述(2) 管制類別 定義(範圍) 處理時限 限辦日期 管制重點 一、一般公文 二、專案管制案件 ★含限期公文 ★不屬其他類者 (特殊性案件) 最速件：1日（緊急公文視個案） 速件：3日 普通件：6日 扣除假日計算(限期公文包含假日計算) 1.計算發文使用日 數 2.管制[依限辦結] 或[逾限辦結] 二、專案管制案件 涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件得申請 依個案申請奉准之處理時限 ，1次申請不得超過6個月 包含假日計算 1.不計算發文使用 日數 三、人民申請案件 人民依法規提出之申請案件 ★按各事項類別，訂定處理期間並公告 ★未訂者，處理期間為2個月

二、各類公文時效管制(三)～綜述(3) 管制類別 定義(範圍) 處理時限 限辦日期 管制方式 四、人民陳情案件 五、訴願案件 ★行政興革之建議 ★行政法令之查詢 ★行政違失之舉發 ★行政上權益之維護 ★視業務性質 訂定處理時 限並公告 ★全案處理時 限不得超過 30個日曆天 扣除假日計算 ，機關自訂處理期限最長不得超過30個日曆天 1.不計算發文使 用日數 2.管制[依限辦 結]或[逾限辦 結] 五、訴願案件 ★各級行政機關訴願 審議委員會受理人 民提起訴願之案件 ★原處分機關自行撤 銷或變更原處分之 案件 ★訴願決定書 應於3個月內 為之 ★必要時，事 前報准延長 為5個月並通 知訴願人 包含假日計算

二、各類公文時效管制(四)～綜述(4) 管制類別 定義(範圍) 處理時限 限辦日期 管制方式 六、立法委員質詢案件 七、監察案件 行政院綜合業務處經由立法院答詢系統交答案件(施政質詢及專案質詢案件) ★代擬代判院稿： 10日 ★非代擬代判院稿： 7日 扣除假日計算 1.計算發文使用日 數 2.管制[依限辦結] 或[逾限辦結] 七、監察案件 ★糾正案 ★調查意見函 請改善案 ★委託調查案 ★公文已敘明辦理 期限者，依其期 限為準 ★未敘明辦理期限 者，以發文日起 2個月為期限 包含假日計算 1.不計算發文使 用日數

二、各類公文時效管制(五) ～一般公文(1) 處理時限─自收文次日起算 依公文速別計；限期公文則依來文或規定期限計。 限期公文： <依來文或規定所訂之期限(速別欄不填列) <宜訂定特定日期 <文到○日內見復(○日係指日曆天) <有兩個期限時以最後者為限辦日期 <收文時已逾限者視為普通件 <來文機關同意更改處理期限,以更改後期限為限辦日期 ．一般公文時限即依速別判定，並從收文次日起算。 -最速件：1日 -速件：3日 -普通件：6日 ‧限期公文則依來文所定日期，速別欄不註記。

二、各類公文時效管制(六) ～一般公文(2) 管制原則 特殊性案件（性質複雜，但又未符專案管制要件） 特定業務，自行統一訂定管制期限 仍列入公文發文日數計算管制 限期公文 未於來文期限內辦結者，即屬逾期案件 開會、會勘通知單 以會議日或會議後之特定日數為限辦日期 ☆ ‧「特殊性案件」係指案情複雜，但又未符申請專案條件（不涉政策或無需30日等條件），機關得就類似案件統一訂定處理時限。此類案件仍列入一般公文統計。 ．開會或會勘通知單以開會日或會勘日為限辦日，但機關如有另訂管制規定者，例如應於會後3日內簽陳會議報告者，則以自訂時間管制。

二、各類公文時效管制(七) ～一般公文(3) 併辦公文[§56] (案情相同、正副本、來函查催) ～首件公文存查　　　、　 ～後續收文併首件存查 ～以最後１件計算時效 ★被彙辦公文均以存查計列 ～以首件收文進行管制 ～後續併辦公文存查 ★被併辦公文均以存查計列 ‧何謂彙辦？併辦？ ‧舉例： -彙辦：需請其他機關表示意見，等彙齊各機關意見後，才能簽辦，因此，收到最後一個回復機關來文後，即開始計算處理時效。 -併辦：機關來文，本機關已在處理，又收到上級機關轉來同案情案件， ‧彙辦以最後一件計算時效；併辦以第一件進行管制。 ‧被彙、被併者，均以存查計列。 彙辦公文[§55] (彙集全部來文始能處理)

二、各類公文時效管制(八) ～一般公文(4) 時限計算標準(發文使用日數) 收文之次日至發文日止之日數扣除假日 收文當日辦結者，一律計算為0.5日 本機關以外機關會稿時 　從送會之日至退會收到日止之時間，得予扣除 跨機關陳核案件 　從送核之日至送回收到日止之時間，得予扣除 ‧發文使用日數計算方式： -收文次日至發文日止，扣除假日。 -收文當日辦理結，以半日計。 -機關以外會稿或陳核時間，不列入計算。

二、各類公文時效管制(九) ～一般公文(5) 時限計算標準(發文使用日數) 限期公文 限辦日期前辦畢時，最高以6日算 逾限辦日期始辦畢，以實際使用日數算 為處理限期公文需以彙併辦公文辦理者 依主案限期公文計算辦理時效 其餘彙併辦公文以一般公文存查件計算 ‧考考你：限期公文辦日數超過6日者，如於限辦日期內辦畢，最多以6日計。 ‧試問：如果限辦日數是10日，4日辦畢、8日辦畢、12日辦畢，其發文使用日數如何計算？ -4日辦畢者，就以4日計；8日辦畢者，則以6日計；但如果逾期辦畢，如12日辦畢，就以12日算。 ‧彙併辦公文以主案計算辦理時效，請問，彙併辦之主案分別是哪個文？ -彙辦：以最後一件計 -併辦：以首件計

二、各類公文時效管制(十)～一般公文(6) 時限計算標準(發文使用日數) 人民申請或陳情案件等以案管制者，其處理過程發 　文之公文，列入一般公文發文使用日數計算管制 　◎通知補件、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查 詢及機關間往返等公文 以案管制案件，中間發文請其他機關表示意見、請求補件等過程性處理公文，應該另取他號辦理（可於原號後加附號），不可以原收文號發文結案，且此類過程文件均列入一般公文統計。 另取他號,不以原收文號發文結案

二、各類公文時效管制(十一) ～專案管制案件(1) 由一般公文申請審核而成案 實質要件 須多方會辦之政策、法令繁雜案件 需時30日以上始得列入專案 程序要件 原時限屆期前申請簽會研考單位 機關首長或單位主管書面指示者，申請時間不受限 申請時敘明應載事項、訂定作業時程、預定完成時間 結案前定期提報作業執行情形 專案管制應符合申請要件，並且在到期前提出申請，但若屬首長或主管指示者，申請時不受上述限制。

二、各類公文時效管制(十二) ～專案管制案件(2) 處理時限─自收文次日起算 包含假日 依個案申請奉准之處理時限 一次得申請之處理時限不得超過6個月 超過預定完成時間，仍應申請展期 其他管制原則 不另列入專案 立委質詢、人民申請、陳情、訴願案、監察案 不符實質要件之一般公文 同類案件可以通案方式一次簽准 ‧專案管制案件一次申請不得超過6個月；若6個月將期仍無法辦畢，應申請展期。 ‧以下案件不列入專案管制：立委質詢、人民申請、陳情、訴願、監察案件、不符專案管制之特殊管制案件。 ‧同類案件可以一次通案簽准成為專案管制案件。

二、各類公文時效管制(十三) ～專案管制案件(3) 時效計算標準 不列入一般公文數量統計分析 管制條件 「依限辦結」或「逾限辦結」 管制依據 第一次申請奉准之處理時限，展期者以「逾限辦結」計 未符申請專案條件者 　列為一般公文計算處理日數

二、各類公文時效管制(十四) ～人民申請案件(1) 行政程序法第51條規定 人民(團體)依法規(包括行政命令)得提出之申請 處理時效─自收文次日起算 包含假日 機關應按各事項類別，訂定明確處理時限公告之；未訂定者，以2個月計。 各審查階段時點及結果，公布網站查詢 ‧人民依法規提出申請事項，機關應訂定處理時限，未訂定者以2個月為之。無法於期限內辦畢者，得延長1次。 處理時限長且需會勘(商)案件

二、各類公文時效管制(十五) ～人民申請案件(2) 管制原則 單獨管制系統／未建置單獨系統，可採首件不銷號方式 不合法定程式時 一次通知補正 不直接退文 延長以一次為限，其日數不得超過原公告處理時限 時效計算標準 管制條件「依限辦結」或「逾限辦結」 案件處理過程相關公文，列入一般公文管制 通知補件、會勘、會議、請釋、查詢及機關間往返公文 ‧機關得視狀況建置獨立的人民申請案件時效管制資訊系統（§83），如果未建置，而有處理過程性文件需要時，可採首件不銷號方式辦理。 ‧民眾申請文件不合，應一次通知，不退文。 ‧若無法於規定日數內辦畢，得延長1次，且延長時程不得超過規定或公告時限。例如，處理時限定為30日，延長的處理時間最多只能再加30日。 ‧處理期間若遇連續3日以上假日，辦理日數可視需要延長之。（§89）

二、各類公文時效管制(十六) ～人民申請案件(3) 檢討縮短處理時限 實際處理時限低於規定時限者 公布核准要求標準(條件)，使當事人明瞭未能核准之原因 ‧為提升為民服務品質與形象： -發現實際處理時數低於規定時數時，可檢討修正 -公告核准標準，讓申請人明瞭核准條件

二、各類公文時效管制(十七) ～人民陳情案件(1) 人民陳情案件(行政程序法第168條) 範圍 行政興革之建議 行政法令之查詢 行政違失之舉發 行政上權益之維護 ‧民眾來信都是人民陳情嗎？ ‧收到民眾來信，如何判定是一般公文或是人民陳情？

二、各類公文時效管制(十八) ～人民陳情案件(2) 處理時限 收受陳情書次日起算為原則 首長室等轉下案件，以交辦次日起算 通知陳情人補陳，自陳情人補陳之次日起算 視業務性質分別訂定處理時限 　◎案件形式及來源 ◎涉及機關數 ◎涉及政策或法令研訂 ◎案件涉及之業務性質 處理時限公布機關資訊網 各種處理時限不得超過30日(日曆天) ．處理時限起算日以文次日、交辦次日、或陳情人補件次日起算。 ‧機關可依陳情案件性質分別訂定處理時限，例如，行政院院長信箱3日、首長信箱5日、雙向溝通7日。但各種處理時限不得超過30個日曆天。（§102、104表14） ‧為何是30個日曆天？提升為民服務品質。 ‧處理時限應公告。

二、各類公文時效管制(十九) ～人民陳情案件(3) 管制原則 確實依全面管制原則,收文分類登錄管制 機關及單位收文 首長(副首長或幕僚長)室收受轉下案件 陳情人親赴機關陳情 以電話、電子郵件、電子民意信箱傳送陳情 以案件實質妥處為解除管制條件 展期時 　延長時限理由以書面(或電子郵件)告知陳情人 ‧人民陳情案件，無論來源為何，應全面管制。 ‧案件實質妥處為解除條件。 ‧需展期時，應將延長時限與理由告知陳情人。 ‧展期者，即視為逾期。 ‧展期可以多久？可以超過30天。

二、各類公文時效管制(二十) ～人民陳情案件(4) 時限計算標準 管制條件「依限辦結」或「逾限辦結」 辦理過程相關公文經過期間，得予扣除 　會商、請釋（示）或其他先行函復陳情人之公文 不予處理案件，列為「依限辦結」 　依「行政程序法」與「行政院及所屬各機關處理 　　人民陳情案件要點」規定得不予處理案件，經於 　　處理時限內登錄存查者 ‧過程中需會商、請釋者，另以他號處理，並得扣除日期。（§98、104表14） ‧不予處理情形： -無具體內容或未具真實姓名或住址。 -同一事由已明確答復。 -非本機關主管，且陳情人以同一事由向各機關陳情。

二、各類公文時效管制(二十一) ～訴願案件(1) 範圍 各級行政機關訴願審議委員會受理人民提起訴願之案件 原處分機關自行撤銷或變更原處分之案件 處理時限 自受理訴願機關或原行政處分機關於收受訴願書之次日起算(含假日) 訴願決定書 3個月內處理完畢 必要時得延長為5個月，並通知訴願人 補送(正)訴願書者，自補送(正)之次日起算 未為補送者，自補送期間屆滿之次日起算 ‧收受之次日起算。 ‧要做成訴願決定書者，應於3個月內處理完畢，必要時得延長為5個月，並通知訴願人；超過以上期間即屬逾期。 ‧需請訴願人補正者，以補正次日起算。如果未補正者，自補正期滿次日起算。

二、各類公文時效管制(二十二) ～訴願案件(2) 管制原則及時限計算標準 管制條件「依限辦結」或「逾限辦結」 處理過程有發文需要者 通知訴願人補正公文、訴願答辯書等，以一般公文計列 逾3個月辦結者  「依限辦結」事前報准延長，同時通知訴願人及參 　　　　　　　　　　 加人，並於5個月內辦結時 　　 「逾限辦結」未報准延長 報准延長而未通知訴願人及參加人 逾5個月辦結者列為「逾限辦結」 ‧管制條件以「依限辦結」或「逾限辦結」管制。 ‧過程性文件以一般公文計。 ‧未報准延長、報准延長未通知訴願人、或是逾5個月辦結，皆視為「逾限辦結」。

二、各類公文時效管制(二十三) ～立委質詢案件(1) 立法院開議期間每一會次立委提出質詢，其未答復部分與書面質詢部分，應於20日內以書面答復，送立法院轉知質詢委員 立法委員質詢案件 指行政院綜合業務處透過立法委員質詢答復系統交答之案件　　 管制原則 以「案」管制 施政質詢案件～均為非代擬代判院稿案件 專案質詢案件～代擬代判院稿及非代擬代判院稿 ‧立委質詢案件係指透過立委質詢答復系統交辦之案件。 ‧區分為「施政質詢」與「專案質詢」，均以案管制。 ‧施政質詢：代擬代判院稿，10日內 ‧專案質詢：代擬代判院稿：10日內、非代擬代判院稿：7日內。

二、各類公文時效管制(二十四) ～立委質詢案件(2) 處理時限 以行政院電子交答發文之日起算(扣除假日) 答復期限之計算 以行政院電子交答發文之日起～至各機關將 　　擬答電子檔傳送行政院之日止 代擬代判院稿案件文到後10日內 將院函稿連同電子檔送行政院用印發文 非代擬代判院稿案件文到後7日內 將擬答電子檔送行政院綜合業務處電子窗口 ‧處理時限，以系統交答當日起算，至答復電子檔傳送行政院為止；扣除假日計算。

二、各類公文時效管制(二十五) ～立委質詢案件(3) 時限計算標準 統計範圍立法院答詢系統內之質詢案件 　　　　　　公聽會、索取資料及質詢擬答題庫案件 以行政院電子交答發文之日起算，至各機關將擬答電子檔傳送行政院之日止 管制條件  發文平均使用日數 「依限辦結」或「逾限辦結」 代判院稿案件以10日審定依限或逾限 非代擬代判院稿案件以7日審定依限或逾限 ．非屬立法院答詢系統交答之文件，例如公聽會、索取資料、擬答題庫等，均不屬立委質詢案件。 ‧管制條件包括是否「依限辦結」，以及發文平均使用日數。

二、各類公文時效管制(二十六) ～監察案件(1) 法令依據 監察法第25條、監察法施行細則第20條、第29條、監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項 管制原則 以「案」管制 辦理過程發函他機關或會商需要相關公文 以一般公文計列 超過2個月尚未辦結函復之逾期案件 管制單位應調查原因，分析責任，簽報首長核處 ‧以案管制 ‧過程性文件以一般公文計 ‧逾限超過2個月者，管制單位應調查原因

二、各類公文時效管制(二十七) ～監察案件(2) 處理時限 依來文所訂期限辦理 未敘明辦理期限者以發文日起2個月(含假日)為限 函請他機關提供資料後據以回復監察院者 於監察院限辦日期內，酌訂機關回復期限 計算標準 「依限辦結」徵得來文機關同意展期者，於展期 　　　　　　　　期限內辦結者 「逾限辦結」超過規定處理時限辦結者 未獲來文機關同意展期者 ‧處理過程需請其他機關表示意見者，得在應回復期限內，酌訂機關回復時間。 ‧未於限辦期限、未於同意展期限期內、或未定期限而超過2個月辦結者，視為逾期案件

三、公文檢核(一） 研訂文書流程管理稽核計畫 事前預防事後糾正 定期檢核分層督導 稽核項目抽查比率 至少每半年自行檢核1次 登錄統計　 分辦 . 內部傳遞　 逾期結案 公文處理制度 運用資訊技術執行 依數量、業務性質或簽核方式等訂定抽查率 至少每半年自行檢核1次 對所屬機關至少每年檢核1次 分層負責 研訂各業務處理程序或流程 建立職務代理人制度 積案實施專案管制 研訂獎懲標準 按權責建議並辦理獎懲 研訂文書流程管理稽核計畫 事前預防事後糾正 稽核項目抽查比率 定期檢核分層督導 ‧機關應研稽核計畫；各單位配合文書流程管制之權責，落實事前預防；管考單位則確實執行稽核作業；各機關每半年應至少自行檢核1次，對所屬機關每年至少檢核1次。

一般公文 專案管制案件 三、公文檢核(二)～各類公文檢核重點 基本作業？ 管制範圍？ 稽催實施？ 時效提高？ 個案分析？ 申請要件？ 以案管制統計？ 依實審定是否依限辦結？ 依限辦結率？

人民申請案件 三、公文檢核(三)～各類公文檢核重點 人民陳情、立委質詢案件 依性質訂定時限？ 時限標準偏低？ 全面管制？ 以案管制？ 依實審定是否依限辦結？ 依限辦結率？ 人民陳情、立委質詢案件 全面管制？

三、公文檢核(四)～各類公文檢核重點 訴願案件 有無訂定處理程序或作業要點？ 以案管制？ 依實審定是否依限辦結？ 依限辦結率？ 監察案件

三、公文檢核 (五) 公文檢核 結果 提報業務會報 簡化文書流程與決行層次 檢討改進人民申請及陳情案件 ◎分析檢討關鍵問題或異常性案件 ◎及時糾正人為錯誤偏差 ◎研究改進處理原則或共同性問題 簡化文書流程與決行層次 檢討改進人民申請及陳情案件 辦理過程需時超過6日者 涉及2個以上機關會同處理者 統計是否確實 駁回與退回案 檢討現行規定、表格、內部流程

四、常見問題(一) 內部機制 －－整體作業－－ 未配合相關規定據以修正內部規定 －－擬辦決行－－ 未依業務性質妥適訂定或落實分層決行 未研訂或落實代理人制度 －－公文期限及稽催－－ 未適時檢討修正公文處理期限 未視情形訂定公文各階段處理時限 公文系統未提供稽催功能 －－公文展期－－ 未依業務性質分訂申請展期期限 展期申請單未依規定列明應載事項

四、常見問題(二) 登 錄 －－文面有誤－－ 未蓋（不確實）收文日期編號戳及條碼 實體公文所載發文日期不正確 －－登錄有誤－－ 分類登錄錯誤(例:申請、 陳情案件誤登為一般公文) 公文系統登錄時間與實體公文批核時間不符 限期公文以來文速別之期限登錄 當日收文登錄次日日期 未經權責主管核准擅改紀錄 －－未登錄－－ 來文或交辦案應登記而未送經文書人員納入公文系 統登錄 傳真或電子信箱來文未送交收文登錄

四、常見問題(三) 統計分析 －－統計－－ 未依規定確實統計 統計設定有誤 展期公文未計列為「逾期案件」 　－－統計－－ 未依規定確實統計 統計設定有誤 　展期公文未計列為「逾期案件」　 公文時效之計算有誤（例：繕發時間未計入） －－分析－－ 未針對逾處理時限30日以上案件進行個案分析 未依規定確實填復延辦理由並將資料提供首長或主管 　會報

四、常見缺失(四) 公文核擬 ◎逕收來文未送交收文登錄 ◎發文機關承辦人員未確實區分公文處理速別 ◎來文處理速別調整，未經核准授權程序辦理 ◎公文核擬未符分層負責規定 ◎代理人未落實代辦 ◎未預留核稿長官批核時間 ◎會簽、核稿時程太長 ◎稽催作業未落實 ◎公文辦畢後未歸檔

四、常見缺失(五) 管制檢核 ◎規避稽催 利用存查銷號，再以創稿發文？ 利用辦理過程之行文銷號？ 應行發文而予存查？ 應送收文登錄，卻視為創稿附件簽辦？ ◎以案件實質妥處為解除管制條件者 未結案前處理過程之收發案件，未以一般公文計列？ ◎專案管制案件 未符規定要件？申請時未簽會研考單位方式？未定期提報執行情形至結案為止？公文展期數次後方申請專案？

非屬管制範圍者亦列入？公文時效起點計算有誤？ 四、常見缺失(六) 管制檢核 ◎人民申請案件 未檢討縮短處理時限？缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補正？ ◎人民陳情案件 未全面納入管制？未依性質訂定處理時限或皆以30日時限進行管制？　 ◎立委質詢、監察案件 非屬管制範圍者亦列入？公文時效起點計算有誤？

結語 公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係 遵循文書處理手冊及文書流程管理作業規範等 規定辦理，確保公文品質與時效

謝謝聆聽 2017/9/9