采购管理员培训 科技发展处质量办

采购管理员的职责 根据各项目的采购要求制定采购计划，采购计划的制定要求，如频次、范围等，可由实验室（中心）自行确定。 依据研究所有关采购管理要求对采购合同、供方资质等采购文件进行初审并签字。 在采购合同审签过程中负责与机关采购主管部门沟通，及时解决合同评审过程中的问题。 对采购合同执行过程进行管理，并建立合同档案。 对为本实验室（中心）供货的合格供方进行管理，包括收集交付情况、使用情况、后期售后服务情况，作为合格供方复评时的证据。 组织实验室（中心）内人员学习研究所有关采购管理要求和流程，向实验室（中心）科研人员提供现实有效的《合格供方名录》。

实施采购管理的依据 采购控制程序（质量管理体系程序文件CX-7-13） 外包控制程序（质量管理体系程序文件CX-7-14） 《工程热物理研究所仪器设备类固定资产管理办法》 《工程热物理研究所政府采购管理办法》（工热发字[2007]61号） 《工程热物理研究所合同评审办法及签订流程》 《工程热物理研究所化学品安全管理暂行规定》（工热发字[2007]74号）

术语和定义 用于产品/样机（任务书或合同中明确规定形成成果的硬件，如某某样机）的原材料、元器件、零部件；不直接用于产品的外包加工件，如设计过程中的试验件；仪器设备。 科研器材 低值器具（1500元以下的专用设备及1000元以下的一般设备）；耗材。 低值易耗品

管理职责 制定采购计划 收集供方资料、调研 拟定采购合同，组织内部评审 合同执行管理 采购品验收 对于不能一次消耗的物资，指定专人按照使用要求对原材料、元器件或零部件进行存储，并建立保管和领用制度。 管理职责 实验室 合同质量条款的把关，尤其是关重件的采购、含有关键过程和特殊过程的外包加工、采购新设计和开发的产品。 检验 质量办 采购主管部门 （科技、财务） 合同条款的把关，尤其是采购的必要性、供方能力、合同价款及付款方式、验收方式、违约责任等 盖合同章 合格供方评定及名录的管理 固定资产管理：验收、入库、清查、统计、处置 设备管理：计量、50万以上仪器设备的验收 条件办 借款、报销 政府采购：合同评审；50万以上设备采购的招投标；进口审批、免税 财务处

供方的选择和评价 1、以下物资外购应在我所《合格供方名录》范围内选择供方 a) 用于产品/样机的原材料、元器件、零部件 b) 仪器设备（含计量器具） c) 金属材料 d) 有毒有害化学品 e) 气体及燃料 f) 电脑配件 2、供方评定程序 条件办编制合格供方名录并向全所发布 实验室申报 条件办审核 管代批准 《供方能力调查表》、《合格供方审查表》、质量能力证明材料：营业执照、体系证书等。 资料审查、电话调查、实地考察。

3、从《合格供方名录》外选择供方时： 填写“供方能力调查表”和“合格供方审查表”，同时提供该厂家营业执照、质量管理体系证书等相关质量证明文件。 实验室主任审核、条件办审核、管代批准后方可选用。 必要时还需提请合格供方评定小组会议审议。 4、《合格供方名录》由条件办组织每两年进行一次复评。 5、采购部门应建立并保存供方的质量记录，作为供方档案的一部分，也是评定供方保证能力的重要证实材料。

采购的实施

采购管理员工作流程 1、判断是否与采购计划相符。 2、看供方，是否在《合格供方名录内》。 3、看《物资外购及合同审批表》/《外包申请及合同审批表》，填写是否完整、准确。 4、根据价格判断采购方式，明确采购主管部门，重要合同必须提前沟通。 5、查验采购文件，包括合同、协议、询价单等是否齐全。 6、审核合同文本。 7、编号、登记，纳入合同管理。 8、按采购流程办理审批手续，直至盖合同章。 9、每笔付款前查验是否与合同规定的付款方式一致，确认后在借款单/报销单空白处签字并记录付款情况。 10、完成进货验收、资产复核后方可办理报销。 11、查验发票，注意名称应与合同一致。 12、定期汇总供方供货情况，如产品合格率、合同履约情况、售后等。

合同文本的审核要点 明确产品类别、型号、规格、数量、等级、技术条件、技术标准、生产厂家，是通用型产品还是特殊要求产品； 规范、图样、检验规程等的名称和适用版本，说明是采用国家标准、行业标准还是企业标准作为交货依据和验收条件，最好详细到适用的条款，包括一些特殊质量技术要求； 在采购（含外包）关、重件时，对供方在产品实现过程的特殊岗位人员资格要提出要求； 签订外包合同时，在合同中要明确规定对外包过程的控制要求，如：材料的要求，使用设备的要求，操作人员的要求，参与工艺评审的要求，需要供方提供的能够证明其产品质量和生产过程符合要求的证据，包括工艺文件、检验记录等； 关键件、重要件及关键工序的外包，应要求供方按标准7.5.6条款的要求对生产过程进行质量控制。可行时产品需全部检验并保留检验记录； 特殊过程的外包，应要求供方按照标准7.5.2条款的要求对生产过程进行控制，对过程参数进行连续监控，并保留记录； 在采购合同（协议书）中确认对供方提供产品的验收方式、监督和审核方式等。

其他注意事项 采购新设计和开发的产品时（适用于军品，民品可参照执行），采购部门须进行采购项目论证和确定供方的论证，论证结果须经部门负责人审核批准；签订技术协议；进行设计验证和设计确认，包括复验鉴定、匹配试验、装机试用，经验证和确认满足要求，并经主管所领导批准后方可投入使用。 采购人员应对拟采购物资进行广泛调研，与供应商进行充分沟通，在满足技术条件、研制进度、使用要求等条件的基础上，应尽量控制采购成本，进行比价采购，并留存有关比价记录；若只能从唯一供应商处采购的，需阐明理由，文字备案。 固定资产投资项目、修购专项中涉及的设备购置须在采购申请表中“经费支出课题编号”一栏注明，合同由条件办进行会签。 政府采购在签订合同前也须填写采购申请表，合同由科技处进行会签。 涉密项目的采购金额超过50万，且不便进行公开招标的，须单独进行文字说明，包括项目来源、是否涉密、选择供方的理由等，由经办人、项目负责人、实验室主任签字确认，并附证明材料。必要时，须经研究所采购小组批准。

相关表格 JLCX0713-01 《合格供方名录》 JLCX0713-02 《合格供方审查表》 JLCX0713-03 《供方能力调查表》