档案信息化建设 Construction of Archives Informatization

目录： →一、基本概念界定 →二、档案信息化建设的主要内容 →三、档案信息化建设的原则与要求 →四、档案信息化建设现状 →五、档案信息化建设问题与对策

一、基本概念界定 （一）信息化 （二）档案信息化

一、基本概念界定 （一）信息化

1.信息化的定义： ①方式手段：是充分利用信息技术，开发利 用信息资源， ②直接作用：促进信息交流和知识共享。 ③终极目的：从而提高经济增长质量，推动 经济社会发展转型的历史进程。 档案信息化建设问题与对策

2.信息化的内涵： ①首先，信息化是一个相对的概念。 信息化所对应的是社会整体及各个领域的信息获取、处理、传递、存储、利用的能力和水平。 ②其次，信息化是一个动态发展中的概念。 信息化是向信息社会前进的动态过程，它所描述的是可触摸的有形物质产品起主导作用向难以触摸的信息产品起主导作用转变的过程。

④最后，信息化是技术革命和产业革命的产物。 2.信息化的内涵： ③再次，信息化是一个渐进的动态过程。 它是从工业经济向信息经济、从工业社会向信息社会逐渐演进的动态过程，每一个新的进展都是前一阶段的结果，同时又是下一发展阶段的新起点。 ④最后，信息化是技术革命和产业革命的产物。 是一种新兴的最具有活力和高渗透性的科学技术。

一、相关概念界定 （二）档案信息化

（2）手段：在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。 1.档案信息化的定义： （1）前提： 在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下。 （2）手段：在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。 档案信息化建设问题与对策 （3）目的：加速实现档案管理现代化的进程。（是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。）

2.档案信息化的内涵： （1）档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体实现 （2）档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合 （3)档案信息化涉及信息技术和人文环境两个层面，具有十分丰富的内涵

二、档案信息化建设的主要内容

二、档案信息化建设的主要内容 （一）档案信息化基础设施建设 （二）档案信息资源建设 （三）档案管理应用系统建设 (四)档案信息化法规、标准建设 （五）档案信息化人才队伍建设 （六）档案信息安全保障体系建设

（一）档案信息化基础设施建设 配置信息处理设备其任务是配置计算机、服务器、扫描仪、复印机、打印机等信息处理设备，构建档案信息处理的硬件环境，提高应用计算机管理档案的普及率。 建设和完善档案网络档案局（馆）内部的局域网 连接政府各部门的政务网 连接公众的外部互联网。 地位： 1.档案信息化建设的物质条件 2.档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础

（二）档案信息资源建设 1.档案信息的数字化 2.档案网站建设 3.数字档案馆建设 4.档案数据库建设

1.档案信息数字化（定义及内容） 档案信息的数字化 一是档案目录信息的数字化： （馆藏量较大、基础工作薄弱的档案单位应优先建立目录信息库） 指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子文件，系统组织成具有有序结构的档案信息库。 二是档案全文信息的数字化： （扫描后数字化处理形成档案信息库供查找利用） 。

档案信息数字化（过程） 馆藏档案 出库 整理 著录 扫描 质检 修图 生成文件 档案质检 档案移交 档案装订 档案上架

档案信息数字化（意义） 意 义 （1）从提高档案利用的效率和确保档案原件 的安全角度出发 （2）实现档案信息化管理的必要途径 档案信息化建设问题与对策 （3）档案数字化是每个档案馆、档案室都需 要做的基础性工作

2.档案网站建设： （1）基本概念： 是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。 （档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。）

（2）主要内容： 档案工作信息 档案机构信息 档案资源信息 档案服务利用信息 （3）档案网站的功能： 服务功能 宣传功能 交流功能

黑龙江省档案局主页

3.数字档案馆建设 1.数字档案馆（概念）： （1）原因：是指各级各类档案馆为适应信息社会对档案 信息资源管理、利用需求增加 （2）途径：从而运用现代信息技术对数字档案信息进行 采集、加工、存储、管理 （3）目的：并通过各种网络平台提供公共档案信息服务 和共享利用的档案信息集成管理系统 （4）着眼点：强调在数字化档案馆环境下用户开发利用 档案信息资源的便利。 档案信息化建设问题与对策

2.数字档案馆的(特点)： 3.数字档案馆与实体档案馆之间（关系）： 1.存在方式：是一种无形的信息组织与利用环境； 2.运行方式：存取档案信息的网络化； 3.功能定位：以存取为中心。 数字档案馆 基础 新的管理、服务机制 新的要求 实体档案馆 3.数字档案馆与实体档案馆之间（关系）：

数字档案馆模型 数字 档案馆 利用平台 数字档案馆管理系统 档案数字化 加工系统 档案接收 管理系统 数字档案馆的数据库 数字档案馆数据备份 档案信息化建设问题与对策 数字档案馆的数据库 数字档案馆数据备份

3.档案数据库建设： 档案数据库概念：档案数据库是指以结构化或半结构化形式集中存储的数字化档案信息。 （1）档案目录数据库 《全国档案信息化建设实施纲要》中要求：有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现联机检查，重要全宗档案逐步实现文件级目录机检. （2）档案多媒体数据库和全文数据库 《全国档案信息化建设实施纲要》中提出：通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法，积极建设相关全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息查询。

（三）档案管理应用系统建设 1、档案管理软件系统的开发与推广 2、基于政务网的文件档案信息系统的构建 3、基于互联网和政务网的档案网站建设

（四）档案信息化法规标准建设 法规、标准的制定和执行是信息化建设的保障。 档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面，（包括电子文件归档和数字档案管理的各个环节。） 档案信息化 保障 档案法规、标准 融入各方面、各环节

（四）档案信息化法规标准建设 （1）对于信息化法制建设： （2）对于信息化标准体系的完善： 具体内容（两方面）： 《纲要》确立了在适当的时候提出行政立法建议，推动相关配套行政规章的制定和完善的基本任务等，形成有效的档案信息化建设激励、约束机制。 （2）对于信息化标准体系的完善： 《纲要》提出了集中力量研究制定一批急需的档案信息化标准，采取切实措施进行宣传与贯彻。加快建立、健全档案信息化标准实施机制。

（五）档案信息化人才队伍建设 （1）重要意义： 人才是信息化建设的成功之本，重视信息化人才的培养，提高档案从业者的信息素养和信息技能，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。 （2）严峻形势： 与其他行业相比，档案信息化人才形式比较严峻，人才资源紧缺严重制约着档案信息化建设的发展，以人为本，加强人才队伍建设已经成为档案信息化建设的当务之急。

（六）档案信息安全保障体系建设 威胁国家安全 损害公众利益 危及社会稳定 包括 泄密 档案信息 敏感信息 因此，必须建立安全保障体系来严格管理档案信息的合理利用。如何构筑可靠的档案信息安全保障体系，提高档案信息的安全系数，成为档案信息化建设一项重要而艰巨的任务。

（六）档案信息安全保障体系建设（做法） （1）针对系统数据库： （2）针对电子文件归档： （3）针对档案部门局域网： 各级档案部门要加强对计算机档案系统的管理，确保档案数据库安全。 （2）针对电子文件归档： 加强对电子文件归档工作的监督和指导，保障电子文件的真实、完整、有效。 （3）针对档案部门局域网： 档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密匙管理，确保档案信息网络传播的安全。

三、档案信息化建设的原则与要求

档案信息化建设的原则 统筹规划原则： 协调发展原则： 实用有效原则： 标准规范原则： 人才保障原则： 确保安全原则： 一盘棋 整体观 计划性 协调发展原则： 与社会信息需求相协调 与社会经济基础相协调 与信息技术发展相协调 标准规范原则： 实用有效原则： 系统化 专题化 有序化 人才保障原则： 确保安全原则：

档案信息化建设的要求 真实性 规范性 安全性 效率性 实用性

档案信息化建设的意义 档案信息化是档案事业适应时代社会发展的必由之路 档案信息化是开发档案资源的科学手段 档案信息化是提高档案服务水平的必然选择

四、档案信息化建设的现状

档案信息化建设的现状 1.各地档案信息化建设普遍开展 2.全国档案信息化环境得到改善 3.数字档案馆示范工程进展顺利 在档案网站建设方面。2002年，国家档案局网站开通。目前， 全国已有 41 个省级档案部门按计划开通了档案信息网站，全国各级档案信息网站公布开放的档案目录已有 3000 多万条，现行文件网上查询利用工作开展较为普遍。 许多市区县档案局（馆）以及大部分专门、部门档案馆，高校档案馆已建立了局域网和档案信息网站。 在档案目录数据库方面。许多档案馆都已经具备了建设目录数据库的现实基础，即各种馆藏目录。 有的馆建立了档案全文数据库和多媒体数据库， 如海南省档案馆已率先完成全部档案目录数据库建设任务。 此外明清档案、民国档案、革命历史档案目录中心已经建立，各地还建立了区域性目录中心。 2.全国档案信息化环境得到改善 全国档案信息化环境包括硬件、软件环境，档案信息资源以及人才等方面。 硬件方面：全国不少档案馆（室）内部建立了局域网络，许多档案馆设立了档案信息网站，有的还构建了基于宽带通信专线的高速档案局域网； 软件方面：档案界的档案信息化意识大大增强，政策法规环境有了较大改善；档案信息资源内容更为丰富，结构有所改善； 档案信息化人才有所增加，素质有所提高。 3.数字档案馆示范工程进展顺利 1999 年，国家档案局科研所和深圳市档案馆提出了建立数字档案馆的设想，并于 2000 年将数字档案馆列入国家档案局科研项目计划，之后很多档案馆陆续提出了进行数字档案馆建设的规划。 目前深圳、青岛、杭州、大连等数字档案馆建设取得了一定成就。 如深圳市档案馆已制定出数字档案馆管理的规范标准， 应用系统的研制开放工作逐步完善， 由其开发的数字档案馆应用系统正式投入使用，档案数字化生产日益优化，为其他档案部门建设数字档案馆提供了宝贵经验。 4.档案信息化建设对政务信息公开的推进起到了一定作用 各地档案部门能积极参与当地电子政务建设， 力争把信息化建设纳入当地国民经济和社会发展计划， 一批重大档案信息化建设工程项目相继启动和实施。 目前，各地政府一次性投入百万元以上、 已经完成或正在建设的档案信息化专项工程有青岛市数字档案馆工程、福建省分布式档案基础数据库工程、长春市档案信息网络工程、中国第一历时档案馆网络工程等 10 余个。 5.陆续出台了一系列相关标准 信息管理共用的标准 电子文件与纸质文件、档案管理共用的标准 电子文件管理专用的标准和规范。

五、档案信息化建设问题及对策

档案信息化建设存在的问题 1.档案信息化建设中缺少规划 3.档案信息化在电子政务中的重要地位与作用未充分显示 从全国档案系统来看，信息化各自为政、各取所需，未形成统筹安排、协调推进的局面。许多档案局（馆）的信息化建设缺乏长远规划或近期目标不够明确，档案信息化建设中未能及时研究统一标准和规范， 各馆使用的数据格式和标准缺乏统一性和规范性；方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来， 因而造成现在档案信息管理上各搞一套的局面，并给档案信息的传输、接受带来较大麻烦。 2.数字档案资源短缺且结构不合理 我国档案馆藏资源大多限于纸质档案， 数字档案资源不够丰富，且结构较单一，这是档案信息化建设中存在的一个重要问题，必然影响档案信息化进程与质量。 3.档案信息化在电子政务中的重要地位与作用未充分显示 目前通行于网络上的 80%的有效信息掌握在政府手中， 而政府的信息绝大部分存在于档案馆中。 档案信息化建设的意义，不仅在于对档案管理现代化的推动，而且是对政务信息公开的推进。 但在全国范围内还未形成将政府信息资源开发利用态势， 缺乏行之有效的组织和办法，档案信息化在电子政务中的作用不够突出。 4.档案信息化专门人才总体比较缺乏 我国档案界虽然有一些档案信息化方面的专门人才， 但总体来说还比较缺乏，地区和系统差异较大，使得档案数字化方面的工作无法开展。 5.档案信息化立法和规范化管理体系不够健全 我国在档案信息化立法余规范化建设方面与较发达的国家相比还存在一些差距，立法工作相对滞后，直接采用相关标准还存在一些困难，已经制定出来的规范标准之间有些不够协调。

档案信息化建设问题的对策 1.档案信息化建设要统一规划、统一标准、注意安全问题 2．调整馆藏结构，加快档案网站、数字档案馆建设 3.档案信息化建设必须与电子政务建设结合起来 4．加强档案信息化技术人才的知识和素质培养工作 5.抓紧档案信息化法制与标准建设

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