数码照片归档与管理 省档案局馆室业务处

主要内容 数码照片档案的定义 数码照片档案的收集 数码照片档案的整理 数码照片档案的保管利用

1826年法国人尼埃普斯将其发明的感光材料放进暗盒，拍摄和记录下历史上第一张摄影作品，作品在其法国勃艮第的家里拍摄完成，通过其阁楼上的窗户拍摄，曝光时间超过8小时。

1888年柯达公司生产出新的感光材料—柔软、可卷绕的“胶卷”。 世界首台数码相机1975年于美国柯达公司在纽约实验室中诞生。发明人是柯达公司当时的技术人员Steven J.Sasson(赛尚)。

数码照片档案管理规范性文件 GB/T 11821-2002 照片档案管理规范 DA/T 50—2014 数码照片归档与管理规范

数码照片的定义 电子文件 electronic records 数码照片 digital photos 用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。  电子文件　electronic records 　 　指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

digital photographic records 数码照片档案 digital photographic records 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。 实际上，这个定义并不完全。

传统照片档案一般包括照片、底片、说明三部分。 数码照片档案由数码图像（电子文件内容）、元数据（EXIF信息）和文字说明组成。

几个重要的概念 EXIF信息 exchangeable image file information 可交换图像文件信息 专门为数码相机的照片设 定的，记录数码照片的属 性信息和拍摄数据。

照片组 photos group 有密切联系的若干张数码照片的集合。 反映同一问题和事由的一组照片，如，一次会议，一个项目，一个活动，但是同属最低一级类目内

照片组 photos group

（负责是指简单整理：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者） 数码照片档案的收集 一、建立形成和收交体制、制度和监督机制 1.列入照片形成部门和人员的工作岗位职责 2.明确责任分工，确立“谁拍摄，谁负责” 收集、整理的原则。 （负责是指简单整理：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者）

管理职责 立档单位管理职责：明确本单位照片档案的形成、归档、管理和检查等工作的岗位职责、工作制度和监督机制，落实照片档案建档、管理等工作所需经费和工作条件。 数码照片形成部门（或人）管理职责：接受综合档案室的业务指导和监督，按归档范围负责完成业务范围内形成的照片的收集、初步整理和移交工作。 综合档案室管理职责：指导、监督、检查本单位数码照片的积累、收集、整理和移交工作，负责数码照片的接收、再整理、归档、保管和借阅利用等工作。

3、制定数码照片的管理制度：包括收集范围、收集内容、收集标准和移交时限 4、最好能制定并落实监督机制

归档范围 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片； 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片； 本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片； 领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片； 本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片； 本单位历届领导班子成员的数码证件照片。 2 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。 3 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。 4 其他具有保存价值的数码照片。  

移交时间： 活动、会议等相关工作结束后两周内，最长不超过一个月 【即时整理、及时移交、定期归档】 移交内容、标准：符合归档范围、归档数量和归档质量要求的数码照片、元数据和文字说明。

数码照片归档要求 1.归档的数码照片要求是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。 悬 浮 视 察 照

2. 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

照片的选择 构图重复，可选其一。 主题不鲜明，可不归档。 影像不清晰，不要归档。

归档要求 3. 归档的数码照片可采用JPEG、TIFF、RAW等格式，推荐采用JPEG。 4. 归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。 5. 数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。 6、归档前进行四性检测

数码照片归档流程 1.归档前期工作（摄影人或责任科室负责） 挑选 分组 编写组总体说明和单张照片分说明 移交归档照片 2.具体归档工作（档案室负责） 照片的再整理：内容、文字说明和元数据齐全

数码照片档案内容的整理 1、分类 同一全宗内的数码照片档案 按“保管期限-年度-照片组”分类。 保管期限为永久和定期，定期分30年和10年 年度为归档年度，同相关类别的档案归档年度一致 2、排列 同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。

3、命名 整理过程中，对数码照片文件进行重命名。 全宗号-保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名 保管期限代码：分别用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。 年度：为4位阿拉伯数字。 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。 张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。

数码照片文件的重命名

数码照片档案的存储 层级文件夹：在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。

数码照片档案的著录 数码照片档案应至少包括以下著录项目： 全宗号 保管期限 年度 部门 照片组号 张号 参见号 摄影者、时间、 数码照片档案应至少包括以下著录项目： 全宗号 保管期限 年度 部门 照片组号 张号 参见号 摄影者、时间、 组题名 文字说明 文件格式 开放状态

数码照片存储

数码照片的存储载体 数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，如:只读或一次写光盘，不宜用移动硬盘作为数码照片档案长期保存的载体。 数码照片档案用光盘按年度存储备份，一式3套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。备份光盘按归档光盘技术要求规范保管。

存储数码照片档案光盘标签 光盘号 光盘容量 2.5G 光盘题名 ****单位 2014年度 数码照片档案 保管期限 永久 载体套别 A套（封存保管） 载体序号 1 起止年月 2014.1-2014.12 存入时间 2015.1.20

数码照片档案的保管 1.光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 2.光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。 3.光盘的标签应粘贴在光盘的包装盒上，不得直接在光盘上粘贴标记。 4.存放光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃~20℃，相对湿度应控制在35%~45% 5.光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。

数码照片档案的利用 提供利用的方式： 举办照片档案展览 编辑出版画册 … … … … 数码照片档案的利用按照有关规定执行，利用时应确保未开放（密级）数码照片档案的信息安全。