佛光大學 公文電子化教育訓練課程 漢龍資訊科技公司
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收發文流程
電子公文收文流程： 教育部電子交換系統 & 紙本來文 登記桌轉分 會辦單位會簽 陳核二級主管 傳回文書組 結案(歸檔) 文書組登錄 承辦人作業 文書組登錄 總分文作業 登記桌轉分 陳核二級主管 送公佈欄作業 擲回承辦人 陳核一級主管 會辦單位會簽 長官判行
電子公文創簽(稿)既發文流程： 教育部電子交換系統 &紙本發文 簽 陳核二級主管 擲回 擲回 陳核一級主管 文書組 文書組 發文作業 結案(歸檔) 承辦人創簽/函稿 送公佈欄作業 承辦人 結案(歸檔) 陳核二級主管 簽 擲回 會辦單位會簽 長官判行 原承辦人 擲回 陳核一級主管
公文製作 功能介紹
直接點選即可製作一份公文(函)或簽呈
(1) (2) (4) (3)
可個人設定標點符號及常用詞彙
可夾帶電子形式附件 如：圖片、Word…等檔案
紙本承辦可列印紙本公文 公文段落自動排版， 格式全校統一
公文撰稿暫時存檔 公文製作不須一氣呵成
承辦公文流程追蹤 自己承辦的公文均可追蹤進度
公文經手辦理查詢 可查詢經手會辦文處理情況
公文流程設定
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(3) (４)
常用流程設定畫面 以關卡來顯示此公文簽核順序
選擇預設流程 自動帶出常用的流程
資料查詢功能展示
輸入查詢公文條件 本校 複合式查詢條件，彈性高 可隨時調閱公文，速度快
查出符合公文可複製再應用 避免週期性公文重複繕打 請點選複製 另存新檔成為一份新的公文
線上簽核作業
尚未處理公文一目了然
電子簽收公文 退文改分→退回登記桌改分
可點選“各單位意見”列印紙本存查 公文流程加簽，可加簽給其他人員 請在此輸入簽核意見 可點選放大
流程退文
退文至 『承辦人』(清稿、重新擬稿) 『上一關』(加簽或再會簽)
授權決行
長官授權決行。 系統將自動擲回原承辦人
送公佈欄作業
承辦人送發文作業
收文及發文，請選取分類號，俾利文書組為您結案歸檔 。 長官判行之公文，點選『送發文』 系統將直接傳送給文書組進行發文作業。
承辦人「簽陳」結案作業
公文結案 (電子&紙本) 系統自動帶入決行者名字
個人設定功能介紹
請依學校人事請假規定，並配合職務代理人設定
設定公文到件通知： 啟動或停止 儲存 設定憑證: 確定讀卡機安裝至電腦 將自然人憑證插入 點選