嘉藥學校財團法人嘉南藥理大學 公文管理系統 教育訓練 承辦人作業.

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1 嘉藥學校財團法人嘉南藥理大學 公文管理系統 教育訓練 承辦人作業

2 課程大綱 承辦人作業流程 外來文函復/簽會辦公文？ 如何創一份稿？（內文分繕） 一文多稿說明 如何建立個人受文者群組？ 如何刪除簽稿？
如何併文/解併？ 如何抽回誤送之公文？ 如何誤送退回？ 如何設定代理人？

3 承辦人作業流程

4 創稿 單位 主管決行 會辦 函復 發文 歸檔 ※密件公文或者紙本公文，系統保留所有公文流程與公文資訊。 主管 承辦人 承辦人 總發文 檔案室

5 主管是否批示公文電子檔 ＊密件或者紙本公文陳送主管批核 公文陳核 承辦人 主管 決行註記 單位登記桌 若主管決行電子檔公文
若主管不決行公文電子檔 單位登記桌

6 外來文函復/簽會辦公文?

7 如何函復/簽會辦公文 承辦人如何函復公文? 承辦人如何簽會辦公文?
待辦作業區→「承/會辦待辦區」→ 勾選欲函復的公文→【簽收】 →【簽辦】→選取欲簽辦的簽稿→設定傳送流程→ 【傳送】 承辦人如何簽會辦公文? 待辦作業區→「承會辦待辦區」→勾選欲簽辦之公文→ →【簽收】 →【簽辦】 →【意見輸入區】輸入意見→【瀏覽設定傳送流程】 → 【傳送】

8 如何創一份稿?

9 創稿系統操作 公文取號機制： 創簽稿： 3碼民國年＋D+6碼流水號 （稿轉文後會去取收發文號） 操作步驟：
點選常用功能區的【創簽/創稿】執行公文製作。

10 創簽/創稿 情境提示： 1. 承辦人如何以稿代簽? 創簽/創稿→創函→【存檔】→【登錄取號】→ 勾選欲跑流程的公文【設定傳送流程】 →【傳送】 2. 承辦人該如何創一份簽稿併陳之公文？ 創簽/創稿→創簽→【增加簽稿】→創函→【存檔】→【登錄取號】→ 勾選欲跑流程的公文【設定傳送流程】 →【傳送】 3. 承辦人如何先簽後稿? 已經創一份簽，進行公文流程，之後須再創一份函稿同時簽核，文號相同，該如何操作？ 創簽/創稿查詢→勾選簽→【修改】→ 【增加簽稿】 →點選函稿→ 【存檔】

11 創簽/創稿 公文創簽稿登錄取號以後，會出現在 待辦區作業→「承辦作業待辦區」當中。 「登錄取號」後公文時效開始起算。

12 公文製作介紹(一) 完整的工具列 橡皮擦 螢光筆 手寫筆 職名章 公文編號 手寫筆 便利貼 單選選單 螢光筆 追蹤修訂 公文編號 12

13 公文製作介紹(二) 文稿頁籤 公文編輯區

14 公文製作介紹(三）附件說明 附件說明 發文附件：於發文時會隨公文送出，附件資料會顯示附件種類為：「會簽附件」
會簽附件：內部簽辦公文所需之附件，不隨文發送。 如會辦公文需做資料調查或填寫表格，可使用參考附件，會辦單位可查看附件資料並下載檔案，之後再使用參考附件上載 附件資料 下載附件

15 線上公文製作介紹(四）函稿的正、副本 正、副本選擇由左邊本機關組織展開後，點選單位名稱二下，會自動引入右邊欄位，全部輸入完成後，按【確定】，自動將受文者帶入到文面上。 發文方式: 電子交換、郵寄、人工交換

16 分繕列印 如果受文者需要分繕列印，請選擇『分址分文』，於『不隱藏』勾選則勾選的單位就會於列印時被隱藏於受文者。

17 如何建立個人受文者群組? 17

18 建立個人受文者群組 承辦人有些自己使用之受文者資料需匯入公文系統使用，可在受文者設定以群組方式匯入。 匯入群組：
下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之群組名稱。 正本：教育訓練配合廠商 副本：教育訓練配合機關 匯入清單： 下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之所有受文者名稱。 正本：張三、李四、王五 副本：李白、韓愈 18

19 建立個人受文者清單 承辦人有些自己使用之受文者資料需匯入公文系統使用，可在受文者設定以群組方式匯入。
匯入清單： 下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之所有受文者名稱。 正本：張三、李四、王五 副本：李白、韓愈 19

20 設定傳送流程說明 指定到單一承辦人按新增則文送到該承辦人，同一單位或同登記桌可以指定到承辦人
指定單位按新增為傳送到該單位登記桌，跨單位不同登記桌傳送文只能指定到該單位登記桌 送總發文或總檔案室雙按兩下

21 如何刪除簽稿?

22 承辦人該如何刪除多餘的簽稿？ 承辦人如何刪除多餘的簽稿情境提示： 未登錄取號： 創簽/創稿查詢→勾選欲刪除草稿→【刪除】
已登錄取號： 創簽/創稿查詢→勾選欲刪除公文函稿→其他功能【解除連結】→再將草稿刪除。

23 如何併文與解併？ 23

24 併文 兩筆公文如何進行併文?併文完成後於公文狀態會顯示「併」字。 『其他功能』點選【併文】→選擇併文方式。 按【存檔】完成併文。
待辦區作業→「承/會辦待辦區」→選取兩筆公文。 『其他功能』點選【併文】→選擇併文方式。 按【存檔】完成併文。 24

25 解併 待辦區作業→「承/會辦待辦區」 →選取已併文之公文。 『其他功能』 →點選【解併】。 選擇主併文號解併或欲解併之公文。
按【存檔】完成解併。 25

26 如何抽回誤送之公文?

27 公文抽回系統操作 若公文送錯單位，該如何將公文抽回辦理？ 操作步驟： 在待辦區作業的「承/會辦待辦區」→篩選條件→點選【已送出未簽收】
勾選欲抽回之公文，在「其他功能」 → 【送件抽回】。 ※前提：須在對方單位尚未簽收前才可抽回。

28 如何誤送退回?

29 誤送退回 收到非本單位辦理之公文？ 操作步驟： 待辦區作業→ 「承/會辦待辦區」。
選取欲分文之公文→點選【簽辦流程圖】先察看本單位簽收前的前一單位，再進行「誤送退回」。 確認欲退回之前一單位→點選【誤送退回】 ，系統會將公文傳送到前一承辦單位或者總收

30 如何設定代理人?

31 代理人設定 操作步驟： 1.承辦作業→「代理人設定」 2.點選【新增】→選擇代理人→輸入代理期間→選擇授權角色→設定完畢後按下【存檔】完成設定。 代理項目： 請假代理：當請假時提供設定請假代理人 常態代理：一般常態性代理工作 授權代理：代理人將核章將會是 被代理人章，但系統之流程會 顯示(代）字

32 代理人設定 代理人於代理生效時間內進入系統，於左邊功能樹部份，會顯示﹝代﹞字的被代理人功能樹。