Ch02 Access的基本操作及建立資料表 資料庫管理

本章大綱 Access資料庫管理系統 啟動與關閉Access 建立資料庫 開啟存在的資料庫 Access的使用介面 規劃資料表的欄位 使用設計檢視建立資料表 資料表欄位屬性的編輯 新增記錄 顯示記錄

Access資料庫管理系統-說明 Access是Office軟體家族的資料庫系統，本書使用的版本是2003，這是一套提供給個人或中小企業使用的單機和桌上型資料庫系統，屬於一種關聯式資料庫，在電腦只需安裝Office 2003專業版以上的版本，就擁有Access 2003資料庫系統。 Access本身是一套資料庫管理系統，一套功能強大的應用程式和資料庫系統的整合開發環境，使用者在不需要撰寫任何程式碼的情況下，就可以建立資料庫來儲存和管理資料，並且設計資料庫系統所需的使用介面、查詢和輸出報表等功能。

Access資料庫管理系統-物件 當使用Access建立好資料庫檔案後，資料庫檔案擁有多種物件，分別可以執行下列工作，如下所示： 使用【資料表】物件系統化分類儲存資料。 使用【查詢】物件在資料表儲存的資料中搜尋和篩選出所需的資料，也就是記錄。 使用【表單】物件建立資料庫的操作介面，可以輕鬆檢視、新增、更新資料表的記錄。 使用【報表】物件建立漂亮的版面配置來列印記錄資料。

啟動與關閉Access 啟動Access 離開Access 在安裝好Access 2003後，就可以從Windows XP的「開始」功能表啟動Access。 離開Access Access提供各種功能指令，可以建立資料庫、資料表，新增、更新或編輯記錄，當完成資料庫處理後，就可以執行指令結束Access。

建立資料庫 Access記錄是儲存在資料表，一個資料庫可以擁有多個資料表，換句話說，我們需要先建立資料庫後，才能新增儲存記錄的資料表。

Access的使用介面-圖例

Access的使用介面-說明 功能表：Access的功能表選單，提供各種資料庫編輯和管理功能的相關指令。 資料庫視窗：資料庫各物件顯示和編輯視窗。 工作窗格：顯示各種Access工作窗格，只需在上方標題列就可以切換顯示工作窗格的內容，包含：快速入門、說明、搜尋結果、檔案搜尋、剪貼簿、開新檔案、範本說明和物件相依性。 狀態列：Access狀態列，顯示目前的操作狀態和功能鍵。

建立空白的資料庫 在Access建立空白的資料庫是建立一個沒有任何物件的資料庫檔案，副檔名為.mdb，本書後各章節說明的就是從本節空白資料庫開始，如何一步一步打造出讀者專屬的資料庫系統。

使用精靈快速建立資料庫 在建立的資料庫並沒有包含任何物件，如果使用者希望快速建立資料庫（當然需要現成資料庫範本合用），就可以直接使用資料庫精靈建立資料庫內容。 資料庫精靈提供步驟依序設定資料，就可以快速建立資料表、表單和報表等Access相關物件，輕鬆完成Access資料庫系統。

開啟存在的資料庫

練習一 建立一資料庫[活動管理]

資料表的規劃-說明 Access資料表物件如同一個二維表格，所以筆者準備將原來是使用Excel編輯的【學生資料.xsl】試算表檔案的現成表格轉換成Access資料表，內含學生連結和學分資料。 在試算表的試算格記錄學號、姓名、地址、電話、生日等學生資料，在轉換成Access資料表後，每一個試算表的欄（A~H）就是資料表的欄位，每一列（2~10）是一筆記錄。

資料表的規劃-圖例

資料表的規劃-步驟1 步驟一：定義資料表的欄位 試算表的每一欄就是資料表的欄位，一共需要8個欄位儲存每一筆記錄。雖然Excel並不用考慮儲存的資料類型和欄位大小，但是在Access資料表的欄位就需要指定每一個欄位的大小和資料類型。 相關注意事項，如下所示： 資料表擁有多少個欄位才能儲存一個完整的二維表格。 每一個欄位使用哪一種資料類型儲存最適合。 每一個欄位大小是否足以儲存所需資料，包含現在和未來的需求。

資料表的規劃-步驟2 步驟二：新增資料表的記錄 在定義好資料表的欄位後，我們就可以將試算表中每一列試算格的資料輸入資料表，建立成一筆記錄，以上述試算表為例共有9筆記錄。

資料表欄位的資料類型

資料表欄位的大小-文字資料類型 文字資料類型 文字欄位的預設大小為50，其範圍為0~255個字元，每一個中文字佔2個字元。

資料表欄位的大小-數字資料類型 數字資料類型

資料表欄位的大小-自動編號 自動編號 自動編號是一個4位元組的長整數或16位元組的複製編號。

新增資料表 在建立空白資料庫Ch4-2-1.mdb後，我們就可以新增第4-1節Excel試算表資料建立的【學生資料表】。

新增資料表欄位 現在我們就可以繼續上一節的資料庫範例新增資料表所需的欄位，資料表【學生資料表】的欄位說明，如下表所示：

刪除資料表欄位 資料表的欄位如果需要刪除，我們可以開啟設計檢視刪除資料表中不再需要的欄位。

插入資料表欄位 Access資料表可以在設計檢視新增欄位，如果新增欄位不是位在資料表欄位清單的最後，我們也可以在欄位清單的指定位置插入新欄位。 例如：在之前建立【學生資料表】時，不小心忘了輸入【地址】欄位，因為規劃的欄位順序是位在【姓名】欄之後，我們可以在資料表插入此欄位。

使用資料表精靈建立資料表 如果覺得定義欄位名稱是件很傷腦筋的事，或是懶的一個一個輸入欄位名稱，我們可以使用Access的資料表精靈，從現成的範例資料表選擇可用欄位，然後再修改成規劃的資料表。

資料表欄位的屬性-說明 Access的資料表欄位可以指定成不同的資料類型，不同的資料類型欄位擁有不同的屬性設定，可以替欄位設定儲存資料的索引、相關格式和初始值。

資料表欄位的屬性-共通屬性1 文字、備忘與日期/時間資料類型 文字類型、備忘和日期/時間類型的欄位屬性是相同的，其相關屬性如下圖所示：

資料表欄位的屬性-共通屬性2 標題：在表單物件上顯示的欄位名稱，詳見第7章。 預設值：欄位是否有預設值，可以使用第16章的運算式。 必須有資料：欄位是否一定需要輸入資料。 允許零長度字串：欄位是否允許輸入零長度字串。 Unicode編碼：欄位是否允許使用Unicode編碼。 輸入法模式：設定在欄位輸入資料時，是否開啟輸入法。 輸入法語態：設定使用的輸入法語態。 智慧標籤：智慧標籤可以簡化一些常用的Office作業。例如：將名稱新增至Microsoft Outlook「連絡人」資料夾的智慧標籤，只需一個動作就可以完成此操作。

資料表欄位的屬性-數字與貨幣資料類型 欄位如果是數字或貨幣資料型態，其相關屬性的說明，如下所示： 小數位數：設定數值擁有多少小數點的位數。

資料表欄位的屬性-自動編號資料類型 欄位如果是自動編號資料型態，其相關屬性的說明，如下所示： 新值：設定自動編號是遞增或隨機。

格式屬性-數字與貨幣資料類型 數字與貨幣資料類型 數字與貨幣資料類型提供7種預設格式，如下表所示：

格式屬性-日期/時間資料類型 日期/時間資料類型 日期/時間類型提供7種預設格式，如下表所示：

輸入遮罩屬性-說明 輸入遮罩屬性可以定義欄位資料的輸入格式，例如：【學號】欄位資料是英文字母開頭，之後為數字。配合輸入遮罩屬性，即可讓欄位輸入資料時，第1個字元一定是英文字母，其後為數字。

輸入遮罩屬性-字元

輸入遮罩屬性-範例

以手動方式輸入資料表的記錄-說明 Access提供資料表記錄的編輯視窗，稱為【資料工作表】，接著我們可以開啟資料表的資料工作表，輸入資料表的記錄資料。

以手動方式輸入資料表的記錄-操作 資料工作表關於記錄編輯的相關操作說明，如下所示： 新增記錄：直接在”*”號的最後一列輸入欄位內容，就可以新增資料表的記錄。 更新記錄：更新記錄就是直接編輯欄位內容。 刪除記錄：在選好記錄後執行「編輯」→「刪除」指令或按Delete鍵，就可以刪除記錄。 回復資料：如果不想更改欄位資料，按Esc鍵或「編輯」→「復原」指令，即可回復成之前的資料。

直接匯入外部資料到資料表 Access提供匯入功能，可以將其它Access資料庫或試算表的內容匯入現有的資料表。

設定資料工作表的記錄顯示方式-說明 Access的資料工作表就是一個完整功能的記錄編輯工具，以二維表格方式顯示資料表的記錄，每一列顯示一筆記錄，如下圖所示：

設定資料工作表的記錄顯示方式-按鈕說明 工具列按鈕可以移動記錄，如下圖所示：

調整欄位顯示的尺寸 資料工作表預設每一個欄位都是相同尺寸，但是欄位大小不同，有些本來就比較小，有些比較大，此時，只需拖拉欄位的邊線就可以調整欄位顯示的尺寸。

調整欄位顯示的順序 資料工作表的欄位順序是依照資料表設計檢視中欄位定義的順序，如果覺得某些欄位的順序需要調整，我們一樣可以使用拖拉方式調整欄位順序。

凍結資料工作表的欄位 資料表的欄位如果很多，當左右捲動欄位時，常常錯過重要欄位，所以，我們可以在資料工作表凍結欄位，讓某些欄位固定顯示在前面，而不會隨著捲動軸捲動。

隱藏資料工作表顯示的欄位 資料表的欄位如果太多，為了方便檢視，我們也可以在資料工作表隱藏一些欄位來節省空間，在編輯資料表時也就不會顯的太擁擠。

取消資料工作表的隱藏欄位 如果資料工作表的欄位已經隱藏，請執行「格式」→「取消隱藏欄位」指令，可以看到「取消隱藏欄」對話方塊。

練習二 課本p. 4-43實作題13, 14,15: 打開練習一所建立的資料庫[活動管理] 建立一資料表[個人通訊錄] 架構: 欄位名稱 資料類型 欄位大小 編號 文字 3 姓名 12 電話 15 生日 日期/時間 N/A 優先順序 1

3. 資料表內容: 4. 凍結[優先順序]欄位，隱藏[生日]欄位 編號 姓名 電話 生日 優先順序 001 陳會安 02-11111111 67/9/3 H 002 江小魚 02-22222222 78/2/2 003 劉得華 02-33333333 00/3/3 M 004 郭富成 04-4444444 33/4/4 L 005 離明 04-5555555 78/5/5 006 張學有 05-6666666 60/6/6 007 陳大安 02-99999999 99/9/9