公文書寫注意事項 報告人 許崑燈
公文書寫原則(人事時地物) 簡：主題簡單明瞭 淺：文義顯淺清楚 明：內容明確無誤 確：案件確實具體 林語堂說：「作文要像女孩子的裙子一樣， 越短越好。」範例說明
公文常用語 期末語： 上行文：請 鑒核。請 核備。請 鑒核賜復。 稱謂語：鈞部、大會、鈞長、職、臺端。 經辦語：業經、均已。 上行文：請 鑒核。請 核備。請 鑒核賜復。 平行文：請 查照。請 查照惠復。請 惠允。 下行文：請查照。請 轉知查照。請備查。 稱謂語：鈞部、大會、鈞長、職、臺端。 經辦語：業經、均已。 引述語：奉、敬悉、依據○ ○ 函辦理。 期待語：敬請、恭請、敦請、惠請、懇請
公文用語(期望語) 上行文：請 鑒核、請 核備、請 核轉、 請 核示、請 裁示、請 釋示、 請 核准辦理、復請 鑒核 上行文：請 鑒核、請 核備、請 核轉、 請 核示、請 裁示、請 釋示、 請 核准辦理、復請 鑒核 平行文：請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、 請 同意見復、請 查照轉告、 請 查照備案、請 惠允見復、 復請 查照、請 查照惠復 下行文：請照辦、請查照辦理、請確實辦理、 請查明見復、請查照轉告、 請依規定辦理、請轉告所屬確實辦理 案例說明：錯誤範例
公文撰擬-簽、函 主旨 說明 擬辦（辦法） 單位核稿 重點提示 精要不超過60字 重要公文應經單位主管核閱，勿使用甲章 敘明行文目的 緣由、案情分析 擬辦（辦法） 建議方案 單位核稿 行政人員協助 重點提示 重要公文應經單位主管核閱，勿使用甲章 具時效性公文應追蹤進度 以本校位階書寫公文 注意上下行用語及數字寫法
簽、函的意義 簽的意義 函稿的意義 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 案例說明：錯誤範例
公文撰擬-感謝狀、證書、聘書 不加標點符號 由校長代表學校(請用簽名章) 稱謂適當 用印 先生（女士）、君、同學、學員、老師 不加標點符號 由校長代表學校(請用簽名章) 稱謂適當 先生（女士）、君、同學、學員、老師 用印 蓋校印於日期上方(日期請勿加0，例如09月) 範例說明
公文書寫常見錯誤 1.上下行文用語錯誤。 2.簽、函稿、簽稿並陳、以稿代簽，簽函稿混淆不清。 2.數字使用錯誤。（正確用法） 3.主旨與說明一模一樣。 4.函稿文內寫明附件名稱，附件欄未書明附件名稱。 5.正本受文者未書寫。 6.正副本受文者有本校單位時未書寫本校+單位，未將本校單位放在最後。 7.未使用電子發文浪費郵資及影印費用。 案例說明：錯誤樣態 本校常見錯誤
公文會辦 效力 處理時限(注意時效) 超過3個單位 先行協商再上簽避免意見相左 無表示意見視為同意 會簽單位與承辦單位意見相左請先協調後再呈 多個會簽單位表示意見時請再結簽上呈 處理時限(注意時效) 最速件：1小時 速件：2小時 普通件：4小時 超過3個單位 先行協商再上簽避免意見相左
用印申請 申請用印時機 已有核准簽文無需重復申請 校長或授權人決行後用印 上網下載表單(文書組網站表格下載區) 為勞保、學生對外參加比賽報名表、申請獎學金等簡易制式表單申請用印 已有核准簽文無需重復申請 校長或授權人決行後用印
新聞稿撰擬 結構 標題 各段可獨立完整刊出 重點提示 以記者立場寫稿 向別人學習減少錯誤 醒目、鏗鏘有力（不超過16字) 導言（第1段；頭） 5w1h、150字以內 內容（第2段；身） 背景、解釋、過程 結尾（最後一段；腳） 前因後果 標題 醒目、鏗鏘有力（不超過16字) 各段可獨立完整刊出 重點提示 以記者立場寫稿 向別人學習減少錯誤 校內新聞：首頁/新聞專區
e-mail傳送 及時傳送文件告知 聯絡人變更請告知 亦屬公文 標題簡要明確 定期清理檢查信箱
結語 向優良範例學習 向前輩請教學習（各處秘書資深同仁） 參考「公文程式條例」及各類書籍 公文寫作時自己之定位（機關對機關） 結語 向優良範例學習 向前輩請教學習（各處秘書資深同仁） 參考「公文程式條例」及各類書籍 公文寫作時自己之定位（機關對機關） 掌握基本格式與用語
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