慈濟大學101學年度(下) 公文寫作與文書處理 102年5月30日上午 總務處文書組 潘杰秀

公 文 定義 《公文程式條例》第1條： 「稱公文者，謂處理公務之文書」 「處理公務依照一定程序和格式製作之文書即為公文」

公 文 要 件 實質條件： 須為處理公務、表達公務意志所製作的文書。 形式條件： 須具備公文程式條例所規定的程序與格式。

公文寫作重要 是機關學習基本工具 個人工作能力的表現 公文品質=學校機關品質 要有高度責任心不敷衍的態度並要對學校負責

公文種類 令：公佈法律、任免、獎懲官員，總統、軍 事機關、部隊發布命令時用之。 呈：對國家元首總統使用之。 令：公佈法律、任免、獎懲官員，總統、軍 事機關、部隊發布命令時用之。 呈：對國家元首總統使用之。 咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之。 函：各機關間公文往復，或人民與機關之申 請與答覆時用之。 公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 其他公文： 簽、 開會通知、紀錄。

公文常用種類 令、公告、簽、函、報告 聘書、證明書、通知 法規、報表、清冊 提案、會議文書、合約書 公務電話紀錄

公文怎麼寫

行文前 行文立場 行文原因 行文依據 行文目的

公文的結構 視案情之簡易式複雜情形，可分為三種格式 一段式主旨。 二段式主旨、說明。 三段式主旨、說明、擬辦。

公文格式-函

聘函

開會通知單 內容必須詳載開會事由、開會時間、地點、會議主持人、出 (列) 席人員及有無會議資料，並應註明聯絡人及聯絡方式

公文格式-簽

公文-行文系統 上行文-下級機關對直屬上級機關 平行文-同級機關或不相隸屬之機關 洽辦事務時用 平行文-同級機關或不相隸屬之機關 洽辦事務時用 下行文-上級機關對所屬下級機關指 示、交辦、批覆時用

選擇要發文的種類

公文寫作要求 《公文程式條例》第8條： 簡：化繁為簡、用語簡練、明白。 淺：文字通暢、易懂。 明：敘事清晰、主題鮮明、適切。 確：主旨明確、具體、肯定。

公文-主旨段 為全文精要，以說明行文目的 與期望，應力求具體扼要說明 不過於簡略但也不宜過於冗長。 不分項一段完成。 為全文精要，以說明行文目的 與期望，應力求具體扼要說明 不過於簡略但也不宜過於冗長。 不分項一段完成。 主旨段末要有「期望語」。

主旨段寫法 主旨段要表明發文的重點..重點..重點… 例 主旨：提醒台灣乘客提早更換列車箱，請查照

公文-主旨段期望語 「請核示」、「請查照」 「請照辦」、「請鑒核」 「請准予公假出席」、 「請辦理見復」 期望語不在說明段及辦法段使用

公文-說明段 對案情之來源、經過以及處理方 法之分析等，作簡要之敘述 視需要分項條列，檢附相關文件 作為附件，以供上級瞭解案情 時參酌。 對案情之來源、經過以及處理方 法之分析等，作簡要之敘述 視需要分項條列，檢附相關文件 作為附件，以供上級瞭解案情 時參酌。 無法於「主旨」內容納時，用本 段說明。 不要有期望語。不重複說明。

公文-說明段 分項數字的用法 一、 (一) 1、 (1) 二、 三、...

公文-說明段 分項數字的用法 一、 (一) 1、 (1) 二、 三、...

說明段應注意事項 1.若說明段內沒有項目可分，不必起另外一行，直接從段名冒號後開始敘述。

說明段注意事項 2.說明段中，其分項內容過於繁雜〈如審查意見補充說明〉、或含有表格型態時，建議應編列為附件。

說明段注意事項 將說明段過多之內容修改後

說明段內注意事項 3.函復來文時應將對方來文日期及字號列於說明一。

公文-擬辦段 針對案情提出具體處理意見 ，或解決問題之方案供主管 裁核。 視需要分項條列。 不要有期望語。 不重複說明。

函-正、副本受文者（一） 機關應寫全銜 →財團法人臺灣基督長老教會馬偕紀念社會事業基金會馬偕紀念醫院 →行政院國家科學委員會 →行政院環境保護署 →花蓮縣花蓮市忠孝國民小學 14

函-正、副本受文者（二） 校內單位列最後，但應稱「本校」， 第1個校內單位必定要寫「本校」二字，後接單位可不再寫本校。 如：慈濟大學總務處、慈濟大學教務處 →本校總務處、教務處 單位間使用頓號區隔 　如：1出納組 2外文系 3語言中心 　　→本校出納組、外文系、語言中心

函-正、副本受文者（三） 行文正本「教育部」、副本「教育部高教司或教育部顧問室」等，此種寫法會造成一案多文，將造成受文機關內部分文時間拖延與資源浪費。 如：正本：教育部、教育部高教司 副本：教育部文教處 →正本：教育部

公文函-速別.密等.附件

附件隨文附送，稿內用「檢陳」、 「檢送」、「檢附」。 「附件隨文」、「如主旨段」、 「如說明段」 　函-附件發文如有「附件」 附件有2種以上時，分別標示。 附件隨文附送，稿內用「檢陳」、 「檢送」、「檢附」。 「附件隨文」、「如主旨段」、 「如說明段」

公文用語

公文用語-起首語 開頭用語 用語 適用範圍 查、關於、謹查、茲 通用。 制定、訂定、修正、廢止 公布法律、發布命令用。 特任、特派、任命、派、茲派、茲聘、僱 任用人員用。

公文用語-稱謂 機關：上下=貴屬、貴校 下上=鈞部 自稱「本」 上級:鈞長 一般:台端 先生 女士 君 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴單位」。

公文用語-引述語 用語 適用範圍 復……(來文機關發文年月日字號及文號及文別) 於復文時用。 依(依據、根據)…… (來文機關發文年月日字號及文號及文別或機關法令)辦理 於告知辦理之依據時用。 敬悉 回復平行機關公文，於引敘完畢時用。

公文用語-經辦語 用語 適用範圍 業經、茲經、當經、即經、前經、並經、歷經、續經、復經、現經 通用。 處理案件之聯繫詞

公文用語-准駁語 決定可否之衡量用詞 用語 適用範圍 應予照准、准予照辦、 准予備查、未便照准、 礙難照准、應從緩議、 應予不准、應予駁回 上級機關對下級機關用。 敬表同意、同意照辦 對平行機關表示同意時用。 不能同意辦理、歉難同意、無法照辦、礙難同意 對平行機關表示不同意時用。 決定可否之衡量用詞

公文用語-請示語 用語 適用範圍 是否可行、是否有當、是否允當、可否之處、如何之處 通用 請問之衡量用詞

公文用語-附送語 用語 適用範圍 附陳、檢陳 附、附送、檢附、檢送 上行 平行或下行 亦可當起首語

公文用語-期望語 用語 適用範圍 請 鑒核、請 核示、 請 鑒察、請 備查、 請 核備。 對上級機關或首長用。 請 查照、請 察照、請 查照辦理、請 查核辦理、請　查照辦理見復、請 查照轉告、請　查照備案、請 查明見復、復請 查照。 對平行或下級機關時用。

公文用語-結束語(簽) 用語 適用範圍 謹呈 謹陳、敬陳、右陳 此致 對總統簽用。 於簽未用。 於便箋用。

公文簽核語 組長、主任： 「敬表同意」、「敬悉」、 「擬同…意見辦理」 核決主管:如擬、可 　※注意自己角色及職級

「簽」與「函」常見之缺失 主旨過於冗長或語意不明。 未能把握公文製作之格式。 「主旨、說明、擬辦」中重複敘述過多。 函稿中稱謂用語不當或稱謂前後不一。 數目字錯誤或數目字之標點未能依照「公文書橫式書寫使用原則」。

「簽」與「函」常見之缺失 注意錯別字和標點符號。 說明或具體要求之事項太多（應以附件方式處理）。 未能注意機密等級、速別、附件等管理資料之處理。

應挪抬而未空格 1.請查照→請 查照。 2.請同意惠復→請 同意惠復。 3.請惠示卓見→請 惠示卓見。 4.請 鑑核→請 鑒核。 1.請查照→請 查照。 2.請同意惠復→請 同意惠復。 3.請惠示卓見→請 惠示卓見。 4.請 鑑核→請 鑒核。 5.請查照辦理見復→請 查照辦理見復。 6.請查照會允→請 查照惠允。 7.請貴校協助→請 貴校協助。

公文格式-其他注意事項 函稿右上方已有連絡人，在說明段可免 公文速別沒有急件 速別使用未經考量 文內稱貴校或貴院等的用法需與正、副 　本受文者一致 注意上行、平行文、下行文之稱呼

公文數字書寫原則 1、數字用語具一般數字意義(如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序號、電話、傳真等)統計意義(如計量單位、統計數據等)，或以阿拉伯數字表示較為清楚者，使用阿拉伯數字。 　如：5萬4,890元。 2、數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、頭銜等)、慣用語，或以中文數字表示較為妥適者，使用中文數字。 如：星期一，週一。

文書處理

文書處理指文書自收文或交辦起至發文、 歸檔止之全部流程， 分為下列步驟： (一)收文處理 (二)文件簽辦 (三)文稿擬判 (四)發文處理 (五)歸檔處理

收到公文怎麼簽辦 重要：瞭解來文案件之內容

文書處理注意事項 1.應隨到隨辦、隨辦隨送、不積壓。 2.發現來文錯誤或非單位之公文時? 3.承辦人員對於承辦文件應簽擬意見。 且簽辦意見應力求簡明具體， 不可模稜兩可。 4.承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。

影響公文處理時效因素（一） 沒有接到mail通知 未注意各類別公文之處理期限 非本單位公文，逕自積壓，而未及時提出改分申請，影響公文處理時效 誤以為公文處理期限僅指承辦人之處理期限，導致延誤 會辦單位太多，影響公文處理時效

影響公文處理時效因素（二） 主管未核決，導致無法歸檔，而影響公文處理時效 附件不全，導致被退件，而影響公文處理時效 案情複雜，會核單位認為應再敘明而遭退件 承辦人（單位登記桌）請假、出差時，未設定職務代理人，公文有問題時，無代理人代為處理，而致影響公文時效 主管請假、出差時，未設定代理人，導致公文無人批核

公文夾（卷宗）之運用 最速件→紅色 普通件→藍色 機密件→請用公文封密封後再用公文卷宗，並請親送 舊卷宗不用時請用回文書組 　　 ※請勿一卷多案

公文速別與處理時限（一） 1.最速件:1日內 2.速 件:3日內 3.普通件:6日內 4.限期公文：依來文規定期限 56

機密文書之類別及等級 國家機密 為確保國家安全或利益而有保密必要，對政府機關持有或保管之資訊，依法核定機密等級者。 等級：絶對機密、極機密、機密三級。 一般公務機密 僅得列為「密」等級。 新增投影片

應以國家機密處理之事項 軍事計畫、武器系統或軍事行動 外國政府之國防、政治或經濟資訊 情報組織及其活動 政府通信、資訊之保密技術、設備或設施 外交或大陸事務 科技或經濟事務 其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者

機密文書之製作 同一般公文之製作方式。 密等：多數為「密」。 密件應標示解密條件或保密期限。 解密條件或保密期限之標示示例： 密(民國95年7月1日解密)

機密文書解密條件 本件於公布時解密 本件至○年○月○日解密 本件於工作完成或會議終了時解密 附件抽存後解密

機密文書 密件公文由承辦人員親自持送辦理。 封發文書時應封裝於雙封套內，內封套左上角加蓋機密等級，其封口及接縫處亦同。

敬請配合 公文凡校外來文「受文者」為「慈 濟大學」之來文，敬請送至文書組 掛文號 送教育部文件請勿使用訂書機 公文凡校外來文「受文者」為「慈　　　　 　濟大學」之來文，敬請送至文書組 　掛文號 送教育部文件請勿使用訂書機 送精舍文件請署名託件者單位及姓 　名、電話。

謝謝各位 若有需要服務 請打服務專線