課程名稱：資料庫系統 授課老師：李春雄 博士 第十四章 Access 2010的基本操作 課程名稱：資料庫系統 授課老師：李春雄 博士 各位同學大家好，我是李春雄老師，本學期所開設的課程名稱為「資料結構」， 今天所要為各位介紹的是第一章「資料結構導論」

本章學習目標 1.讓讀者了解Access 2010小型資料庫管理系統 的基本操作。 2.讓讀者了解在Access 2010中建立資料記錄的 兩種方式：人工與自動輸入。 開始： 本章學習目標 有二項：

本章內容 14-1 啟動與建立資料庫Access 2010 14-2 Access 2010操作介面 14-3 建立資料表 14-4 建立資料記錄 1-1 認識資料與資訊的關係: 其中，「資料」轉換成「資訊」必須要經過一連串處理過程，而這一連串的處理過程就是透過「程式」來處理。 1-2 何謂資料結構？ 「資料結構」(Data Structures)主要是探討如何將資料更有組織地存放到電腦記憶體中，以提昇程式之執行效率的一 門學問。 1-3 何謂演算法?演算法就是「解決問題的方法」 1-4 程式設計概念: 步驟1. 分析所要解決的問題 步驟2. 設計解題的步驟 步驟3. 編寫程式 步驟4. 上機測試、偵測錯誤 步驟5. 編寫程 式說明書 1-5 結構化程式設計 利用「由上而下」的技巧，將程式分解成許多個獨立功能的模組。並且每一個模組都是由三種結構所組成。分別為循序結構、選擇結構及重複結構。 1-6 演算法的效率評估 指用來計算某些演算法所撰寫的程式，在經過編譯之後，實際執行所需要的時間。

前言　 Access是一套個人或中小公司可以使用的資料庫管理系統，它是微軟Office系列中的一個套裝軟體。目前Access的版本為2010，因此，以 Access 2010 格式建立的資料庫，其副檔名為「.accdb」，而舊版 Access (例如：Access 2000 和 Access 2002-2003)所建立的資料庫則其副檔名為「.mdb」。我們也可以利用新版本的 Access 2010 來讀取舊版檔案格式的檔案。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

14-1啟動與建立資料庫Access 2010 在你安裝完成Access 2010的軟體之後，接下來，我們就可以啟動它。 步驟一：請在你的螢幕上執行「開始／程式集／Microsoft Office ／Microsoft Office Access 2010」來啟動Access 2010。 步驟二：在啟動軟體之後，就會開啟Access 2010快速入門畫面，依據 下列步驟建立一個空白資料庫：<下一頁> 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

按「空白資料庫」 選擇資料庫欲儲存的目錄 輸入資料庫名稱 按「建立」鈕 說明： 1.請點選視窗中間上方的「空白資料庫」，此時，視窗右側的畫面才會變更。 2.若是第一次啟動Access 2010建立資料庫，我們必須要選擇資料庫欲儲存的目錄，此時筆者已經事先 在桌面上建立一個『DBMS』的資料夾名稱。 3.輸入欲建立的「資料庫名稱」，你也可以利用預設檔案名稱是「Database + 流水號」，檔案名稱處 會顯示「Database1.accdb」。 4.最後，再按「建立」鈕，即可建立一個「空白資料庫」名稱為「Database1.accdb」的檔案在 『DBMS』的資料夾中。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

【注意】 利用Access 2010所建立的資料庫，其副檔名為「accdb」。 【注意】 　 利用Access 2010所建立的資料庫，其副檔名為「accdb」。 如果有舊版的Access所建立的資料庫，其副檔名為「mdb」。 說明：此時，在桌面上的「DBMS」資料夾中，增加了一個 「Database1.accdb」資料庫檔案。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

14-2 Access 2010操作介面　 在上一節中，我們已經開啟Access 2010資料庫並且建立一個「空白資料庫」，其操作介面的視窗環境的介紹如下： 自訂快速存取工具列 功能區 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 資料表顯示區 對應的資料表之相關欄位資料

功能說明 一、自訂快速存取工具列 「自訂快速存取工具列」是收集常用指令，使用者可以依照個別需求勾選指令。 按下三角 勾選指令 圖： 功能說明　 一、自訂快速存取工具列 「自訂快速存取工具列」是收集常用指令，使用者可以依照個別需求勾選指令。 按下三角 勾選指令 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

「功能區」取代舊版Access 2000/2002/2003的工具列和功能表列，全新的「功能區」以提供圖形化的操作命令。 二、功能區 「功能區」取代舊版Access 2000/2002/2003的工具列和功能表列，全新的「功能區」以提供圖形化的操作命令。 利用滑鼠切換索引標籤 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

用來顯示目前資料庫中已經建立的所有資料表名稱。 三、資料表顯示區 用來顯示目前資料庫中已經建立的所有資料表名稱。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 資料表顯示區 對應的資料表之相關欄位資料

14-3 建立資料表　 接下來，您可以開啟剛才建立的「Database1.accdb」資料庫檔案，以建立資料表來實際存放資料。而資料庫設計的好壞將會直接影響到整個資料庫的存取效率及空間。因此，在建立資料表之前，必須要注意以下幾點原則： 1.有相關的欄位才能放到同一個資料表中。 2.資料表之間，除了「關聯欄位」之外，不要重複存放相同欄位的資料。 3.每一個欄位的必須要給予適當的資料類型。例如：姓名是屬於文字類 型，成績則是整數類型。 4.每一個資料表中的欄位個數不宜過多，如果欄位個數過多並且有太多 的重複現象時，可以進行分割成多個資料表，而各個資料表之後再透 過「關聯欄位」來建立關聯。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

資料表分割的原則 一般而言，資料表分割的原則如下： (1)單一資料表中有過多的重複欄位值。 (2)某欄位值與該資料表的主鍵無關。 圖： 資料表分割的原則　 一般而言，資料表分割的原則如下： (1)單一資料表中有過多的重複欄位值。 (2)某欄位值與該資料表的主鍵無關。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

【利用Access2010建立資料表】 步驟一：請在「功能區」中，請先利用滑鼠切換索引標籤到「建立」， 再按「資料表設計」圖示。如下圖所示： 利用滑鼠切換索引標籤到「建立」 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 按點選「資料表設計」圖示

步驟二：結果會出現下面的資料表欄位設計環境。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

14-3.1 新增欄位 延續上一節的內容，我們將建立一個「學生資料表」，其所需要的欄位名稱及相關摘要說明如下表所示： 學生資料表 14-3.1 新增欄位　 延續上一節的內容，我們將建立一個「學生資料表」，其所需要的欄位名稱及相關摘要說明如下表所示： 學生資料表 在「學生資料表」的需求建立之後，接著就可以依序新增這些欄位， 其步驟如下： 欄位名稱 資料型態 欄位大小 必須有資料 索引 學號 文字 5 是 是(不可重複) 姓名 8 是(可重複) 班級 10 否 電話 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

步驟一：在資料表中制定欄位名稱、資料類型及欄位大小及相關的 屬性值 下拉式選單 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 欄位屬性值的設定環境區

步驟二： 當我們設計「學生資料表」的欄位名稱時，必須先要知道那一個欄位值是唯一的(不能重複或NULL空的)，來當作主鍵。設定主鍵的方法如下：Mouse移到學號欄位的左邊按一下左鍵後，該列便會出現反白區，再將Mouse移到上面的工具列上點選主索引的工具鈕。  此時「學號」欄下面的欄位屬性中的屬性將會改變，如上的索引屬性中的屬性值為：是(不可重複)  圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

步驟三： 完成「學生資料表」的欄位名稱、資料類型及欄位屬性值的設定後，當然要把資料表儲存起來，預設的資料表名稱為「資料表1」，我們現在把資料表名稱改為我們所須要的「學生資料表」的名稱。 按「儲存」 輸入「學生資料表」 按「確定」 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

步驟四：完成了資料表定義之後，如下圖所示： 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

14-3.2 刪除欄位 如果我們在規劃資料表的過程中，經常會發生”建立不必要的欄位”的情況，此時，我們可以將他們加以刪除。其說明如下： 14-3.2 刪除欄位　 如果我們在規劃資料表的過程中，經常會發生”建立不必要的欄位”的情況，此時，我們可以將他們加以刪除。其說明如下： 步驟一：先點選欲修改的「學生資料表」上按滑鼠的「右鍵」，再按 「設計檢視」鈕即可。 按「右鍵」 選擇「設計檢視」 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

步驟二：先選取欲刪除的「欄位」，此時按下滑鼠的右鍵，即可開啟如下圖所示的快顯功能表。接著點選「刪除列」鈕即可刪除該欄位了。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

14-2.3插入欄位　 由於我們在初步的規劃資料表的過程中，學生的班級是填入全名，但是可能未能符合實際的需求，因此，我們在上一節中已經加以刪除，但是卻也缺少了學生所就讀的「科系」並且我們為了未來要建立關聯式資料庫，因此，我們加插入一個外鍵「系碼」欄位名稱。如下圖所示： 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

同樣的步驟，再建立一個「科系代碼表」，如下圖所示： 科系代碼表 欄位名稱 資料型態 欄位大小 必須有資料 索引 系碼 文字 4 是 是(不可重複) 系名 10 否 系主任 8 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

14-4 建立資料記錄 在完成建立資料庫及資料表之後，此時「學生資料表」中還沒有任何的記錄。一般而言，要新增記錄到資料表中有兩種方法： 14-4 建立資料記錄　 在完成建立資料庫及資料表之後，此時「學生資料表」中還沒有任何的記錄。一般而言，要新增記錄到資料表中有兩種方法： 第一種：人工輸入 1.直接輸入到資料表中 2.利用應用程式介面輸入 第二種：自動輸入(利用外部資料匯入) 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

14-4.1人工輸入 1.直接輸入到資料表中： 人工輸入資料到資料表中，一般而言，又可分為兩種方式： 14-4.1人工輸入　 人工輸入資料到資料表中，一般而言，又可分為兩種方式： 1.直接輸入到資料表中： 步驟一：開啟剛才建立的「學生資料表」，如下圖所示： 按開啟 按右鍵 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法

步驟二：輸入資料 說明：「系碼」的對照表如下表所示。 展示檔案：ch14-4.1\ Database1.accdb 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 展示檔案：ch14-4.1\ Database1.accdb

2.利用應用程式介面輸入 展示檔案： 14-4.1_VB_Show\ A-4.1_VB_Show.sln 圖： 2.利用應用程式介面輸入 　 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 展示檔案： 14-4.1_VB_Show\ A-4.1_VB_Show.sln

14-4.2自動輸入 如何將Excel檔案匯入到Access資料庫中，其步驟如下所示： 14-4.2自動輸入　 如何將Excel檔案匯入到Access資料庫中，其步驟如下所示： 步驟一：先準備一個「學生資料表」的Excel檔案，其內容如下 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 展示檔案： ch14-4.2\素材檔\ Book1.xlsx

【注意】您必須要先建立一個空白的資料庫，名稱為dbms.accdb 步驟二：「外部資料／Excel」   圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 【注意】您必須要先建立一個空白的資料庫，名稱為dbms.accdb

步驟三：匯入Excel檔案 瀏覽Excel的檔案  圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 

欲匯入的資料表名稱  圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 

勾選  第一列變成欄位名稱 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 

選擇「學號」為索引； 亦即不可重複  圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 

點選  圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 

按「完成」 最後，再按「關閉」即可。 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法 按「完成」 最後，再按「關閉」即可。

步驟四：完成匯入動作，並開啟Access資料庫中的「學生資料表」 圖： 接下來，我們可以從圖1-1來說明「資料與資訊的關係」 當我們「輸入原始成績」之後，如何輸出一張成績單呢？那就必須要透過「程式」來進行處理， 而在資料結構中，程式=資料結構+演算法