教材編號：A309 「專案管理基礎知識與應用實務」第九章 專案監控 CPMP專案管理知識體系課程 1

課程大綱 專案監控的目的與監控的對象，及如何設定並追蹤專案進度之績效指標 專案監控的重點及範疇 實獲值分析與管理的方法與運用 專案變更監控的重要性與方法 專案品質監控與風險監控的意義與具體作為 CPMP專案管理知識體系課程 2

專案監控 專案監控在致力於有規範地工作、盡可能減少計畫之變更、並且導引專案朝既定的性能、成本、以及時程等目標邁進 專案實際執行時由於環境的變化、認知的差異、以及能力的不足等，會造成了實際執行狀況與計畫間的偏離 要保證專案遵循著計畫來執行，並不斷確認計畫的可執行性，就得用到許多專案監控的手段 CPMP專案管理知識體系課程 3

監控的意義 專案監控是專案管理的核心，在監視及量測專案實際的進展，發現專案執行過程偏離了計畫，就要找出原因，採取改正行動，使專案回到計畫的軌道上來。 如果偏差很顯著，則須對計畫本身作調整。 專案監控可以用來預知專案的問題或預先考量專案中可能的變更，專案各項活動要達到最好的績效。 專案管理必須透過制定恰當的「規劃及監控」，從而實現專案於性能、時程、成本上的要求，在最小的變更下圓滿完成專案任務。 CPMP專案管理知識體系課程 4

監控的程序 「監控程序」是指『藉監督與進度評量及採取必要的修正行動，以確保專案目標的達成。』 簡言之，就是對整個專案所進行的一系列的監督與監控 。 依據專案計畫所定的專案時程、品質及成本基準，來衡量專案進度、工作的成效、與預算的支用，並採取必要的改進措施，以確保進度、預算、及範疇與專案目標相符。 CPMP專案管理知識體系課程 5

監控的程序 評估專案實際進展與規劃專案完成進度的比較 審查及驗證專案目標的正確性 證實需求在專案執行過程的持續性 排程與運作需求的一致性 資源支應管理及比較預先規劃的價值與成本的支應。 CPMP專案管理知識體系課程 6

監控三步驟 設置績效指標 利用規劃的基準來評估實際的績效 採取必要的矯正措施 績效指標，或稱「基準」 (Baseline) 指標用以指出成本、時程及技術因素的監控，及專案必須維持的範疇 利用規劃的基準來評估實際的績效 上一步驟所律定的指標將作為實際績效進展之比較的基準，與實際進度及完成的工作進行比對，以驗證目標的正確性(確認符合運作要求) 採取必要的矯正措施 當原有預測或預期出現失真時，專案經理需及時採取必要的矯正措施，或修正專案目標，確保專案的規劃目標與最終的結果能相符 CPMP專案管理知識體系課程 7

專案監控的步驟與循環 CPMP專案管理知識體系課程 8

績效指標 「績效指標」的特性 明確性 可測量性 可驗證性 「績效指標」可以透過「實際工作進度」為輸入，進行專案進度追蹤，與規劃的進度比較，以找出各項活動與進度間所產生的差異，來處理與決斷。 專案監控最主要的監控議題，環繞在專案進度之績效衡量。 CPMP專案管理知識體系課程 9

專案績效評量之途徑 專案績效評量之途徑是用以衡量專案的進度，協助專案經理專案設定的工作包（或管制帳戶），進行專案績效評量 專案績效評量之途徑有： 監督 里程碑 測試與展示 設計審查 外部專家 設計文件系統現況報告 資源的利用 警示作業 標竿或類比 變更、缺失及重做 CPMP專案管理知識體系課程 10

監督 管理者與企業高層可以透過直接觀察、問題詢問、審查專案辦公室所寫的報告與專案的文件系統，來進行評估專案進展。 CPMP專案管理知識體系課程 11

里程碑 「里程碑」是指管理者評估專案狀況的時間點，並根據評估結果，決定專案是否可以進入下一個階段 「里程碑」通常係考驗專案的關鍵點 CPMP專案管理知識體系課程 12

測試與展示 適當的測試評估課目與測試能力，可以協助專案評估性能規格的達成。 決定系統的運作效能與適應性，用以評量系統技術進展是否達成預訂目標 CPMP專案管理知識體系課程 13

設計審查 設計審查是透過專案的正式會議來進行 。 依據專案各個生命週期階段之目標而設立的審查點 CPMP專案管理知識體系課程 14

外部專家 由專案經理或利害關係人邀請具有經驗的個人或小組來審查專案現況 可獨立評估關鍵技術風險區域或工程合約程序對計畫效益的影響 CPMP專案管理知識體系課程 15

設計文件系統現況報告 透過文件系統（如藍圖、略圖、功能圖表、手冊，及測試程序）的完整性，決定一個設計何時接近完成 CPMP專案管理知識體系課程 16

資源的利用 隨著科技的發展，複雜的計劃環境，使專案本身面臨許多的不確定性，不論是資源的需求或變更均可能會影響專案的進展 CPMP專案管理知識體系課程 17

警示作業 專案經理在專案發展階段，專案風險的本質會隨之改變 CPMP專案管理知識體系課程 18

標竿或類比 把當前專案活動（如某些作業或全部的專案）與以前完成的相似專案活動進行比較，以權衡專案相關進展及績效水準 CPMP專案管理知識體系課程 19

變更、缺失及重做 在衡量專案進展時，需一併考量計畫的變更頻率（如設計、時程、預算）、系統缺失次數及修訂幅度 CPMP專案管理知識體系課程 20

專案監控作業 專案WBS最底層即所謂的工作包，係指可以獨立指派、管理及監控之工作單元。 工作包的監控就是專案監控的根本 「工作類別」、「開始日期」、「完成日期」、「參與人員」、「工作包描述」的「輸入與輸出」、「工作說明」與「完成條件」，以及工作排程與預算 CPMP專案管理知識體系課程 21

專案監控作業 專案監控，在於將實際進度與績效指標進度比較，按設定的關鍵點、里程碑檢查及審查專案的進展，以確保當與時間及可用資源有關的要素（如範疇、目標、限制條件）發生變化時，專案經理可採取適當的措施，確保專案依計劃進展 CPMP專案管理知識體系課程 22

專案監控的重點 專案進行過程中，任何一件工作，都有其本身獨特的目標與時效。 想要在預定的時間及預算下達成任務，就需要對團隊、資源、時效、品質、風險、採購等項目，作「有效的監控」。 專案管理是為達成預定的範疇、成本、時間、品質及成員滿足等目標。 專案進行期間，是要以現代的管理技術來指揮和協調人力、物力等資源以促使其成功的一種藝術 - PMBOK 2004年版 CPMP專案管理知識體系課程 23

專案監控的參數 監控及評估專案預算及時程進度，藉此獲得預警，及早發現專案的問題與趨勢走向、偏差及進度落後等潛在問題，進而迅速採取適切的修正措施。 要維持適當的專案監控，必須考量三個參數 專案目前所在的位置，並與專案應該在的位置相比較 後續還有哪些事情可能影響專案 專案將達成的目標是甚麼 CPMP專案管理知識體系課程 24

範疇的監控 專案範疇與專案成本，時程及性能互相牽連 範疇變更監控是對專案的變更，採用相應的策略和方法予以處理。 主要目的在找出何時發生變更及此變更是否有必要，並對此變更加以監控 專案經理必須要能堅持有效的文件製作與管理，堅持當變更產生時，一定要修正SOW、WBS及時程與預算 CPMP專案管理知識體系課程 25

交付標的監控 計劃與監控的目的就是要在專案結束前產出符合顧客需求的最終交付標的(Final Deliverables) 交付標的無論是合約內律定的或合約外相關的，例如文件、技術手冊、教育訓練、輔助報告、維修、技術支援、備份零附件等，都需要有效的管理 CPMP專案管理知識體系課程 26

時程監控 首先隨時記錄目前進度 預估剩餘未執行工作的成本 預判某一任務的是否如期完成對總專案時程的影響 採取適當的措施確保專案按計劃進行 CPMP專案管理知識體系課程 27

成本監控 成本監控對專案實際支出與原規劃預算比較，以發現彼此間的差異，消除未經授權或不適當的支出 透過定期檢查，以實際執行成本對照預算成本，找出實際與規劃的成本變異，做好成本分析及評估，並對成本變異作出回應 對造成實際成本偏離規劃預算的因素對症下藥，以確保其朝著有利的方向發展；並藉以確定預算是否需要變更及如何變更 配合成本會計系統，監控影響成本之內外因素，以利預測專案成本變化，作為調整預算之依據 CPMP專案管理知識體系課程 28

成本監控單元 工作包 組織中各單位 (Organization Component) 會計總帳與分類帳 (Accounting Ledger Account) 資源類別 (Resource Type) CPMP專案管理知識體系課程 29

專案成本 成本監控是包含所有專案成本的有效管理，其主要內容為： 經常保持對成本的敏感度是專案人員必備的職能 成本預估與成本會計 專案現金流量與公司現金流量 直接人工計價及攤費率計價(Overhead Rate Costing) 其他，如獎勵金、罰款及利潤分攤 (Profit-sharing)等 經常保持對成本的敏感度是專案人員必備的職能 成本監控最重要的部份是衡量實際支出與預算間的差異，以瞭解它們間是如何及為何不同，並掌握其差異性，即所謂的『變異』 CPMP專案管理知識體系課程 30

介面監控 當專案愈來愈複雜時會涉及增加模組的數量，而介面管理則成為非常重要的問題 許多問題的產生都源自於介面處理的不當。 介面和專案產品或專案本身均有密切的關係 CPMP專案管理知識體系課程 31

專案主要介面種類 人員介面：人與人之間、人與團隊之間 組織介面：組織與組織之間、組織與專案團隊之間 系統介面：系統與系統之間、系統與次系統之間、次系統與零組件之間、軟體與硬體之間等 CPMP專案管理知識體系課程 32

專案文件監控 若有專案管理辦公室(PMO)的設置 若沒有PMO的設置 專案團隊本身就需設法指派專人負責所有專案文件的管理 CPMP專案管理知識體系課程 33

好的專案文件監控系統 正確適時地向上下及左右傳遞現況資訊給相關的組織與顧客 在正常情況下提供技術與財務資料給所需的人員 遵照公司的政策及程序將專案的報告流程與文書處理之結構予以標準化 記錄按原來需求所核准文書作業方式，並隨時將需改變的專案文件更新後傳送給需使用之單位與人員 保存對每一項任務的說明、主要功能的敘述、相關事務的調整或增補等現況文件 CPMP專案管理知識體系課程 34

專案文件監控相關考量 參與專案的所有單位之間，專案文件監控方式與作業流程需先行規劃，納入系統以彌補口頭溝通所涉及資訊傳遞上的不足 在快速改變及壓力沉重環境下運作的專案，經常會面臨的困擾－到底有哪些事情是允許以口頭方式處理，而有哪些卻必須訴諸於文字的記載 CPMP專案管理知識體系課程 35

實獲值管理 「實獲值管理」是一整合式專案管理系統，它可提供整合式的績效評量指標（整合範疇、時程、成本），供其客戶及合約商監控專案之執行 CPMP專案管理知識體系課程 36

實獲值管理的發展歷史 1960年美國海軍於首創PERT/COST，以改進北極星專案之成本管制 1966年美國空軍訂定了Air Force Cost/Schedule Planning and Control Specification (C/SPEC) 1967年美國國防部訂定了Cost/Schedule Control Systems Criteria (C/SCSC)，並以DoDI 7000.2頒布 1989年C/SCSC的主管機關由主計部門轉移到獲得部門，這個強大的工具也由財務管理界進入專案管理界 CPMP專案管理知識體系課程 37

實獲值管理的發展歷史(續) 1995年National Security Industrial Association (NSIA)代表民間企業開始研究政府的實獲值管理條款 1997年10月美國國防部DoD 5000.2-R改版時，將「實獲值管理系統工業標準指引」放在其附錄六，明白宣示了放棄了C/SCSC而改採實獲值管理系統 1998年6月出版了ANSI/EIA-748-1998 「Earned Value Management System」，實獲值管理系統正式成為美國國家標準 38 CPMP專案管理知識體系課程 38

實獲值管理重要的元素 實獲值管理是由以下幾個重要的元素 計劃值(Planned Value，簡稱PV)： 即到目前為止應完成工作的計畫成本 。 實獲值(Earned Value，簡稱EV)： 目前已完成工作之計畫成本。 實際成本 (Actual Cost，簡稱AC)： 已完成的工作實際花費的成本。 完工總預算(Budget at Completion，BAC)： 原計畫的完工成本。 預估完工成本 (Estimate at Completion，EAC)： 預估完工成本(現在期待工作總成本變為多少?) CPMP專案管理知識體系課程 39

實獲值管理重要的元素之變異 主要考量的幾項實際結果與計畫間之差異，即可產生以下之變異，作為衡量專案進度與成本之依據 時程變異 (Schedule Variance，SV)： 將「目前已完成工作之計劃成本」和「到目前為止應完成工作的計劃成本」作一比較所得到的結果，公式是：SV=EV-PV。 成本變異（Cost Variance，CV）： 將「目前已完成工作之計劃成本」和「已完成工作實際花費的成本」作一比較所得到的結果，公式是：CV=EV-AC。 完工變異（Variance at Completion，VAC）： 將「原計劃的完工總成本」和「預估完工總成本」作一比較所得到的結果，公式是：VAC=BAC-EAC。 CPMP專案管理知識體系課程 40

實獲值管理流程 CPMP專案管理知識體系課程 41

實獲值管理執行步驟 建立完整的WBS 建立OBS 建立責任指派矩陣 指派管制帳戶經理管理管制帳戶 細分、排程工作及配賦資源 撰寫WBS字典 計算合約成本 ─ 建立成本分解結構 執行整合基準審查，建立績效評量基準 計算實獲值及實際成本 計算變異及實獲值管理績效指標 CPMP專案管理知識體系課程 42

工作分解結構範例 CPMP專案管理知識體系課程 43

組織分解結構範例 CPMP專案管理知識體系課程 44

責任分派矩陣及管制帳戶編碼 CPMP專案管理知識體系課程 45

合約成本結構 應變準備金 工作包 工作包 CPMP專案管理知識體系課程 46

專案績效評量基準 CPMP專案管理知識體系課程 47

合約執行狀況範例 CPMP專案管理知識體系課程 48

實獲值管理參數計算範例 CPMP專案管理知識體系課程 49

實獲值管理圖 CPMP專案管理知識體系課程 50

變更控制 變更控制是對專案存在的或潛在的變化，採用相應的策略和方法予以處理 變更管理不僅涉及檔案管理、風險分析、構型管理、變更控制授權及變更流程制訂，也應針對已經釋出的零件、藍圖及軟體的管理，通常係透過專案變更控制委員會（Change Control Board）及變更控制系統來實現 51 CPMP專案管理知識體系課程 51

專案引發變更的因素 來自外部的變更要求：如客戶要求修改產品範疇和需求等。 專案內部的變更要求：如何解決測試中發現的一些錯誤而修改軟體程式碼或系統設計。 52 CPMP專案管理知識體系課程 52

變更失控的後果 對變更事件的影響沒有評估 未經顧客授權及權責人員核准之變更 沒有明確的授權： 變更沒有經變更控制委員會進行必要的審核： 未明確的授權將造成專案反覆變更 變更沒有經變更控制委員會進行必要的審核： 審核的目的就是爲了決定是否需要變更和什麽時候執行變更 對變更事件的影響沒有評估 變更的代價可能是顧客滿意度降低，後續變更執行時還會引發一系列的問題 未經顧客授權及權責人員核准之變更 如未依專案的構型管理規定執行，將造成專案團隊成員之間的爭執，且使所有的變更難以追蹤及驗證 53 CPMP專案管理知識體系課程 53

做好變更控制 藉由有系統、有組織之方法協助專案經理於變更管制程序中，記錄及管制專案的各構型項目，包含檔案的版本及其狀況，並確認變更執行的完整性與追蹤所可能造成之衝擊 藉由文件之記錄、整合及管制，確保專案依循一定準則，避免任何未受管制之變更，並確保變更在產品的可預期性，以及整體後勤支援的經濟利益 以符合顧客需求，追求變更過程的完善與優良的產出，為整個專案提供整合性的管理 54 CPMP專案管理知識體系課程 54

合約及構型管理 合約管理 指的是針對訂約的整個過程做管理，運用於系統或產品獲得過程，掌握專案之時程、性能與成本問題 由於產品與組織架構之複雜性，因此，變更管制及構型管理作為，均需納入合約的工作條款中，做為強制性要求的一項工作，以對系統及每一個構型項目以上之基準進行追溯 55 CPMP專案管理知識體系課程 55

品質管制 品質管制 一個運作良好的品質管制系統，應採取下列方法與步驟以確保專案結果的品質： 是針對特定的品質特性，施以不斷地監控過程、識別並消除產生不符合的原因，利用統計製程管制來減少變異，增加過程運作的效率與效果 一個運作良好的品質管制系統，應採取下列方法與步驟以確保專案結果的品質： 適當選擇須管（控）制的品質特性 建立標準，為正確的允收決策提供基礎 施以可行的測試方法 將實際結果與先前所建立的品質標準做比對 蒐集資訊，採取改正及矯正措施，將不符合的過程、材料及產品使之恢復正常、穩定及符合 管理並校準所有正在使用之量測設備 維持所有與過程相關的文件、資料及紀錄 56 CPMP專案管理知識體系課程 56

品質管制所需之資訊來源與內涵 工作結果 品質管理計畫 作業定義 檢查清單（查核表） 57 CPMP專案管理知識體系課程 57

專案團隊如何執行品質管制-1 預防與檢驗 計數值抽樣與計量值抽樣 預防即事前防止產生錯誤；檢驗即事後檢查發現已產生之錯誤。故事前預防勝於事後檢驗、補救或除錯。 計數值抽樣與計量值抽樣 計數值抽樣結果是Go/No Go，符合/不符合，通過/不通過，計量值抽樣結果是透過量具檢驗，於連續評量刻度中，依規格判定合格/不合格 58 CPMP專案管理知識體系課程 58

專案團隊如何執行品質管制-2 正常、機遇、共同原因與不正常、非機遇、特殊原因 正常、機遇、共同原因即造成變異的偶因，為偶然因素下所造成之偶然波動，屬背景噪音，可以不加理會； 不正常、非機遇、特殊原因，即造成變異的原因為異常因素下所造成之異常波動，乃不尋常變異，須立即處置，故偶因/偶波可接受，異因/異波不可接受 公差（Tolerance）與管制界限（Control Limits） 公差屬品質規格或製程規格中可接受的範圍； 管制界限為製（過）程管制中，判定製（過）程是否呈穩態的一個圖示分析檢定的隨機性落點範圍 59 CPMP專案管理知識體系課程 59

品質管制常用之工具、方法與技能 主要運用品管七工具（QC 7 tools） 因果圖（Cause and Effect Diagram） 檢查（Inspection） 管制圖（Control Chart） 柏拉圖（Pareto Diagram） 散佈圖（Scatter Diagrams） 統計抽樣（Statistical Sampling） 直方圖（Histogram） 流程圖規劃（Flowcharting） 趨勢分析（Trend Analysis） 60 CPMP專案管理知識體系課程 60

因果圖 又稱為石川圖（Ishikawa Diagram）或魚骨圖（Fishbone Diagram），它顯示各項造成問題之主要原因、次要原因及其與所造成的問題或效果間之關係 61 CPMP專案管理知識體系課程 61

檢查 又稱為審查（Review）、產品審查（Product Review）、稽核（Audits）、檢視（Walk-through）。 包括評量、檢驗及測試等活動，以決定結果是否要求條件相符合 62 CPMP專案管理知識體系課程 62

管制圖 對製（過）程的長期監控，連續圖示檢定的分析工具，以決定製（過）程是否處於穩態。 即在安定的統計管制狀態下，能立即偵測並反映出非穩態的管制圖，敏感性足夠，就是好的管制圖。 可用來監控成本與時程變異、數量及範疇變更之頻率及專案文件的錯誤等 。 63 CPMP專案管理知識體系課程 63

柏拉圖 依發生次數（頻率）多寡所排列的圖形， 依80/20原理，即80%問題的產生是歸咎於20%的缺失原因，由專案團隊採取行動去解決圖示缺失最多的少數問題。 64 CPMP專案管理知識體系課程 64

散佈圖 程參數有如自變數x，產品或服務品質特性值有如因變數y，在y=f （x）之相關關係架構下，可利用散佈圖示此兩變數間所有可能之相關關係， 包括其方向強度及類型，諸如正相關／負相關／無相關或強相關／中度相關／弱相關甚或直線相關/非直線相關等。 65 CPMP專案管理知識體系課程 65

統計抽樣 批量中，隨機選擇具代表性的樣本，滿足抽樣計畫的抽樣，可降低抽樣風險及品管成本 66 CPMP專案管理知識體系課程 66

直方圖 是一種顯示變數分配的直條圖。每一欄位横軸代表問題／情況的屬性或特性。每一欄位的縱軸代表特性出現的次數或頻率。此項工具藉由分配之形狀及寬度，以協助辨識品質特性及流程能力的現況 67 CPMP專案管理知識體系課程 67

流程圖規劃 68 CPMP專案管理知識體系課程 68

趨勢分析 根據歷史資料並運用統計或數學模式來預測未來結果的技術。常用來監控技術、成本及時程的績效。 說明：隨時間推移，並依資料點發生之先後順序繪製此圖，顯示過程變異、劣化或改 進之趨勢，據以執行趨勢分析，使用數學工具，以預測未來的結果。並用以監 視技術、成本或時程之績效。 69 CPMP專案管理知識體系課程 69

品質管制重要產出之評量結果與內涵 品質改進（Quality Improvement） 允收決策（Acceptance Decisions） 重做 完整記錄的查核表（Completed Checklists） 過程調整（Process Adjustments） 70 CPMP專案管理知識體系課程 70

風險監控 專案的風險，會隨著其進展及風險回應行動的實施而改變。 風險需透過風險監控的流程，來追蹤已知風險、監控殘留風險並辨識新風險、確保風險回應計畫之執行、以及評估上述活動降低風險的成效。 71 CPMP專案管理知識體系課程 71

風險監控的對象 風險回應行動是否已按照規劃執行 風險回應行動是否如預期般有效，或者需要發展新的回應行動 專案中之假設狀況是否有所改變 藉由對一些指標（如EV相關指標）的趨勢分析，判斷風險暴露之情況是否已不同於之前的狀態。 72 CPMP專案管理知識體系課程 72

風險監控的技術 風險再評估（Reassessment） 風險回應稽核（Audits） 變異和趨勢分析 主要是針對是否有新的風險進行辨識，並對現有風險（在回應行動執行後）進行重新評估 風險回應稽核（Audits） 風險回應稽核的目的在於檢視風險回應行動之進度、效果、以及風險負責人的績效，並將檢視結果做成文件記錄 變異和趨勢分析 相對於各種指標的基準而言，如實獲值分析中的PV，透過績效資訊的收集與彙整，對專案進度之趨勢與變異程度進行審查 73 CPMP專案管理知識體系課程 73

風險監控的技術(續) 技術績效衡量（Technical Performance Measurement, TPM） 將專案執行期間所獲致的技術成果，與專案規劃中的技術成果進度進行比較 預備金（Reserve）分析 在專案的任何時點將剩餘的預備金金額與剩餘風險程度進行比較，以確定剩餘的預備金是否仍舊充足 現況審查會議 該議程中專案風險之議題所占用的會議時間可長可短，這取決於已辨識的風險、風險優先等級、以及回應計畫執行的難易程度 74 CPMP專案管理知識體系課程 74

教材編號：A309 本單元課程結束 敬請指教！謝謝！ CPMP專案管理知識體系課程 75