Chapter 3 會計處理程序(一)－分錄、過帳與試算 Accounting Process Ⅰ─Journalizing, Posting and Preparation of a Trial-Balance

學習目標 透過本章的學習，應該可以瞭解： 1.會計循環的意義及其程序 2.分錄的種類、日記簿的格式及分錄方法 3.過帳的意義、分類帳的格式及過帳的方法 4.試算的意義、目的及試算表的編製方法

本章架構圖示 會計處理程序(一) 前言 企業故事 會計的循環 分 錄 與 普通日記簿 過 帳 與 總 分 類 帳 試 算 與 試 算 表 分 錄 與 普通日記簿 過 帳 與 總 分 類 帳 試 算 與 試 算 表 會計循環 帳簿的設置 會計憑證 普通日記簿 的格式 分錄釋例 過帳的意義 帳戶的格式 過帳釋例 明細分類帳 的意義 試算的意義及 目的 試算表的格式 試算表的編製 實例 試算發現錯誤 的追查

前言 交易事項發生，先確定所要報導的經濟個體（企業）後，接著要觀察與企業有關的活動，辨識屬於應記錄的交易事項，然後以貨幣單位衡量交易對企業財務狀況或財務績效的影響，按照一定的會計原則與程序，做成紀錄，再將資料作適當的分類、彙總，及深入的分析，而後把分析的結果向資訊使用者提出解釋及說明，協助決策者制訂審慎的投資或授信決策。 記錄及處理會計交易事項的程序包括：分錄、過帳、 試算、調整、結帳及編表，稱為會計循環(accounting cycle) 本章架構圖示

企業故事 友訊科技成立於1986年，從事電腦網路設備的設計開發，自創「D-Link」品牌，行銷全球。 中華電信為綜合電信業者，於1996年7月成立，主要業 務涵蓋固網通信、行動通信及數據通信三大領域。 中華電信2007年進行寬頻升級及光世代計畫，積極採 購VDSL交換器設備。該年中，友訊科技於年初及九 月二次獲得中華電信VDSL標案訂單，金額分別為5.21 億和3.2億元，並於同年11月前交貨完畢。

企業故事 標案訂單對中華電信及友訊科技都是重要的經濟事項 雙方是否需要在會計上加以記錄？ 對下採購訂單的中華電信來說： 應該在下訂單時，還是收到設備時，認列交易事項？ 對接獲訂單的友訊來說： 應該在接單、生產階段還是交貨給中華電信時，認列交易事項？ 兩家公司應如何記錄相關的交易事項呢？ 想對友訊科技及中華電信瞭解更多？請連結至 http://www.dlinktw.com.tw 和http://www.cht.com.tw。 本章架構圖示

會計循環（Accounting cycle）

一、會計循環（Accounting cycle） 會計交易的處理工作中 觀察與辨認交易，決定記錄會計交易的時點（認列的議題） 衡量交易應記錄的金額（衡量或評價議題） 決定記錄交易的會計科目，按其性質加以分類、彙總（分類議題） 提供可資信賴的財務報表（報導議題）。 會計工作可以下圖表示：

一、會計循環（Accounting cycle）

一、會計循環（Accounting cycle） 1. 分錄（journalizing）　 交易發生時，提供商品或服務的一方會出具書面憑證，(發票、收據等)佐證交易的發生及內容，這些單據稱為原始憑證。 根據原始憑證，辨認交易的性質、時間先後並依借貸 法則，區分應借記及貸記的科目，決定交易的金額， 記入帳簿，這項工作稱為「分錄」(journalizing)。 記載分錄的帳簿，稱為「分錄簿」，因是依交易發生 時間的先後順序記錄，故又稱「日記簿」(journal)或 「序時簿」。

一、會計循環（Accounting cycle） 2. 過帳（posting）　 為了解各個科目在某個時間的總額，會計必須將日記簿所記錄的會計科目分類集中，記入另一本帳簿，這項工作稱為「過帳」(posting)。 過帳使用的帳簿，稱為「分類帳」(ledger)。 由分類帳可以了解資產、負債、業主權益、收益、費 損各個科目的累計數。

一、會計循環（Accounting cycle） 3. 試算（taking trial balance）　 將交易記入日記簿，再過入分類帳的過程，難免會發 生錯誤，因此必須驗證分錄及過帳是否正確，這項工 作稱為「試算」(taking trial balance)。 試算時必須先計算出每一個科目的餘額，並且將各科 目的餘額編成一張表，此張列示各會計科目餘額的表 稱為「試算表」(trial balance)。

一、會計循環（Accounting cycle） 4. 調整（adjusting）　 有些科目在記入日記帳後，隨著時間的經過，記入的 交易內容可能會發生變化，為使每一科目都能正確表 達編表時的實際情況，應定期檢視並加以修正，這項 工作稱為「調整」(adjusting)。 調整會使會計要素發生增減，故須作分錄，記入日記 簿並過入分類帳，重新計算該科目的餘額。

一、會計循環（Accounting cycle） 5. 結帳（closing）　 每一會計年度終了時 一方面計算該期間所有的收益及費損得出盈虧，將盈虧轉入權益，收益費損科目必須每年結清 同時核算各項資產、負債、及權益帳戶的餘額，結轉下期。 結清損益帳戶及結轉資產、負債及權益帳戶的工作， 稱為「結帳」(closing)，或「結算」。

一、會計循環（Accounting cycle） 什麼是會計期間？會計年度？曆年制？國內有多少上市櫃的會計年度非屬於曆年制？ 企業經營及交易活動是連續不斷的，非至結束清算無法得知最終損益，但為適時提供資訊幫助管理者、投資人及債權人做決策，會計必須定期提供財務資訊，該期間長度須相等，才能前後期比較，此期間即為「會計期間」。若會計期間為一年，則稱為「會計年度」（fiscal year）。會計年度從每年1月1日至12月31日者，稱為「曆年制」（calendar year）。 依2009年第一季情況，國內近1,270家的上市櫃公司中，只有2家公司非採曆年制，分別是：上市公司萬宇科（股票代碼9104）屬於6月制，以及上櫃公司翔準（股票代碼3087）屬於10月制。 你知道嗎？

一、會計循環（Accounting cycle） 6. 編製財務報表（preparing financial statements）　 會計期間結束，應將期間內所有交易的結果彙總列表。 根據收益及費損帳戶編製損益表 根據資產、負債及權益帳戶編製資產負債表。 根據有關帳戶變動的情形，編製現金流量表及業主權益變動表。

二、帳簿的設置 1. 日記簿（journal）　 按交易發生的先後順序，依照借、貸原理，以分錄形式記載的原始記錄簿，稱為日記簿(journal)。 日記簿可以分為： 特種日記簿(special journal) 把企業交易頻繁的項目(如現金收支、銷貨、進貨等)劃分出來，設置專用的帳簿，單獨記載影響這些科目的交易，這種專用的記錄簿稱為特種日記簿。 普通日記簿(general journal) 企業最基本的日記簿，除了特種日記簿專門記載的交易外，其餘的交易事項都記入於普通日記簿。

二、帳簿的設置 2. 分類帳（ledger） 日記簿的分錄按照科目分類集中，所使用的帳簿稱為分類帳(簿)。可分為： 總分類帳(general ledger) 又稱總帳，是將企業全部會計科目彙總成冊的整體性帳冊。 明細分類帳(subsidiary ledger) 依照某一特定科目的子目或細目為分類標準而設立的帳簿，補助總分類帳的不足，故又稱為補助分類帳。 例如：公司的現金分別存放在不同的銀行，總分類帳「銀行存款」科目只記錄銀行存款的總數，明細分類帳則記錄存放在各銀行的明細數。

二、帳簿的設置 3. 備查簿（register） 屬於備忘性質的登記簿，用來記載日記簿及分類帳所沒有記載的事項，或補充記載不夠詳盡的紀錄。

一、會計憑證 會計憑證包括： 原始憑證 記帳憑證 證明交易事實發生與結果的原始書面證據，稱為「原始憑證」 例如：證明進貨事實的發票、收據等。 根據原始憑證所編製，用來顯示處理會計事項人員的責任，並作為記帳根據的憑證稱為「記帳憑證」，又稱為傳票。 常用的記帳憑證（傳票）可以分為現金收入傳票、現金支出傳票及轉帳傳票

一、會計憑證 1. 現金收入傳票（cash receipts voucher） 專供記錄現金收入交易，傳票本身就代表借記「現 金」。 交易發生時，只需將對方科目及金額記載於現金收入 傳票的「貸方科目」及「金額」欄中。 例如：甲公司09年10月5日以現金方式銷售商品$10,000， 則該筆交易的傳票記載如下：

一、會計憑證 甲公司 現金收入傳票 總號： 月 5 日 分號： 貸方科目 摘要 金額 附 銷貨收入 產品250單位@$40 10,000 月 5 日 分號： 貸方科目 摘要 金額 附 銷貨收入 產品250單位@$40 10,000 單 據 合計 2 張 經理 會計 營業 出納 記帳 製票 代表有2張原始憑證 交易事項的相關人員在傳票上簽名，顯示其責任

一、會計憑證 2. 現金支出傳票（cash disbursement voucher） 專供記載現金支出交易，傳票本身就代表貸記「現 金」。 交易發生時，只需將對方科目及金額記載於傳票的 「借方科目」及「金額」欄中即可。 譬如甲公司09年10月9日以現金方式購入商品$25,000， 該筆交易的傳票記載如下：

一、會計憑證 甲公司 現金支出傳票 總號： 9 日 分號： 借方科目 摘要 金額 附 進貨 產品1,000單位@$25 25,000 單 據 合計 3 張 經理 會計 營業 出納 記帳 製票

一、會計憑證 3. 轉帳傳票（general voucher） 專供記載轉帳交易及混合交易，格式及記錄方法與普通日記簿大致相同。 例如：甲公司09年10月11日賒銷貨品$5,000，轉帳傳票編製如下： 甲公司 轉帳傳票 總號： 09年10 月11 日 分號： 會計科目 摘要 借方金額 貸方金額 附 應收帳款 xx客戶 5,000 單 銷貨收入 據 合計 3 張 經理 會計 營業 出納 記帳 製票

二、普通日記簿的格式 每一筆交易分錄的記載方法是按照交易的先後順序，先記借方科目和金額，再於借方科目下方右移二格記入貸方科目及金額，最後再摘要說明該筆交易的內容。 日 記 簿 第 頁 年 會計科目與摘要 類頁 借方金額 貸方金額 月 日 ○ ○○○○ x

三、分錄釋例 1月01日 股東王仁等繳入股款$1,000,000，成立環宇企業管理顧問公司，開始營業。 09年 會計科目及摘要 類*頁 1月01日 股東王仁等繳入股款$1,000,000，成立環宇企業管理顧問公司，開始營業。 09年 會計科目及摘要 類*頁 借方金額 貸方金額 月 日 1 現 金 1,000,000 00 股 本 40 股東王仁等繳入股款

三、分錄釋例 1月10日 公司將現金$300,000存入臺灣銀行，開立支票存款帳戶。 10 銀行存款 3 300,000 00 現 金 1 1月10日   公司將現金$300,000存入臺灣銀行，開立支票存款帳戶。 10 銀行存款 3 300,000 00 現 金 1 開設臺銀＃126存款戶

三、分錄釋例 2月01日 購入房屋一戶，房價$300,000，土地價款$200,000，簽發臺銀即期支票$200,000支付，尾款則開立一年到期、年利率2%的附息票據交付。 2 1 建築物 22 300,000 00 土 地 21 200,000 銀行存款 3 應付票據 32 購置土地及建築物，部分價款以一年到期，年利率2%的附息票據支付

三、分錄釋例 3月1日 出租部分房屋給陳和公司，收得一年房租$12,000。 3月1日 出租部分房屋給陳和公司，收得一年房租$12,000。 3月1日 向國泰產物保險公司投保火險，預付一年保費 $24,000。 3 1 現 金 12,000 00 預收租金 35 預收陳和一年房租 〃 預付保險費 8 24,000 00 現金 1 預付國泰產物火險費一年

三、分錄釋例 4月1日 支付3月份員工薪資$50,000。 9月1日 完成永興公司管理顧問工作，收到一張面額 $30,000，一年到期，年利率1%的附息票據。 4 1 薪 資 61 50,000 00 現 金 支付3月份員工薪資 9 1 應收票據 6 30,000 00 顧問收入 50 永興公司服務收入

三、分錄釋例 10月1日 購入文具、紙張等用品$1,500，付現。 12月1日 完成三民公司管理顧問服務，收現$150,000。 10 1 10月1日 購入文具、紙張等用品$1,500，付現。 12月1日 完成三民公司管理顧問服務，收現$150,000。 10 1 文具用品 65 1,500 00 現 金 購入文具用品 12 1 現金 150,000 00 顧問收入 50 三民公司服務收入

一、過帳與總分類帳格式 過帳(posting) 總分類帳簿 將日記簿所記載的分錄，依照原來的借貸方向、原來的金額，轉記載到總分類帳(general ledger)帳戶的程序，是一項分類彙總的工作。 總分類帳簿 彙總所有的會計科目，記錄每一個會計科目增減的工具稱為帳戶(account)。 總分類帳的格式，通常分為標準式及餘額式二種

一、過帳與總分類帳格式 1. 標準式帳戶（standard account） 帳 戶 名 稱 第 頁 年 摘要 日 頁 借方金額 貸方金額 月 *日頁欄是用以註記該金額來自日記簿的頁次，於過帳時填註。

一、過帳與總分類帳格式 2. 餘額式帳戶（balance account） 餘額式帳戶除借、貸金額欄外，又增設餘額欄，共計三欄，故又稱「三欄式」。 餘額式帳戶的特性，在於能隨時呈現此帳戶的餘額，其餘內容與標準式帳戶大致相同。格式如下： 帳 戶 名 稱 第 頁 年 摘要 日 頁 借方金額 貸方金額 餘 額 月

一、過帳與總分類帳格式 分錄及過帳的關聯性如下圖所示。 日 記 簿 第 1 頁 09年 會計科目及摘要 類頁 借方金額 貸方金額 月 日 4 日 記 簿 第 1 頁 09年 會計科目及摘要 類頁 借方金額 貸方金額 月 日 4 1 薪 資 20 50,000 00 現 金 總分類帳戶 薪 資 第20頁 現 金 第1頁 4/1 50,000 4/1 50,000

二、過帳釋例 以下舉例說明前述環宇企業管理顧問公司交易事項的過帳程序： 總 分 類 帳 現 金 第1頁 09年 摘 要 日頁 借方金額 總 分 類 帳 現 金 第1頁 09年 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 1 1,000,000 00 10 300,000 3 12,000 24,000 12 150,000 4 50,000 1,500

二、過帳釋例 銀行存款 第3頁 09年 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 1 10 300,000 00 2 200,000 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 1 10 300,000 00 2 200,000 應收票據 第6頁 9 30,000

二、過帳釋例 預付保險費 第8頁 09年 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 3 1 24,000 00 土 地 第21頁 2 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 3 1 24,000 00 土 地 第21頁 2 200,000

二、過帳釋例 建 築 物 第22頁 09年 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 2 1 300,000 00 應付票據 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 2 1 300,000 00 應付票據 第32頁

二、過帳釋例 預收租金 第35頁 09年 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 3 1 12,000 00 股 本 第40頁 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 3 1 12,000 00 股 本 第40頁 1,000,000

二、過帳釋例 顧問收入 第50頁 09年 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 9 1 30,000 00 12 150,000 摘 要 日頁 借方金額 摘 要 貸方金額 月 日 9 1 30,000 00 12 150,000 薪 資 第61頁 4 50,000 文具用品 第65頁 10 1,500

三、明細分類帳的意義 如果總分類帳某一科目內容繁雜，有另外設置次級帳 戶的需要，應按總分類帳的子目或細目，另外設置明 細分類帳，記載詳細內容。 凡是總分類帳的某一科目設置明細分類帳者，則總分 類帳中的科目只記載交易的總數，各項明細紀錄則記 入明細分類帳中。 總分類帳所記錄的總數，就具有統制各相關明細分類 帳的功能，所以稱為「統制帳戶」（controlling account）。統制帳戶的餘額必須等於各相關明細分類 帳餘額的總和，不相等即表示有錯誤。

四、明細分類帳過帳釋例 10/5 向生生公司購進商品$50,000，付現$20,000，並開立 三個月期票$10,000，餘額$20,000則為賒購。 10/6 賒銷給大華公司商品$40,000。 10/8 銷售給長白公司商品$44,000，立即收取現金$13,000， 餘款$31,000暫欠。 10/11售予仁愛公司商品$20,000，收現$10,000，餘款 $10,000暫欠。 10/12 大華公司償還10月6日所欠貨款的一部分計$20,000。 10/13 賒銷給長白公司商品$10,000。

四、明細分類帳過帳釋例 總分類帳 明細分類帳 現金 第1頁 應收帳款明細帳 10/8 13,000 10/5 20,000 10/11   現金 第1頁 應收帳款明細帳 10/8 13,000 10/5 20,000 10/11 10,000 大華公司 第31頁 10/12 10/6 40,000 　23,000 20,000* 應收帳款 第5頁 長白公司 第35頁 31,000 10/13 41,000* 71,000** 應付票據 第31頁 仁愛公司 第36頁 10,000* **$20,000*+$41,000*+$10,000*=$71,000 與總分類帳中應收帳款餘額相同。

四、明細分類帳過帳釋例 應付帳款明細帳 應付帳款 第35頁 生生公司 第2頁 10/5 20,000** 銷貨 第55頁 應付帳款 第35頁 生生公司 第2頁 10/5 20,000** 　銷貨 第55頁 **總分類帳中應付帳款$20,000與明細帳餘額$20,000相符。 10/6 40,000 10/8 44,000 10/11 20,000 10/13 10,000 114,000 進貨 第65頁 50,000

一、試算的意義及目的 試算工作是基於會計的平衡原理（借方金額等於貸方 金額），將總分類帳中所有帳戶的餘額彙總列表，檢 查總分類帳的借方總額與貸方總額是否平衡，以確定 日記簿與分類帳的記錄工作是否正確。 用來呈現各帳戶餘額的彙總表，稱為「試算表」 （trial balance）。

二、試算表的格式 企業名稱 試算表 年 月 日 會計科目 借方餘額 貸方餘額 合計

三、試算表的編製實例 環宇企業管理顧問公司 試 算 表 09年12月31日 會計科目 借方金額 貸方金額 現 金 786,500 00 試 算 表 09年12月31日 會計科目 借方金額 貸方金額 現 金 786,500 00 銀行存款 100,000 應收票據 30,000 預付保險費 24,000 土 地 200,000 建築物 300,000 應付票據 預收租金 12,000 股 本 1,000,000 顧問收入 180,000 薪 資 50,000 文具用品 1,500 合 計 1,492,000

四、試算發現錯誤的追查 當試算表借方與貸方總額不平衡時，表示有錯誤發生 一般而言逆查法較有效率。 所謂逆查法，是追查錯誤的程序與原來帳務處理程序 相反，程序如下：。

四、試算發現錯誤的追查 1. 試算表的查核 2. 總分類帳的查核 3. 日記簿的查核 1. 試算表的查核　 將試算表所列的借、貸方餘額分別重行加算，再將試算表各科目所列的數字，逐一與總分類帳各帳戶餘額互相核對。 2. 總分類帳的查核　 如果上項程序未能發現錯誤，則檢查總分類帳各帳戶的借、貸總額及其餘額是否正確，再複查由日記簿過入總分類帳的每一筆紀錄是否正確。 3. 日記簿的查核 如果前面二項程序仍無法發現錯誤，則應該將日記簿上每一筆交易分錄所記載的借、貸金額詳加核對，檢查每一筆交易分錄是否平衡。