一、 總務處行政管理架構 二、 總務處組織與業務 總務長室、事務組、營繕組、 保管組、出納組、文書組 三、 新進教師宣導事項 總務處業務簡報 報告大綱 一、 總務處行政管理架構 二、 總務處組織與業務 總務長室、事務組、營繕組、 保管組、出納組、文書組 三、 新進教師宣導事項

行政管理架構 總務處辦公室 事務組 營繕組 保管組 文書組 出納組 教授兼總務長1人 秘書1人 技工1人 組長1人 職員5人 電信業務工2人 宿舍業務工1人 勤務班35人 駕駛3人 駐警班8人 助理1人 營繕組 職員4人 水電工5人 保管組 職員3人 (1員待補) 文書組 職員2人 文書工2人 助理4人 出納組 助理2人

總務處業務簡報 組織與業務 處辦公室(總務長室)

處辦公室(總務長室) 負責業務 秉承校長之命綜理總務業務 總務業務之企劃與管理

處辦公室(總務長室) 編制與業務 姓名 職稱 主要業務 張金龍 6100 總務長 李煌仁 6101 秘書 李羽妍 6157 技工 秉承校長之命，綜理總務業務 李煌仁 6101 秘書 1.秘書業務(兼校務基金管委會、校園導覽、綠美化小 組、 建築審查小組等業務)。 2.100萬元以上設備及工程採購開標紀錄製作。 3.各項會議紀錄繕寫。 4.1萬元以上單據審核及核銷。 李羽妍 6157 技工 1.一萬元以下之採購審核及核銷。 2.總務長室文書繕打作業。 3.總務處網路及系統維護連繫。 4.總務長室清潔維護及會議茶水準備。

總務處業務簡報 組織與業務 事務組

事務組 負責業務 公告金額10%以上財務招標採購及10%以下請購案程序 審核。 校區環境清潔與美化(含勤務支援)。 車輛進出校門管制暨教職員工生辦理停車識別証業務。 學校各單位非屬公保之各類人員勞(健)保業務。 電信維護暨電話申裝。 公務車輛調派暨公教住宅貸款。 防護團業務。

事務組 編制與業務-1 姓名 職稱 主要業務 邱武霖 6090 組主任 李屏娥 6089 沈惠如 6095 邱俊德 6086 組員 邱武霖 6090 組主任 1.綜理事務組各項業務。 2.工友(技工、駕駛)暨駐警工作調配、考核等。 3.採購比、議價暨各單位請購單核章。 4.校園環境督導整理。 李屏娥 6089 沈惠如 6095 邱俊德 6086 組員 採購業務 吳義生 6088 技士 工友管理，校園環境維護，各重要會場、慶典活動佈置，清潔外包，防颱小組，臨時交辦事項

事務組 編制與業務-2 姓名 職稱 主要業務 鍾璧裕 6094 駐警隊 小隊長 事務組業務：彙整本組各項會議資料 鍾璧裕 6094 駐警隊 小隊長 事務組業務：彙整本組各項會議資料 教職員工生車輛停車識別證製作、發放、費用收取 全校車籍資料建立彙整與交通秩序、罰款處理、 催繳、交通安全委員會工作協調 大門口交通安全工作宣導、上下班車輛引導 校園安全監視系統維護與巡邏工作規劃 綜理駐警、保全工作督導

事務組 編制與業務-3 姓名 職稱 主要業務 邱約旦 6093 技佐 吳青玉 范秀屏 6666 技工 工友 溫花妹 6092 公文擬辦、綠色採購、社福團體產品採購、共同供應契約採購、招商標案（超商、餐廳等）、場地租借、租金及電費催繳、防護團、校務基金每月案件決標金額彙整、每月決標資料彙整、勞健保勞退金申辦繳納、工友三節(退休)慰問金與邀請函寄發、公務車用油繳納、派車用油收付 吳青玉 范秀屏 6666 技工 工友 外線來電轉接，回答簡單問題 校內電話裝設、拆移、檢修、回收、釋疑 電話總機及機房相關設施、裝備，維護管理 電話帳單、報表管理列印 電話相關業務 溫花妹 6092 電話費扣繳流水單管理 小木屋、學人宿舍管理（申請、收費） 乘車票管理（交通車） 工友勞退金辦理、場地營業稅、住宿營業稅

事務組 編制與業務-4 王穗芬 行政助理 6092 全校採購申請案件收件及分配。 全校性臨時工讀、出差登錄。 工友請假、休假登錄。 除上述人員工作職掌外，另配置駐警 7 員，目前擔任校園車輛秩序維護、違規 取締及女生宿舍(勇、誠齋)之門禁管制。 另其他53名工友(含技工、駕駛)及12位臨時人員，則支援配置於各單位。 隸屬事務組部份則有38人，包含： 班長1位負責調派工作 駕駛 3 人－負責交通車及公務派遣。 重機械組 4人－負責重機械操作及座式割草機、除草修枝等。 割草組13 人－負責背式割草機修剪及座式割草機無法作業部分。 機動組 3人－負責各單位須立即支援之臨時性工作。 環境整理組14人－負責環境整理及其他交辦工作

總務處業務簡報 組織與業務 營繕組

營繕組 負責業務 校舍興建工程 。 校舍維護修繕。 工程發包資料準備及監督工作。 各類新建、增建工程之發包、監督、管理。 各類修繕工程之發包、監督、管理。 水電、消防、電梯、空調設施之修繕、維護。

營繕組 編制與業務-1 姓 名 職 稱 主要業務 陳明吉 6103 組長 鄒耀文 6099 技正 李龍魁 6087 姓 名 職 稱 主要業務 陳明吉 6103 組長 綜理本組負責之有關建築、土木、水電、消防、空調、電力 等管理及修繕工作。 主辦新興工程案之規劃設計及施工督導工作。 鄒耀文 6099 技正 主辦全校高壓電力系統之管理、維護及辦理工程之設計、發 包、訂約、監造等工務行政工作。 主辦全校空調系統興辦工程之之設計、發包、訂約、監造等 工務行政工作。 主辦新辦建築工程發包、訂約、督導監造之工務行政工作。 李龍魁 6087 主辦新興建築工程發包、訂約、督導監造之工務行政工作。 主辦新興建築工程施工查核業務。

營繕組 編制與業務-2 姓 名 職 稱 主要業務 廖作昇 6097 技士 陳新發 6096 張翠華 6098 行政 助理 姓 名 職 稱 主要業務 廖作昇 6097 技士 全校土木建築工程修繕及小型工程之設計、發包、訂約、監造等工務行政工作。 本校各單位申請之工程採購案件之審查、發包、訂約、監造等工務行政工作。 陳新發 6096 全校抽水站揚水系統及蓄水池給水系統之管理及維護。 全校低壓電力系統之管理及維護工作。 全校消防、空調及電梯等設備之管理及維護工作。 張翠華 6098 行政 助理 全校建築物平面圖及空間使用情形建檔工作。 協助辦理小型工程之設計工作及負責設計圖之繪製、編製工程預算書。 工程標案招標決標公告及協辦工程開標工作。

營繕組 編制與業務-3 水電工作 小組 姓 名 職 稱 主要業務 宋鴻君 技工 全校水電、空調、電梯及發電機修繕 電工室：6104 姓 名 職 稱 主要業務 宋鴻君 技工 全校水電、空調、電梯及發電機修繕 電工室：6104 值班手機：0922437654 鍾碧松 張振遠 工友 劉俊雲 鍾鑫偉 臨時工

總務處業務簡報 組織與業務 保管組

保管組 負責業務 財產管理 依行政院財物標準分類 動產、不動產 登記 增置 (購置、定製) 管理 減損 製表

保管組 編制與業務-1 姓名 職稱 主要業務 潘忠林 6080 組長 鍾韶榮 6084 組員 1.綜理本校財產、非消耗品及消耗品等管理事宜。 2.各單位購置財物依據財產標準分類、核銷審查。 3.校內工程會同估驗及點驗。 4.管理本校職務宿舍及辦理公證事宜。 5.辦理本校建物及設備等火災保險事宜。 鍾韶榮 6084 組員 1.非消耗品分類審查及編號。 2.行政單位消耗品（文具類）統籌購置及發放。 3.非消耗品及消耗品建檔和列製財產條碼和年、月報表等。 4..財產及非消耗品報廢審核、公開標售及清運。 5.財產及非消耗品盤點作業。

(原職務同仁已調職，業務暫由郭雅雯組員代理。) (育嬰假中，業務由郭雅雯組員及臨時人員邱品蓉小姐代理) 保管組 編制與業務-2 姓名 職稱 主要業務 郭雅雯 6085 組員 1.辦理財產管理系統維護事宜。 2.動產、不動產之財產資料建檔。 3.編製各式財產月報表、增減表及年度總目錄繕製及陳報教育部。 4.填報全國技專校院校務基本資料庫系統、全國宿舍管理系 統、教育部及國有財產署財產彙報系統等上傳作業。 待補中 (原職務同仁已調職，業務暫由郭雅雯組員代理。) 辦事員 1.財產購置、審查及分類編號。 2.儀器、交通運輸及雜項等設備增置會同點驗。 3.依規定辦理他機關受贈、撥入(出)財物相關事宜。 黃麗敏 6082 (育嬰假中，業務由郭雅雯組員及臨時人員邱品蓉小姐代理) 行政 助理 1.協助財物資料建檔維護及盤點。 2.協助採購申請單及核銷單之分類處理。 3.本組庶務採購與管理。 4.非消耗品、財產條碼印製。

總務處業務簡報 組織與業務 出納組

出納組 負責業務 承辦校務基金、農委會及國科會計畫、代收款 之收 帳、支票開立或存帳轉發、記帳、結帳等事宜。 教職員工（含行政助理）薪津發放及所得稅登記、 申報繳納及扣繳憑單之製發 。 承辦學雜費、住宿費繳費及學生申請減免學雜費及 退費事宜。 承辦約聘僱人員離職儲金提存事宜。

出納組 編制與業務-1 姓名 職稱 主要業務 陳明哲 6065 組長 賴姿伃 6069 組員 出納業務之綜理、協調與推行。 公文分配、處理與核閱。 各項印領（收回）清冊審核。 各帳戶收支傳票、憑證審核。 各項零用金之借支與提領。 保管品收存、退還業務。 賴姿伃 6069 組員 承辦校務基金專戶（74130042668帳號）之收帳及支付壹萬元以上費用之支票開立或存帳轉發、記帳、對帳及結帳 辦理臨時人員、研究生獎助金及工讀金之存帳轉發作業。 保管品帳務管理 編製校務基金專戶公庫存款差額解釋表。

出納組 編制與業務-2 姓名 職稱 主要業務 林佳玲 6066 組員 李春愛 6063 承辦校務基金專戶（74130042668帳號）支付壹萬元以下費用零用金之支付、記帳、結帳及員生、廠商等存帳轉發款等事宜。 承辦代收款專戶（74130042676帳號）支付壹萬元以下費用零用金之支付、記帳、結帳及員生、廠商等存帳轉發款等事宜。 各項標案文件圖說、押標金、保證金及履約保證金之收款 建教合作計畫等收據開立 李春愛 6063 承辦校務基金代收款專戶（74130042676帳號）、農委會計劃專戶（74130042692帳號）收帳、記帳及支付壹萬元以上費用之支票開立或存帳轉發、結帳與對帳等事宜。 代收款與農委會二專戶收款之收據開立。 各服務中心收據收款清單收件。。 編製代收款與農委會二專戶之公庫存款差額解釋表。 出納組財產管理。

出納組 編制與業務-3 姓名 職稱 主要業務 詹碧華 6068 組員 溫崇男 6058 教職員工（含進修部）薪津發放。 考績獎金、不休假加班費、年終工作獎金及子女教育補助費等清冊之編造發放及收回。 鐘點費、超支鐘點費及導師費等清冊之編造發放及收回。 代扣繳教職員工薪津所得稅、保險費、住宅貸款及其他代扣款等。 出納組預算之支用及事務機器等之維修及採購事宜 各項標案文件圖說、押標金、保證金及履約保證金之收款 建教合作計畫等收據開立 溫崇男 6058 承辦校務基金國科會專戶（74130042684帳號）之收帳、支票開立或存帳轉發、記帳、結帳等事宜。 編製國科會專戶公庫存款差額解釋表。 員工薪津及臨時人員工資、所得稅登記、申報繳納及扣繳憑單製發。 教職員退休金扣繳稅額之所得稅事宜。 辦理綜合所得稅申報與租稅宣導講習並協助同仁辦理報稅事宜。

出納組 編制與業務-4 姓名 職稱 主要業務 林奕坊 6059 行政 助理 林莉玲 6067 承辦校務基金國科會計劃專戶（74130042684帳號）壹萬元以下零用金支付、記帳與結帳及員工、廠商存帳轉發款等事宜。 承辦農委會計劃專戶（74130042692帳號）壹萬元以下零用金支付、記帳與結帳及員工、廠商存帳轉發款等事宜。 協辦代收退休人員及眷屬、臨時人員勞健保費及離退職金自提。 辦理約聘僱人員離職儲金提存事宜。 協辦學生申請各項證明書工本費收繳工作。 汽機車罰款繳費事宜。 林莉玲 6067 辦理學雜費及住宿費繳費事宜。 辦理學生減免學雜費退費事宜。 寒暑假住宿費及暑修學分費繳費事宜。 就學貸款退費事宜。

總務處業務簡報 組織與業務 文書組

文書組 負責業務 會議記錄：校務會議及行政會議 收發文管理：公文收、發文 檔案管理：回溯及現行檔案 信件收發管理：公文、信件、包裹等

文書組 編制與業務-1 姓名 職稱 主要業務 蔡韶玲 6070 組主任 許羽繢 6073 技士 董怡萍 6072 組員 陳甲上 蔡韶玲 6070 組主任 1.綜理文書業務。 2.協助秘書室辦理行政會議及校務會議之召開。 3.印信保管。 4.經費稽核委員會委員之選舉。 許羽繢 6073 技士 文書檔案管理及其它交辦業務。 董怡萍 6072 組員 公文收發、校稿、查催、建檔及其他交辦業務。 陳甲上 陳美子 6075 助理 工友 繕打公文、郵寄信件

文書組 編制與業務-2 姓名 職稱 主要業務 蕭鳳蓉 6074 行政助理 歸檔公文影像檔掃描及整理存放檔案室 行政會議、校務會議議程資料彙整 陳美珠 柳阿娥 6076 工友 助理 收發郵件公文及其他交辦業務。 詹益盛 6076 協助掛號信件領取之簽收

總務處業務簡報 新進教師宣導事項 事務組

門禁管制與校園安全 門禁管制：大門口配置保全警衛，白天(0600-2300)進出 憑停車識別證；夜間(2300-0600)進出需帶服務證辨識並 登記。 校園緊急聯絡電話：大門口08-7740156(直撥)；校內分 機5040、5041。 本校各重要路口、宿舍均設有監視安全系統與緊急傳呼 系統，使用方法為直取話筒就可接通。 申請停車識別證請向事務組申辦，每一學年度汽車500元、 機車40元，承辦人：駐警鍾璧裕小隊長；分機6094。

校外教學車輛申請 校外教學如需使用學校大巴士，請事前向事務組管理員(分機 6088)詢問當日是否有車輛可調派後再上網申請。 大巴士申請核准後，請先為當日參加教外教學學生投保100 萬元以上之保險。 公務車調派優先順序依序：國際性研討會、全國性活動研討 會、全校性活動研討會、全院活動研討會、系所研討會、班 級教學活動等。

採購申請作業 1/2 依採購金額： 未達10萬部分： 流程：採購→取得憑證→上主計室網路請購服務系統登錄 未達10萬部分： 流程：採購→取得憑證→上主計室網路請購服務系統登錄 未達1萬元之採購免附申請單，直接以憑證(發票或收據)核銷。 1萬元─4萬9,999元，申請單附1張估價單，併同憑證核銷。 5萬元─9萬9,999元，申請單附2張估價單，併同憑證核銷。 10萬元以上未達100萬元 (限制性招標除外) ： 公開取得報價單或企劃書、申請單、底價表、規格表(事務組網 頁下載)。 100萬元以上(限制性招標除外)： 公開招標：申請單、底價表、規格表，均於事務組網頁下載

採購申請作業 2/2 優先採購： 政府電子採購網站(http://web.pcc.gov.tw)可查詢「共同供應契約」商 品相關規格、型號、廠商、價格等，屬共同供應契約採購商品請優先向 「共同供應契約」採購下訂，並優先採購綠色環保標章產品 (http://greenliving.epa.gov.tw)。 非「共同供應契約」商品請優先採購身心障礙福利機構及團體產品或服 務(http://ptp.moi.gov.tw)。 限制性招標規定及流程，符合政府採購法第22條規定者， 得採限制性招標。惟須先上簽，俟核准後將原簽併同「限制 性招標申請書」、「底價表」送本組辦理。

總務處業務簡報 新進教師宣導事項 營繕組

用電須知 1/2 外接電線切勿超過插座之負載容量，若發現有跳電現象，應 通知本組派員檢查或請專業人員檢修。 儀器設備之配電單線圖請交由本組審查後施作，如自行配線 發生事故時，使用人要自負責任。 請管控電費，對於空調及照明設備使用請落實「人離關機」。 學校管理單位將定期抽查，其結果將通知各單位主管及陳報 校長。

用電須知 2/2 請各單位於有關電力施工時應找電器承裝業或水電工程行施 作，施作廠商商業登記資料之營業項目應列有電氣工程施作 相關工項，如水電材料買賣廠商不能進行電氣工程施作，俾 利順利核銷。 各單位如有增加設備，需自配電盤或既有線路引接，請於電 路施作前填寫申購裝設冷氣機或大用電設備電路檢視表會同 本組辦理檢測。

空間使用及修繕申請 鑑於公共建築物安檢之規定，各空間使用人切勿 私自改變建築結構與空間配置。 水電設施損壞修繕請上總務處網頁修繕服務系統 申報請修。 緊急狀況通知：總務處營繕組設有24小時無休之 水電小組。 聯絡電話：分機6104；手機0922-437654

總務處業務簡報 新進教師宣導事項 保管組

保管組宣導事項 1/2 申購財產(金額10000元以上且使用年限在二年以上之設備) 核銷時需填製財產或非消耗品(5000-9999元之設備)增加 單，相關表單請至保管組網頁下載並依欄位註明廠牌、型 號或規格尺寸、材質等，至於鐵櫃、桌、椅等請檢附型錄 ，單位為〝一套〞、〝一式〞者應註明其詳細項目。 設備申請維修或修繕時，請加填財產編號、序號；更換之 零(配)件如馬達、電路板…等，請交由本組集中管理，再依 規定辦理廢品公開標售。

保管組宣導事項 2/2 財物逾使用年限且不堪使用，或經評估修復後不符經濟效 益者，請填寫財產(非消耗品)減損單連同報損物品一併繳送 本組。 財物因故意或過失而遺失、損毀時，請參考保管組網頁中 法令規章部分之”本校財物減損報廢處理辦法”辦理。 本校位於屏東市之椰園宿舍，可提供老師申請借住，如有 需求請洽本組辦理公證事宜，費用由借住人負擔。

總務處業務簡報 新進教師宣導事項 出納組

出納組宣導事項 1/2 為利每月薪資存帳及所得稅扣繳作業，請上出納組網頁艾富 薪資查詢系統(http://140.127.2.136/newcashweb/)註冊本 人之帳號〈身份證字號〉以及E-mail帳號，存款金融帳號僅 限一銀或郵局。 外籍人士請提供居留證或護照影本。如一次給付總額超過新 台幣28570元(102年標準)，請以18%稅率扣繳稅額；而未 超過者，則以6%稅率扣繳稅額，並請於給付之日起10日內 提供收據，送出納組辦理申報。

出納組宣導事項 2/2 本校出納組網站「受款人/廠商存帳款項查詢系統」 (http://140.127.2.136/)可查詢各類款項存帳明細，如研究 津貼、代墊款、差旅費、助理及工讀生薪資…等；「艾富薪 資查詢系統查詢」(http://140.127.2.136/newcashweb/)可 查詢薪資、子女教育補助費、導師費...等 同仁如變更存款帳號時〈僅限一銀或郵局帳號〉，請至出納 組網頁下載更改帳號申請表，送出納組提出申請。

總務處業務簡報 新進教師宣導事項 文書組

文書組宣導事項 本校使用電子公文線上簽核系統，新進老師使用電子公 文系統前，請先洽電算中心申請E-mail帳號，再洽文書 組董小姐(分機6072)辦理相關事宜。 查詢掛號郵件請進入本校首頁→快速連結→行政→掛號 郵件包裹查詢，領取郵包請攜帶證件至本組收發室(位於 行政大樓東側中央地下室)辦理，電話分機6076。

總務處業務簡報 以上報告 敬請指教 本簡報可於總務處網頁下載 http://ga.npust.edu.tw/