Chapter 10 系統評選
前言 系統評選 了解如何評選適合企業需要的ERP系統,以及評估時應考慮的因素 了解如何去評選ERP系統的功能(完整性、強度與彈性等)
前言 ERP系統 但是 所以 提升企業運作的效率 整合營運所需的資訊 提高企業競爭力 系統價格昂貴 導入顧問用所費不貲 挑選合適的ERP系統及ERP供應商是非常重要的課題
是否要導入ERP系統 導入ERP系統的目標為何? 企業目前面臨什麼樣的問題? ERP系統是否能解決這些問題?
系統評選(1) 系統評選考慮因素 ERP系統本質上應視為一項長期性投資計畫,一般會利用 投資報酬率(Return on Investment, ROI): 投資報酬率>1 投資易算、報酬難估 成本效益比(Cost-Benefit) 成本效益比>1 成本易算、效益難估(整合性提高、反應速度變快等) 作為評選ERP系統的基礎,但投資金額與成本可概略估計,但報酬與系統效益很難估計,所以風險很大。(此法不適用於系統評選階段) 通常在判斷是否導入ERP系統時,採用 投資報酬率及成本效益比
系統評選(2) 實務上評選資訊系統時(確定要導入ERP系統後), 功能/價格比:(如政府採購法中之「最有利標」模式) 另外需考量之因素 一般性原則: 相同功能價格低 相同價格功能高 功能:考慮系統功能的完整性、強度與彈性等 成本:主要以「系統建置成本」-系統軟體成本、硬體成本、顧問費用 另外需考量之因素 系統建置(建置期間之額外費用)與維護因素 供應商長期競爭力
ERP系統評選架構 功能強度 模組選擇 系統彈性 功能完整性 參數設定 客製化程式 系統功能 系統功能 系統成本 ERP 系統評選 建置與維護 供應商競爭力
系統功能 是否能滿足使用者的需求? 功能完整性(是否完整的具備了所需要的功能) 功能強度(各功能有深入與周延程度) 系統彈性(客製化是否容易)
系統功能-功能完整性 ERP的定義 企業營運角度來看, Gartner Group: ERP為一會計導向的資訊系統,用來確認和規劃為了接受、製造、運送和結算客戶訂單所需的企業資源規劃系統 IDC:一個ERP系統至少應包含了會計、存貨管理、訂單處理、採購管理、生產計畫與執行等功能 美國生產與存貨管制學會:ERP為財務會計導向的資訊系統 ,其主要的功能為將企業用來滿足顧客訂單所需的資源… 企業營運角度來看, ERP系統至少應該包含企業的整個產銷循環,如從顧客訂單開始…,至成品交貨給客戶後之貨款收回等過程
產銷循環 訂單 出貨 收款 訂單 出貨 收款 1 服務業 存貨 採購 付款 生產計畫 製造 人力資源 財務會計 管理會計
產銷循環 訂單 訂單 出貨 出貨 收款 收款 買賣業 存貨 存貨 2 採購 採購 付款 付款 生產計畫 製造 人力資源 財務會計 管理會計
產銷循環 製造業 訂單 生產計畫 訂單 出貨 出貨 收款 收款 存貨 存貨 採購 採購 付款 付款 生產計畫 製造 製造 人力資源 財務會計 管理會計
系統功能-功能完整性 ERP需完整的支援企業的產、銷、人、發、財等功能 ERP功能的完整性必須包含 ERPERP II 訂單管理、應收帳款、採購管理、應付帳款 存貨管理、生產計晝、在製品管理 人力資源、財務會計、管理會計(成本控制) 工程管理、品質管理 ERPERP II 先進規劃與排程、供應鏈管理、顧客關係管理、知識管理、商業智慧等模組
系統功能-功能強度 功能內容(功能模組)是否能滿足企業經營上各種多樣化的需求? 功能強度 各功能的細緻與完整性 各功能間的整合性 如生產計畫模組是否有提供不同生產策略方式,間斷式、重複式生產等;物料管理模組可否提供批量管制、多廠多倉等; 最佳實務範例(Best Practices)的提供與參考 各功能間的整合性 各功能模組的銜接與連繫是否完整(作業流程化與自動化);有無勾稽的功能可檢查資料是否一致 內部控制/外部稽核 舊有系統/其他系統
系統功能-系統彈性 是否可擴充與調整系統以滿足企業的特定需求? 系統彈性 模組選擇與參數設定 客製化系統(客製化程式來滿足企業需求的難易程度) 規模彈性(企業規模) ERP系統能支援多大規模的組織作業,如大型組織、中小企業營運等
ERP系統評選架構 建置成本 標準建置 無形成本 軟體成本 客製化成本 系統成本 硬體成本 系統功能 系統成本 ERP 系統評選 建置與維護 供應商競爭力
系統成本 系統獲得成本 硬體設備成本 軟體系統成本(軟體使用費) 建置顧問費用 主機的伺服器系統、終端設備的個人電腦、網路、備援設備等 使用設備的數量與等級決定了成本的高低 軟體系統成本(軟體使用費) 價格的計算:「固定基礎價格」加上「使用者授權費」 固定基礎價格:ERP中各模組的基本費 建置顧問費用 佔成本最大的比例 可區分為「標準建置」及「客製化」成本 標準建置:工作包含了需求分析、系統設計、模組選擇與調校、參數設定等 客製化:因系統標準流程無法滿足需求時,要客製化系統開發
系統成本 其它無形成本 人力投入 訓練成本 人員流動 資訊部門專業人員及各部門之關鍵使用者(Key User)的投入 業務延遲 顧問公司只提供基本的教育訓練(人數及時數都有限制) 只針對資訊部門專業人員及關鍵使用者 人員流動 導入ERP系統期間,因專案人員的工作時數與壓力變大,而導致人員的離職 人員跳槽,造成訓練成本的浪費
ERP系統評選架構 系統功能 建置成本 維護能力 系統維護 建置時程 維護成本 建置與維護 標準建置 客製化 系統成本 ERP 系統評選 供應商競爭力
系統建置與維護因素(1) 除了系統本身的功能是否完整與充足外,系統建置的過程也會影響系統效益或成敗。系統正式上線後,為維持系統的正常運作,系統也必須加以維護 建置時程 影響「系統導入成本」與「企業運作」 平均費時6至18個月 80%以上的專案超過原定的時程及超過預算 可分為「標準建置的時間」、「開發客製化系統的時間」 評估建置系統所需的總時間(包括可能延誤的時間)是否可被企業接受
建置時程 (一) (二) (三) (四) (五) (六) (七) 基本建置動作 (含以下內容的安裝) 模 組 選 擇 參 數 設 定 基 本 資 料 義 織 結 構 會 計 期 間 帳 開 立 作 業 平 台 應 用 程 式 庫 系 統 網 路 管 理
系統建置與維護因素(2) 建置成本 系統維護因素 建置顧問費常高達總成本的一半以上 包含標準建置成本、客製化成本 標準建置成本:系統模組選擇與調校、參數設定和基本資料的定義 客製化成本:如國內的統一發票作業、新舊系統間的資料轉換 簽約時尚未進行需求分析,對客製化需求難以估計 系統維護因素 ERP系統的使用為長期的,需要供應商提供持績的服務 售後服務技術發展能力:問題分析與解決、新增修補程式、版本更新與升級等 供應商的服務能量 系統維護合約的費用
ERP系統評選架構 系統功能 系統成本 ERP 系統評選 建置與維護 企業規模 定位與策略 技術發展能力 供應商競爭力 供應商競爭力
供應商長期競爭力 如果ERP系統不是一次性的採購行為,則必須要慎選供應商 供應商評選因素 系統運作產生問題 供應商有新版本推出 技術發展能力 影響供應商本身的競爭與生存能力 所應用的資訊科技是否為發展的潮流(技術進步的回應能力) 對外界環境需求回應的能力:統一發票作業及勞保新制等 研發人力素質與規模
供應商長期競爭力 企業規模 市場定位與競爭策略 技術能力、產品開發能力、銷售能力、服務能力 供應商的資本額與員工人數是衡量企業規模的指標 影響了企業的研發能力 影響企業的生存能力 決定了可接專案量與專案的品質 市場定位與競爭策略 市場競爭激烈,各家ERP廠商必須要有經營策略與產品定位 市場定位:大型企業、中小企業等 產業別的目標市場:製造業、服務業等 好的競爭策略才能確保供應商的生存與發展
系統評選之管理實務 ERP系統的投資報酬率 如何向董事會或高層管理人員解釋ERP系統的效益?利潤為何? 雖然導入ERP系統之後,可以 提高資訊整合性、作業效率的提升、取得即時的資訊、結帳時間縮短等效益,但如何將這些效益利用貨幣單位計算,是個極困難且不易的 營業收入的增加與作業成本的降低與ERP系統有直接的關係嗎? 投資報酬率 = 報酬/投資金額 報酬→系統所帶來的效益 報酬中包含有形效益與無形效益 其中無形遠大於有形效益 但無形效益難於實際衡量,使投資報酬率難以評斷
系統評選之管理實務 簽約後才進行需求分析 建置費用是否包含客製化費用 包含客製化費用 客製化費用另估 簽約前僅作粗略分析 建置過程中才進行詳細分析 包含客製化費用 顧問公司會採取「穩健」原則,即高估成本 細部分析後如有差異時易生爭議 客製化費用另估 所估出來的客製化費用企業是不是願意付擔