「公文橫式書寫相關法規修正」 簡 報 行政院研究發展考核委員會 九十三年七月十四日

簡報大綱 公文程式條例修正 公文書橫式書寫推動方案 事務管理手冊文書處理部份修正 橫式公文設計示意圖 電腦化作業規範修正

公文程式條例修正 中華民國九十三年五月十九日總統華總一義字第09300094171 號令修正公布第7、13 、14 條條文： 第 七 條：公文得分段敘述，冠以數字，採由 左而右之橫行格式。 第十三條：機關致送人民之公文，除法規另有 規定外，依行政程序法有關送達之 規定。 第十四條：本條例自公布日施行。 本條修正條文第七條施行日期，由行政院以命令定之。

公文書橫式書寫推動方案-93.6.14修訂 「公文書橫式書寫推動方案」工作要項及完成時程 ： 事務管理手冊文書處理部分：九十三年六月。 文書及檔案電腦化作業規範：九十三年六月。 修正公文資訊系統：九十三年十二月。

事務管理手冊文書處理部分修正 公文樣式舉例共二十六種，相關資料可由 http://www.good.nat.gov.tw/04.htm網站下載 事務管理手冊文書處理部分(即文書處理手冊)己完成修正作業 本次修正重點： (一)公文作業改採直式橫書 (二)簽署原則由左而右由上而下 (三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有 限公司讀信機規格標準

橫式公文設計示意圖

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橫式公文設計示意圖

橫式公文設計示意圖

橫式公文設計示意圖

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文書及檔案管理電腦化作業規範修正 「文書及檔案管理電腦化作業規範(九十三年修正版)」行政院研考會己於 93.06.30 以會訊字第09300152571號函發各機關查照辦理。

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 壹、前言 「文書及檔案管理電腦化作業規範」分二大部分，分別為作業規範及技術規範。作業規範是提供文書、檔案及資訊人員使用，技術規範是提供資訊人員開發公文電腦化作業系統使用。 公文是政府賴以處理公務、溝通互動之重要工具與媒介，必須與時俱進，配合科技發展以新思維、方法及工具推動公文現代化。立法院於民國八十二年二月通過「公文程式條例」部分條文修正案，建立電子公文法源基礎，行政院於八十三年二月函頒「文書及檔案管理電腦化作業規範」，嗣於八十八年修訂，期能使電子公文之文書製作、流程管理、傳遞交換及檔案管理有所依據。其後為使電子公文運作更順暢、網路傳遞交換更便利，檔案管理整合更連貫，行政院於八十九年八月十六日重新修訂「文書處理檔案管理手冊」，並因應檔案管理局成立，調整手冊敘述範圍，重新定名為「文書處理手冊」。為因應此公文管理之變革，並達到運用網路傳遞交換公文之最終目標，及配合檔案法之立法，「文書及檔案管理電腦化作業規範」爰配合修正。 刪除前言第一段

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 貳、一、作業目標 (四)經由網路傳遞交換，大幅提升文書交換效率。 酌作文字修正。 (五)以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調卷，提升決策品質與便利民眾申請應用。 (五)以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調卷，提昇決策與便利民眾申請應用。

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 (六)為提升發文、收文處理效率，郵寄信封得以開窗式信封處理，便於處理郵寄文件，並加速郵務作業自動化處理。 為提昇發文作業效率，配合中華郵政公司讀信機規格修正。 貳、四、作業流程 現行文書處理流程如圖二所示。電腦化後，作業流程中若干決策點仍由人工作業判定，詳如圖三至圖六。 現行文書處理流程如圖二所示。電腦化後，作業流程中若干決策點仍將由人工作業來判定，詳如圖三至圖六。 酌作文字修正。

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 貳、四、(一)文書製作 2、已訂有標準格式之公文類型為： 其他定型化表單 公告 開會通知單 公文時效統計 新增 3、公文附件…，其處理原則如下： ˙紙本文件適合轉換成電子附件者，請參酌檔案管理局「機關檔案管理資訊化作業要點」辦理。 ˙紙本文件適合轉換成電子附件者，請參酌檔案管理局「機關檔案管理執行要點」辦理。 機關檔案管理要點名稱修正

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 貳、四、(一)文書製作 圖三 文書製作流程示意圖 圖三 文書製作流程 圖三 文書製作流程示意圖 圖三 文書製作流程 酌作文字修正。 貳、四、(二）流程管理(詳圖四) 圖四 文書流程管理流程示 意圖 貳、四、（二）流程管理(詳圖四) 圖四 文書流程管理流程 貳、四、（三）傳遞交換(詳圖五及圖六) 圖五 傳遞交換(發文)流程 示意圖 圖六 傳遞交換(收文)流程

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 5.為提升文書發文收文作業效率，公文呈現列印時，郵遞區號、地址、受文者、發文日期、發文字號應列於左上角，左邊留白23公厘、上方留白50公厘區域，以上四欄資訊區域以橫座標100公厘、縱座標45公厘為顯示區域，且每欄資訊以一行為原則 增列，配合公文信封開窗讀信機作業 貳、四、(三)傳遞交換 8.公文及附件應由系統自動加印頁碼及騎縫標識，騎縫標識的位置應由系統隨機產生，不得為同一位置。 8.公文及附件應由系統自動加印頁碼及騎縫標識。 增列騎縫標識位置的說明。

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 表一、基本欄位定義 文號：「(年度＋流水號＋支號)為11位英數字半型(0123456789)， 解密條件或保密期限 文號：「(年度＋流水號＋支號)為11位英數字全型(Ｏ１２３４５６７８９)， 解密條件 「英數字全型」改為「英數字半型」 增加「或保密期限」 表二、交換用欄位定義 受文者 (((姓名,職稱?,機關代碼,單位代碼?)|(全銜,機關代碼)|(單位名,機關代碼,單位代碼?)),含附件?|交換表)紙本發文時，受文者郵遞區號及地址可由資訊系統產生 密等及解密條件或保密期限 (((姓名,職稱?,機關代碼,單位代碼?)|(全銜,機關代碼)|(單位名,機關代碼,單位代碼?)),含附件?|交換表) 密等及解密條件 配合公文信封開窗紙本發文作業需要 增加保密期限

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 貳、七、代碼清冊。 貳、七、代碼清冊 (三)其他類別 A：紀錄 B：節略 C：說帖 D：代電 E：原本 F：判決書 G：起訴書 H：處分書 I：定型化表單 Z：非屬以上各類文書 1：公務電話記錄 2：手令或手諭 3：報告 4：箋函或便條 5：聘書 6：證明書 7：證書或執照 8：契約書 9：提案 增加項目 (十二)媒體型式 F：硬式磁碟

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 (十三)檔案目錄傳送名稱Ａ：案卷之檔案目錄彙送 Ｂ：案卷之檔案移轉目錄 Ｃ：案件之檔案目錄彙送 Ｄ：案件之檔案銷毀目錄 Ｆ：案卷之檔案銷毀目錄 Ｇ：案卷之擬移轉目錄 Ｈ：案卷之擬銷毁目錄 Ｐ：案件之擬移轉目錄 Ｖ：案件之擬銷毀目錄 Ｔ：案件之檔案移轉目錄 (十三)檔案目錄傳送名稱 Ｃ：檔案目錄彙送 Ｄ：檔案銷毀目錄 Ｔ：檔案移轉目錄 項目修正 參、技術規範

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 其他類別新增原本、判決書、起訴書、處分書、定型化表單 增加或保密期限 參、一、共同傳輸檔案格式 <!-- 公文標籤集(基本層) 93_基本標籤.ent 1999.12.1 修改日期：2004.1.1--> <!ELEMENT 其他類別 EMPTY> <!ATTLIST 其他類別 代碼 (公務電話記錄|手令或手諭|報告|箋函或便簽|聘書|證明書|證書或執照|契約書|提案|紀錄|節略|說帖|代電|原本|判決書|起訴書|處分書|定型化表單) “公務電話記錄”> <!ELEMENT 解密條件或保密期限 (#PCDATA)> !-- 公文標籤集(基本層) 91_基本標籤.ent 1999.12.1 修改日期：2002.1.1-->   <!ELEMENT 其他類別 EMPTY> <!ATTLIST 其他類別 代碼 (公務電話記錄|手令或手諭|報告|箋函或便簽|聘書|證明書|證書或執照|契約書|提案|紀錄|節略|說帖|代電) “公務電話記錄”> <!ELEMENT 解密條件 (#PCDATA)> 其他類別新增原本、判決書、起訴書、處分書、定型化表單 增加或保密期限

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 媒體型式新增硬式磁碟 檔案目錄傳送名稱內容修正 <!ELEMENT 媒體型式 EMPTY> <!ATTLIST 媒體型式 代碼 (紙本|底片|微縮片|幻燈片|磁片|磁帶|光碟|錄音帶|錄影帶|工程圖|照片|圖表|電影片|地圖|硬式磁碟|其他) "紙本"> <!ELEMENT檔案目錄傳送名稱 EMPTY> <!ATTLIST 檔案目錄傳送名稱 代碼 (案卷之檔案目錄彙送│案卷之檔案移轉目錄│案件之檔案目錄彙送│案件之檔案銷毀目錄│案卷之檔案銷毀目錄│案卷之擬移轉目錄 案卷之擬銷毁目錄│案件之擬移轉目錄│案件之擬銷毀目錄│案件之檔案移轉目錄 ) "案件之檔案目錄彙送"> <!ELEMENT 媒體型式 EMPTY> <!ATTLIST 媒體型式 代碼 (紙本|底片|微縮片|幻燈片|磁片|磁帶|光碟|錄音帶|錄影帶|工程圖|照片|圖表|電影片|地圖||其他) "紙本">   <!ELEMENT 檔案目錄傳送名稱EMPTY> <!ATTLIST 檔案目錄傳送名稱 代碼 (檔案目錄彙送|檔案移轉目錄|檔案銷毀目錄) "檔案目錄彙送"> 媒體型式新增硬式磁碟 檔案目錄傳送名稱內容修正

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 交換用公文標籤集增修或保密期限 <?xml version="1.0" encoding="BIG5"?> <!-- 公文標籤集 (交換用) 93_交換用標籤.ent 1999.12.1 修改日期:2004.7.1 -->   <!ELEMENT 密等及解密條件或保密期限 (密等,解密條件或保密期限)> <!-- 公文標籤集 (交換用) 91_交換用標籤.ent 1999.12.1 修改日期: 2002.1.1 -->  <!ELEMENT 密等及解密條件 (密等,解密條件)> 交換用公文標籤集增修或保密期限

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 表單之內容結構 表單之內容結構  <?xml version="1.0" encoding="BIG5"?> <!--93_roster.dtd 交換表 2004.7.1--> <!ENTITY % 基本標籤 SYSTEM "基本標籤.ent" > %基本標籤; <!ENTITY % 交換用標籤 SYSTEM "交換用標籤.ent" > %交換用標籤; <!ELEMENT 交換表單 (((姓名,職稱?,機關代碼,單位代碼?) |(單位名,機關代碼,單位代碼) | (全銜,機關代碼)) ,(含附件│內含本文與附件之可攜式文件檔名)？)+ > <!/ 交換表單> <!--91_roster.dtd 交換表 2002.1.1 --> <!ENTITY % 基本標籤 SYSTEM "基本標籤.ent"> <!ELEMENT 交換表單 (((姓名,職稱?,機關代碼,單位代碼?) |(單位名,機關代碼,單位代碼) |(全銜,機關代碼)),含附件？)+ > 配合公文交換軟體於發文時自動產出可攜式文件檔，交換表單內容予以修正

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 公文及報表之內容結構 公文及報表之內容結構   <?xml version="1.0" encoding="BIG5"?> <!--93_2.dtd 函 2004.1.1 --> <!ENTITY % 基本標籤 SYSTEM "基本標籤.ent" > %基本標籤; <!ENTITY % 交換用標籤 SYSTEM "交換用標籤.ent" > %交換用標籤; <!ELEMENT 函 (發文機關+,函類別,地址,聯絡方式+,受文者, 發文日期, 發文字號+速別?,密等及解密條件或保密期限?, ,附件?,主旨,段落*,正本,副本?,署名*)> <!-- /函 --> <!--91_2.dtd 函 2004.1.1 --> <!ELEMENT 函 (發文機關+,函類別,地址,聯絡方式+,受文者,速別?,密等及解密條件?,發文日期,發文字號+,附件?,主旨,段落*,正本,副本?,署名*)> 93_2.dtd 函，修正「密等及解密條件或保密期限? 」並調整欄位順序

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 公文及報表之內容結構 公文及報表之內容結構   <?xml version="1.0" encoding="BIG5"?> <!--93_4.dtd 開會通知單 2004.1.1--> <!ENTITY % 基本標籤 SYSTEM "基本標籤.ent" > %基本標籤; <!ENTITY % 交換用標籤 SYSTEM "交換用標籤.ent" > !ELEMENT 開會通知單 (發文機關,受文者, 聯絡人及電話, 發文日期,發文字號,速別?, 密等及解密條件或保密期限?,附件?,開會事由,開會時間,開會地點,主持人,出席者,列席者?,副本?,備註?,署名*)> <!-- /開會通知單 --> <!--91_4.dtd 開會通知單 2002.1.1--> !ELEMENT 開會通知單 (發文機關,受文者,聯絡人及電話,密等及解密條件?,發文日期,發文字號,附件?,開會事由,開會時間,開會地點,主持人,出席者,列席者?,副本?,備註?,署名*)> 93_4.dtd開會通知單交換用標籤增列「速別」及修正「密等及解密條件或保密期限? 」並調整欄位順序

<!-- 93_9.dtd 公文欄位轉換格式 2004.7.1 --> 文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 <?xml version="1.0" encoding="BIG5"?> <!--93_9.dtd 公文欄位轉換格式 2004.7.1 --> …… ….. <!ELEMENT 公文欄位轉換格式(功能?,主旨?,發文者?,來文者*,文別?,本別?,密等?,解密條件或保密期限?,保存年限?,應用限制?,發文字號?,收文字號?,來文字號?,併案文號?,分類號?,電子檔案路徑?,電子檔案名稱*,媒體型式?,辦畢日期?,發文日期?,收文日期?,來文日期?,附件名稱*,附件媒體型式*,附件數量*,公文頁數?,承辦單位?,承辦人?)+> <!-- /公文欄位轉換格式 --> <!-- 93_9.dtd 公文欄位轉換格式 2004.7.1 --> <!ELEMENT 公文欄位轉換格式(功能?,主旨?,發文者?,來文者*,文別?,本別?,密等?,解密條件?,保存年限?,應用限制?,發文字號?,收文字號?,來文字號?,併案文號?,分類號?,電子檔案路徑?,電子檔案名稱*,媒體型式?,辦畢日期?,發文日期?,收文日期?,來文日期?,附件名稱*,附件媒體型式*,附件數量*,公文頁數?,承辦單位?,承辦人?)+> 修正解密條件或保密期限

文書及檔案管理電腦化作業規範修正 修正條文 現行條文 說明 <?xml version="1.0" encoding="BIG5"?> <!-- 93_C.dtd 令(有受文者) 2004.1.1 --> 無 增加93_C.dtd令(有受文者) <!-- 93_3.dtd 公告(有受文者) 2004.1.1 --> 。 增加93_D.dtd公告(有受文者)

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