數位化文件管理系統 第二階段教育訓練—主管篇

瀏覽器設定 安全性： 隱私權： 安全性等級設定為[低] 加入信任網站（安全性） http://120.126.42.155 關閉快顯封鎖程式

瀏覽器設定—網際網路選項

瀏覽器設定—安全性

瀏覽器設定—隱私權

登入系統 http://120.126.42.155:9080/edms/ 數位化文件管理系統測試環境URL 測試帳號：個人員工編號 測試密碼：passw0rd

登入系統

建置步驟 進入資源下載頁面 1.安裝叡揚公文系統（依序安裝） (1)叡揚WebEditor主程式 (2)叡揚WebEditor副程式 2.安裝眉批程式 (1)Microsoft .NET Framework 3.5 (2)陽明快捷列 3.安裝讀卡機驅動程式 4.安裝讀卡機

資源下載 1 2 3

簽核流程基本原則

簽核流程之角色定義 主辦人 文件創稿人。 單位登記桌 單位內負責收發文件的人員。 文件送至會辦單位時，須先由登記桌受理，並分發給 定義描述 主辦人 文件創稿人。 單位登記桌 單位內負責收發文件的人員。 文件送至會辦單位時，須先由登記桌受理，並分發給 該單位的承辦人 承辦人 會辦單位中，主要辦理業務的人員。 一般人員 文件簽核流程中各關卡的簽核人員，但其身分不為 登記桌、承辦人或主管。 主管 單位主管人員。

簽核作業流程圖 主辦人 登記桌 承辦人 一般人員 主管 關卡角色

簽核作業流程圖—主管

實作流程示意圖 ⑥ ⑤ 上傳附件 ⑧刪除附件 ①眉批 ⑦ ④ ③簽出 ② ⑨加會 ⑩ ⑪ ⑫ 校長決行 ⑬ 綠色表示一級單位，為系統自動產生。 ⑪ ⑫ 校長決行 ⑬

主管可操作之簽核功能 由[待簽核文件]查詢作業中，選擇本次要進行審核的文件。 依照主管的角色，系統提供各類簽核及設定功能： 文件眉批 上傳附件 刪除上級主管關卡 退回登記桌 退回承辦人 退回主辦人 人員轉會 加會單位 代一級主管決（具有代決權限人員） 代校長決（主任秘書） 呈校長（主任秘書）

待簽核文件 1.登入後，系統即顯示待本人簽核的文件資訊。 2.或由[簽核作業]下點選[待簽核文件]。 3.點選[表單編號]，即可開啟該份文件內容。

①眉批 主管可直接於本文PDF上直接進行眉批，作為簽核意見之一。 執行[檢視本文]。 系統以PDF型態開啟本文內容。 主管可於本文上透過Adobe Writer或手寫筆進行眉批。 執行[關閉並上傳]。 若主管放棄本次眉批的內容，請執行[關閉不上傳]。 系統將本眉批儲存。 系統實作。

眉批--1 檢視本文

眉批--2 進行眉批

②刪除上級主管關卡 若主辦人直屬主管認為文件的重要程度較低，可不須經由該單位一級 主管審核，則可將一級主管的關卡刪除。 執行[設定流程]。 系統開啟本文件的流程資料。 勾選上級主管關卡。 執行[刪除]。 系統提示確認刪除訊息。 若主管取消刪除，請執行[取消]。 主管確認刪除並完成設定。 系統實作。

刪除上級主管關卡--1 設定流程

刪除上級主管關卡--2 進行刪除

③簽出文件 主管審核文件無誤後，可執行簽出，文件將送至下一關卡的 負責單位。 輸入[簽核意見]。 執行[簽出]。 系統提示確認簽出訊息。 若主管取消簽出，請執行[取消]。 主管確認簽出。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員的訊息。 系統實作。

簽出文件--1 輸入簽核意見，確認簽出，顯示下一關人員訊息。

簽出文件--2 進行自然人憑證驗證

簽出文件--3 自然人憑證驗證成功 驗證成功

④退回登記桌 輸入[簽核意見]。 執行[退回登記桌]。 系統提示確認退回登記桌的訊息。 若主管取消退回，請執行[取消]。 主管確認退回登記桌。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員的訊息。 系統實作。

退回登記桌： [承辦人/主管]若認為該公文須重新指派承辦人或應轉發其他單位，則可填寫退回意見後，將公文退回單位登記桌處理 。

退回登記桌--1 必須輸入簽核意見

退回登記桌--2 確定退回登記桌

退回登記桌--3 原人員關卡退回後人員關卡的變化

⑤上傳附件 選擇附件類型：發文/ 意見。 選擇欲上傳的檔案。 執行[上傳]。 系統顯示附件相關資訊。 系統實作。

上傳附件--1 選擇附件類型選擇檔案執行上傳

上傳附件--2 附件資訊顯示

⑥退回承辦人 輸入[簽核意見]。 執行[退回承辦人]。 系統提示確認退回承辦人的訊息。 若主管取消退回，請執行[取消]。 主管確認退回承辦人。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員[承辦人]的訊息。 系統實作。

退回承辦人： [主管]若認為該公文須由承辦人重新辦理，則可填寫退回意見後，將公文退回承辦人處理。

退回承辦人--1 必須輸入簽核意見

退回承辦人--2 確定退回承辦人

退回承辦人--3 原人員關卡退回後人員關卡的變化

⑦人員轉會 執行[人員轉會]。 選擇欲轉會的人員。 系統加入所選擇的轉會人員為下一關，並增加將本關卡複製於轉會人員之後一關。 主管確定轉會。 若主管暫不進行轉會，請執行[暫存]。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員為[轉會人員]的訊息。 系統實作。

轉會人員： [一般簽核人員或主管]認為文件應由本單位中其他人員先行審核過後，再由本人審核，則可將該文件先轉給其他人員，等該人員審核完畢後、再將文件送回給本人繼續審核。

人員轉會—1 開啟待簽核文件，進行人員轉會

人員轉會—2 加入轉會人員，並再產生”回原關卡” 轉會文件

人員轉會—3 文件轉會給指定人員

⑧刪除附件 若附件須抽換或內容有誤，則僅本人有權限可將自己上傳的 附件刪除。 若非於當前關卡中上傳者，則刪除時必須填寫刪除原因。 選擇欲刪除的附件。 執行[刪除]。 輸入[刪除原因]。 系統確認刪除的訊息，使用者確認刪除。 若取消刪除，請執行[取消]。 附件資訊顯示該附件刪除的原因，且不可檢視已刪除的附件。 系統實作。

刪除附件—1 選擇附件，輸入刪除原因

刪除附件—2 取消被刪除附件的檢視功能

⑨加會單位 主管可增加會辦單位。 執行[設定流程]。 新增會辦單位。 完成流程設定。 系統實作。

加會單位—1 執行流程設定

加會單位—2 選擇會辦單位

加會單位—3 加入會辦單位

⑩代決 輸入簽核意見，執行[代決]。 簽核人員確認代一級主管決。 若簽核人員取消代決，請執行[取消]。 進行自然人憑證的驗證。 本關卡的簽核結果為[代決]，系統提示下一關簽核人員訊息。 系統實作。

代決： 一級主管可設定代決人員。簽核文件時可由代決人員代替一級主管進行代決文件，代決後表示該文件已由該單位審核完畢，一級主管無須再對該文件進行簽核。

代決—1 執行代決

代決—2 簽核結果顯示

⑪呈校長 輸入簽核意見，執行[呈校長]。 主任秘書確認呈校長。 若主任秘書暫不呈校長，請執行[取消]。 進行自然人憑證的驗證。 本關卡的簽核結果為[呈校長]，系統提示下一關簽核人員為[校長]的訊息。 系統實作。

主任秘書--代校長決/呈校長： 秘書室主管進行文件簽核時，若認為該文件須由校長決行，則執行[呈校長]功能，系統將自動生成「校長」關卡，秘書室主管簽出文件後，下一關即呈給校長審核。 或認為該文件不須經由校長簽核，則可由其進行代校長決。

呈校長—1 主祕將文件呈校長

呈校長—2 簽核結果顯示

⑫校長決行 輸入簽核意見。 執行[簽出]，代表文件已由校長決行。 進行自然人憑證的驗證。 本關卡的簽核結果為[決行]，系統提示下一關回到[主辦人]的訊息。 系統實作。

校長決行—1 校長簽出

校長決行—2 回到主辦人關卡，進行清稿。

校長決行—3 簽核結果顯示

⑬退回主辦人 輸入[簽核意見]，執行[退回主辦人]。 系統提示確認退回主辦人的訊息。 若主管取消退回，請執行[取消]。 主管確認退回主辦人。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員為[主辦人]的訊息。 系統實作。

退回主辦人： 若主管認為文件需要補件或補充內容，而將文件進行退件處理， 系統將文件送回主辦人，由主辦人修正後、再行送出， 並依原流程重新進行簽核。

退回主辦人--1 必須輸入簽核意見 退件時必須輸入簽核意見

退回主辦人--2 主辦人收件 退件前之簽核記錄 退件後產生一筆新的簽核記錄

退回主辦人--3 重啟簽核流程