98年度國有公用財物管理 實務作業講習 總務處保管組組長 吳鴻欽 2009年7月7日

簡 報 大 綱 保管組業務簡介 財產及物品管理簡介(法令規章、表單) 作業注意事項 案 例 案　例 97-98年度上級訪查及本校抽盤情形(各單位現況) 推動中重點工作 2

保管組業務簡介-成員及職掌 吳鴻欽 柳瑞芝 張秀蘭 董芬妙 王尹珊 陽雄鳳 綜理保管組業務 驗收 場地管理委員會 序號 職　稱 姓　名 職　　　　　　　　　掌 一 組長 吳鴻欽 綜理保管組業務 二 編審 柳瑞芝 驗收 場地管理委員會 三 組員 張秀蘭 財產　廢品　盤點　財產報表　新進教職桌椅 四 董芬妙 土地 學位服 基地台租借 空間管理 五 王尹珊 職務宿舍 非消耗物品 六 服務員 陽雄鳳 財物憑單 物品領發 協助廢品入庫點收 3

保管組業務簡介-網頁 4

財 產 一、財物，係指【財產】及【物品】總稱 財　產 一、財物，係指【財產】及【物品】總稱 (一)財產：包括土地、土地改良物、房屋建築及設備暨單價金額超過一萬元以上且使用年限在二年以上之機械及設備、交通及運輸設備、什項設備 ※整批購買，每件單價如未超過新台幣一萬元，自91年1月1日 起，不以財產列帳（行政院主計處90.12.7台九十處會二字09294號函 ） ※惟圖書典藏之分類圖書仍依有關規定辦理

物 品 及 軟 體 (二)物品：指不屬於前述財產之設備、用具，其分類下： (三) 無形資產（電腦軟體） 1. 消耗用品：指公用物品經使用後喪失其原有效能或使用價者，如事務用品、紙張用品、衛生用品等 2. 非消耗品：公用物品質料堅固，不易損耗者，即使用年限二年以上或單價金額在新臺幣３０００元以上且未達壹萬元者，例如印表機、螢幕、桌、椅、櫃等 (三) 無形資產（電腦軟體）

財產、物品及無形資產之分類 財 產 物 品 無形資產 一、土地及土地改良物１ 一、消耗用品 一、電腦軟體８ 二、房屋建築及設備２ 財      產 物    品 無形資產 一、土地及土地改良物１ 一、消耗用品 一、電腦軟體８ 二、房屋建築及設備２ 二、非消耗品６ 二、權利 三、機械及設備３ 三、其他 四、交通及運輸設備４ 五、雜項設備５

財物管理組織圖 國立中山大學 校長 總 務 處 總務長 保 管 組 組長 各單位（院、所、系、中心、 處、館、室、組等） 總 務 處 總務長 保 管 組 組長 財產管理業務承辦人員 各財產管理單位主管 各單位財產管理人 財物保管人 各單位（院、所、系、中心、 處、館、室、組等）

單位財物管理人之工作項目 (一)協助辦理該單位財物管理、登帳等工作 (二)請財物保管（使用）人在財物相關表單上簽名確認 (三)分送財物標籤，請保管（使用）人黏貼於財物明顯處 (四)配合年度盤點及上級單位視察時協調聯繫 (五)財物保管（使用）人離職時，協助財物移交工作 (六)單位財物異動及減損（報廢）之線上作業 (七)財物增減表請保管人核對後蓋章繳回 9

財物保管人職責 (一)應確實負責點收新購財物 (二)核對無誤後將標籤黏貼於財物上 (三)所保管財物資料須與保管組系統資料相符 (四)財物使用前應先向單位財物管理人辦理借用手續 (五)妥善保管及養護所保管(借用)之財物 (六)損壞或遺失所保管(借用)之財物，應負賠償責任 (七)配合單位財物管理人辦理不定期盤點及年度總盤點 (八)異動或離職前財物之交接

相關法令規章 「審計法」、「國有財產法」、「國有財產產籍管理作業要點」、「財產管理手冊」、「物品管理手冊」、「財物標準分類」、「各機關奉准報廢財產之變賣及估價作業程序」、「公務人員交代條例」、「各機關財物報廢分級核定金額表」、「審計機關核定各機關人員財務責任作業規定」等，保管組網頁查詢 本校「財物管理要點」96年5月30日 本校「 98年度盤點作業計畫」98年05月15日

財物憑證(表單) (內部表單) （1）財產（非消耗品）增加單：依財產增置之方式，由經辦 單位按驗收日期或取得日期填造 （2）財產移動單：採線上作業 （3）財產減損單：採線上作業 （4）財產增減值單：設計中 (對外表單) （5）財產撥出單：國立大學轉至國立大學 （6）財產毀損報廢單：未達年限，提前報廢

財產增加單 參考其他大學，易區分及分送，修改補填較易不必寫三次

財產增加單使用說明 「財產增加單」之經辦單位欄位務請經辦採購人員及經辦單位主管核章，若由事務組採購 （10萬以上）則由事務組核章 「財產增加單」之經辦單位欄位務請經辦採購人員及經辦單位主管核章，若由事務組採購 （10萬以上）則由事務組核章 「財產增加單」類別修改困難，務請與標籤核對正 確。Ex(…系統)軟體致誤編入設備類 備有表格式「財產增加單」

增加單使用說明 「財產增加單」及「非消耗品增加單」中各欄務必詳填中文品名、廠牌、型號、規格、地點、科目，以利辦理驗收、登帳及未來財產盤點。 為節省繕寫時間及避免造成錯誤，可將規格表影印縮小，貼在增加單上面。

財產管理系統 網路查詢列印單位內及個人保管財物之資訊 網路列印財物盤點清冊 網路修改財物存置地點 網路填寫財物減損單(財產、軟體、非消耗品) 網路填寫財物移動單(分財產、非消耗品)

注意事項-1 財產標籤 儘速貼上 明顯處 標籤可視財物裁減大小 隨時申請補發 已修改內容 已增加別名

注意事項-2 非消耗品管理 管理：96年起完成列帳管理，並黏貼標籤 認定：3000元以上，有疑義，請與本組連絡 年限：依照行政院頒「財物標準分類」相類似財產之使用年限，對於使用年限如有疑義，請與本組連絡修改 盤點：同財產盤點 報廢：同財產報廢

物品管理情形-3 非消耗品標籤

注意事項-4 動支結報 資本門-財產(設備費)執行率及攤銷折舊問題 經常門-非消耗品、耗材、維修 例如:動支冷氣9,000元+按裝施工管線費2,000元=11,000元 例如:動支電腦9,000元+螢幕4,000元=13,000元 經常門-非消耗品、耗材、維修 例如:僅動支電腦9,000元 例如:僅動支螢幕4,000元

注意事項-5 動支結報 財物品名務必須註明清單名細，俾利財物審核及財物登帳，整批財物購入單價須註明 Ex：電腦耗材一批 收銀機開立之統一發票，各單位結報時，請於發票上加註財物（中文）之名稱，並簽名或蓋章

注意事項-6 動支結報 如屬維修、更換性質、加裝元件（記憶體） ，請於「支出憑證單」用途欄，註明維修之該筆財產編號，俾便保管組查核 如確屬耗材或易碎或使用一次即耗損或使用年限不達二年以上者，請於「支出憑證單」用途欄註明原因

注意事項-7 結報免送保管組 酬勞費等案件 為簡化結報作業流程，下列項目免會保管組，可逕送總務處，以縮短作業流程 旅運費─旅費、運費、車票費、出差費 事務費─影印、打字、郵費、租金、稅捐、油脂、食品、禮品、花籃、喜(輓)幛、餐費、沖洗照片、報費、廣告費、規費 酬勞費等案件

注意事項-8 電腦軟體 電腦軟體（屬無形資產）採購，金額在新臺幣１萬元以上之案件，請填「財產增加單」801 金額在３仟元以上未達１萬元之案件，請填「非消耗品增加單」802 可隨同硬體設備購入之操作系統軟體，併入硬體成本 軟體減損同財產減損(一式兩聯，免會會計室)

注意事項-9 人員異動或離職 人員離職須依規定辦理移交，經保管組財物管理人清查，確認已無保管財物後核章 對於財產之交接，應切實依照「公務人員交代條例」之規定辦理，並按照財產管理單位之財產紀錄列冊點交 員工離職時，應將保管或使用之財產交還，如有短缺而未賠償者，除不發給離職證明文件，應追究賠償責任

注意事項-10 財產減損報廢 財物毀損，致失原有效能不能修復，或經評估修復而不經濟者，得依有關法令規定程序予以報廢，並應注意下列事項： (一)在未奉核定處理前，應妥善保管，不得隨意廢棄 (二)財產之報廢，依各機關財物報廢分級核定金額 表，需報審計機關審核者，應由財產管理單位填具財產毀損報廢單 財產報廢之處理流程-保管組網頁

注意事項-11 財產減損報廢 若已達使用年限，財產仍可繼續使用，應延後辦理報廢，嚴禁先報廢再利用，財政部、審計部訪查重點 辦理報廢逾壹佰萬元，財產減損單務必加註理由說明。例如：室內外裝修 報廢金額1500萬以上須報教育部核定，3000萬以上報審計部審核

注意事項-12 財物提前報廢 財物已不堪使用或修復不經濟，但未達使用年限，須辦理提前報廢者： 保管人以簽呈方式，說明原因並附相關文件（如照片、報告書、估價單、廠商說明等）→會簽保管組、會計室→鈞長簽核後，保管組發函教育部轉審計部同意 提前報廢→除帳

注意事項- 13繳回廢品 勿將廢品任意置放於保管組廢品倉庫門口，因而遺失者，財物使用保管單位，仍應負賠償責任 各單位將核准(已完成用印)之「財產減損單」及 「廢品」 每月第一週(星期三)回收日下午2:00~4:00送保管組倉庫核對點收，其他時間請先來電 軟體免繳回 勿將廢品任意置放於保管組廢品倉庫門口，因而遺失者，財物使用保管單位，仍應負賠償責任

注意事項- 14廢品自行處理 木質、布質、化學藥品等無殘值(變賣價值)廢品，得視同垃圾，依廢棄物清理相關規定自行妥善處理，另有關危害性物質，請依相關法令辦理 各單位如須請廠商直接清運者，請先與保管組人員確認，俟保管組確認後，各單位撕除財物標籤後，再請廠商處理，並應請廠商切結

注意事項- 15有變賣價值之廢棄物 嚴禁各單位隨意堆置財物或具變賣價值之廢棄物(廢料) ，避免廢棄物(廢料)遭竊，如因維修施工汰換具變賣價值之廢棄物(廢料) ，雖非屬國有公用財產但仍屬廢品，應依規定送繳至保管組廢品庫房統一辦理拍賣（撿拾或偷竊） ※工程施工契約，未明定者屬國有公用財產

注意事項- 16廢品不得折抵 不得逕以報廢之設備，用折價方式與廠商換購新設備（財政部國有財產局95.8.1台財產局管字第0950019706號函）

注意事項- 17廢品拍賣 依行政院頒之「各機關奉准報廢財產之變賣及估價作業程序」辦理 各單位廢品不可將擅自處分或交由廠商 就地拍賣-龐大過重無法搬運至庫房，請另簽

廢品庫房-管理學院大樓地下室

注意事項-18 財物撥出撥入 校外機關（國立學校）來函表示財產移撥，並另附上教育部同意函影本及財產撥出單(一式三份)。若另涉及建教計畫經費所購置的財產，視合約約訂需要，則另請附上同意函 如屬國科會計劃，其該計劃所採購之財產，需先發函請國科會同意辦理財產移撥。

注意事項-19 財物撥出撥入 本校獲接來函，保管組以先簽（收文簽辦）後稿（創稿發函校外機關），依「財產撥出單」流程，請校長批准並核章後，回函寄出二份財產撥出單正本 接管單位依「財產撥出單」正本一份，填寫財產增加單，一併送交保管組及會計室入帳

注意事項-20 財物受贈 財產贈與係財產權之移轉 受贈單位鑑價包含：a.財產名稱 b.原始成本 e.說明有無附有負擔。 c.購置日期 d.財產使用年限 e.說明有無附有負擔。 若對方要求捐贈證明，則請對方附上捐贈財產之發票影本。 受贈單位簽文，提供捐贈單位來函

注意事項-21 財物受贈 保管組陳報教育部 教育部層轉財政部轉行政院指定主管機關 教育部回函指定本校為管理機關 財產/物品增加單，財產編號、財產增加登錄 ※說明：財產-現值大於10,000元且剩餘年限大於2年

注意事項-22 財物失竊 保留現場並通知校警隊(如有保險聯絡保險公司) 向駐區警察單位報案，嗣後索取得報案三聯單 失竊現場拍照(遭破壞的部分) 清查失竊財物，並列出清單 應即填報「財物失竊報告單」須檢附下列資料： 1.現場照片2.報案三聯單3.其他相關說明資料 保管組陳報教育部陳轉審計部函請同意提前報廢 審計部審核准予備查/或賠償及追究責任 保管人有無「盡到善良管理人應有之注意」

注意事項-23 管理單位及保管人員之查核 財產管理單位與保管人員對使用及保管中之財產，應隨時查對其數量，並注意其使用狀況及養護情形。Ex：遺失遭竊 將至各單位拍照財物隨意堆置情形，並簽核後發文各單位

注意事項-24 財產提供使用 應注意下列事項： （一）校外須先經簽核准後辦理 （二）應訂立契約，雙方協議條件、財產之養護、稅 捐及安全保管責任，均應載明於契約之內 （三）如有附屬設備者，應列具清單作為契約之附件，並將各項附屬設備照清單點交 （四）收回時應逐項點收，注意交回之財產是否完整及附屬設備之數量是否相符，如有損壞或短少時，應要求賠償。 （五）校內借用應建立「借用紀錄簿」

注意事項-25 代管資產 委辦計劃，計畫結束後財產應歸還計畫單位者 各單位結報時，「財物增加單」上務必另加註明，並檢附合約書，以利保管組審核後該財產不列入本校財產帳 Ex委辦（或建教）經費所購財物，如依合約書載明：計畫結束後應歸還計畫單位者

注意事項-26 賠償 財產管理或使用人員，對所保管或使用之財產，遇有遺失、毀損或因其他意外事故而致損失時，應依據審計法有關規定，檢具有關證件層請審計機關審核 經審計機關查明已盡善良管理人應有之注意解除其責任者外，應依「審計機關核定各機關人員財務責任作業規定」辦理

注意事項-27 賠償 財產經報廢於未經核准處理前，其保管或使用人員，因故意或過失而遺失、毀損時，應依該項財產原估定之殘值或新舊程度、效能相同財產之市價賠償之

注意事項-28二手財產 為發揮財物效用及避免閒置 建立二手財產流通網頁 各單位將閒置且勘用財物之資訊及照片，通知保管組公告於該網站。 保管組函文各單位周知 經雙方同意後辦理財物移轉作業 ex 桌椅、卷宗夾、屏風、櫃子、影印機…

案 例 １ 筆電置於家中遭竊（北部大學） 筆電置於車內遭竊（北部大學） 騎摩托車外出遭竊 投影機、小型財產末另櫃收藏遭竊 案　例　１ 筆電置於家中遭竊（北部大學） 筆電置於車內遭竊（北部大學） 騎摩托車外出遭竊 投影機、小型財產末另櫃收藏遭竊 遭檢舉財產私用（南部大學） 遭檢舉財產管理不當（中南部大學） 儀器設備以耗材名義開立不實發票，又未列入公有財產，遭起訴

案 例 ２ 桌椅贈送校外人士（南部大學） 離職人員財物未繳回遭判刑（中部大學） 受贈財產，學校開立證明，廠商金額以少報多 案　例　２ 桌椅贈送校外人士（南部大學） 離職人員財物未繳回遭判刑（中部大學） 受贈財產，學校開立證明，廠商金額以少報多 門鎖損壞未及時修復，重要財物遭竊（監查院調查報告：保管人員對使用及保管中之財產，應隨時查對其數量，並注意其使用狀況及養護情形）

97-98年度上級訪查及本校抽盤情形1 部份單位問題： 財物標籤未粘貼或貼錯(標籤置抽屜，標籤太大未貼) 有帳無物或有物無帳 保管人不知所保管財物 已報廢未繳回廢品 存置地點及財物規格與表單記錄不符

97-98年度上級訪查及本校抽盤情形2 保管人有誤（離職人員、 非本校人員） 財產借出歸還無紀錄簿可查 貴重精密儀器操作及使用情形未記錄 財物憑證(增加、移動、減損單等)未妥善保存 未落實盤點（保管人未盤點，責任歸屬）

97-98年度上級訪查及本校抽盤情形3 資本門及經常門錯誤（有關經費之會計科目問題，請逕洽會計室） 為配合經費支用，將非財產列入財產 財物換修或維修未填寫財物編號

推動中重點工作1 加強對各單位財物盤點工作 帳物相符，保管人等有誤－總務處發文通知（責任移轉） 10萬以上財產結報，附照片，置於增加單下 校外財產調查統計及清點 車輛財產調查統計及清點

推動中重點工作2 廢品繳回查對 地理資訊系統（ＧＩＳ）校產管理智慧化系統 保管組財產帳整帳，系統功能升級

結 論 感謝各位的參與，學校財產數量龐大其管理工作非常繁瑣，落實財產管理及熟稔相關法規，甚為重要，希望各位能繼續給予本組支持配合，並請多予指正，俾使本校財產管理工作能夠繼續落實 55

簡報完畢 敬請指教 聯絡分機 2370;2375