活用Outlook 結合 Exchange Server 管理秘訣 顧武雄 Jovi Ku Microsoft MVP Microsoft 特約講師 高傑信公司 技術顧問

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企業協同運作的三個E

議程 Outlook 基本功 迅速掌握重要信件 輕鬆做好追蹤管理 高效率的會議管理 聯絡人管理技巧 其它技巧 Q&A

Outlook 基本功

Outlook 基本功 Exchange 個人信箱連線設定 建立個人專屬簽名檔 快速檢視郵件技巧 做好重要信件備份管理習慣 善用郵件答錄機功能 桌面便利貼的使用

Outlook 2003第一次啟動 可以同時使用多個不同的信箱連線。

建立簽名檔

快速檢視郵件技巧

電子郵件的備份

郵件答錄機助理員

記事便利貼的使用

迅速掌握重要信件

迅速掌握重要信件 如何讓Outlook自動分類好重要來信？ 如何做好惱人的垃圾郵件篩選？ 電子郵件規則 自動郵件上色 建立搜尋資料夾 伺服端：智慧型郵件篩選器（IMF） 用戶端：Outlook垃圾郵件自動篩選

規則及通知

搜尋資料夾的使用 雖然您將郵件歸檔在資料夾中，但有時仍會覺得不方便，因為您很可能會忘記放置郵件的資料夾。「搜尋資料夾」可以協助您解決這個問題。

搜尋資料夾使用注意事項 刪除在「搜尋資料夾」中的郵件時，也會從您信箱中刪除該郵件。 刪除「搜尋資料夾」本身時，則並不會刪除在「搜尋資料夾」內的郵件。 搜尋資料夾」與規則不同。「規則」會移動郵件或對其執行其他動作。「搜尋資料夾」則會幫助您找到郵件而不會影響這些郵件。

伺服端：智慧型郵件篩選器

垃圾郵件管理

垃圾郵件管理（二）

輕鬆做好追蹤管理

輕鬆做好追蹤管理 如何追蹤寄出去的每一封信？ 追蹤選項設定 如何分派工作、追蹤工作進度？ 工作指派設定 工作選項設定

郵件追蹤設定

工作指派

工作選項設定

高效率的會議管理

高效率的會議管理 如何快速預約眾人的開會時間？ 如何預約會議室？ 如何做好每一次會議的內容管理？ 老闆、助理如何知道每一位業務的行程？ Outlook約會管理 如何預約會議室？ 預先設定好資源帳戶、資源排程 如何做好每一次會議的內容管理？ 結合SharePoint建立會議工作區 老闆、助理如何知道每一位業務的行程？ 共用行事曆 代理人設定

約會管理

約會管理（二）

為約會及會議上色 Microsoft Outlook 有 10 種色彩可讓您為約會及會議上色。您可以在 [行事曆] 的 [日/週/月] 檢視中看到這些色彩。 您可以自行為個別或重複發生的約會上色，或使用規則自動為某些符合條件的項目上色，如主旨中使用的特殊字，或某人傳送的會議邀請。 自行上色永遠比自動上色具有優先執行權，所以如果已套用自行上色到項目，將不會對它套用自動上色。

直接預定資源，不使用代理人帳戶 1.使用 Microsoft Exchange Server 系統管理員帳戶為資源建立一個新的電子郵件帳戶。 2.使用新的資源帳戶啟動 Outlook，在伺服器的信箱中建立預設資料夾。 3.在 [工具] 功能表上按一下 [選項]。 4.按一下 [行事曆選項]，再按 [資源排程]。 5.按一下三個 [會議邀請] 選項將其全部選取，再按 [設定權限]。 6.按一下 [新增] 以加入允許使用此資源的使用者。 7.指定給每個使用者至少「作者」 (author) 的權限。 8.按一下 [確定] 關閉對話方塊，然後結束 Outlook。

針對資源直接預約一個約會 1.按一下 [行事曆]。 2.在 [動作] 功能表上按一下 [規劃會議]。 3.在 [規劃會議] 對話方塊中按一下 [邀請其他人]。 4.在 [鍵入名稱或直接從名單中選定] 方塊中鍵入要邀請的人員或資源名稱。 5.每輸入一個名稱之後，請按一下 [出席者]、[列席者] 或 [資源]。 請注意！使用者必須以 [出席者] 或 [列席者] 身份被邀 請，資源則應以 [資源] 身份被邀請。會議邀請上會將 出席者與列席者列在 [約會] 索引標籤的 [收件者] 方塊 內，資源則列於 [地點] 方塊中。

整合SharePoint會議工作區的使用 可以自動產生週期性會議工作區 可以針對現有的會議工作區新增臨時會議 當在Outlook更動會議日期時，SharePoint將自動完成同步更新 有利於往後會議內容的追蹤，例如：會議記錄、與會成員以及相關會議文件、簡報等等。

並列顯示公用行事曆的技巧 1.先加到我的最愛 2.勾選公用行事曆項目

如何指定代理人

如何指定代理人（二）

聯絡人管理技巧

聯絡人管理技巧 什麼是最佳的管理聯絡人方法？ 如何快速得知和某一位聯絡人的來往訊息？ 將聯絡人與公司資訊分開建立 自訂聯絡人群組分類清單 檢視聯絡人活動

屬於個人資訊的欄位不需要填! 聯絡人管理技巧 產生關連性設定

設定聯絡人群組

聯絡人快速分類檢視

如何追蹤聯絡人活動

其它技巧

其它技巧 養成重要通話記錄與追蹤 回顧哪一些項目可以設定為私人 使用電子郵件來進行投票表決 信件寄錯對象了，快點回收！

重要通話記錄追蹤

回顧：哪一些項目可以設定為私人 工作 日誌 行事曆 聯絡人

如何發送投票郵件

電子郵件回收

遠端存取使用OWA 各式排序檢視 各類信件夾 閱讀窗格 待處理標誌 待處理事務 OK 使用者介面與 Outlook 2003 極相似 亦含行事曆，連絡人… 新功能：拼字檢查，工作清單，規則 隨處存取，更為方便 只要有Browser, 公用資訊站皆可收mail 出差或洽訪客户時不必只是為了收mail而帶notebook 更廣泛的訊息存取 沒有配置電腦的人亦可用公用電腦收mail 不同平臺上亦可使用 更容易安裝及佈署 更安全 逾時自動登出 支援SSL 及 S/MINE 封鎖HTML電子郵件 待處理標誌 待處理事務

遠端設定郵件答錄機

Q&A

相關資源連結 Outlook 2003官方網站： Outlook 2003時間管理秘訣： http://www.microsoft.com/taiwan/office/outlook/prodinfo/default.mspx。 Outlook 2003時間管理秘訣： http://www.microsoft.com/taiwan/exchange/outlook2003/aday.htm。 Exchange Server 2003 官方網站 ： http://www.microsoft.com/taiwan/exchange/。 Microsoft 社群討論區 http://www.microsoft.com/taiwan/community/ 高傑信公司技術討論區 http://www.cogate.com.tw