2017.11.08 新疆艺术学院照片档案归档 与整理规范

术语 • 定义 数码照片 digital photos 用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。   数码照片档案 digital photographic records 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。

术语 • 定义 EXIF信息 exchangeable image file information 数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。 注1：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。   照片组 photos group 有密切联系的若干张数码照片的集合。 注2：如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，全部存储到同一层级文件夹内。

目录 CONTENTS 归档 1 整理和著录 2 存储和保管 3 利用和鉴定销毁 4 示例 5

归档 1 归档范围 保管期限 归档时间 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片 本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片 本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片； 本单位历届领导班子成员的数码证件照片。 保管期限 数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年。 归档时间 数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成 归档。

归档 1 归档要求 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不 能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的 数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影 像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。 归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。 归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地 点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内 容。 数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过 网络进行在线归档。 归档时，应参照GB/T 18894-2002对数码照片进行真实、完整、可用和 安全方面的鉴定、检测。

整理和著录 2 命名 整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。 数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名” 格式 命名。 数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名” 格式 命名。 保管期限代码：分别用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。 年度：为4位阿拉伯数字。 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序 编号。 张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序 编号。 示例1： 2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为 “永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：YJ-2009-0001- 0001.jpg。

整理和著录 2 分类和排列 著录 同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。 同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。 数码照片档案的著录项目见附录A，建立数码照片档案目录数据库时可参 见附录B。(转下一页)

整理和著录 2 著录 附录A （规范性附录） 数码照片档案著录项目及说明   数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、30年、10年。 年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。 部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。 张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。 参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。 时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。 组题名：本组照片所共同反映的主要内容。 文字说明：本张照片的说明，包括人物、地点、事由等要素。 文件格式：本张照片的计算机文件类型，包括JPEG、TIFF或RAW。 开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“Y”,不开放为“N”。

整理和著录 2 著录 附录B （资料性附录） 数码照片档案目录数据库结构及字段表 字段名称 字段名 字段类型 字段长度 全宗号 QZH 字符型 6 保管期限 BGQX 4 年度 ND 部门 BM 100 照片组号 ZPZH 张号 ZH 参见号 CJH 20 摄影者 SYZ 时间 SJ 日期型 8 组题名 ZTM 160 文字说明 WZSM 254 文件格式 WJGS 文件存储路径 WJCCLJ 开放状态 KFZT 逻辑型 1

3 存储和保管 存储结构 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机 硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不 同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和 照片组号命名层级文件夹。 示例2： 某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径下： D：\数码照片档案\YJ\2009\0001\

存储和保管 3 存储载体 数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，本标准推荐采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。 数码照片档案应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。 存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。

存储和保管 3 保管 在线存储的数码照片档案的保管条件应符合GB/T 2887-2011的要求。 离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合DA/T 15-1995的要求。 离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合DA/T 38-2008的要求。 对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

利用和鉴定销毁 4 利用 鉴定销毁 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保 数码照片档案的信息安全。 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保 数码照片档案的信息安全。 鉴定销毁 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作。

5 示例 册内照片目录

5 示例

5 示例

2017.11.08 新疆艺术学院照片档案归档 与整理规范