公文管理系統操作 文書組 鄭芝綾 101年3月14日

一、收文處理方式： 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業： （一）勾選或開啟公文→選取「新增簽稿」 （二）選取文別→「確定」 　 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業： （一）勾選或開啟公文→選取「新增簽稿」 　　（二）選取文別→「確定」 　　（三）於「主旨、擬辦」輸入內容→選取檔號→「登錄取號」

　　（四）選擇「核章」或「加註意見」 　　（五）點選「儲存」 　　（六）選擇「送會」或「陳核」 　　註：「送會」意指除陳核長官批核外，亦有會辦單位。（會辦＋陳核） 　　　　「陳核」意指流程中毋需會辦其他單位，只需陳核長官批示即可。

二、併案及解併作業： 情況：指公文案情相同、同一案情之正副本，重覆來文等情況，可合併簽辦。 　情況：指公文案情相同、同一案情之正副本，重覆來文等情況，可合併簽辦。 　併案方法：（一）勾選或開啟公文其中一份公文(母案)→點選「併案」 　　　　　　（二）於『可併案清單』中點選預併的子案 　　　　　　（三）點選「併案」→確認被併的子案有出現在上方「子案清單」中即可。

　解併方法：（一）開啟併案的公文 　　　　　　（二）點選左列清單的「併案」 　　　　　　（三）點選「子案清單」中欲解併的子案 　　　　　　（四）點「解併」即可

三、行文機關的搜尋與新增 搜尋方法：（一）於函稿中點選「行文機關」 （二）選擇「共同通訊錄」→輸入機關名稱（關鍵字）→搜尋 　搜尋方法：（一）於函稿中點選「行文機關」 　　　　　　（二）選擇「共同通訊錄」→輸入機關名稱（關鍵字）→搜尋 　　　　　　（三）於下方符合的清單中點選欲選擇之行文機關→拖曳至正（副）本即可

　新增的方法：（一）於函稿中點選「行文機關」 　　　　　　　（二）點選「手動輸入」→輸入機關相關資料→點選「新增至個人通訊錄」 　　　　　　　（三）切換至「個人通訊錄」 　　　　　　　（四）點選新增之行文機關→托曳至左側的正、副本→確定即可

四、密件公文處理方式： 　 來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業： （一）開啟公文後，至卷宗資訊修正解密條件。 （二）選取新增簽稿

（三）一般範本：選取公文格式簽辦單（或函）。 （四）密等：選取「密」。 （五）解密條件：輸入解密日期（注意：解密日期須小於保存年限）。 （六）確認連絡資訊，按「建立」。

　　（七）選取檔號(若有創函稿者需再選取行文機關) 　　（八）登錄取號 　　（九）至「待處理公文」進行會核流程設定

　　（十）另至系統頁面之檔案下載區：選取密件公文範本格式簽辦單　　 　　　　　（或函），製作公文並列印後，將密件公文裝入機密文件傳遞 　　　　　袋內，填寫會核流程。

　　（十）文經批示後，結案之機密文件應裝置於機密檔案專用封套內， 　　　　　並於信封上填寫相關資料後，送交檔管人員簽收。 　　（十一）來文之公文，承辦人如有創函稿者，應依發文程序辦理 　　（十二）來文與發文為不同機密等級者（一為密件，另一為普通件） 　　　　　　，請分別辦理，勿以併案方式處理 。

五、常見問題 狀況：登入系統後，畫面出現「系統正在載入套件」，但之後就都不動了。 　　可能發生的原因：與Adobe Flash Player設定有關。 　　排除方法：1、登入後在畫面點選滑鼠右鍵 　　　　　　　2、選擇「設定」 　　　　　　　3、點選「本機儲存區」，並將使用容量拉到「無限制」後，重新登入即可。

狀況：登入系統後，系統就會自動登出，或下載檔案時會跳出安全性封鎖的訊息。 　　可能發生的原因：瀏覽器(IE)版本升級、電腦重灌、電腦汰換 　　排除方法：只要有發生以上狀況，皆需要於登錄首頁中重新安裝「快速安裝」。 　　　　　　　1、確認PC所使用的IE版本。 　　　　　　　2、依IE使用版本安裝登錄畫面的「快速安裝」 　　　　　　　3、安裝完後需先關閉IE，並重新開啟登錄畫面即可。

狀況：為避免類似公文重覆繕打，該怎麼儲存公文範本呢？ 　　方法：1、當公文繕打完成後，於頁面上點選「另存新檔」的圖示 　　　　　2、指定公文範本儲存的位置並存檔 　　　　　3、再執行「登錄取號」

狀況：儲存的公文範本是「.ifd」檔，該用什麼軟體才能開啟呢？ 　　　　　1、點選「新增簽稿」或「創文」 　　　　　2、點選「開啟舊檔」 　　　　　3、選擇範本存放路徑，並開啟範本即可

狀況：若承辦人姓名有變更，個人資訊無法自行維護，該如何處理？ 狀況：若有變更員工代碼(即登錄帳號)，為什麼新帳號遲遲不會自動匯入系統？ 　　原因：公文管理系統因有與其他系統同步，故員工姓名之不提供承辦人擅自修改； 　　　　　而員工代碼因亦與人事資料庫同步結合，以「身分證字號」或「居留證(外人人士) 　　　　　為單一識別碼，故不會重覆匯入。 　　解決方式：1、至文書組網頁「表單下載」→「其他」類別→下載「電子公文使用申請表」 　　　　　　　2、填寫表單並經由單位主管核章，並繳回文書組即可

狀況：收到E-mail說公文逾期了，該如何辦理展期？ 　　方法：1、點選「承辦公文未結案件」 　　　　　2、勾選要辦理展期的公文，並點選「展期申請」 　　　　　3、填寫「展期原因」及「展期天數」，再點選「儲存上傳」 　　　　　4、新增「核章」，儲存後即可點選「展期單送出」 　　備註：1、展期天數計算方式：(1)工作日，系統會自動扣除假日；(2)由原限辦日隔日起算。 　　　　　2、展期核判規則：(1)10天以內，單位主管裁決；(2)11-30天，一級主管裁決； 　　　　　　　　　　　　　 (3)30天以上，由主任秘書裁決。

狀況：新舊單位主管進行業務交接，系統中該如何操作？ 情況1：新主管非該單位之人員 。 　　方法：1、「單位內層級權限管理」→「選取單位」→點選單位後確定 　　　　　2、點選舊主管→「修改職位」→點選「選取」 　　　　　3、利用搜尋的方式找出新主管名字→選新主管名字→「確定」→「更新」即可。 　註：本操作方式，適用於主管輪調、原主管調、離職或退休

狀況：新舊單位主管進行業務交接，系統中該如何操作？ 情況2：新舊主管為同單位之人員 。 　　方法：1、原主管：「單位內層級權限管理」→「選取單位」→點選單位後確定 　　　　　2、點選舊主管→修改職位→取消「主管」權限的勾選並修正職位名稱→選擇「更新」。 　　　　　3、新主管：「單位內層級權限管理」→「選取單位」後確定 　　　　　4、點選新主管→修改職位→勾選「主管」的權限並修正職位名稱→選擇「更新」即可。 　　　　　註：移除舊主管權限前，需確認舊主管之公文是否皆已辦畢， 　　　　　　　若尚有公文，需先請主管執行「移文」作業。

狀況：主管或承辦人將辦理交接，系統中的公文要怎麼辦理「移文」？ 　　方法：1、至「系統管理員」中「主管」的權限→點選「移文」→選擇「選取」 　　　　　2、點選即將退任或離職之主管或承辦人→選擇「確定」 　　　　　3、確認人員資料帶入欄隊中後→點選「查詢」 　　　　　4、勾選預移文之公文→點選「移文」→選擇預交辦之承辦人即可 　　　　　註：單位中唯有「主管」有指派公文移交的權限。

狀況：單位內同仁因故請休，但其待處理公文中有急件公文需處理，系統中該如何操作？ 　　方法：1、「系統管理員」→「設定代理」→選取「被代理人」→「確定」 　　　　　2、選擇「代理人」→「確定」 　　　　　3、勾選下方「承辦人」的權限→儲存設定。 　　　　　註：除休假之承辦人本身，另單位人事管理人員亦可協助設定代理。

狀況：公文於會辦時有加入「回閱」，為何在回閱公文裡卻看不到該份公文？ 　　可能發生的原因：1、該份公文尚未經長官決行。 　　　　　　　　　　2、回閱公文中的公文眾多，尋找時遺漏沒有看到 　　　　　　　　　　3、沒注意到有第2頁以上 　　　　　　　　　　4、承辦時忘記加入回閱。 　　快速搜查方法：可利用畫面中「篩選」條件進行搜尋，以達到最快的效率。

多　謝　指　教 操作手冊：http://edoc2.nctu.edu.tw/ifdworkflow2/Onlinehelp/index.htm 研習教材：文書組網頁http://www.ga.nctu.edu.tw/ga1/news_more.php?id=1525 　　　　　公文管理系統http://edoc2.nctu.edu.tw/ifdworkflow2/download/FileList.htm 常見問與答：http://www.ga.nctu.edu.tw/ga1/qa.php 若有其他問題，可洽文書組鄭芝綾（分機：５１６１０） 或資訊與技術服務中心吳振翔先生（分機：３１３５３），及黃向偉先生（分機５２８５１）