公文管理系統操作 文書組 鄭芝綾 101年3月14日.

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公文管理系統操作 文書組 鄭芝綾 101年3月14日

一、收文處理方式: 來文:於待處理公文簽收來文後,再依下列步驟依序作業: (一)勾選或開啟公文→選取「新增簽稿」 (二)選取文別→「確定」   來文:於待處理公文簽收來文後,再依下列步驟依序作業: (一)勾選或開啟公文→選取「新增簽稿」   (二)選取文別→「確定」   (三)於「主旨、擬辦」輸入內容→選取檔號→「登錄取號」

  (四)選擇「核章」或「加註意見」   (五)點選「儲存」   (六)選擇「送會」或「陳核」   註:「送會」意指除陳核長官批核外,亦有會辦單位。(會辦+陳核)     「陳核」意指流程中毋需會辦其他單位,只需陳核長官批示即可。

二、併案及解併作業: 情況:指公文案情相同、同一案情之正副本,重覆來文等情況,可合併簽辦。  情況:指公文案情相同、同一案情之正副本,重覆來文等情況,可合併簽辦。  併案方法:(一)勾選或開啟公文其中一份公文(母案)→點選「併案」       (二)於『可併案清單』中點選預併的子案       (三)點選「併案」→確認被併的子案有出現在上方「子案清單」中即可。

 解併方法:(一)開啟併案的公文       (二)點選左列清單的「併案」       (三)點選「子案清單」中欲解併的子案       (四)點「解併」即可

三、行文機關的搜尋與新增 搜尋方法:(一)於函稿中點選「行文機關」 (二)選擇「共同通訊錄」→輸入機關名稱(關鍵字)→搜尋  搜尋方法:(一)於函稿中點選「行文機關」       (二)選擇「共同通訊錄」→輸入機關名稱(關鍵字)→搜尋       (三)於下方符合的清單中點選欲選擇之行文機關→拖曳至正(副)本即可

 新增的方法:(一)於函稿中點選「行文機關」        (二)點選「手動輸入」→輸入機關相關資料→點選「新增至個人通訊錄」        (三)切換至「個人通訊錄」        (四)點選新增之行文機關→托曳至左側的正、副本→確定即可

四、密件公文處理方式:   來文:於待處理公文簽收來文後,再依下列步驟依序作業: (一)開啟公文後,至卷宗資訊修正解密條件。 (二)選取新增簽稿

(三)一般範本:選取公文格式簽辦單(或函)。 (四)密等:選取「密」。 (五)解密條件:輸入解密日期(注意:解密日期須小於保存年限)。 (六)確認連絡資訊,按「建立」。

  (七)選取檔號(若有創函稿者需再選取行文機關)   (八)登錄取號   (九)至「待處理公文」進行會核流程設定

  (十)另至系統頁面之檔案下載區:選取密件公文範本格式簽辦單        (或函),製作公文並列印後,將密件公文裝入機密文件傳遞      袋內,填寫會核流程。

  (十)文經批示後,結案之機密文件應裝置於機密檔案專用封套內,      並於信封上填寫相關資料後,送交檔管人員簽收。   (十一)來文之公文,承辦人如有創函稿者,應依發文程序辦理   (十二)來文與發文為不同機密等級者(一為密件,另一為普通件)       ,請分別辦理,勿以併案方式處理 。

五、常見問題 狀況:登入系統後,畫面出現「系統正在載入套件」,但之後就都不動了。   可能發生的原因:與Adobe Flash Player設定有關。   排除方法:1、登入後在畫面點選滑鼠右鍵        2、選擇「設定」        3、點選「本機儲存區」,並將使用容量拉到「無限制」後,重新登入即可。

狀況:登入系統後,系統就會自動登出,或下載檔案時會跳出安全性封鎖的訊息。   可能發生的原因:瀏覽器(IE)版本升級、電腦重灌、電腦汰換   排除方法:只要有發生以上狀況,皆需要於登錄首頁中重新安裝「快速安裝」。        1、確認PC所使用的IE版本。        2、依IE使用版本安裝登錄畫面的「快速安裝」        3、安裝完後需先關閉IE,並重新開啟登錄畫面即可。

狀況:為避免類似公文重覆繕打,該怎麼儲存公文範本呢?   方法:1、當公文繕打完成後,於頁面上點選「另存新檔」的圖示      2、指定公文範本儲存的位置並存檔      3、再執行「登錄取號」

狀況:儲存的公文範本是「.ifd」檔,該用什麼軟體才能開啟呢?      1、點選「新增簽稿」或「創文」      2、點選「開啟舊檔」      3、選擇範本存放路徑,並開啟範本即可

狀況:若承辦人姓名有變更,個人資訊無法自行維護,該如何處理? 狀況:若有變更員工代碼(即登錄帳號),為什麼新帳號遲遲不會自動匯入系統?   原因:公文管理系統因有與其他系統同步,故員工姓名之不提供承辦人擅自修改;      而員工代碼因亦與人事資料庫同步結合,以「身分證字號」或「居留證(外人人士)      為單一識別碼,故不會重覆匯入。   解決方式:1、至文書組網頁「表單下載」→「其他」類別→下載「電子公文使用申請表」        2、填寫表單並經由單位主管核章,並繳回文書組即可

狀況:收到E-mail說公文逾期了,該如何辦理展期?   方法:1、點選「承辦公文未結案件」      2、勾選要辦理展期的公文,並點選「展期申請」      3、填寫「展期原因」及「展期天數」,再點選「儲存上傳」      4、新增「核章」,儲存後即可點選「展期單送出」   備註:1、展期天數計算方式:(1)工作日,系統會自動扣除假日;(2)由原限辦日隔日起算。      2、展期核判規則:(1)10天以內,單位主管裁決;(2)11-30天,一級主管裁決;               (3)30天以上,由主任秘書裁決。

狀況:新舊單位主管進行業務交接,系統中該如何操作? 情況1:新主管非該單位之人員 。   方法:1、「單位內層級權限管理」→「選取單位」→點選單位後確定      2、點選舊主管→「修改職位」→點選「選取」      3、利用搜尋的方式找出新主管名字→選新主管名字→「確定」→「更新」即可。  註:本操作方式,適用於主管輪調、原主管調、離職或退休

狀況:新舊單位主管進行業務交接,系統中該如何操作? 情況2:新舊主管為同單位之人員 。   方法:1、原主管:「單位內層級權限管理」→「選取單位」→點選單位後確定      2、點選舊主管→修改職位→取消「主管」權限的勾選並修正職位名稱→選擇「更新」。      3、新主管:「單位內層級權限管理」→「選取單位」後確定      4、點選新主管→修改職位→勾選「主管」的權限並修正職位名稱→選擇「更新」即可。      註:移除舊主管權限前,需確認舊主管之公文是否皆已辦畢,        若尚有公文,需先請主管執行「移文」作業。

狀況:主管或承辦人將辦理交接,系統中的公文要怎麼辦理「移文」?   方法:1、至「系統管理員」中「主管」的權限→點選「移文」→選擇「選取」      2、點選即將退任或離職之主管或承辦人→選擇「確定」      3、確認人員資料帶入欄隊中後→點選「查詢」      4、勾選預移文之公文→點選「移文」→選擇預交辦之承辦人即可      註:單位中唯有「主管」有指派公文移交的權限。

狀況:單位內同仁因故請休,但其待處理公文中有急件公文需處理,系統中該如何操作?   方法:1、「系統管理員」→「設定代理」→選取「被代理人」→「確定」      2、選擇「代理人」→「確定」      3、勾選下方「承辦人」的權限→儲存設定。      註:除休假之承辦人本身,另單位人事管理人員亦可協助設定代理。

狀況:公文於會辦時有加入「回閱」,為何在回閱公文裡卻看不到該份公文?   可能發生的原因:1、該份公文尚未經長官決行。           2、回閱公文中的公文眾多,尋找時遺漏沒有看到           3、沒注意到有第2頁以上           4、承辦時忘記加入回閱。   快速搜查方法:可利用畫面中「篩選」條件進行搜尋,以達到最快的效率。

多 謝 指 教 操作手冊:http://edoc2.nctu.edu.tw/ifdworkflow2/Onlinehelp/index.htm 研習教材:文書組網頁http://www.ga.nctu.edu.tw/ga1/news_more.php?id=1525      公文管理系統http://edoc2.nctu.edu.tw/ifdworkflow2/download/FileList.htm 常見問與答:http://www.ga.nctu.edu.tw/ga1/qa.php 若有其他問題,可洽文書組鄭芝綾(分機:51610) 或資訊與技術服務中心吳振翔先生(分機:31353),及黃向偉先生(分機52851)