國立中興大學107年度 公文寫作進階核稿研習 公文程式與製作 講授人：林起潛 民國107年8月6日

簡報大綱 單元別 單元名稱 主要內容 壹 公文基本認識 觀念、定義、分類 貳 公文處理流程 文書、簽辦、步驟 參 公文結構總論 結構、程式、行款 肆 公文結構各論 簽稿各種公文結構 伍 公文語法應用 用語、標點、數字 陸 公文製作要領 製作、整編、檢核

壹、公文基本認識 一、公文的基本觀念 ■ 公文是溝通的工具，也是一種載具→將公務的「意思表示 」運送出去。 ■ 公文的重點在於表達意思→以「文」表達「事」。 ■ 為暢通於各政府機關學校，以法令統一規範公文規格（格式與文字）→如同「書同文、車同軌」。 ■ 公文寫作的重要性：攸關公事處理的績效，以及個人能力的表現。 ■ 公文使用涉及行政、民事或刑事等法律責任，仍須重視，不輕易或簡單隨意塗改，涉密之廢稿應注意銷毀。

壹、公文基本認識 二、公文處理的相關法規 1. 公文程式條例 2. 印信條例 3. 文書處理手冊 4. 行政院頒「公文書橫式書寫推動方案」 5. 行政院頒「政府文書格式參考規範」 6. 公文書橫式書寫數字使用原則 7. 現行公文用語參考表 8. 法律統一用字表 9. 標點符號用法表 10. 行政機關公文製作表解 11. 各機關自訂文書作業規範

壹、公文基本認識 三、公文的定義 文書 公文 公文書 定 義 範 圍 最廣義 定 義 範 圍 最廣義 文書處理手冊：除處理公務或與公務有關之全部文書外，尚包括不論形式或性質如何之一切資料。 文書＝ 處理公務或與公務有關＋一切資料 廣 義 公文程式條例所稱之公文，未必為公務員所製作，但必須具備一定之名稱與程式。 公文＝ 處理公務＋文書 狹義 凡屬刑法稱之公務員，基於其職務上所需要所製作之文書，皆屬刑法上之「公文書」，亦屬狹義之公文。 公文書＝ 公務員＋職務上＋ 製作之文書 綜合定義 「公文」是： 處理公務的文書，亦即公務而往來或溝通所使用之意思 表示或記錄事實之一切資料。 2.無論其為「公務員或非公務員身分」，只要是處理公務 事務所為之文書皆可稱之。 3.是隨著政府機構及社會團體，乃至人民各種活動而存在 ；亦是政府機關之間、政府機關與社會團體之間，乃至 於整個社團體與個體之間，推行公務、溝通意見的重要 工具。 文書 公文 公文書

壹、公文基本認識 四、公文的要件 實質要件 形式要件 程序要件 1.須與處理公務有關 2.須收受者或發文者至少要有一方為政府機關或團體。 指公文之內容所應具備之條件，包括： 1.須與處理公務有關 2.須收受者或發文者至少要有一方為政府機關或團體。 3.須有具體主張與明確目的，使對方瞭解，收到預期效果。 4.須正確認定事實適用法令。 5.使用合宜之公文名稱與用語，以達簡、淺、明、確效果。 形式要件 指公文於形式上應依循一定之項目與格式，包括：（目前許多公司、行號、團體處理其事務時，係比照公文形式。） 1.須有負責之表示。（如簽署、蓋印章戳或副署） 2.須有時間之表示。（如製作及發文時間，並加註文號） 3.須合法定格式。（用紙、格式、細項） 4.除令可不分段外，其餘類型以分段敘述文原則；採橫式由 左而右，橫行書寫。 程序要件 指公文須循法定程序為之，即為要式行為，包括： 1.須依權責製作處理。 2.須循規定程序傳遞。 3.依規定程序查封或對外發文。 6

壹、公文基本認識 五、公文的種類（1） 依公文程式 A 條例區分 依對內、對 B 外區分 依特種法令 C 區分 令 公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發 布命令時用之。 呈 對總統有所呈請或報告時用之。 咨 總統與國民大會立法院、監察院公文往復時用之。 （目前已無國民大會，另監察院已不用「咨」）。 函 各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 公告 各機關對公眾有所宣布時用之。 其他 如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手 諭、簽、 報告、箋函或便箋、聘書、證明書、契約書、提案、紀 錄、說帖、定型化表單……。 B 依對內、對 外區分 對外意思表示 行文至其他機關或團體而言。如令、呈、咨、函、公告、 其他（書函、開會通知……）。 對內意思表示 機關內部使用之文書。如簽、報告、便箋、便條、手令、 手諭……。 C 依特種法令 區分 行政救濟文書 如請願書、訴願書。 司法文書 如判決書、答辯書。 爭議處理文書 如仲裁書、調解書。 如外交文書、法制文書(法制作業)、會議文書。

壹、公文基本認識 五、公文的種類（2） D 依行文系統 上行文 有隸屬關係之下級機關對上級機關之公文 下行文 有隸屬關係之上級機關對下級機關之公文 平行文 無隸屬關係之同級機關之公文 斜行文 無隸屬關係之不同級機關之公文 E 依發文動動機 主動公文 機關本於職責，主動對外發出之公文（創稿） 被動公文 對於他機關來文而回復或轉行之公文。 F 依電子交換 第一類電子公文 經由公文電子交換服務中心集中處理之公文。 第二類電子公文 點對點直接電子交換之公文。 第三類電子公文 登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告之公文。 G 依機密等級 國家機密文書 絕對機密 洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害者。 極機密 洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害者。 機密 洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害者。 一般公務機密文書 密 除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。

壹、公文基本認識 五、公文的種類（3） H 依公文 處理時 效 最速件公文 指特別緊急，限1日內辦畢之公文。 速件公文 指須從速處理，限3日內辦畢之公文。 普通件公文 指一般例行案件，限6日內辦畢之公文。 限期公文 指來文或依其他規定，訂有期限之公文。 專案管制公文 需30日以上，經申請專案列管之公文。 I 性質及 適用範 圍 稿本 就是草本、草稿，為機關團體對外發文前所撰擬之草稿，必須依照 分層授權、相關法令、案例等以公文程式條例來撰寫，並依各機關 核判程序發出所留下之公文稿。 正本 文件之原本，給與本案有直接相關之機關或人民。 副本 係對「正本」而言，即行文時將公文副知相關機關或人民，其與正 本內容完全相同。副本雖無完全的拘束力，但機關在收到副本時， 應視副本之內容作適當處理。 抄本 公文正本發給受文者，其他相關機關或承辦單位如擬作為參考或留 作查考時，可加發抄本，由於抄本不需用印處理，較為便捷，機關 內部最好加發抄本，可節省用印手續。 影本 公文承辦單位或其他相關機關除正、副本單位外，如需留作查考時， 可將正、副本影印，以資便捷。 譯本 外文之文件或報告、古代文件（例如文言文），內容不易為一般人 瞭解，得以本國現代通用文字予以翻譯，供作參閱之文件謂之，譯 本不加蓋印信或章戳。

壹、公文基本認識 六、公文使用時機（1） 公文程式條例主要5種 名稱 公文程式條例之定義 使用時機 令 公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及及人事命令時用。 呈 對總統有所呈請或報告時用之 為院級機關使用，如呈請總統任命文武官員。 咨 總統與國民大會、立法院、 監察院公文往復時用之。 如三讀通過之法律案，由立法院咨請總統公布 。（目前已無國民大會，另監察院已不使用「咨」） 函 各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、 批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.民眾與機關間之申請及答復時。 公告 各機關對公眾有所宣布時用之 各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。

壹、公文基本認識 六、公文使用時機（2） 1. 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 其他公文 較常見（1） 書函 1. 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 2. 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍 較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書 刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其 性質不如函之正式性。 開會通知單 召集會議時使用。 公務電話紀錄 凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 手令或手諭 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 簽 承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

壹、公文基本認識 六、公文使用時機（3） 其他公文 較常見（2） 報告 公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 箋函或便箋 以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 聘書 聘請人員時使用，如聘請委員、講座。 證明書 對人、事、物之證明時使用。如審定函遺失，申請補發。 證書或執照 對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 契約書 當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用，如聘用人員契約書。 提案 對會議提出報告或討論事項時使用。 紀錄 記錄會議經過、決議或結論時使用。 說帖 詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以 支持時使用。 定型化表單 如早期簡便行文表(已改為現行書函)。

貳、公文處理流程 案件 一、公文案件的產生 輸入 輸出 簽請存查 外機關來文 回復、公告 民間機構來文 轉其他機關 人民來信 報上級機關 媒體輿論報導 法令規定 上級指示 會議決定 其 他 簽請存查 回復、公告 轉其他機關 報上級機關 研訂法規 開會、會商 發布新聞 13

貳、公文處理流程 二、文書處理流程圖（1）

貳、公文處理流程 二、文書處理流程圖（2） 文書流程管理管制範圍 收文處理 文件簽辦 文稿擬判 發文處理 歸檔管理 全程管制 收 簽 驗 拆 分 號 編 錄 登 遞 傳 文件簽辦 辦 擬 會 送 核 陳 定 文稿擬判 稿 擬 會 核 行 判 發文處理 印 繕 對 校 署 簽 及 蓋 號 編 錄 登 發 封 達 送 歸檔管理 全程管制

貳、公文處理流程 三、行政機關公文製作表解 行政機關 公文製作表解 16

貳、公文處理流程 四、公文簽辦方式（1） 公文使用類型之基本概念 令、諭 （對下） 函、書函、箋函 （對外表示意見） 便箋、便條（平行） 簽、報告 （對上）

貳、公文處理流程 四、公文簽辦方式（2） 步驟一 判斷需否發文 步驟二 決定發文種類 步驟三 決定簽辦方式

貳、公文處理流程 四、公文簽辦方式（3） 意 義 使用時機 先簽後稿 意 義 使用時機 先簽後稿 制(訂)定、修正或廢止法令、政策，或重大興革尚無結論、重要人事或其他須先行簽請核示之案件，應先簽准後，再依簽擬具要發之公文稿陳核。 1.制定、訂定、修正、廢止法令案件。 2.有關政策性、重大興革案件。 3.牽涉較廣，會商未獲結論案件。 4.擬提決策會議討論案件。 5.重要人事案件。 6.其他性質重要必須先行簽請核示案件。 簽稿併陳 文稿內容須另作說明或分析陳述，依法准駁而案件特殊，或限期辦理不及先行請示之案件。此時將簽與文稿同時陳閱，方便長官瞭解案情，據以判發，以提昇公文處理效率。 1.文稿內容須另為說明或對以往處理情形 須酌加分析陳述之案件。 2.依法准駁，但案件特殊須加說明之案件。 3.須限期辦理不及先行請示之案件。 以稿代簽 案情簡單，文稿內容已明確，毋須另作說明，或例行承轉之案件。此時直接辦稿陳核，不需另行上簽。 1.一般案情簡單案件。 2.例行承轉之案件。 只簽不稿 簡單且不須答復之案件，或單向向長官報告事情毋須對外行文案件。 1.大簽：以A4紙張簽辦（如先存後續辦） 2.小簽：於原件空白處簽辦（如存參案件）

參、公文結構總論 一、公文結構 公文結構 A.整體結構：公文所有部分的組成（又稱行款） B.本體結構： 公文主體內 容部分 形式結構︰ 外觀上分段方式 令 不分段 函、書函 主旨、說明、辦法 （一段式、二段式、三段式均可） 公告 主旨、依據、公告事項 （可選段、有簡化型） 簽 主旨、說明、擬辦 開會通知單 開會事由、開會時間、開會地點、主持人、聯絡人及電話、出席者、列席者 內容結構︰ 各類公文中說明欄內容安排的方式 引據（引據） 申述（事實） 歸結（分析）

參、公文結構總論 一、公文結構 A.整體結構：公文所有部分的組成（又稱行款） B.本體結構： 公文主體內容 形式結構︰ 分段方式 令 不分段 函、書函 主旨、說明、辦法 （一段式、二段式、三段式均可） 公告 主旨、依據、公告事項 （可選段、有簡化型） 簽 主旨、說明、擬辦 開會通知單 開會事由、開會時間、開會地點、主持人、聯絡人及電話、出席者、列席者 內容結構︰ 各類公文中說明欄內容安排的方式 引據（引據） 申述（事實） 歸結（分析）

整體結構（行款） 公文 結構 示意圖 形式結構 本體結構 內容結構

參、公文結構總論 二、整體結構 整體結構︰又稱 行款；公文各部 分全部的組合。 寄件人 編號及特性 主體 收件人 1.發文機關全銜 2.文別 3.機關地址、承辦 人、電話、傳真 、e-mail 4.受文者 5.發文日期 6.發文字號 7.速別 8.密等 9.附件 10.本文 11.正本 12.副本 13.抄本 14.署名或蓋章戳 編號及特性 主體 收件人

參、公文結構總論 形式結構：本文〔主內容〕分段方式 三、形式結構（1） 令 不分段 函 主旨、說明、辦法 （一段式、二段式、三段式均可） 公告 主旨、依據、公告事項（可選段、有簡化型） 簽 大簽 主旨、說明、擬辦（一段式、二段式、三段式均可） 小簽 一、二、三、…… 其他 依各別情形

參、公文結構總論 三、形式結構（2） 主旨 一段式 主旨、說明 或主旨、擬辦 簽、函 二段式 、書函 主旨、說明、辦法(擬辦) 三段式 一段完成為全文精要，力求簡明，具體提出行文目的與期望，或核復意旨，閱讀者一目了然。 一段式 二段式 三段式 主旨、說明 或主旨、擬辦 就來源、事實或理由作較詳細之敘述，而無法於「主旨」內容納時，用本段說明。函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，俾便受文機關調案處理。 簽、函 、書函 主旨、說明、辦法(擬辦) 擬辦為簽之重點，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案，可視內容改用建議、請求、辦法或核示事項等

參、公文結構總論 內容結構（說明欄）基本寫法 四、內容結構 「說明」之寫法（亦即內容結構） ●引據（事實） 行文依據（法令、案例、事實、理論、來文） ●起（引據） 引出依據、查明規定 ●申述（事實、原因） 引據後詳加申述意見或理由，使下文得以 歸結；簡單的在引據後即可歸結，提出辦 法或具體意見，亦可略作申述，加強歸結 力量。 ●承（申述） 說明現況、事實經過 ●轉（申述） 轉入研判、分析 ●歸結（分析、結果） 提出處理辦法或要求，為本文的結束。 ●合（歸結） 說明分析、釐出結論

肆、公文結構各論 1.簽的種類 一、簽（1） 種類 時機 類別 說明 1.大簽 2.小簽 凡案情較重要與複雜，或因業務需要而主動簽辦，以制式簽的格式簽辦 內部簽 本機關內部陳送主管或首長核示之簽，主管依分層負責授權之規定核決，簽末不必敘明敬陳○○長官。 外部簽 (1)下級機關首長對直屬上級機關首長之簽。簽末必須敘明敬陳○○長官。 (2)外部簽比照一般文稿處理，首長裁示後繕發，編列發文日期及字號。 2.小簽 案情較為簡單或例行性時，不需使用大簽規格辦理。 角簽 案情較簡單之文件，可於來文第1頁空白角落，以條列式或敘述式簽擬處理意見。 便簽 使用便條紙，以便簽簽擬後置於來文之上 ，上角訂妥並加蓋職名章後送核。 簽稿 會核單 需會簽二個以上之單位表示意見，可使用簽稿會核單簽擬，於來文之上加蓋職名章後送核。

肆、公文結構各論 2.大簽（1） 一、簽（2） 段別 原 則 內 容 主旨 （何事） 說明 （為何） 擬辦 （如何） 簽末 原 則 內 容 主旨 （何事） 1.扼要敘述，可包括「案由」、「目的」 、「期望」，也可簡要敘述「擬辦」 2.不分項，一段完成，字數不要太多 （2~4行）。 1.起首語（有關、關於、為辦理） 2.本案內容 3.期望語（請鑒核、請核示、請鈞閱、請 核閱、請鑒察、請鈞參） 說明 （為何） 兩種方式： 1.依「引據」＋「申述」＋「歸結」要旨 表達(個案常用）。 2.依事實、原因＋「結果（分析）」研辦 (通案常用） 對案情之來源、經過、與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 擬辦 （如何） 為「簽」之重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 此段不說理由，亦不重覆前兩段內容，意見較多時可分項條列，但應避免與「主旨」重複。能於「主旨」段完全表達擬辦意見者，即不必再列「擬辦」 。 簽末 1.內部單位簽辦案件（又稱內簽），可不必敘明「敬陳○○長官」字樣。 2.下級機關之首長對其上級機關首長的「簽」（又稱外簽），簽末宜敘明「敬陳○○長 官」。（註：簽末用語由各機關審酌決定，非強制）

肆、公文結構各論 2.大簽（2） 一、簽（3） 撰寫要領 1.法令依據 2.緣由背景 3.關鍵問題 要交待的內容 1.法令依據 2.緣由背景 3.關鍵問題 4.考量著眼 5.產生作用 6.處理意見 無需交待的內容 1.來文日期文號(有些機關習慣仍照寫) 2.開會處所 3.處理經過細節 4.其他與案件非密切關連事項 如何鋪陳內容 1.要有組織、有條理、有連貫 2.要先安排好要表達的先後順序︰ （1）按事理發展之先後順序敘述：先敘述案情背景、 法令依據、處理經過等，接著分析利弊、後果、 影響等。 （2）按時間或空間順序敘述。 29

大簽結構圖（1） 簽稿併陳 簽於○○○ （單位） 主旨：有關○○○○○○○○○○○○○ ○○○○○○一案，請核示。 說明： 一、引述文 起首語 期望語目的語 簽於○○○ （單位） 主旨：有關○○○○○○○○○○○○○ ○○○○○○一案，請核示。 說明： 一、引述文 二、引據（事實） 三、申述（原因） 四、歸結（結果） 五、附件 辦理依據 主內容︰ 起承轉合 附帶說明 擬辦： 以上所擬如奉核可，擬據以辦理如下： 一、○○○○○○○○ 二、○○○○○○○○ 行動的 建議的

肆、公文結構各論 2.大簽（3） 主旨段的意義與寫法︰ 一、簽（4） 主旨的意義 主旨＝主要的意旨 ＝整篇公文主要的意思 ＝案由＋目的（期望） ≒論文摘要（列出關鍵字） ≠題目 主旨的寫法 1.通常有起首語、最後有期望語。 2.主旨文字不分段。 3.字數不多不少，通常2至4行。 4.內容按「案由＋目的＋期望」有順序的舖陳。 5.最佳的主旨︰如同你的臉部表情，能讓人一 眼看出你要表達的全部意思。 31

肆、公文結構各論 2.大簽（4） 說明段的寫法︰ 一、簽（5） 前段 引述文︰辦理依據（創文得無引述文） 中段 ●引據︰引法令、案例、事實、理論 （無則免列） ●起（引據） 引出依據、查明規定 ●申述（事實、原因）︰ 引據後詳加申述意見或理由，使下文 得以歸結；簡單的在引據後即可歸結 ，提出辦法或具體意見，亦可略作申 述，加強歸結力量。 ●承（申述） 說明現況、事實經過 ●轉（申述） 轉入研判、分析 ●歸結（分析、結果）︰ 提出處理辦法或要求，為本文的結束 ●合（歸結） 說明分析、釐出結論 後段 附帶說明︰例如交代附件、聯絡方式（無則免列） 32

轉 承 起 合 說明段寫法圖解 申述事實 分析歸結 引述引據 由正到反 承接上文 再加敘述 精彩過程 文章開頭 交代事項 總結前面 最後收尾 說明現況 事實經過 起 文章開頭 交代事項 承 承接上文 再加敘述 轉 由正到反 精彩過程 合 總結前面 最後收尾 分析歸結 承接上文 綜合分析 做出結論 引述引據 承接上文 再加敘述 說明段寫法圖解

說明段寫法案例之1（個案） 引述 引據 申述 歸結 簽稿併陳 主旨：有關本區區民李○○君申請攤販營業許可證一案， 簽 於民政課 主旨：有關本區區民李○○君申請攤販營業許可證一案， 經核符合規定，擬同意核發，請核示。 說明︰ 辦理依據 引述 依……辦理 一、依李君民國106年9月25日申請書辦理。 引據 查…… 再查…… 復查…… 又查…… 二、查本市攤販管理自治條第6條規定：「申請攤販營 業許可證，應在本市設籍6個月以上，並符合下列 規定之一者為限：1.經核准接受救助之低收入戶。 2.原發證或登記有案之攤販。3.身體殘障。……」 目前規定 申述 本案緣自…… 本案前經…… 三、本案據查，李君原為機械工廠廠作業員，因機械 操作不當，造成身體殘障而辭去工作，並搬遷至 本市設籍且已滿1 年，茲擬於本區○○路市場旁 ，承租私人土地設攤販賣小吃，爰向本所申請攤 販營業許可證。 本案事實 歸結 擬處方案 目前規定+本 案情況=結果 四、本案經核，李君設籍本市6個月以上，且確為身 心障礙者，核符上開自治條例規定。 擬辦： 以上所擬如奉核可，擬以本所函核復李君，請其依限繳納相關規費並領取攤販營業許可證。附本所函稿，併請核判。

引據︰查…… 申述︰本案…… 歸結︰故…… 主旨：有關「○○企業社」代表人○○○君於4月25日提出「違反消防法案件改善計畫書」， 申請依「○○市辦理供公眾使用建築物消防安全設備改善期限展延審核基準」規定， 將改善期限展延至103年5月30日一案，簽請核示。 說明： 一、依「○○企業社」代表人○○○君民國103年4月25日「違反消防法案件改善計畫書」 辦理。 二、（引據）查本市辦理供公眾使用建築物消防安全設備改善期限展延審核基準第8點規定 ，維修經費龐大且籌措困難或須分次改善者－缺失為一項系統設備，得以開具限改單 之到期日期為起算日，准予45日以內期限改善 三、（申述）本案位址○區○○路○號，經本局安檢小組102年4月15日檢查開具期限改善 通知單NO.00號，限改期限至103年5月9日止。茲因○君提出「違反消防法案件改善計 畫書」，詳實填寫基本資料及相關缺失預定改善期程，並委由○○消防工程企業有限 公司估價、維修。由於該場所排煙設備之閘門屬特殊規格，工廠訂貨需較久時間為由 ，提出申請展延改善期限至旨掲期限改善完成，本案申請展延改善期限至103年5月30 日。 四、（歸結）以本局開具限改單之到期日（5月9日）僅計展延22日，未逾45日之限期，故 符合展延審核基準規定。 擬辦：本案擬函發○君同意准予展延至103年5月30日，屆期複查後仍不符法令規定，將依消 防法第37條規定處罰，當否簽稿併陳請核示。 引據︰查…… 申述︰本案…… 歸結︰故……

說明段寫法案例之2（非個案） 簽稿併陳 引述 事實 分析 簽 於交通局 主旨：有關鈞長前指示爭取道路交通改善設施經費一案， 業經交通部函復同意補助新台幣 1千萬元，謹擬 具執行方案，簽請核示。 說明︰ 辦理依據 引述 依……辦理 一、依據交通部民國106年7月28日路字第〇〇〇〇〇〇 號函辦理。 事實 本案緣自…… 本案前經…… 二、本府第 258次市務會議，奉鈞長指示向中央爭取道 路交通改善設施經費。案經本局向交通部提出申請 ，並至該部說明後，獲交通部上函同意補助。 本案由來 分析 擬具計畫…… 研擬方案…… 因此…… 三、為讓經費有效運用，本局經研擬執行方案如下： （如附件），謹將優缺點分析如下： 擬處方案   甲案 乙案 丙案 優點 〇〇〇 缺點 擬辦： 一、本案經分析，以甲案(充實社區活動中心硬體設備） 最符合現階段本市道路交通改善需要，建議採甲案。 二、如奉核可，擬由本局函本市各區公所配合調查需求， 俾據以辦理後續作業。

事實 原因 結果 說明段寫法案例之3（因果關係法） 一、近來經常發生利用電話詐騙民眾，以退稅、子女受傷醫 療急需用錢、身分證、金融卡被盜用或告知其銀行帳戶 遭法院指引客戶至提款機重新設定金融卡之約定帳戶或 轉帳等詐騙事件，致民眾身心、財產蒙受損失。 原因 二、查其原因，乃兩岸不法集團透過各種管道蒐集、買賣民 眾個人資料，從事詐騙行為；加以基層地方政府未重視 反詐騙宣導與追查詐騙集團的任務。 結果 三、針對層出不窮的詐騙事件，導致社會人心惶惶，應從詐 騙誘惑的思考方向去分析人性弱點、詐騙手法、詐騙種 類、途徑、套路與原因。教導民眾遇到詐騙時應如何面 對處理。

說明段寫法各類模型 引據 歸結 申述 引據 分析 事實 事實 結果 原因 事實 因應 原因 最後可加︰附帶說明、聯絡方式、交代附件 為什麼 如何做 做什麼 最後可加︰附帶說明、聯絡方式、交代附件

附錄：說明段第一項通常先交代辦理的依據，亦即「引述文」 說明︰ 一、依○○○會議決議事項辦理。 說明︰ 一、依鈞長00年00月00日指示事項辦理。 說明︰ 一、依107年度本局員工訓練計畫辦理。 說明︰ 一、依勞動部00年00月00日第000000號函辦理。

附錄：引據有關機關意見或有關規定，以採「節引」為佳（節錄重要部分文字，不得刪改原文；不重要的用「刪節號」來表達。）；亦可採「撮引」（將撮要簡述，說明其大意，於文首加「略開」、「略云」、「略稱」、「略以」、「略謂」等文字。可刪改原文，但不能變更原意。） 採用撮引容易引發「ㄧ文各表」。   O 憲法第63條規定︰「立法院有議決法律案、預算案……之權。」 X 憲法第63條規定︰立法院有議決法律案、預算案……之權。 O 憲法第63條規定略以，立法院有議決法律案、預算案等權力。 X 憲法第63條規定略以︰「立法院有議決法律案、預算案……之權。」 X 憲法第63條規定略以︰立法院有議決法律案、預算案、戒嚴案、大赦案、宣戰案、媾和案、條約案及國家其他重要事項之權。

肆、公文結構各論 2.大簽（5） 擬辦段的寫法︰ 一、簽（6） 對應的 與說明有所對應 具體的 明確的意見或作為 行動的 有實際要做的動作 建議的 提請長官採納的 條列的 有多項內容時可條列 41

規劃要 做什麼 建議後續作業 擬辦段寫法案例之1（後續作業） 說明： 擬辦： 一、 ○○○○○○○○○○○○○○○○。 二、擬具本年度運動會計畫如下： 1.時間：107年1月20日 2.地點：本校各運動場所。 3.裁判：外聘專家10人。 4.經費：30萬，在○○項下支應。 擬辦： 一、以上所擬如奉核可，擬據以辦理如下： 1.請總務處準備場地及印製海報。 2.請教務處辦理教練聘請事宜。 3.請會計室辦理經費撥用相關事宜。 規劃要 做什麼 建議後續作業

進行分析 具體建議 擬辦段寫法案例之2（具體建議） 說明： 擬辦： 一、… … … … … … … … … … … … 二、本案經擬具甲、乙、丙3案，其利弊分析如下： 擬辦： 一、經綜合分析，以甲案最為可行，建議採用甲案。 進行分析 優 點 缺 點 甲案 ○○○○○○○○ 乙案 丙案 具體建議

事實狀況 建議作為 擬辦段寫法案例之3（具體作為） 說明： 擬辦： 都是 動作 二、邇來各風景區違法流動攤販充斥，製造髒亂，破壞環境，並 一、……………………………… 二、邇來各風景區違法流動攤販充斥，製造髒亂，破壞環境，並 使合法攤販無法維持經營，為符公正原則，並還遊客乾淨清 潔之旅遊勝地，各地方政府應加強無照攤販之取締。 擬辦： 一、擬轉請各直轄市、縣市政府，加強辦理如下︰ （一）由環保單位結合環保及社區志工加強巡邏，對於無照流 動攤販加強取締，一經查獲即依法開單處罰。 （二）加強攤販管理，依無照攤販個案情形，輔導合法化以納 入管理。 （三）於風景遊樂區適當處所張貼告示，呼籲遊客勿購買流動 攤販物品，確保健康並維環境 事實狀況 建議作為 都是 動作 註︰以上擬辦內容亦可併入說明欄一併說明，擬辦欄僅敘述擬轉請各直轄市、縣市政府加強辦理。

肆、公文結構各論 主旨 說明 擬 辦 2.大簽（6） 段別 比喻 最佳境界 主旨 頭部 一臉就可看出你的意思 摘要 說明 身軀 一、簽（7） 2.大簽（6） 段別 比喻 最佳境界 主旨 頭部 一臉就可看出你的意思 摘要 說明 身軀 內部完整無缺運行順暢 起承轉合 擬辦 手腳 擺出手腳姿勢 開始行動 具體行動 理想的各段寫法︰ 主旨 說明 擬 辦 45

肆、公文結構各論 3.小簽 一、簽（8） ■ 使用時機：案情較為簡單或例行性 ■ 方式： 1.直接於對方來文空白處（角簽） 2.以A4空白紙或便條紙簽擬（便簽） ■ 注意： 1.「敘明案由」＋「說明有關事項」＋「擬辦意見」。 2.本「引據＋申述＋歸結」要旨 3.以一、二、三的條列方式來表達 4.無主旨，故期望語或目的語多置於簽之結尾處。

歸納：簽有3大類 類別 寫法 大簽 主旨︰ 說明： 擬辦︰ 小簽 （便簽） 一、 二、 三、 角簽 在來文上直接寫「擬辦︰」

肆、公文結構各論 二、報告 ■定義：以書面陳述公務事實真相；或對偶發事件（如調查報告、 究報告、評估報告）請求上級暸解；或協助解決私人問題 （特殊長假如出國進修；特殊事由如申請調職、自願退離 等），皆可使用，為上行文之一。 ■製作要領： 1.公務報告通常採用大簽即「主旨＋說明＋擬辦或請求」，亦可 採小簽之條列式。 2.若相關資料過多，可採附件方式隨附，重要證物亦須一併隨附 3.報告可依性質、需要設計特殊格式填報（如會議報告、各種陳 報單）。 ※公務報告：三段式 48

肆、公文結構各論 三、便箋或便條 ■定義：機關內部單位間在辦理業務須相互會稿或表示意見時，常 以便條紙或A4空白紙指陳案情、徵求意見、尋求同意或爭 取支持，因尚在研商且屬內部相互間之磋商，尚未形成正 式措施，因此結構簡單較不拘形式，通常採條列式或敘述 式，為平行文之型式。 ■便箋或便條之格式： ○○○便箋或便條 一、…………（本案是什麼？） 二、…………（請貴單位做什麼？） 此致 ○○○ ○○（單位）敬啟 （日期） 49

肆、公文結構各論 四、令（1） 令的內容簡式 令＝（制定、廢止）＋（法律名稱）＋公布之。（總統） 令＝（增訂、修正、刪除）＋（法律名稱）第○條【中文數字】）＋公布之。（總統） 令＝（制定、廢止）＋（自治條例名稱、自治規則名稱）。（地方自治機關） 令＝（修正）＋（自治條例或自治規則之名稱）第○條【中文數字】）。（地方自治 關） 令＝（訂定、廢止）＋（法規命令名稱）（中央機關）。 令＝（修正）＋（法規命令名稱）第○條【中文數字】。（中央機關） 令＝ 公布＋○○年度中央政府總預算。（總統府） 令＝（核釋）＋（○○法或○○法規命令或○○自治條例或○○自治規則第○條【阿 拉伯數字】）＋（定義）。 令＝（特任、特派、任命、茲聘）＋○○○（名字）＋○○（機關）○○（職稱或職 銜）。（總統）

肆、公文結構各論 四、令（2） ■「令」文敘述時「動詞」一律在前：如制定（法律）、訂定（法規命令、行政規則）、修正、廢止、核釋等，不分段一段完成。 ■令應蓋機關印信及首長職銜簽字章，印信蓋於發文字號及令文內容之間右方，首長職銜簽字章蓋在最後。 ■令如有附件條文則另起一列並縮1格書寫。

肆、公文結構各論 五、呈 ■ 限於行政院、司法院、考試院、監察院院長對「總統」有所呈請或報告時使用。 ■ 製作要領： 1.其作法文書處理手冊未規定，原則上依函之三段式即「主 旨」、「說明」、「辦法」。「辦法」之段名亦可隨呈文 之內容改用「建議」或「請求」。 2.署名及用印：用機關首長全銜（機關全銜＋職銜＋姓名＋ 蓋職章）。 ■ 主旨＝起首語 （用呈請或恭請 ）＋本案＋期望語（於「請」 之前加「恭」，如恭請睿鑒、敬請鑒核）； ■ 說明」、「辦法」段依「函」之格式辦理。

肆、公文結構各論 六、咨（1） ■「咨」屬平行文，為總統與立法院 、總統與監察院間相互 行文所用，行政機關不適用，文書處理手冊未規範如何製 作。 ■ 實作上「立法院」對「總統」所用之咨文，多比照「函」 之三段式＝「主旨」＋「說明」＋「辦法」來辦理。 ■「總統」對「立法院」所用之咨文，亦有採用「條列式或 敘述式」。

肆、公文結構各論 六、咨（2） 性 質 使用時機 形式結構 徵求性 洽請性 答復性 移送性 性 質 使用時機 形式結構 徵求性 總統提名司法院院長、副院長及大法官；考試院院長、副院長及考試委員；監察院院長、副院長及監察委員暨審計長、最高法院檢察署檢察總長等人選，徵求立法院同意時使用。 條列式或敘述式 洽請性 總統洽請立法院召集臨時會議時使用。 答復性 立法院對總統所提司法院院長、副院長及大法官；考試院院長、副院長及考試委員；監察院院長、副院長及監察委員暨審計長、最高法院檢察署檢察總長等人選，咨徵立法院行使同意權投票後，將投票結果答復總統。 使用三段式 移送性 立法院法律案通過後，依憲法規定移請總統公布時。

肆、公文結構各論 七、函（1） 函稿之主要類別 ■主動行文： 創稿，係承辦人員據公務需要，主動擬稿。 ■被動行文： 　　(一)轉文︰甲機關行文乙機關，乙機關據以轉文丙機 關。 　　(二)復文︰甲機關行文乙機關請求釋示或研提意見時 ，乙機關將處理情形回復甲機關。

肆、公文結構各論 發文 規格 本文 七、函（2） 函稿結構與內容 收文 機關地址： 承辦人： 電話： 傳真： ○○○ 函（稿） E-Mail： ○○○　函（稿） 受文者：如行文單位、如正副本收受者、如發文清單 發文日期：中華民國○年○月○日 發文字號：○○字第000000000號 速別：特急件、最速件、速件、普通件 密等及解密條件或保密期限：絕對機密、極機密、機密、密(沒有要空白） 附件：如主旨、如說明、或直接寫附件名稱 主旨：具體扼要說明行文目的與期望，字數最好2~4行。 說明：段名可依需要改為「經過」、「原因」 一、引述文或引敘文 二、詳細說明案情之事實、來源、或理由，並依引據＋申述＋歸結(事實、原因、結果或 分析）方式辦理 辦法：段名可依需要改為「建議」、「請求」、「擬辦」、「核復（示）事項」 一、………………………………。 二、………………………………。（向受文者提出具體要求或方案） 正本：受文者排列順序：既定順序、中央在前、上級（高層）機關在前、學者在前、外機關在前 副本：不論有無副本收受者，副本欄一定要保留。 ○長　 ○○○ （依上行、平行或下行，分別蓋簽字章或職章） 規格 本文 收文

肆、公文結構各論 七、函（3） 擬稿時，應注意填列下列事項： 速別：希望受文機關辦理之速別。填「特急件」、最速件」、「速件」，普通件可填可不填（有填較佳）。 密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」、 「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，非機密件，則不必填列。 附件：可寫如主旨、如說明，或直接寫明附件名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 「正本」、「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」方式處理。

肆、公文結構各論 七、函（4） 撰擬要領 定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾 便查考。 承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為 附件，不宜在「稿」內書「照錄原文，敘至某處」字樣。 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨； 有其他具體請求對方作為之事項（期望、目的）也儘量寫在主旨。 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 如要求副本收受者作為時，宜在「說明」段內列明。 文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之下僅書「姓」，名字則以「○ ○」表示。

肆、公文結構各論 簽 函 七、函（5） 「函」形式結構各段內容的寫法與「簽」大致相同，但仍有 不同處如下︰ 角色 主管向上報告 首長對外表示 摘要（頭部） 主旨 期望（目的） 語→少 期望（目的）語 →多 作文（身軀） 說明 重過程、分析 重結果、指示 行動（手腳） 擬辦 辦法 擬辦︰ 尚不確定的擬議 辦法︰ 確定性的決定

肆、公文結構各論 七、函（6） 附錄—說明欄引述文號的寫法 復 行政院 案陳 內政部 依據 縣政府 非直接 對 方 1個機關 說明： 對 方 1個機關 說明： 一、依據內政部民國○○年○月○日第 ○○○○○○○○號函辦理。 2個以上機關 ○○○○○○○○號、財政部同年 月○日第○○○○○○○號函辦理。 上級機關根據下級機關 一、依據內政部案陳貴府民國○○年○月 ○日第○○○○○○○○號函辦理。 直接 對方 直接回復對方 一、復貴府民國○○年○月○日第○○○ 號函。 間接回復對方 一、復內政部案陳貴府民國○○年○月○ 日第○○○○○○號函。 復 案陳 行政院 內政部 縣政府 依據

肆、公文結構各論 七、函（7） 附錄—說明欄引述文寫法案例 創文 復文 轉文 轉文兼復文 1.依憲法或○○法第○條規定辦理。 2.本部○年○月○日字號及文別鑒察或鈞察。（第2次行文-上行函） 3.本部○年○月○日字號及文別諒達或計達。（第2次行文-平行函、下行函） 4.本府○年○月○日字號及文別（續辦）。 復文 1.復來文機關○年○月○日字號及文別。 2.奉交研議或奉鈞院○年○月○日○函辦理。 3.准貴會○年○月○日○函申請設立案辦理 4.據台端○年○月○日申請列入低收入戶案辦理。 5.鈞長○月○日手諭奉悉或鈞院○年○月○日○函奉悉。 6.貴委員○年○月○日華翰敬悉。 7.台端○年○月○日申請書或致本部部長電子信箱接悉。 8.台端○年○月○日陳請書已（收）悉。 轉文 1.依（依據、根據）來文機關○年○月○日字號及文別辦理。 2.依本府○○處案陳○○（機關或內部單位）○年○月○日○函或便箋辦理 或依交通部案陳○○部（機關）○年○月○日○函辦理。 轉文兼復文 依（依據、根據）來文機關○年○月○日字號及文別辦理；並兼復來文機關○年○月○日字號及文別。

肆、公文結構各論 八、書函（1） 書函的意義： 書函之用語、用字與「函」相同，僅款式、結構較 具彈性，當公務未決階段，尚需磋商、徵詢意見、協調 時；或因機關處理簡單、例行性、通報而使用之文書， 或政府機關答復簡單案情時使用；或寄送普通文件、書 刊或一般聯繫、查詢等情況須行文時，即可使用簡便之 「書函」，不必鄭重其事的使用「函」。故書函用途很 廣，不受行文系統與層級之限制，應用起來靈活方便。

肆、公文結構各論 八、書函（2） 函與書函的區別 函 書函 使用時機 公務已達成熟階段 尚在磋商、試探階段 行文內容 處分、決定、表達立場 徵詢、通知、簡介 受文對象 大多為「機關」 對「個人」亦可 大多為「個人」 對「機關」亦可 行文系統 原則受層級限制 可直接行文，不受層級限制。 署名用印 蓋機關首長職章或 簽字章 蓋機關條戳

簽稿結構總整理 簽 ○○機關 函（稿） 首長 ○○○(或加職章) 簽於○○處 謹陳【本項可省或用表格】 主旨：摘要（摘主要事由、關鍵語） ＋期望語（目的語） 說明：如同寫作文（運用起、承、轉、合） 一、引述（辦理依據） 二、引據（列出法令規定） 三、申述（事實、原因） 四、歸結（分析、結果） 五、附代說明事項 ※簽的說明重過程、分析 擬辦：具體建議、後續動作 一、如辦理採購 二、如聘請講座 三、如進行調查 四、如轉所屬機關 簽 簽於○○處 謹陳【本項可省或用表格】 副〇長 〇 長 ＋期望語（目的語）（函的期望語 、目的語可多一些） 辦法：具體建議、要求動作 一、如請自訂計畫執行 二、如請加強宣導 三、如請轉知所屬辦理 四、請………… ○○機關 函（稿） 首長 ○○○(或加職章) 簽稿結構總整理 ※函的說明重重結果、指示

簽 函 內容 重疊 「簽稿併陳」時，「簽」是對上級說明，「函（稿）」是對外說明，各有重點，內容不要過度重疊，否則不如「以稿代簽」 對外部說明 對上司說明 簽 主要是 擬議意 見，重 過程與 規定。 函 說明規 定及決 定，必 要時可 交代過 程。 內容 重疊 對外部說明 「簽稿併陳」時，「簽」是對上級說明，「函（稿）」是對外說明，各有重點，內容不要過度重疊，否則不如「以稿代簽」

肆、公文結構各論 九、公告（1） 公告為各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特 定對象宣布周知時使用。其方式為： 1.張貼在各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章及蓋用機關印信）。 2.刊登在報章媒體或政府公報（可免署機關首長職銜簽字章，免蓋機關印信）。 3.登載於機關電子公布欄（可免署機關首長職銜簽字章，免蓋機關印信）。

肆、公文結構各論 九、公告（2） 適用範圍： 1.對公眾宣布事項並有所勸誡或工程招標或物品採購。 2.法規命令訂定修正草案之預告或廢止之公告。 3.法人、團體、公司、企業之設立或變更註（撤） 銷登記。

肆、公文結構各論 製作要領： 九、公告（3） 1.使用通俗、簡淺明確且易懂之文字製作，必須加註標點符號。 2.公告之結構以「主旨」、「依據」、「公告事項」等三段為原 則；以「主旨」、「依據」、「說明」三段為例外。分段數應 加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成二段、三 段。 3.可用定型化格式處理：工程招標或採購物品。 4.行款通常無「受文者」及「速別」，亦無「密等及解密條件」。

肆、公文結構各論 十、公示送達（1） 公示送達之意義： 1. 在法定情形下，將應送達於當事人之文件或書狀公開表示，經 過法定期間後，無論當事人已否知悉或於何時知悉，均生送達 效力之送達方法。 2. 行政程序法第 78條至第82條規定行政上公示送達之事由、方式 、效力，行政機關致人民之公文，如無法傳達給當事人，可採 用「公示送達」之方式行之。 3. 公示送達性質相當於「公告」，不同處在於「公示送達」之對 象是少數特定個人；「公告」之對象是多數不特定群眾。 69

肆、公文結構各論 十、公示送達（2） 公示送達適用範圍： 1. 當事人居所不明，無法尋覓時。 2. 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交領事人員）之住 居所或事務所時。 3. 無法透過駐外大使、公使、領事或外國管轄機關送達居留於 外國之當事人時。 70

肆、公文結構各論 十、公示送達（3） 公示送達之製作： 1. 行政程序法未統一規範公示送達之製作，實務上約有 5種處理模式： （1）依「函」之規格辦理（主旨、說明、辦法）。 （2）依「公告」規格辦理（主旨、依據、公告事項或說明）。 （3）採「條列式」辦理。 （4）以「公示送達」為文別，但採公告規格辦理。 （5）以「公示送達公告」為文別，但採公告規格辦理。 2. 以上無論何種模式，皆應於「主旨」段出現「公示送達」、「送 達」或「以公示代替送達」等字樣。 3. 公示送達之方法，可張貼於公布欄、刊登於政府所發行之公報或 刊載於新聞紙上。 71

肆、公文結構各論 十一、電子信箱郵件（1） ※電子郵件之體 例尚無統一規 定，由各機關 決定，本簡報 舉銓敘部體例 及撰擬原則 ※銓敘部案例已 編入公務人員 考試錄取人員 基礎訓練教科 材。

肆、公文結構各論 十一、電子信箱郵件（2） 電 子 信 箱 郵 件 撰 擬 原 則 ︹ 參 考 範 例 ︺ 稱謂語 「○○先生您好：」、「○○女士您好：」、「○○君您好：」 註：○○內填寫名，名為單字者，填寫姓及名。無法確定性別者，使用「君」。 答 復 內 容 起首語 1. 您於○○年○○月○○日寄給本（院、部、會、局、縣、市、鄉、鎮）「首長信箱」的電子 郵件，詢問有關「○○○○○○」的疑義（問題、事情、一事……），為您說明如下： 2. 您於○○年○○月○○日寄給「總統府民意信箱」（「○○院信箱」、○○部（會、局…） 「○○信箱」）的電子郵件，詢問有關「○○○○○○」的疑義（問題、事情、一事……） ，已交（轉）本（院、部、會、局、縣、市、鄉、鎮）處理，為您說明如下： 註：上級機關用「交」、平行機關用「轉」；另文字可依個案情形調整 結構排列 1. 不區分「主旨」、「說明」，直接以「一、二……」條列敘述。 2. 內容儘量分段條列，避免一大段文字敘述。 規定引用 法條引用宜簡潔，不必要之條文避免引述。 用字遣詞 語氣儘量口語化、親切化。例如：「之」改用「的」，「爰」改用「於是」，少用「茲」 、「查」等公文用語。 處 理 結 果 可以處理 可以明確回復，應肯定答復，避免模稜兩可。 無法處理 1. 確有不可，應婉予回復，將問題癥結或困難所在告知對方，並期取得諒解。 2. 如有其他解決途逕，儘量引導循求其他方法。 3. 如非本部權責，除特殊情形，應代為轉介其他有關機關，不得回復請其逕洽其他機關。 回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址，以電子郵件回復為原則。 結束語 感謝您的來信，祝您萬事如意！ 註：得視個案情形，使用其他結束語。 署 名 ○○（院、部、會、局、縣、市、鄉、鎮）敬復 收文者 正本 ○○先生（女士、君） 副本 依個案實際需要填列

例 肆、公文結構各論 十一、電子信箱郵件（3） ○○先生（女士、君）您好： 您於00年00月00日寄給○○部（會、局……）「○○信箱」的電子 郵件，詢問有關「○○○○○○○○○○○○○○○○○○」的疑 義，已轉本部處理，在此為您說明如下： 一、○○○○○○○○○○○○○○○○○○。 二、○○○○○○○○○○○○○○○○○○。 感謝您的來信，祝您萬事如意！ 正本：○○○先生（女士、君） 副本：○○部（兼復00年00月00日○○字第000000000000號函） ○○部 敬復 1.不再使用 ”臺端” 2.內容用語 儘量口語 化 74

肆、公文結構各論 十二、公務書信（1） 公務書信是機關首長與長官、民意代表、民眾 或朋友間，以書信方式來洽商公務，而以書信 形式來製作，因此要特別注意禮節，除稱謂、 敬辭等表達禮節，更重要的是規規矩矩的格式 ，以免失禮。

肆、公文結構各論 十二、公務書信（2） 前文 本文 後文 格式內容 意 義 舉 例 稱謂 包括名（號）、職位、私關係、尊詞等 意 義 舉 例 前文 稱謂 包括名（號）、職位、私關係、尊詞等 ○○部長吾兄、○○副院長吾師、○○教授、○○先生 提稱語 緊接著寫在稱謂之下，為提交稱謂之詞語 鈞鑒、勛鑒、賜鑒、台鑒、惠鑒、英鑒 啟事敬詞 開頭應酬語或接信語 敬稟者、敬啟者、茲有請者；「久未聆教，時在念中」；「○月○日大函敬悉」 本文 敘述欲告知與期望於對方之主要內容。 後文 結尾應酬語 為箋文將要結束時，所說的幾句應酬話 「知關錦注，特先奉復」、「耑此奉復」、「知注，耑復」、「方命之處，尚請見諒」、「肅此」 結尾敬語 問候語 為結束箋文時，向受信人表示禮貌之語句 「順頌　勛綏」、「敬請　鈞安」、「並頌　時綏」、「順頌　教安」、「順頌　夏祺」 自稱語＋ 署名 弟、後學、晚、晚輩、職、舊屬、生○○○ 末啟詞 敬啟、敬上、謹上

肆、公文結構各論 ○○部長吾兄 勛鑒 ：久未聆教，時在念中 十二、公務書信（3） 範例說明 撰擬注意事項 【稱謂】 【提稱語】 【啟事敬詞】 【稱謂】 【提稱語】 【啟事敬詞】 本文……………………………………………… ……………知關錦注，特先奉復。 【結尾應酬語】 順頌　勛綏 【結尾敬語、問候語】 弟○○○ 敬啟 【自稱語】【末啟詞】 撰擬注意事項 ●收信人有別號時，宜稱其別號 ，以示情誼篤切，關係親近。 ●提稱語、問候語、自稱語，須 切合發信人與收信人之身分、 關係，以免造成失禮或不得體 ●對女性收信人，勿自稱「弟」 ●語氣力求委婉、禮貌。 ●「吾　兄」、「我　公」，應 抬頭者為「兄」、「公」字。

肆、公文結構各論 十二、公務書信（4） 提稱語、問候語、自稱語，必須切合發信人與收信人之 身分、關係，以免失禮或不得體： 英鑒、台鑒 (對晚輩) 惠鑒、勛鑒 (對平輩) 賜鑒 (對輩分較高者) 鈞鑒 (對長官) 台安、台祺 (對晚輩) 勛綏、勛祺 (對平輩) 崇綏、崇祺 (對輩分較高者) 鈞安、鈞祺 (對長官) 鐸祺 (對教師) 議祺 (對民意代表) 弟、後學 (晚輩與平輩間)、晚、晚輩、職、舊屬、生

歸納：函有3大類 類別 寫法 函 主旨︰ 說明： 辦法︰ 書函 箋函 以書信方式撰寫

肆、公文結構各論 十三、新聞稿 倒金字塔 撰寫原則 寫 法 提 要 段落結構 申 述 歸 結 撰寫立場 注意事項 撰寫內容 寫 法 先將重點或結論標出，讓讀者瞬間就得到一個簡明概念，有興趣往下閱讀。 段落結構 提 要 通常放在第一段，相當公文的「主旨」，也就是把該則新聞主要內容，作綜合性的簡明報導，使讀者看了第一段，就瞭解整個新聞的概況。 申 述 申述為補充提要的細則，相當於一般公文的「說明」，可視報導事項的繁簡，分一段或二段以上敘述，緊接提要之後。 歸 結 置於最後一段，凡呼籲有關方面注意，或期望其配合之事項，在此部分寫出。如無上述事項，則本段可免。 注意事項 撰寫立場 寫稿人需假想自己是記者、澄清人或聲明人，提引語通常採第3人稱式來寫作。 撰寫內容 通俗明瞭、文句簡短。

肆、公文結構各論 十四、講話稿（1） ●稱呼： 視在場對象而定。如「院長、副院長、各位首長」、「主席、各 位委員、各位先生」、「各位女士、各位先生」 ●開場白： 　 禮貌性的客套話。如「今天有機會來報告，覺得很榮幸。」 ●主文：為講話或報告的主體部分 ●結束語： 　 講話結束前，所說的期望性、感謝性或祝福性的話。如「以上意 見，敬請參考。謝謝」。

肆、公文結構各論 十四、講話稿（2） ●撰寫時以講話者角度，且儘量口語化。（擬答稿亦同） ●審度在場對象，決定講話內容與語氣： ＊對長官、前輩：語氣恭敬，內容莊重。 ＊對平輩、一般聽眾：語氣不卑不亢，內容亦莊亦諧。 ＊對晚輩、學生：力求輕鬆幽默，說些勉勵性的話。 ＊對專業人士：儘量符合專業領域。 ●開場白客套話應適度，不過度謙卑、大肆恭維。 ●用字遣詞中肯、精準，避免過度誇大或貶抑。

肆、公文結構各論 十五、說帖 製作方式（參考） 分段式 條列式 客答問 前言＋主要（制定或修正）內容＋優先審議之理由＋結語 緣起＋現行法令規定＋實務運作情形＋無法落實之原因＋無法落實之分析＋配套措施＋結語 客答問 條列式＋常見之問與答＋結語

肆、公文結構各論 印 十六、印信使用方法 公文類型 使用種類 撰稿寫法 令 公告 機關印信＋簽名章 上方︰標示 （機關大印或關防） 上方︰標示 （機關大印或關防） 下方︰○長 ○○○ 函 上行函 職名章 下方︰機關全銜＋○長 ○○○＋蓋職章 平行函 下行函 簽名章 書函 開會通知單 機關章戳 下方︰○戳 印 84

伍、公文語法應用 公文語法五大項 一、一般公文用語 二、法規用字用語 三、法律統一用語 四、公文書橫式書寫、數字使用原則 五、標點符號用法 前言 公文語法五大項 一、一般公文用語 二、法規用字用語 三、法律統一用語 四、公文書橫式書寫、數字使用原則 五、標點符號用法

伍、公文語法應用 一般公文用語種類 一、一般公文用語（1） 用語別 涵 義 1.起首語 指公文起首所用的發語詞 2.稱謂語 涵 義 1.起首語 指公文起首所用的發語詞 2.稱謂語 指對受文者稱呼或自稱的用語 3.引述語 引據其他機關或發文者來文時的用語 4.經辦語 案情處理過程的聯繫用語 5.按語與 連接詞 按語：用於一段之起頭，點出該段表達之意旨。 連接詞：用於文章中，承上啟下，使語意通暢。 用語別 涵 義 6.准駁語 於審核或答復來文者請求時的用語 7.除外語 處理案件的除外用語 8.請示語 請問、請教的衡量用語 9.期望及 目的語 對受文者表達行文期望或目的的用語 10.抄送語 及附送語 抄送語︰抄轉公文或附件的用語。附送語︰檢送資料、文件的用語 11.結束語 簽文或便箋的總結用語

伍、公文語法應用 1.起首語 一、一般公文用語（2） 起首語： 用 語 適用範圍 查、有關、關於、謹查（對上使用）、檢送、檢陳 通用 公文起首所用之發語詞 用 語 適用範圍 查、有關、關於、謹查（對上使用）、檢送、檢陳 通用 制定、訂定、修正、廢止 公布法律 發布命令 特任、特派、任命、派、聘 茲派、茲聘、茲敦聘、僱 人事任用案

伍、公文語法應用 2.稱謂語（1） 一、一般公文用語（3） 上行文 平行文 下行文 對受文者直接 稱謂 鈞   上行文 平行文 下行文 對受文者直接 稱謂 鈞 有隸屬關係之下級機關對上級機關使用，如鈞院、鈞部、鈞府。 貴 對無隸屬關係之平行機關或人民團體用使用，如貴局、貴會、貴公司。 上級機關對下級機關使用。 大 對無隸屬關係之上級機關使用，如大院、大部 。 台端 先生 女士 君 機關對人民的稱謂。 上級機關首長對下級機關首長使用。 鈞長 鈞座 屬員對長官或有隸關係之下級機關對上級機關首長使用。 機關或首長對屬員使用。 發文者自稱 本 對上級機關（無論有無隸屬關係）自稱時使用，如本府、本縣。 對平行機關、單位或人民、團體自稱時使用， 如本校、本會。 對下級機關自稱時使用。 職 屬員對長官或下級機關首長對上級機關首長自稱時使用。 本人 名字 人民對機關自稱時用之。

伍、公文語法應用 2.稱謂語（2） 一、一般公文用語（4） 對受文者之間接稱謂 ●對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如文中一再提及 ，必要時得稱「該」，如「嘉義縣政府」、「嘉縣政 府」、「該府」等。 ●對機關職員稱其「職稱」，如文中一再提及，必要時 得稱「該」，如「科長」、「該員」等。 ●對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」，如文中 一再提及，必要時得稱「該」，如「該先生」、「該 女士」、「該員」等。

伍、公文語法應用 3.引述語或引敘語 一、一般公文用語（5） 引述語或引敘語 開頭 使用 結束 表明依據 再度敘及 （續辦時使用） 對上級機關或首長 奉 奉悉 遵照 （直屬上級） 諒蒙 鈞察 對平行機關或首長 准 敬悉、悉 依據 依照 根據 諒達 計達 對下行機關或首長 據 已悉

伍、公文語法應用 4.經辦語 一、一般公文用語（6） 經辦語：處理案件的聯繫用語 使用時機 上行文 平行文 下行文 對上級機關或長官表達已經遵照立即辦理 遵經、遵即、 遵查、旋即、旋經 表示已經辦理 案經、業經、已經、爰經、嗣經、甫經 表示兩件以上案子都已辦理 均經、並經 表示已經辦理好幾次 迭經、歷經、續經 迭經、歷經、 續經 表示當時曾經辦理 當經、前經、復經、旋經 當經、前經、 復經、旋經

伍、公文語法應用 5.按語與連接詞（a） 一、一般公文用語（7之1） ●按語：用於一段之起頭，點出該段表達之意旨。 ●連接詞 用於文章中，承上啟下，使語意通暢。 ●其作用如同路標，使開車者預先瞭解。 用 語 語 意 查 於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查 於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。 復查、再查 繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查 要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查 要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查 要探究敘明有關事實或規定時用。 惟 要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。 按語：作者對作品的相關內容所做的說明、評論或考證等

伍、公文語法應用 5.按語與連接詞（b） 一、一般公文用語（7之1） 用 語 語 意 茲 語 意 茲 起敘語，或行文中要開始導入正題或轉向敘述時用。另作「現在」、「此處」用。 以 要敘述理由時用。 乃 因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。 茲以 要轉向敘述緣由時用。 經 要敘述已作如何處理時用。 茲經 於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據 於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。 按 要分析道理時用。 爰 承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。 至於 要轉向敘述另一個部分時用。 復以 要敘述另一個併列之因素時用。 按語：作者對作品的相關內容所做的說明、評論或考證等 93 93

伍、公文語法應用 6.准駁語 一、一般公文用語（8） 准駁語 上級機關對下級機關或首長 表示同意 應予照准、准予照辦、准予備查 表示不同意 未便照准、礙難照准、應無庸議 應予緩議、應予不准、應予駁回 所請不准 斥責（不針對首長） 應予檢討、應切實檢討 應切實檢討改進 平行機關之間 敬表同意、同意照辦 歉難同意、礙難同意、無法照辦 未便照辦

伍、公文語法應用 7.除外語 8.請示語 一、一般公文用語（9） 除外語 ※處理案件的除 外用語 除……外 除……及……外 除……暨……外 例句： 本案除一年內將屆齡退休者外，餘均應依法填報。 8.請示語 請示語 ※請問、請教之 衡量用語 是否可行 是否有當 可否之處 例句： 以上所擬，是否有當，敬請核示。

伍、公文語法應用 9之1 上行文期望語 一、一般公文用語（10之1） 請鑒核 請核示 請釋示 請核備 請鑒察 用 語 語 意 9之1 上行文期望語 用 語 語 意 請鑒核 「鑒核」有考察、審酌之意，用於請上級機關或首長審核並指示，大多用於自訂或奉上級指示訂定計畫、作業要點等陳報。 請核示 請上級機關指示以便遵行，大多用於行政業務的請示。 請釋示 請上級機關解釋法律規章，以便遵行。 請核備 請上級機關審核後保留，以備日後查考用，如執行成果回報。 請鑒察 「察」為仔細看之意，請上級機關查明、審酌用。 96

伍、公文語法應用 9之2 平行文期望語 一、一般公文用語（10之2） 用 語 語 意 請查照 請其檢查、知悉或協助、配合辦理之意。 請察照 9之2 平行文期望語 用 語 語 意 請查照 請其檢查、知悉或協助、配合辦理之意。 請察照 請其審查、明察之意，用於無隸屬關係之上級機關敬語，或用於平行機關但其具有審查本機關業務執行情形之機關。 請卓參 請其參考之敬語。 請查照見復 請其辦理回復。 請查明見復 請其查明案情並回復。 請查照辦理見復 請其照案辦理並回復。 請查照備案 請其知悉並留作日後查考。 請查照轉知 請其查明、知悉並轉知所屬。 請剋日見復 「剋日」指限定日期之意，請其依照規定的日期回復。 97

伍、公文語法應用 9之3 下行文期望語 9之4 內部簽期望語 一、一般公文用語（10之3、4） 用 語 語 意 請查照 要求其知悉照辦。 9之3 下行文期望語 用 語 語 意 請查照 要求其知悉照辦。 希查照 希其知悉照辦。 請查照見復 要求其知悉照辦並回復。 請轉行照辦 要求其收文後轉所屬下級機關照辦。 9之4 內部簽期望語 用 語 語 意 請核示 提出擬辦意見簽核。 請鈞閱、 請　核閱 檢陳有關資料，請長官過目。 請鑒察 將辦理情形簽報長官瞭解。 請鑒核 除簽報長官瞭解外，並含有請示之意。 請鈞參 提供長官參考。 98

伍、公文語法應用 10.抄送語及附送語 一、一般公文用語（11） 抄送語： 對上級機關或首長 抄陳 對平行機關、單位或人員 抄送 有副本或抄件時 對上級機關或首長 抄陳 對平行機關、單位或人員 抄送 對下級機關或人員 抄發 附送語： 有附件時 對平行及下級機關或人員 附、附送、檢附、檢送 附陳、檢陳

伍、公文語法應用 11.結束語 一、一般公文用語（12） 請示語 請問、請教的衡量用語 結束語 是否可行、是否有當、可否之處 、如何之處 下級對上級使用 僅用於「簽」或「報告」 結束語 簽文或便箋的總結用語 謹呈 對總統上簽時用 1、「呈」僅限於對總統、副總統用；對其他行政主管則一律用「陳」，以示區別。 2、「便箋」用於平行或下級單位主管，對上級長官宜避用之。 謹陳、敬陳、 右陳 對行政主管上簽時用 此致、此上、 敬致 用於便箋文末

伍、公文語法應用 12.其他常見用字與用語（舉例a） 一、一般公文用語（13） 合先敘明、合先陳明 概括的先行說明 未敢擅專 不敢擅自定奪 諒達 之前已有行文，應已收悉了吧！ 惠示卓見 請提供高見 為資周妥 為求得周詳妥善  本於權責、本於職權 本於應有的職權與責任  自行核處 自行決定及處理 前案可稽 之前有相關的案子作為憑據 囿於規定 受限於規定 臚列如下 逐一陳列或逐一表列如下面 略以  大概是

伍、公文語法應用 12.其他常見用字與用語（舉例b） 一、一般公文用語（14） 俾 以便 俾憑辦理、俾利進行 併 合併 簽稿併陳、兩案併辦 迄 至今 迄未辦理、迄今已滿一年 旋 隨即 旋即陳報上級 旨揭 主旨段所提過的事 旨揭事項 前揭、上揭 前面提過的事 前揭事項 惠允 懇請同意 請惠允協助宣導 闕如 欠缺 付之闕如 俟 等到 須俟上級同意 嗣 之後 嗣後不得再犯 函頒 以函下達 行政院函頒作業規定

伍、公文語法應用 二、法規用字用語（節略；請參閱另附資料） 用字舉例 統一用字 曾見 用字 說 明 公布、分布、頒布 布 佈 說　 　明 公布、分布、頒布 布 佈 」，即表人的左手，故此字不必再加「人」部，以免畫蛇添足。 徵兵、徵稅、稽徵 徵 征 「徵」字，意謂由國家召集或收用，不宜簡寫成「征」字。因「征」字，原指出兵征伐，如「出征」；或指遠行，如「長征」。 部分、身分 分 份 「分」讀「ㄈㄣˋ」的時候，同「份」字。但公文寫作的時候，凡不可計數的，用「分」字，如「本分」、「部分」、「身分」；可計數的，用「份」字，如1份、2份……等。 帳、帳目、帳戶 帳 賬 「賬」是「帳」的俗字，自宜統一用正字。 韭菜 韭 韮 「韮」是「韭」的俗字，自宜統一用正字。 礦、礦物、礦藏 礦 鑛 「礦」、「鑛」兩字，自古並用，指銅、鐵、璞石；今既統一用「礦」字，則宜從之。 釐訂、釐定 釐 厘 「厘」是「釐」的俗字，自宜統一用正字。

伍、公文語法應用 三、法律統一用語（節略；請參閱另附資料） 統一用語 說 明 「設」機關 說 明 「設」機關 如：「教育部組織法」第四條：「教育部設左列各司、…」。 「置」人員 如：「司法院組織法」第九條：「司法院置秘書長一人…」。 公布、分布、頒布 不寫「佈」。 部分、身分 不寫部「份」、身「份」 計畫 名詞用「畫」 策劃、規劃、擘劃 動詞用「劃」 「制定」與「訂定」 法律之創制，用「制定」；行政命令之制作，如「訂定」。 製作 書、表、證照、冊、據之製，不寫「制作」。 紀錄 名詞用「紀錄」 記錄 動詞用「記錄」 雇員、雇主、雇工 名詞用「雇」 僱、僱用、聘僱 動詞用「僱」

伍、公文語法應用 四、公文書橫式書寫數字使用原則（1） 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。約數、概數、比例也應以中文數字書寫 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

伍、公文語法應用 四、公文書橫式書寫數字使用原則（2） 一般內容｜阿拉伯數字 用語類別 用 法 舉 例 用 法 舉 例 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、921大地震、228事件、38婦女節、延後3週辦理、88風災 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區號、門牌號碼 100台北市○○路1段50號5樓100室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如比率、百分比、金額、人數等） 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3

伍、公文語法應用 四、公文書橫式書寫數字使用原則（3） 一般內容｜中文數字 用語類別 用 法 舉 例 描述性用語 用 法 舉 例 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、中央二級機關、國小三年級 專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

伍、公文語法應用 四、公文書橫式書寫數字使用原則（4） 法制內容｜阿拉伯數字 用語類別 用 法 舉 例 法規條項款目、編章節款目之統計數據 用 法 舉 例 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。

伍、公文語法應用 四、公文書橫式書寫數字使用原則（5） 法制內容｜中文數字 用語類別 用 法 舉 例 用 法 舉 例 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、 第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月 十六日生效．．．。 3.「○○法」草案總說明：．．爰擬具「 ○○法」草案， 計五十一條。 4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明 」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條 第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五， 本條第一項爰予配合修正。

伍、公文語法應用 小結︰公文數字表達方式有4大類 一般內文的數字 法令條文的數字 阿拉伯數字 1234567890 四、公文書橫式書寫數字使用原則（6） 小結︰公文數字表達方式有4大類 一般內文的數字 法令條文的數字 阿拉伯數字 1234567890 序號、計量單位……等數字使用阿拉伯數字 （約80%） 簽、稿文件的數字使用阿拉伯數字 國 字 一二三四五 六七八九十 專有名詞、慣用語……等數字使用國字 （約20%） 法制作業文件的數字使用國字

伍、公文語法應用 五、標點符號用法（節略；請參閱另附資料） 符 號 名 稱 用 法 。 句 號 用在一個意義完整文句的後面。 ， 逗 號 符 號 名 稱 用 法 。 句　號 用在一個意義完整文句的後面。 ， 逗 號 用在文句中要讀斷的地方。 、 頓 號 用在連用的單字、詞語、短句的中間。 ； 分 號 用在下列文句的中間： 1、並列的短句。 2、聯立的復句。 「 」 『 』 引 號 用在下列文句的後面，（先用單引，後用雙引）： 1、引用他人的詞句。 2、特別著重的詞句。 …… 刪節號 用在文句有省略或表示文意未完的地方。

陸、公文製作要領 一、公文撰寫之基本體認（1） 基本認識 基本態度 基本要求 1.行文之原因 人、事、時、地、物 2.行文之依據 來文、事實、法令、前案、理論 3.行文之目的 意思表示、期望對方作為 4.行文之立場 不卑不亢、不越權、不推諉、不卸責 5.行文之布局 層次分明、綱目分明、段落分明、 基本態度 1.公正和平 對事不對人原則 2.立場穩妥 上行文：謙遜恭謹、平行文：不卑不亢；下行文：不驕不縱 基本要求 1.正確 避免錯誤和遺漏、內容主題避免偏差歪曲、勿主觀、偏見 2.清晰 文意清楚、肯定 3.簡明 用語簡練、詞句曉暢、分段確實、主題鮮明 4.迅速 依限完成公文處理 5.整潔 文稿保持整潔、依規定使用字體 6.一致 用語、結構、處理方式力求一致 7.完整 廣泛蒐集、深入研究，力求週詳、具體適切

陸、公文製作要領 一、公文撰寫之基本體認（2） 基本原則 1.嚴謹之依據 2.會辦決定之案件不得變更原決定 3.應力求簡、淺、明、確 4.須注意雙方身分 5.要把握時限處理 6.段落要條理分明 7.儘量使用語體文 8.正確使用標點符號 9.承轉公文不可層層套敘來文 10.一文一事為原則 11.以定型稿或例稿簡化作業

陸、公文製作要領 一、公文撰寫之基本體認（3） 簡 淺 明 確 ● 格式正確、條理分明、要言不繁、用詞精準 把握原則 舉 例 簡 文句少而意義足 函准、洽據、轉據 淺 不用奇字、奧義、僻典 詧照、治絲益棼 明 不為隱語、誇張、諷刺 似屬可行、尚無不可 影響鉅大 確 所述時間、數字，皆精確真實 100萬餘元、下午2時左右 ● 格式正確、條理分明、要言不繁、用詞精準 ● 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整

陸、公文製作要領 二、公文簽辦注意事項（1） 1.掌握 案情 2.充分 資訊 3.認清 角色 承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事、時、地、物」5要項加以考量。 最佳狀況：「主旨」即能完整表達必要事項 2.充分 資訊 公文寫作應考量所涉的法令，與曾經有過的相關案例。 充分利用知識庫、SOP。有前案要調取前案、有相同案例儘量附案例，讓長官放心。 3.認清 角色 1.承辦人撰擬公文時，是代表本機關的立 場與機關首長的身分，故寫作公文時， 要切記遣字用句、卑亢之間（上行、下 行或平行）準確拿捏。 2.公文的目的在期望達成溝通宣喻效果。 承辦人撰擬公文時，不能只站在自己的 立場陳述，還應以受文者的位置檢視成 果，排解閱讀障礙。 口訣名言： 「簽： 」 「稿： 」 承辦人也是「擬稿員」

陸、公文製作要領 二、公文簽辦注意事項（2） 4.注意 文法 5.完美 配件 6.謹慎 脫手 辨文類、曉用途；明結構、知取捨 序倫常、熟術語；謹稱人、記抬頭 慎自稱、詳側書；遵用字、究意涵 例：「函」與「書函」運用時機、不 要堅持3段式、對上級使用「此致」之用語不當等等。 5.完美 配件 附件應檢齊隨文稿（文稿1頁以上者，注意加註頁碼）；附件有2種以上，應依序分別標示附件序別。 多稿宜打摺，以利長官簽名蓋章。 文稿裝訂整齊、附件標示清楚，是成功的一半！ 6.謹慎 脫手 公文陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：所有內容、錯別字、文體、文句、形式等等（詳如第64頁）。 切記！不要急著送出公文。 核稿最會「抓漏」：受文者、文 別、速別、附件、民國…等等 常被抓漏無法建立「信心品牌」

附 件 1 2 3 簽稿併陳 裝 訂 順 序 ： 簽 ＋ 稿 來 函 附 件 2 3 1 本案重點在於規劃階段 裝訂線 貼心的裝訂與標示

陸、公文製作要領 謹慎脫手－最後檢視 二、公文簽辦注意事項（3） 1.格式完備否？ 2.陳述周延否？ 3.文字通順否？ 4.稱謂正確否？ 5.錯字出現否？ 6.數字無誤否？ 7.標點符號用對否？ 8.引據正確清楚否？ 9.速度、密等、附件有沒有標示？

陸、公文製作要領 二、公文簽辦注意事項（4） 格式正確 條理分明 16字箴言 要言不繁 用詞精準 119

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（1） 缺 失 常見情形舉例 改 進 冗長繁複 過度交代繁複之歷史或規定 缺 失 常見情形舉例 改 進 冗長繁複 過度交代繁複之歷史或規定 儘量表格化、附件化（文不如表、表不如圖）。2.數個過程要先整合（例如徵詢意見數次者，宜 綜合整理意見）。 3.引述他人意見宜扼要，避免全盤照錄（但也不 能摘錄錯誤）。 4.簽辦公文組織能力、選擇能力很重要。 簽與稿之內容幾乎相同 要學會如何「以稿代簽」、「簽稿併陳」、「附陳交代」。 「說明」與「擬辦」重複 如同研究論文般，應有效區分「發現」、「結論」與「建議」。

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（2） 缺 失 常見情形舉例 改 進 語法錯誤或不當 1.「陳」、「致」 不同 缺 失 常見情形舉例 改 進 語法錯誤或不當 1.「陳」、「致」 不同 注意行政倫裡，給上級長官或機關公文之用語。 2.「依據」、「復」不同 回復對方用「復」 非回復對方、通案性用「依據……辦理」 3.「核定」、「核備」 、 「備查」涵意不同 應依法令規定辦理。 4.贅語過多，轉折語、連 接辭使用不當 「按語」或「尾語」不要過度使用： 1.查、次查、復查、再查、另查、經查、 案查、（最好不要查）。 2.案經、甫經、頃經、茲經、復經、嗣經 3.爰、茲以不要過度使用。（例：茲以、 轉准、洽據） 4.在卷、在案、各在卷、各在案。 5. 引敘法令方式錯誤 「」內才可用刪節號……。 使用”略以”時，不加「」。

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（3） 其他缺失及應行注意事項： 1.「請查照」、「請核示」等概括性期望語，應於「主旨」段敘明，「說明」 段、「辦法」段不要重複敘述。 2.引述機關名稱應寫出全銜（如行政院農業委員會林務局），如全文同一名稱 出現多次，可使用「以下簡稱○○○」代替，但不應使用浮濫，通常 3次以 上才適合使用，如僅出現 2次，則第 2次可改用「該○○」表示）。 3.明知對方來文內容錯誤，不宜仍予照錄引述，宜逕予更改或加以註明。 4.為避免造成冒失，副本不宜隨便抄送上級長官或上級機關（除非上級長官或 機關要求副知） 5.公文早已採行由左至右之橫行格式，公文、法規、要點等之項次，以分款方 式敘述時，應稱「下列」、「如下」，不可再用「左列」、「如左」。 6.公文中以阿拉伯數字書寫金額、數量時，同一組數字應書寫在同一行，不宜 拆成兩行書寫，且數字超過三位以上者，應以「,」（三位撇節法）區隔。 122

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（4） 其他缺失及應行注意事項： 7.公文中敘及金額及數字，如係以國字大寫壹、貳、參、肆……表示時，其金 額單位亦應大寫「仟」、「佰」、「拾」書寫，而非「千」、「百」、 「十」。 8.答復對方來文於引述機關來文字號時，應避免誤引本機關總收文號。 9.擬辦公文引述其他公文之日期字號時，於日期部分係稱「中華民國」或「民 國」，於文書處理手冊並未統一規定，惟如引述多個公文日期字號時，倘稱 「民國」者，僅第1次引述時稱「民國」，餘不再重複；又如文中已稱「本 （105）年」，其後僅稱「本年」。 10.簽辦公文時，如有甲、乙2案，或甲、乙、丙3案等多種擬案，宜在說明段 最後一項列「分析」一項，就各項擬案之優缺點或擬案之理由加以分析， 並將心目中之擬案依序分列，例如最佳（第一選擇）之方案置於甲案，餘 依序排列。 123

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（5） 其他缺失及應行注意事項： 11.分析或表達意見有多種方式，但須有邏輯性思考，可依重要性（以最重要 者排列於第1項）排列，或依法規性及執行性分別排列。 12.對於需要會簽或會稿之案件，如相關單位有不同意見時，不宜繼續陳核， 應先將案件送回主簽單位，就所提之不同意見是否可以採行等加以釐清後 ，始再行陳核。 13.簽稿併陳之公文，「稿」置於「簽」後；如有附件，附件宜置於「稿」後 ；須隨函送出之附件，則置於函稿之後；併案供參之調卷資料，置於最末 ；如依上述排列原則，仍有無法依序排列之情形，則以見出紙（右上角齊 頭由右往左或由上往下）依序標示清楚即可。 14.「簽」之內容如太多太長，應改用摘要方式呈現，詳細內容改列為附件（2 件以上始須標明序號），併供核閱或參考。 15.簽之首行「於○○」字樣，係書寫承辦單位（內簽）或所屬機關（外簽） 名稱，非寫簽辦之時間或地點。 124

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（6） 其他缺失及應行注意事項： 16.具有隸屬關係之下級機關首長對其上級機關首長簽，其「簽」末必須敘明 「敬陳○○長官」（外簽）；如係機關內部簽辦之「簽」，因有分層負責 授權規定，簽末則毋須註明「敬陳○○長官」等。 17.下級機關首長簽請上級機關首長核示案件，簽末對象詞的排列順序，應依 職務位階排列，何者在前依機關公文文化而定，不必寫長官之姓氏或名字 。 18.便箋的撰擬，係承辦人對於一般案件，使用便條紙直接簽擬處理意見，報 請首長或主管核判時使用。便箋的格式，使用一、二、三、四……條列式 格式撰寫之順序，應先敘明案由，再就相關事項逐一予以說明，最後才提 出擬辦意見。 19.對於擬簽請存查之案件，得於原件文中空白處簽擬，並應摘要簡述案由， 以及有無本機關應行辦理事項或擬處意見，不宜僅簽「文擬存查」。 125

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（7） 其他缺失及應行注意事項： 20.以一、二、三……條列式之小簽簽擬意見時，在第一段應僅敘明案由，至 於「簽請核示」等期望語，應列於條列式末段之結尾處。 21.對於他機關轉來之會議紀錄等，於簽陳首長時，應就需要配合事項及預定 辦理進度簽陳，不宜僅簽「檢陳○○會議紀錄，如奉核可，擬……」。 22.機關所屬人員因私人等問題，以報告陳述事實或請協助解決時，於簽末稱 「職」，應以簽名方式署名；如蓋職章，則毋須稱「職」。 23.函轉有關機關之規定時，如果來函字數不多時，可將其內容於函稿內引述 清楚即可，不必再檢附來函影本。如果來函內容、字數較多，可在函稿摘 述其主要內容、重點，並另檢附來函影本，俾便於受文機關詳細查閱。尤 其應避免在函稿中，已經完全照抄來文，又再檢附來文影本，反而形成重 複浪費。 24.公文稿內如同時引用兩個以上機關文號時，上級機關之文號在前，下級機 關之文號在後；時間早者在前，時間晚者在後。 126

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（8） 其他缺失及應行注意事項： 25.公文應以直敘方式撰擬，形容詞或雙重否定句，如「似可照准」、「似可 同意」、「尚無不合」等不肯定的語氣，應儘量避免使用。 26.公文應採用語氣肯定、用語堅定、互相尊重之語詞。宜避免使用艱深費解 、威嚇性、情緒性、無意義或模稜兩可之詞句，例如「嗣後如再發生類似 情事，將嚴懲不貸」，這是威嚇性用語，均不適宜。 27.答復立法委員國會或民意代表辦公室之案件，說明段內應寫「復貴委員國 會辦公室或貴議員辦公室000年00月00日○函」，避免簡稱「復貴辦公室 000年00月00日○函」，以示尊重。 28.對於公務人員或一般民眾曾多次來函，雖已由承辦單位多次答覆之案件， 如再來函陳情，不宜僅答覆「本案業經本部○○年○○月○○日○字第 ○○號函復在案，並檢附上開函影本1份」，而須先簡要重申無法同意或無 法辦理之主要原因，再說明已就相同問題多次答覆有案，俾免保障主管機 關認為所作行政處分程序上有瑕疵。 127

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（9） 其他缺失及應行注意事項： 29.民國99年1月14日修正之文書處理手冊修正草案對照表，說明欄七規定， 「基於法規名稱毋須使用引號」，故公文書於寫法律名稱或法規命令之名 稱時不再加註引號。但行政規則仍應加註引號。 30.來函請釋數個問題時，答覆時應標示清楚，逐一答覆。如：「茲就所詢問 題，分復如次……」。 31.遇有爭議性之問題，雖合法但不合情理，在未充分研究前，不宜立即答覆， 須妥適研處後，再行處理。 32.對於一再發生之疑難問題，係在本部權責範圍內或修法可予解決者，則須 澈底研究處理，終結相同問題一再發生。 33.提供意見供平行機關參考時，主旨段末尾之期望語應用「請卓參」；如有 審酌空間，則用「請酌參」、「請酌處」等用語。 34.「交下」2字僅適用於直屬上級對下級的關係。對於民意代表轉交人民陳情 案件，於函復民意代表時不宜用「交下」2字。 128

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（10） 其他缺失及應行注意事項： 35.「代行」與「決行」公文用語意義不同，使用時應注意下列規定： （1）「代行」為機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務，其機關 公文，依照公文程式條例規定除署首長姓名註明不能視事之原因（包 括公假、公出、請假，或事由）外，應由代行人附署職銜、姓名於後 ，並加註「代行」兩字。 （2）「決行」為單位主管依該機關分層負責逐級授權規定代決公文，於對 外行文時，應以該被授權者之名義為之，並在公文上加註「代決」兩 字。 36.機關首長以「公文」、「便條」、「口頭」、「會議」時所做的指示，其 用語應分別為「批示」、「指示」、「諭示」、「裁示」。 37.「諭」是上級吩咐下級，無上下隸屬關係不能用「諭示」。 38.公文用語應注意前後一貫原則，同一公文內，例如前面使用「張先生」， 其後即不宜改為「張君」、「張員」等，或是前面使用「格式及內容」， 其後即不宜改為「內容及格式」等不一致之情形。 129

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（11） 其他缺失及應行注意事項： 39.公文內敘述辦理經過情形，宜儘量少用「在卷」、「在案」或「各在卷」 、「各在案」等用語。 40.結尾用語如「為要」、「為荷」、「為禱」等宜取消不用。 41.「業」與「已」同義，固可使用「業已」做完，惟「業已於」則應修正為 「業於」或「已於」。 42.各項會議紀錄，如部（局）務會議紀錄、○○研討會、座談會、協調會紀 錄，無須重複「會議」2字。 43.公文的每一項起頭，可用「關於」、「查」、「依」等作為起首語； 「又」、「至」、「另」、「惟」等係屬轉折語或連接詞，不宜作為起首 語，宜置於各項之起頭。 44.公文的表達方式，應讓受文者清楚明白，不得過分簡略，例如「各機關之 文書收發，應由編制內職員擔任。」其中之「文書收發」宜加上「人員」 兩個字，改為「文書收發人員」較妥。 130

陸、公文製作要領 三、常見不當或疏失（12） 其他缺失及應行注意事項： 45.公文中引據相關規定或答覆來文內容中，對於涉及該案准駁或可否同意之 關鍵文字，可用粗體字或不同字體呈現，以提醒受文者注意，並使其易於 瞭解。 46.機關內部單位間公文之會簽洽辦，應以便箋、原文影印分送會簽，或以電 子方式處理，不宜以對外正式發文方式處理。 47.正本或副本：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾 所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄本（件）」之方式處理。 48.公文僅有正本收受者，而無副本收受者，「副本」兩字仍須保留。 49.撰擬公文正本、副本所列機關（單位）之排序，應先中央再地方，且均有 一定之排列順序（既〈法〉定順序）；副本有附件，一定要註明「（含附 件）」；正本係邀請學者專家（立法委員）參加會議，應依姓名（氏）筆 劃順序排列，以示禮貌與尊重。 131

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