2019/4/4 文書組 電子公文製作與故障排除 主講者：郭宗孟 中華民國98年6月5日 2019/4/4

2019/4/4 目錄 緣起 程式下載與執行 電子公文操作 注意與配合事項 電子公文Q&A 結論 2019/4/4

本校校區分成兩岸三地，公文往返 囿於路途遙遠及公務車調度，往往無法 掌握公文辦理時效，及公文傳送遺失之 潛在風險，並為因應檔案法之修正，及 2019/4/4 一、緣起 本校校區分成兩岸三地，公文往返 囿於路途遙遠及公務車調度，往往無法 掌握公文辦理時效，及公文傳送遺失之 潛在風險，並為因應檔案法之修正，及 配合校長治校理念─創新與卓越，有必 要打造ｅ化公文，俾便公文管理資訊化 、效率化與自動化。 2019/4/4

二、程式下載與執行─程式下載 本組為方便同仁下載，已貼附於本校首頁，如下 圖，請依序自行下載，安裝時請詳注意事項。 進入電子公文 下載專區 安裝電子公文 注意事項 進入電子公文程式之欄位 2019/4/4

二、程式下載與執行─程式下載 下載必要程式：請將程式儲存至桌面後，再執行之。 ─電子公文：主要為進入電子公文。 ─IPD21：虛擬列表機，為匯出畫面及檔案之轉換介面 ─智慧卡讀卡機程式：自然人憑證之驗證機器。 （為配合電子公文之執行，及避免執行時之不穩定， 請購買EZ100PU之讀卡機） 2019/4/4

（可分舊自然人憑證【卡片以GP開頭】；新自然 人憑證【卡片以TP開頭】，可至系統公告下載 至桌面再執行。） 二、程式下載與執行─程式下載（續） ─安裝自然人憑證之驅動程式並鏈結。 （可分舊自然人憑證【卡片以GP開頭】；新自然 人憑證【卡片以TP開頭】，可至系統公告下載 至桌面再執行。） ─安裝Acrobat reader8.0 ─安裝Uniview程式：查看AKI800之檔案文件內容 －安裝網頁瀏覽器IE6及IE7設定檔（參考附圖2） 2019/4/4

二、程式下載與執行─程式下載路徑 本組為方便同仁下載，已貼附於本校首頁，如下 圖，請依序自行下載，安裝時請詳注意事項。 進入電子公文 下載專區 安裝電子公文 注意事項 進入電子公文程式之欄位 2019/4/4

二、程式下載與執行─程式下載劃面 下載程式劃面：請依序下載。 網頁呈現 2019/4/4

二、程式下載與執行─程式執行之憑證鏈結 憑證鏈結流程圖 執行電子公文 輸入帳號及密碼 進入個人資訊基礎維護 如已鏈結之憑證，毋須作此動作 1.帳號與密碼與行政系統同，無法輸入時請與文書組聯絡。 2.新申請人請至文書組網頁下載表格並填寫及依程序辦理完成後，逕送至文書組。 執行電子公文 輸入帳號及密碼 進入個人資訊基礎維護 如已鏈結之憑證，毋須作此動作 點選憑證鏈結 憑證鏈結流程圖 結束 2019/4/4

二、程式下載與執行─程式設備 程式所須設備： 讀卡機－讀取自然人憑證卡相關資訊。 (建議使用EZ100PU型號之讀卡機) 自然人憑證卡－請至任何戶政事務所辦理 掃瞄器－文件之掃瞄。 2019/4/4

三、電子公文操作─一般流程 開始 安裝電子公文執行檔 開啟電子公文Start.htm 創稿？來文陳判？改分？ 否 使用線上簽核 2019/4/4 三、電子公文操作─一般流程 開始 安裝電子公文執行檔 開啟電子公文Start.htm 創稿？來文陳判？改分？ 否 使用線上簽核 使用帳號與密碼 是 插入自然人憑證 選取預設角色 進入撰寫線上簽核 流程設定 匯出頁面並核章 2019/4/4 完成

三、電子公文操作─開機與進入 網站入口圖 欲以自然人憑證卡（密碼應為6位數以上，一般為出生年月日）進入，請選此項。 使用帳號密碼進入（與校內行政系統同步） 2019/4/4 網站入口圖

選取預設角色，須為承辦人方可創稿 2019/4/4

三、電子公文操作─改分 依文書處理手冊二十七（三）規定（詳流程）： 第一次改分－一級主管核准 第二次改分－校長核准 改分單提取請自電子公文「應用程式選單」→「承辦人作業」→「EDT404改分銷號申請作業」→填寫如下相關資料 填寫公文文號並按開啟，再填寫相關資料後，上傳或列印 2019/4/4

三、電子公文操作─改分流程 文書組分辦公文至單位 承辦單位填寫改分單，單位主管核准，送至文書組 承辦單位判斷公文 接辦單位判斷公文 承辦公文 接辦單位填寫改分單，經校長核准，送至文書組 再接辦單位不得填寫改分單 2019/4/4

三、電子公文操作─文稿編輯作業流程 文稿編輯作業流程-1 開始 否 線上簽核否 是 點選創稿（紙本） 點選創稿（線上） 點選文稿編輯 選取稿件（如便箋、函、 書函、簽等） 點選創、分類號 （以便箋稿為例） 文稿編輯作業流程-1 1 2019/4/4

三、電子公文操作─文稿編輯作業流程（續） 是 1 點選附檔 進入分類號 否 存檔 進入速別 否 線上簽核否 撰寫內文 是 列印 匯出 會辦單位 核章 點選流程設定 並檢視流程 是 否 進入並點選 會辦單位 儲存並離開 附件否 核章並傳送 2019/4/4 文稿編輯作業流程-2 完成

2019/4/4 點選文稿編輯 點選欲編輯之稿件 進入文稿編輯畫面 2019/4/4

文稿編輯畫面 如屬自創文稿，請記得按此鈕（創）方可取號 進入文稿編輯及撰寫（除簽陳外，請勿於辦法書寫文字） 2019/4/4 如屬自創文稿，請記得按此鈕（創）方可取號 進入文稿編輯及撰寫（除簽陳外，請勿於辦法書寫文字） 點選分類號，如以電腦方式自行點選，保存年限自動產生（須為六碼） 文稿編輯畫面 分類號畫面 2019/4/4

進入受文編輯畫面 1.基於節能減碳，副本如屬本校 單位，請自行查閱電子公佈欄。 2.請勿於受文者欄位輸入任何文字 3.單位兩筆以上，請按多筆輸入後， 再點選新增。 4.如受文者屬群組時請自常用機關點 選群組，再按搜尋選擇 如為常用機關，請點選常用機關查詢 點選受文者編輯 輸入本校 進入受文編輯畫面 2019/4/4

附加檔案之畫面 點選附件並進入附加檔案 點選會辦單位及會辦單位畫面 *如為後會方式，原單位祇能一次簽請簽核動作，一般以內會或送會處理內部陳核，俟至一級單位主管前，再以簽請簽核方式辦理。 附加檔案之畫面 2019/4/4

匯出頁面後之畫面 頁面無法匯出或附件無頁面， 係屬IPD21程式檔轉換失敗。 2019/4/4

點選流程按鈕進入流程檢視 檢視承辦人擬辦設定並儲存 檢視流程設定並儲存 1.頁面匯出後，請檢視流程 是否正確。 2.請檢查本文文件性質，決 定承辦人擬辦設定方式。 檢視流程設定並儲存 2019/4/4

2019/4/4 有權核決長官，請記得點選核決後，再傳至承辦人辦理歸檔。 傳送 取職名章 核章 2019/4/4