使用EXCEL 分析数据与图表展示 武汉大学图书馆 郑怡萍 2013年12月

主要内容 数据的排序 数据的筛选 数据的分类汇总 制作图表 数据透视表 信息素养-培训课件 2011-2012年

Excel不仅能够制作简单的数据表格，还可以对表格中的数据进行排序、筛选、分类汇总等复杂操作。 信息素养-培训课件 2011-2012年

数据的排序

数据的排序 在工作中，用户很多时候所接触到的数据清单中的记录顺序往往是杂乱无章的，为了便于进行下一步的工作，用户就必须要对数据清单进行简单的排序操作。 在Excel中，用户可以使用升序排列或降序排列两种排列顺序对数据清单进行排序操作。 信息素养-培训课件 2011-2012年

根据一列数据进行排序 对于一份已经创建好的数据清单，如果用户只需要对其中的一列数据进行排序，可以使用工具栏中的【排序】按钮进行排序。 如右图，对到货日期进行升序排序步骤: 1.鼠标点击“到货日期”列； 2.然后点击工具栏的 按钮。 信息素养-培训课件 2011-2012年

根据多列数据进行排序 2 3 用户需要对一份数据清单中的多个数据列进行排序，执行【数据】-【排序】命令就可以很好的解决这个问题。 如右图，需对货主名称和数量进行升序排序步骤： 1.执行【数据】-【排序】命令； 2.主要关键字选“货主名称”； 3.次要关键字选“数量”。 2 3 信息素养-培训课件 2011-2012年

练习1：数据排序 对下表数据分别按如下要求排序： A)先按性别排序(男,女)；再按年龄降序排列 B)按职称排序(教授,副教授,讲师,助教) 编号 姓名 性别 籍贯 年龄 职称 25 祁红 女 辽宁省海城 39 教授 26 杨明 男 广东省顺德 31 助教 27 江华 山东省蓬莱县 33 副教授 28 成燕 江苏省苏州 49 讲师 29 达晶华 上海 38 30 刘珍 四川云阳县 45 风玲 浙江绍兴 32 艾提 浙江上虞 44 康众喜 江西南昌 40 张志 江西高安 43 信息素养-培训课件 2011-2012年

数据的筛选

数据的筛选 当用户需要从大量的数据中挑选出符合某种条件的数据时，可以使用Excel的数据筛选功能。 信息素养-培训课件 2011-2012年

自动筛选 自动筛选是Excel中一种快速的筛选方式，能将满足条件的记录显示出来。 如右图，需把货主名称为“谢小姐”的记录显示出来，步骤如下： 1.单击数据清单中的任意单元格。然后，执行【数据】-【筛选】命令； 2.单击“货主名称”右侧下三角下拉箭头，选择“谢小姐”； 3.只显示满足条件的记录； 信息素养-培训课件 2011-2012年

在实际的应用中，常常涉及到更为复杂的筛选条件，利用自动筛选已经无法完成，这时就需要使用高级筛选功能。 1．单一条件筛选 2．多条件筛选 信息素养-培训课件 2011-2012年

筛选条件中的“或”和“且” 在高级筛选的指定条件中，有时条件字段需要符合条件1或条件2，这时可以把条件列在同一列中。 如右上图示例，为筛选出工号为101与111的数据。 有时条件字段需要符合条件1且条件2，不同字段需要满足条件相应的条件，此时我们就把条件列在同行中。 如右下图示例，为筛选出年龄大于30且工种不为车工的数据。 指定筛选条件时，多个条件在同列中，是“或”的关系 分别设置高级筛选的列表区域和条件区域等信息 指定筛选条件时，多个条件在同行中，是“且”的关系 信息素养-培训课件 2011-2012年

高级筛选中使用通用符或公式 高级筛选中，可以使用以下通配符作为筛选内容时的比较条件。 如右上图示例，为筛选出姓为李的数据记录。 ?（问号）：代表任何单个字符 *（星号）：代表任何字符数 如右上图示例，为筛选出姓为李的数据记录。 如果要筛选出姓李而名为单字的数据呢？这时就需要用公式做为条件了。如右下图示例。 筛选的条件为公式时，在条件单元格中输入公式=“=李?” 注意：“=李?”所在单元格格式需设为文本格式。 信息素养-培训课件 2011-2012年

取消筛选 当用户对数据清单的筛选操作结束后，需要进行下一步操作时，应该先将数据清单恢复到筛选前状态： 如果要取消数据清单中对某一列进行的筛选，应单击该列首单元格右侧的下三角下拉箭头，再单击【全部】选项。 如果要取消数据清单中对所有列进行的筛选，应执行【数据】｜【筛选】｜【全部显示】命令。 如果要删除数据清单中的筛选下拉箭头，应执行【数据】｜【筛选】｜【自动筛选】命令。 信息素养-培训课件 2011-2012年

练习2：数据筛选 按如下要求筛选数据： A)筛选出所有计算机系年龄在35以上的数据,结果放在表后的单元格中 编号 姓名 性别 籍贯 年龄 职称 系名 课程名称 课时 25 祁红 女 辽宁省海城 39 教授 计算机系 英语 34 26 杨明 男 广东省顺德 31 助教 民政系 哲学 27 江华 山东省蓬莱县 33 副教授 数学系 线性代数 30 28 成燕 江苏省苏州 49 讲师 微积分 21 29 达晶华 上海 38 未定 财经系 德育 刘珍 四川云阳县 45 体育 71 风玲 浙江绍兴 32 政经 艾提 浙江上虞 离散数学 53 44 康众喜 江西南昌 40 大学语文 63 张志 江西高安 43 外语系 66 建军 江西于都 54 73 玉甫 河北省栾县 36 74 成智 黑龙江省呼兰县 管理系 46 75 尼工孜 辽宁锦西 37 按如下要求筛选数据： A)筛选出所有计算机系年龄在35以上的数据,结果放在表后的单元格中 B)筛选出所有男性教授和女性讲师的数据,结果放在表后的单元格中 信息素养-培训课件 2011-2012年

数据的分类汇总

数据的分类汇总 所谓分类汇总，就是先将数据清单进行分类操作后，再按照类别对数据进行汇总分析处理。对于一份数据清单，如果能在适当的位置加入分类汇总后的统计数据，将使清单内容更加清晰、易懂。 使用Excel的分类汇总功能，用户能够轻松创建分类汇总表，并对数据清单中的某个字段进行【求和】和【均值】等汇总操作，而且能够将汇总结果分级显示出来。 信息素养-培训课件 2011-2012年

创建分类汇总 在执行分类汇总之前，首先对数据清单按“货主名称”进行排序。 选择数据区域中的某个单元格，单击【数据】选项卡，选择【分类汇总】图标。 在弹出的“分类汇总”对话框中，在“分类字段”下选择“货主名称”，在“汇总方式”中选择求和汇总，在“选定汇总项”下选择“数量”和“总价”。 单击确定，Excel将按货主名称进行分类汇总。 单击左侧的分级显示符号1、2、3或加、减号，可以隐藏或显示明细数据。 信息素养-培训课件 2011-2012年

嵌套分类汇总 所谓嵌套分类汇总，即是在对数据清单中某项字段进行分类汇总后，又将汇总后的结果作进一步的细化汇总分析。 首先按“货主名称”进行第一次汇总； 再按“到货日期”进行第二次汇总，需把“替换当前分类汇总选项去掉”。 第二次汇总 第一次汇总 信息素养-培训课件 2011-2012年

清除分类汇总 当不需要再显示数据的分类汇总结果，要将数据清单恢复到分类汇总前的初始状态时，可以在分类汇总的数据清单中单击选中任意单元格。然后，执行【数据】｜【分类汇总】命令，在弹出的【分类汇总】对话框中，单击【全部删除】按钮，即可清除分类汇总结果 。 信息素养-培训课件 2011-2012年

复制Excel分类汇总结果的方法 用鼠标选定要复制的区域，然后Ctrl+g，在定位条件中选择“可见单元格”。 用鼠标选定后，使用可见单元格的快捷键：Alt+分号。 信息素养-培训课件 2011-2012年

练习3：数据分类汇总 对下表数据分别按如下要求分类汇总： 注意：分类汇总之前必须进行排序 利用分类汇总统计下表中各类设备的总价之和、数量之和 设备名称 单位 单价 数量 激光打印机 考核处 5000 1 扫描仪 信息处 16000 2 职协 22000 5 30000 3 笔记本 26000 52000 4 3D打印机 95000 信息素养-培训课件 2011-2012年

制作图表

在Excel中，用户可以将系列数据以图表的形式显示出来，这样能够使数据更加直观、明了，并且可以通过图表直接掌握数据之间的关系以及变化趋势。 制作图表 在Excel中，用户可以将系列数据以图表的形式显示出来，这样能够使数据更加直观、明了，并且可以通过图表直接掌握数据之间的关系以及变化趋势。 信息素养-培训课件 2011-2012年

创建图表 在Excel中，提供了两种方式建立图表： 一种是将图表以对象的形式插入到源数据所在工作表中。 另一种是根据源数据创建一个独立图表工作表。 操作步骤 ： 打开工作薄文件，进入“销售额”工作表，选中需要生成图表的数据区域“A3:E8”。 选择“插入”选项卡，在“图表”模块中选择需要的图表类型。也可以打开“插入图表”对话框，选择需要的图表类型，“确定”即可。 2.插入图表工具按钮 1.选择数据区域 3.选择图表类型 信息素养-培训课件 2011-2012年

创建图表 3. 选中图表，在“设计”选项卡的“图标布局”中选择需要的图表类型，可以为图表设置标题、横坐标、纵坐标。 3. 选中图表，在“设计”选项卡的“图标布局”中选择需要的图表类型，可以为图表设置标题、横坐标、纵坐标。 选择相应的图表布局，在图表中输入标题、横坐标、纵坐标，即制作完成。 选择需要的图表布局 输入图表标题、横坐标、纵坐标 信息素养-培训课件 2011-2012年

动态更新图表中的数据 生成图表后，如需更改单元格数据，不需要再重新生成图表。只需将单元格的数据更改后回车确认，即可看到图表柱形图自动更新。 信息素养-培训课件 2011-2012年

图表基本操作 在实际工作中，当创建的图表不符合要求时，用户可以通过移动图表和更改图表的大小等基本操作来解决。 1．更改图表大小 2．移动图表 3. 更改图表类型 4. 删除图表 信息素养-培训课件 2011-2012年

练习4：制作图表 对下表数据分别按如下要求作图： ①制作成柱状图 ②插入图表标题、横坐标、纵坐标 信息素养-培训课件 姓名 语文 数学 英语 Jane 78 83 79 Fiona 80 85 76 Lily 77 66 Lucy 55 75 Tom 67 Rebacca 60 59 84 Elizabeth 62 73 Tim 89 70 65 Dick 74 72 信息素养-培训课件 2011-2012年

数据透视表

数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式报表，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出你所感兴趣区域的明细数据。 数据透视表有机的综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。 信息素养-培训课件 2011-2012年

创建数据透视表 使用Excel中提供的数据透视表向导，用户可以方便的生成所需格式的数据透视表。 步骤： 在菜单栏上选择“插入”选项卡，单击“数据透视表”图标，弹出“创建数据透视表”对话框。 选择待分析的数据区域和放置数据透视表的位置，单击“确定”。 根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段按钮拖放到透视表的相应位置。 选择需要的数据透视表样式，是显示结果更加清晰。 信息素养-培训课件 2011-2012年

创建数据透视表 步骤2：选择数据源区域 步骤1：选数据菜单-数据透视表和数据透视图，选报表类型 步骤3：选择数据透视表显示位置，并点“完成” 原销售表，记录杂乱无章，无法汇总统计 信息素养-培训课件 2011-2012年

步骤4：分别将产品名称、地区、销售额、订购日期项目用鼠标拖放至行字段、列字段、数据项、页字段处 创建数据透视表 步骤4：分别将产品名称、地区、销售额、订购日期项目用鼠标拖放至行字段、列字段、数据项、页字段处 创建好的数据透视表 信息素养-培训课件 2011-2012年

创建数据透视表 步骤5：选择数据透视表样式 设计完成的数据透视表更加清晰 信息素养-培训课件 2011-2012年

删除数据透视表 当工作结束，需要删除数据透视表时，应该首先单击数据透视表中任意单元格，执行【编辑】-【删除】命令，即可删除数据透视表。 信息素养-培训课件 2011-2012年

练习5：数据透视表 制作数据透视表： 分析每个业务员的月销售总量 信息素养-培训课件 2011-2012年 日期 业务员 销售量 6月 赵妍 402.00 9月 刘晓平 1,060.00 于丽君 6,558.00 1,700.00 孟丽 7,300.00 8月 柴桂华 386.00 44.00 宋丽艳 181.00 3,126.00 596.00 174.00 258.00 5,158.00 92.00 731.00 551.00 2,483.00 8,060.00 1,905.00 2,956.00 550.00 581.00 10月 321.00 811.00 794.00 1,213.00 189.00 143.00 221.00 8,000.00 制作数据透视表： 分析每个业务员的月销售总量 信息素养-培训课件 2011-2012年

谢谢！ 信息素养-培训课件 2011-2012年