第 4 章 專案
本章內容 4.1 計畫專案 4.2 風險管理 4.3 執行專案 4.4 控制專案 4.5 終止專案 2010©滄海書局
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4.1 計畫專案 規劃專案 清楚定義專案目標 細分再細分專案的主要工作包 定義每項所需執行的工作包，以便順利達成專案目標 應用網路圖，以圖表來描述任務 預估每項任務所需要完成的時間及資源 估算每項任務的費用 計算專案時程及預算，以便決定能否在需求時間、有限資金及可利用資源內完成 2010©滄海書局
專案計畫概述 專案管理計畫的目的及作用 (1)目的 ： －確定為完成專案目標所需的各項活動的範疇。 －確定負責執行專案各項活動的全部人員。 － 確定各項活動的排序及時程安排。 － 確定各項活動所需資源配備情況。 － 確定各項活動的預算及其來源。 － 明確專案主要風險及應對計畫。 5
專案計畫概述 專案管理計畫的目的及作用 (2)作用 ： －確定完成專案目標所需的各項活動範疇 －促進專案利害關係人之間溝通 －確定專案實施規範 －確立專案團隊成員及工作的責任範圍 －使專案團隊成員明確自己的奮鬥目標 －為進行分析、協商及紀念專案範疇變更的基礎 －減少文字形式的報告 6
專案計畫概述 專案基準計畫和專案基準 (1)專案基準計畫：專案在啟動時發展出來的計畫，就 是初始擬定的專案計畫 (2)專案基準：專案的規範、應用標準、進度指標、成 本指標品質指標，以及人員和其他資源 使用指標等 7
專案計畫的發展過程 8 專案管理計畫的規劃過程概念
專案計畫的發展過程 9 撰寫專案計畫書的邏輯流程
專案計畫的發展過程 10 專案管理規劃路線圖
發展專案管理計畫的輸出 (1)專案管理計畫(project management plan) 專案計畫的內容 簡要說明 專案簡介 (introduction to the project) 說明專案成立的背景，包括商業背景和專案目標等。 專案章程(project charter) 正式確認及核准專案的存在，同時授權專案經理使用組織的資源。 範疇說明書 (scope statement) 在專案利害關係人之間確認或建立一個對專案範疇的共識，包括專案可交付標的和專案目標。 工作分解結構(WBS) 基於可交付標的導向，對專案組成元素進行分組，它組織並定義了整個專案範疇，是專案範疇的基準文件。 專案時程計畫 (project schedule plan) 即時間基準計畫，是專案時程績效量測基準。專案計畫是一個動態的概念，它隨著專案的進展而不斷地進行更新和調整；專案績效量測基準一般只有在專案範疇發生變化時才改變。 專案預算(project budget) 即成本基準計畫，是專案成本績效測量基準。 專案主要風險 (project major risks) 專案風險主要來源包括：SWOT分析的威脅及弱勢因素，阻礙專案目標達成的因素、WBS中的活動辨識出風險因素，及專案的假設條件等。 11
發展專案管理計畫的輸出 專案計畫書的內容 12 專案計畫的內容 簡要說明 變更控制系統 (change control system) 定義了專案變更的步驟，是一系列正式的、文件化的程序。通常結合型態管理系統及授權系統。 里程碑和實現日期 (major milestones) 專案主要的里程碑和每一個主要里程碑的實現日期。 專案的組織結構(organizational structure) 包括專案的團隊構成、管理層次和報告關係。 關鍵人員和責任分配矩陣 (key staff and RAM) 進行專案建設所需要的關鍵人員及各自職責，有時也包括預期的成本和工作量。 專案的各種專項子計畫 (other management plan) 包括範疇管理計畫、時程管理計畫、成本管理計畫、品質管理計畫、人力資源管理計畫、溝通管理計畫、風險管理計畫、採購管理計畫等。 其他待定問題(open issues and pending decisions) 未解決問題、議題、事項和未定的決策。這些待訂事項也可能造成專案計畫發展的障礙及未來專案實施的風險。 其他支援細節 (supporting details) 說明專案計畫編制的依據及支援細節，包括專案的限制條件、假設前提和計畫編制的方法、工具和技術。 12 專案計畫書的內容
專案執行計畫書 專案概述 合約管理 專案管理 營建管理 專案行政管理 品質管理 專案會計及財務 價值工程 專案控制 環安衛管理 變更管理 資訊管理 工程設計 物料管理 合約管理 營建管理 品質管理 價值工程 環安衛管理 測試及試運轉 專案結束 美國一營建公司的範本(前五大)
4.2 風險管理 風險 (risk)是指有害事件發生並導致一些損失的可能性。 風險管理 (risk management)應包含辨識、評估及對專案風險的反應，以便將不利事件的衝擊最小化，進而達成專案目標。 2010©滄海書局
風險辨識 最常見辨識風險來源的方法就是腦力激盪法。 一些特殊的風險： 在罕見和複雜的外科手術程序中，初次使用新型的自動設備。 需要勞工時，因為強勢的地方經濟及低失業率，造成人力難覓。 當在開鑿挖掘時，面臨到超出預期更多的岩石。 在顧客接受前，網站設計需經過多次的修正。 在建築專案高峰期，可能會發生罷工。 工廠擴展建造期間，可能遭受嚴峻的氣候 (如過早下雪) 襲擊。 銀行可能不批准專案貸款的全數。 2010©滄海書局
風險辨識案例介紹 XXX研究院 專案管理資料錯誤難以回推檢討風險及辨識風險 跨國採購案 (採用成本加計酬金合約方式) 採購單位無專案管理專業 他國每月提供專案管理(成本管控即時成管控)資料 錯誤百出 由於不平等條約深怕未來影響其政治支持及其他採購經歷數次預算調整 在接近完工階段，釋出資料進行風險識別 為何預算須調整 為何影響時程 專案管理資料錯誤難以回推檢討風險及辨識風險
專案歷史資料協助風險辨識
風險辨識 風險評估 2010©滄海書局
風險回應及監測 風險回應計畫 風險回應計畫可以避免(avoid)風險、減輕(mitigate)風險或接受(accept)風險。避免指的是藉由選擇不同的作法來去除風險。 緊急計畫 (contingency plan)是一套預設的措施，假如風險事件發生時，它就被執行。 風險監測 風險監測包含定期地檢閱整項專案的風險管理矩陣。 2010©滄海書局
4.3專案執行 以要規劃一個小鎮的慶典活動而言，所要執行的主要任務包括有下列各項： 準備宣導活動。 招募義工。 籌畫各項節目。 簽訂遊樂設施合約並取得許可。 確認表演者及搭設看台區。 安排會場的飲食。 規劃各種周邊支援性的活動 2010©滄海書局
4.4 控制專案 專案控制(project control)有效的關鍵在於測量實際進度並與計畫相比較，如果需要，校正行動要馬上執行。 專案控制的程序(project control process)包括常規性數據的收集、比較實際執行和計畫的差異，如果落後過多，就需要啟動校正行動。 常規的紀錄週期(reporting period)，要建立在比較實際進度與計畫進度間兩者之差異。 2010©滄海書局
控制專案 不論是那一種紀錄，有兩種的資訊是需要收集的： 專案管理是一項凡事都事前準備的工作以便能控制專案 實際執行成效 任何有改變的專案範圍、時程及預算 專案管理是一項凡事都事前準備的工作以便能控制專案 2010©滄海書局
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實獲值管理
控制專案成本的工具和技術 (1)績效量測分析(performance measurement analysis) ◎常用的量測 ： －成本偏差(CV, Cost Variance)：CV=EVAC －進度偏差(SV, Schedule Variance)：SV=EVPV －成本績效指數 (CPI, Cost Performance Index)：CPI=EV/AC －進度績效指數 (SPI, Schedule Performance Index)：SPI=EV/PV 25
控制專案成本的工具和技術 實獲值管理的各項指標示意 26
控制專案成本的工具和技術 縮寫 術語全稱 術語涵義 舉例說明 PV 計劃值 planed value 截止目前，計劃完成工作(量)的預算值是多少。 計劃完成1／4工作，PV＝1000美元。 EV 實獲值 earned value 截至目前，實際完成工作(量)的預算值是多少。 完成了計劃的80％，EV＝1000×80％＝800美元。 AC 實際值 actual cost 截至目前，實際完成工作(量)的實際支出是多少。 實際花費了900美元，AC＝900美元。 BAC 專案預算 budget at completion 專案總共的預算是多少。 無論實際如何，總共預算沒有變化，所以：BAC＝4000美元。 EAC 完工估算 estimate at completion 根據專案目前的績效情況，預計完成專案所有工作的成本是多少。 如果目前的專案偏差代表整個專案，剩下的專案工作與已完成的專案工作有相同的生產效率，則：EAC＝4500美元。 27
控制專案成本的工具和技術 實獲值管理的基本術語和概念 縮寫 術語全稱 術語涵義 舉例說明 ETC 完工尚需估算Estimate to completion 預計完成剩餘工作還需要花費多少成本。 ETC＝EAC-AC ETC＝4500-900＝3600美元 VAC 完工偏差 Variance at completion 專案預算與完工估算之間的偏差是多少。 VAC＝BAC-EAC VAC＝4000-4500＝-500美元 PC 任務完成百 分比 percent completion 指已經完成的工作占專案總工作量的比例。 PC＝EV／BAC PC＝EV／BAC＝800／4000 ＝20％。 PS 成本消耗 百分比 percent spent 指已消耗成本占專案總預算的比例。 PS＝AC／BAC PS＝AC／BAC＝900／4000 ＝22.5％。 實獲值管理的基本術語和概念 28
4.5 終止專案 2010©滄海書局
終止專案 專案完成後之內部評估 內部評估指的是兩種型態的會議：一是專案團隊成員間的個別會議，二是專案團隊會議。 2010©滄海書局
終止專案 一些議題可以列入會中討論： 技術績效 成本績效 時程績效 專案計畫和控制 風險管理 顧客關係 團隊關係 溝通 問題的確認與解決 習得經驗 建議 2010©滄海書局
終止專案 顧客回饋 在專案執行完成後和顧客舉行內部會議是重要的。 首先，承包商可以詢問顧客是否有其他專案要執行──也許可以不需要經過競爭邀標書的過程。 再者，承包商要徵得顧客的同意，以其為例自我推薦給潛在性的顧客。 其他獲得顧客回饋的方法，可透過專案執行後顧客意見調查表的填寫。 2010©滄海書局
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終止專案 專案提早結束 也許會是環境因素，使專案在完成之前就被終止。 專案也會因為顧客的不滿意而終止。 承包商也許會因為專案提前結束而招致財務損失以及可能必須要解雇一些執行專案工作的人員。更重要的是，商譽會敗壞。 2010©滄海書局