第4章 採購循環 第1節　採購循環之管理 第2節　相關文件及檔案 第3節　採購循環之流程 第4節　資訊科技新環境

第四章　採　購　循　環 第一節　採購循環之的管理 採購的重要性 採購循環的範圍 採購循環之目的

採購的重要性 大量採購 優點： 享有數量折扣，節省採購成本 ，避免缺貨 缺點： 造成庫存過多，增加倉儲成本 ，造成存貨堆積、受損、失竊 第四章　採　購　循　環 採購的重要性 －如何作適當的採購 大量採購 優點： 享有數量折扣，節省採購成本 ，避免缺貨 缺點： 造成庫存過多，增加倉儲成本 ，造成存貨堆積、受損、失竊 的風險，造成資金積壓

第四章　採　購　循　環 採購的定義 狹義採購： 　指買進商品、材料或用品 廣義採購： 　包括商品之訂購、買進、儲存、保管、收發等業務活動

第四章　採　購　循　環 採購循環之範圍(圖4-1)

採購循環之目的－1 (1) 確認所訂購的商品或勞務為企業所需要 (2) 確定所購得的商品或勞務品質良好，且確實與訂購數量相符 第四章　採　購　循　環 採購循環之目的－1 (1) 確認所訂購的商品或勞務為企業所需要 (2) 確定所購得的商品或勞務品質良好，且確實與訂購數量相符 (3) 確保存貨安全 (4) 確認發票所記載的數量金額與實物相符 (5) 快速而正確的記錄購貨支出

採購循環之目的－2 (6) 正確而適當地將採購記錄，過到應付帳款的分類帳上 (7) 確認所有的現金支出皆已獲得授權 第四章　採　購　循　環 採購循環之目的－2 (6) 正確而適當地將採購記錄，過到應付帳款的分類帳上 (7) 確認所有的現金支出皆已獲得授權 (8) 快速而正確的記錄現金支出情形 (9) 編製所有需要的文件及報表

第四章　採　購　循　環 圖4-2 一般支出流程

第四章　採　購　循　環 第二節　相關文件文件及檔案 相關表單 相關檔案 報表及輸出

相關表單及檔案 相關表單 相關檔案 請購單 ◆主檔 訂單 供應商主檔 驗收單圖＊圖 4-3 應付帳款主檔 發票＊圖 4-4 第四章　採　購　循　環 相關表單及檔案 相關表單 相關檔案 請購單 ◆主檔 訂單 供應商主檔 驗收單圖＊圖 4-3 應付帳款主檔 發票＊圖 4-4 付款憑單 ◆交易檔 支票 訂單檔 借項通知單 供應商發票檔 其他 ◆其他

報表及輸出 作業報表 管理報表 螢幕查詢 (1.)日報表 (1.)採購成本變動表 (1.)商品庫存明細表 表4-1~4-9 第四章　採　購　循　環 報表及輸出 作業報表 管理報表 螢幕查詢 (1.)日報表 (1.)採購成本變動表 (1.)商品庫存明細表 (2.)月報表 (2.)成本統計表 (2.)供應商(廠商)資料 (3.)採購作業報表 (3.)現金支出日報表 (3.)當日進退貨資料 (4.)分析表 (4.)存貨組合變動表 (4.)採購未進貨資料 (5.)應付帳款餘額表 表4-1~4-9

第三節 採購循環之流程 賒購流程 應付帳款流程 付現流程 電腦作業： 1.賒購流程 2.驗收流程 3.應付帳款流程 4.付現流程 第四章　採　購　循　環 第三節　採購循環之流程 賒購流程 應付帳款流程 付現流程 電腦作業： 1.賒購流程 2.驗收流程 3.應付帳款流程 4.付現流程 鼎新系統範例

第四章　採　購　循　環 賒購流程 1. 確定採購需求 2. 製作訂單 3. 驗收 4. 收到購貨發票

應付帳款流程 1. 確認購貨已被核准 2. 確認送達貨品確實經過正當訂購程序 3. 所訂購的貨品已按時如數送達 第四章　採　購　循　環 應付帳款流程 1. 確認購貨已被核准 2. 確認送達貨品確實經過正當訂購程序 3. 所訂購的貨品已按時如數送達 4. 發票上單價與訂單之單價相符 5. 付款條件與訂單相符 6. 所有相關的計算都正確

第四章　採　購　循　環 付現流程 1. 整理未付帳款資料 2. 開立支票 3. 簽發支票 4. 記帳及過帳

電腦作業採購處理程序 圖4-5～4-8 電腦作業處理程序 1. 賒購流程 2. 驗收流程 3. 應付帳款流程 4. 付現流程 第四章　採　購　循　環 電腦作業採購處理程序 1. 賒購流程 2. 驗收流程 3. 應付帳款流程 4. 付現流程 圖4-5～4-8　電腦作業處理程序

第四章　採　購　循　環 鼎新系統範例 採購管理 進貨管理

第四章　採　購　循　環 採購管理 採購管理主要包括自動採購作業、請購作業和採購單作業，再與進貨單連線，可作分批或多批的進貨(圖4-10)

第四章　採　購　循　環 進貨管理 進貨作業中首先區別進貨異動類別－「一般進貨」或「寄品入庫」。針對「寄品入庫」之商品成立存貨倉庫，進行庫存數量及金額的管理，可透過庫存異動的存貨報表，了解庫存異動。

第四章　採　購　循　環 第四節 資訊科技新環境 採購電子網 供應鏈管理(Supply Chain Management, SCM)

採購電子網 對適用機關來說：可節省一個月以上的採購作業時間 第四章　採　購　循　環 採購電子網 對適用機關來說：可節省一個月以上的採購作業時間 對立約廠商來說：除可確認訂購者身份外，並可由系統隨時得知訂購數量，訂單訊息易與內部的ERP、CRM等資訊系統整合 對訂約機關來說：下訂與交貨時間記錄於資料庫中，作為廠商逾期未交貨的稽核管理。

供應鏈管理(SCM) 目的－抑減成本、提高存貨週轉率、減少無效率作業活動 同時進行許多不同步驟，由數個企業甚至於數百家企業共同完成 第四章　採　購　循　環 供應鏈管理(SCM) 目的－抑減成本、提高存貨週轉率、減少無效率作業活動 同時進行許多不同步驟，由數個企業甚至於數百家企業共同完成 以流程導向整合採購、生產、運送及客戶服務 業界實例 （圖4-11）

供應鏈網路化 交易記錄之保存與應用 節省庫存成本、存貨管理、運輸費用 整合上下游企業產品供給過程 第四章　採　購　循　環 供應鏈網路化 交易記錄之保存與應用 節省庫存成本、存貨管理、運輸費用 整合上下游企業產品供給過程 配合實際銷售狀況，及時調整庫存，甚至於同步開發新商品 通訊是優良供應鏈管理的必要條件，而通訊的必要條件是「信任」