聯合採購系統操作說明 研究部 製作 101年1月 103年6月修訂

聯採系統權限申請 聯採系統的操作說明 聯採系統訂單取消流程 聯採系統點收、驗收流程 1.研究用合約品項 2.非研究用合約品項 3.庫存管理系統-單一品項 4.管制藥品的購買 聯採系統訂單取消流程 聯採系統點收、驗收流程

<權限申請者需具NOTES ID方可申請> 聯合採購系統的權限申請流程 不分院內外計畫，自計畫執行日起，除計畫主持人外，專任助理等申請者須填寫『E6L0021751-01研究計劃研究用合約品項採購權限申請表』，以E-mail方式向研究承辦人申請權限。 待權限建立，承辦人會E-mail 回覆申請者及計畫主持人。 若需移除申請者權限，亦請填寫申請表，以利更改，否則舊人員資料依然存在。 <權限申請者需具NOTES ID方可申請>

聯合採購系統的採購及核銷流程 PI /助理 於『聯採系統』下單→收到貨品及發票 請PI /助理自行E-mail 發票號碼、金額、聯採單號 三項資料給保管組承辦人點收 Notes 通知PI進入『聯採系統』驗收 聯採系統之【簽核狀態】為財務單位審核，PI /助理方才能進入『計畫經費核銷系統』核銷 ※不分院內外計畫，聯採系統採購截止日為計畫執行結束前一個半月。 ※科技部計畫之聯採金額不限，不須再檢附3家估價單。

聯合採購系統的可採購類別 第一類：研究用合約品項，於聯採系統屬第7類申購物品(聯採單號倒數第五碼為G編號者) 第二類：非研究用合約品項，於聯採系統屬第1-6類申購物品(聯採單號倒數第五碼為其他英文字母編號者) 第三類：院內庫存管理系統，屬單一品項之申購物品(聯採單號倒數第五碼為其他英文字母編號者)

如何進入『聯合採購系統』？ 花蓮慈濟入口網站→財產系統→聯合採購系統

進入『聯採系統』後，點選《新增財添單》，開始各類採購流程。

第一類 研究用合約品項G類的採購流程

操作步驟： 先填寫分機號碼或簡碼，如有訂購上的疑問，醫資採購承辦人才能迅速聯繫。 請購類別→研究用合約品項。 件別→依狀況而點選，通常選擇『一般』；若有急用，請選『急件』(訂單將於3日內送出) ；若因故請廠商先行交貨，請選擇『補單』（本選項為特殊情況使用，請儘量不用為原則）。 點選『帶入計劃資料』→選擇欲採購物品之計畫資料→點選『確定』（系統會自動帶入所有相關資料）。

操作步驟： 5. 系統自動帶入計劃所有相關資料。 6. 點選欲核銷的《預算科目》→確定→出現《預算餘額》

操作步驟： 9. 或直接按任何鍵即可出現《隱藏版快速搜尋功能》 7. 填寫申請品項內容→點選『帶入合約品項』 8. 可以直接點選《品號》，來選擇欲申購的物品 9. 或直接按任何鍵即可出現《隱藏版快速搜尋功能》

操作步驟： 10. 下列紅色框框內之資料必填（如遇*符號，不符合實驗所需求者，均填寫0即可）

操作步驟： 11. 所有資料填寫完畢後，記得按『呈核』送出，才完成訂單流程 1、採購的進度及相關業務承辦人員，需自行上聯採系統追 蹤，目前系統沒有通知功能。 2、聯採採購與經費核銷須以同一預算科目申請與核帳。

第二類 非研究用合約品項的採購流程 不具行政主管職務之計畫主持人，需先向研究部實驗組申請《1-6類採購權限》（申請方式請自行上研究部網站下載操作） 凡欲購買之研究計畫用物品或設備，不在合約品項資料庫內，均採此類採購流程 依照『研究用合約品項』的採購方式進入聯採系統，於《請購類別》欄位點選所需項目

操作步驟： 由『請購類別』點選所需項目（分類如下） 醫材 → 實驗室耗材類 藥品/試劑 → 含藥品、試劑、抗體、kit等 資訊設備 → 計畫研究所需求之電腦軟體或設備 醫療儀器 → 計畫研究所需求之儀器設備

操作步驟： 2. 『計劃編號』、『計劃名稱』，須自行鍵入資料（系統無法帶入） 『經費補助來源』→ 請依計畫類別選擇 『預算/預備金』→ 一律點選【預算內】 『預估金額』→ 請自行填寫預算價格，以利資管人員作為議價參考 ＊經院方主管核示同意採購之【資訊設備類】 (計畫研究所需求之電腦軟體或設備)，預算/預備金請點選【其他】。

經費來源為科技部獎一, 則須點選相對補助款 以利屆時財產盤點編列

操作步驟： 3. 申請品項內容的所有資料，均需自行鍵入，如遇*符號，不符合實驗所需求者，均填寫0即可

操作步驟： 4. 『成本中心歸屬』請選擇《研究部》，附件的附加檔案請附上《所需物品的估價單或相關型號資訊之pdf檔》，以供資管採購承辦人員可以迅速找尋相關產品進行議價 採購議價的進度及相關業務承辦人員，需自行上聯採系統追蹤，目前系統沒有通知功能。

填寫範例

填寫範例

第三類 院內庫存管理系統的採購流程 操作步驟： 1. 需先進入《庫存管理系統》查詢物品性質為《單一品項》者。

採購項目限醫材及試藥，文具類不可採購。

操作步驟： 2.進入『單一品項』內，尋找欲採購的物品，需確認花蓮使用狀態為『使用中』，並記下《品項編號》。

操作步驟： 3.進入『聯採系統』，依第一類合約品項採購方式填寫計畫等基本資料，請購類別為【研究用合約品項】。 4.申請品項內容請點選《帶入物品主檔》，從跳出的視窗內尋找欲採購的物品。

下列紅色框框內之資料必填（如遇*符號，不符合實驗所需求者，均填寫0即可）﹔物品價格需待訂購流程跑完，產生正式訂單後才會出現。

操作步驟： 5. 所有資料填寫完畢後，記得按『呈核』送出，才完成訂單流程。 採購的進度及相關業務承辦人員，需自行上聯採系統追蹤，目前系統沒有通知功能。

第四類 管制藥品的採購流程 1.填寫《醫藥教育研究試驗計畫使用管制藥品申請書》向「行政院衛生署食品藥物管理局」申請核准使用。 2.待藥管局正式行文（核准函）給計畫主持人。 3.上聯採系統購買管制藥品。 4.填寫《管制藥品收支結存登記及申報表》，按不同管制藥品級別定期向本院藥劑部回報。 相關文件與須知，請上研究部網站『聯採系統』下載使用

聯採系統訂單取消流程 1.進入「新醫療志業資訊作業申請系統V3」→新申請。

2.填寫《分機》及《希望完成日期》→點選『選擇類別』→選『其他類』-『其他』

3.於『需求說明』欄內，備註下面資料﹕ （1）聯採單號 （2）取消之事由

4.確認所有資料填寫完整後，按『送呈』，即可進行 取消聯採訂單流程。 請注意﹗若已到貨就不能提出取消訂單。

填寫範例 需求說明之取消訂單理由，請依個別情形詳細敘述，以利後續的行政流程處理。

聯採系統訂單點收、驗收流程 《研究用合約品項或非合約品項之醫材、藥品/試劑》 PI /助理 於收到貨品及發票後，請E-mail 發票號碼、金額、聯採單號（或連結） 三項資料給保管組承辦人點收。 保管組承辦人員

2. 保管組承辦人收到E-mail通知後，會進入聯採單點收，並輸入相關資料。(保管組分機3055)

4. 計畫主持人收到E-mail通知，進入聯採系統，在『是否有異常』欄位進行驗收。 如無異常，則點選『否』。 如有異常，則點選『是』，並於下方『異常狀況說明』欄位內填寫發生情形。

5. 計畫主持人驗收後，待簽核者上呈至各計畫之財務室承辦人項下，即可進入『經費核銷系統』核銷。 請注意！ 1、未經點收/驗收流程核銷之聯採電子單，會由系統不 斷發出《逾期未核銷之E-mail通知》。 2、聯採採購與經費核銷系統，須以同一計畫及同一預算 科目申請與核帳。

核銷系統注意事項

1.廠商交貨前先通知保管組，再由保管組通知實驗室PI或助理，協商在實驗室交貨交貨日期。 《非合約品項之儀器、訂製品》 1.廠商交貨前先通知保管組，再由保管組通知實驗室PI或助理，協商在實驗室交貨交貨日期。 2.保管組承辦人依現場交貨的物件進行拍照、填寫聯採單號碼、發票號碼與儀器序號等資料，三天內再前往現場粘貼財編，並交付核銷用財編貼紙一張。 2.聯採系統E-mail通知計畫主持人驗收，後續流程與研究用合約品項相同。