臺大公文系統操作宣導說明會 課程角色-主管 講師：陳佩茹
課程大綱 一、設定系統環境與登錄公文 二、系統畫面與資料夾 三、主管簽核公文(三大狀態) 四、常用簽核功具 五、主管權限管理 六、校內電子文說明
一、設定系統環境與登錄公文 公文系統登入網址：edoc.ntu.eud.tw
設定系統環境：安裝部份 1.查閱IE版本
2.點選「快速安裝」連結並依照電腦的IE版本下載公文系統快速安裝包
3.先將檔案另存至桌面再執行
系統環境設定：相容性檢視 將學校網址新增至相容性中
公文系統登入： 登入方式有2種 1.計資帳號登入(MY NTU) 2.其他帳號登入
計資帳號登入 1.點選計資帳號登入 2.輸入帳號密碼 3.登入系統
其他帳號登入 非台大正式職員者請用其他帳號登入
二、系統畫面與資料夾 1公告訊息 2 1 2共用功能 4 3 4公文顯示區 3工作桌與資料夾
頁籤功能選單說明： 頁籤功能選單 工作桌 可利用此功能將畫面切換至個人工作桌，以方便查閱待處理公文 自訂流程 在陳核、送會所儲存的常用流程 報表列印 依據帳號所擁有的角色權限， 系統提供不同的報表使用 授權管理 開啟系統管理操作畫面 樣式管理 可修改使用者預設的字體大小 頁籤功能選單
工作桌與資料夾說明： 一個工作桌代表一個職位設定在系統中，一個職位可以設定多個角色。 (比如承辦人兼具登記桌與單位收發、稽催…等角色) 兼職及代理時，系統會增加兼職與代理工作桌。
兼職與代理區分方式： 兼職 代理
資料夾定義說明表： 序號 資料夾 說明 可執行動作 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 待處理公文 目前需處理的公文 各項流程操作 已送未收 公文已送出，下一關尚未簽收 可抽回 3 承辦公文未結案件 承辦人尚未結案的公文清單 （含已逾期未結案） 查詢資料夾 4 已結案未歸檔 公文已結案，檔案股尚未歸檔 5 被代理公文 代理期間，代理人協助簽核送出的公文清單(檔案室歸檔後將自動消失) 6 承辦逾期案件 承辦人逾期公文的清單 7 承辦到期案件 承辦人到期公文的清單 8 單位未結案件 單位內所有承辦人尚未結案之公文清單（含已逾期未結案） 9 來文未結案件 單位內所有尚未結案之來文清單 10 單位辦理中 目前正在本單位內辦理的公文，包含其他單位會辦的公文
三、主管簽核公文(三大狀態) 主管簽核狀態 待決行 會畢待核判 待核判(送會待核判) 修改流程 退承辦人 審核 退前人員 決行 權責移轉 陳核 權責移轉 會畢待核判 會畢決行 退前人員
主管於『待核判』狀態下，可執行的功能如下： 主管簽核公文(待核判)： 主管於『待核判』狀態下，可執行的功能如下： 序號 功能 說明 1 決行 核決公文 2 修改流程 變更公文流程(增加會辦單位或變更決行單位) 3 審核 同意並將公文送至流程的下一關 4 退承辦人 將公文退回承辦人
主管於『待決行』狀態下，可執行的功能如下： 主管簽核公文(待決行)： 主管於『待決行』狀態下，可執行的功能如下： 序號 功能 說明 1 決行 核決公文 2 陳核 將公文再往上陳核至更高主管 3 修改流程 變更公文流程(增加會辦單位或變更決行單位) 4 核決移轉 將公文移給其他單位主管(人)決行 5 退承辦人 將公文退回承辦人
主管於『會畢待核判』狀態下，可執行的功能如下： 主管簽核公文(會畢待核判)： 主管於『會畢待核判』狀態下，可執行的功能如下： 序號 功能 說明 1 修改流程 變更公文流程(增加會辦單位或變更決行單位) 2 審核 同意並將公文送至流程的下一關 3 會畢決行 結束會辦流程 4 退前人員 將公文退至目前流程的上一關 5 退承辦人 將公文退回承辦人
主管簽核公文(共用功能)： 主管於簽核時，所具備的共用功能如下： 序號 功能 說明 1 傳閱 如需副知該件公文給單位內成員時，則可於系統上執行「傳閱」功能 2 保留自辦 不被代理人代理的公文 3 加入回閱 如想知道公文最後決行結果，可於系統使用加入回閱功能，待公文決行後會於副知檢視中收到通知
四、常用簽核功具 插入：
刪除：
便利貼：
螢光筆：
加註意見：
清稿/編輯功能： 若公文於稿面上塗改太多 則可利用「清稿/編輯」的方式編修公文 ***一旦有執行清稿請務必點選「修改上傳」功能***
五、主管權限管理 序號 功能 說明 1 人員管理 新增單位內成員 2 移文作業 將已離職同仁的公文移給新承辦人 3 設定代理 協助設定請假人員公文的代理人 4 查詢權限指派 主管可授權指定單位內任何人員(至少承辦人) 一位或多人以上開放權限查詢單位內公文內容與明細 5 單位內層級權限管理 單位主管可授權指定單位內任何人員，設定公文使用的權限，(例如擔任登記桌) 6 發文字軌與署名維護 設定單位字軌與署名
六、校內電子文說明 序號 類型 說明 1 個人公文 受文者直接給校內人員的公文 2 請示公文 登記桌請示主管的公文【轉發、回登記桌】 3 內部轉發 單位登記桌轉發給單位內承辦人員 4 單位公文 受文者直接給單位的公文 5 群組公文 受文者為行文機關中的校內群組【轉單位公文】 6 單純函轉 簡易辦文特有的全校性公告【轉單位公文】 7 校園公告 開啟連結至學校首頁校園公文公告，全校人員(含學生)都可以看到 8 進階查詢 可利用相關條件搜尋您曾經看過的電子公文公告，包含已隱藏、已下架及歷史公告資料均可在此查詢。