第三章 会计软件的运用 （原第四章） 主讲老师：

第一节 会计软件的应用流程 会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。

一、系统初始化 （一）系统初始化的特点和作用 系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。系统初始化是会计软件运行的基础。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

（二）系统初始化的内容 系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。 1．系统级初始化，主要包括： (1)创建账套并设置相关信息； (2)增加操作员并设置权限； (3)设置系统公用基础信息。 2．模块级初始化，主要包括： (1)设置系统控制参数； (2)设置基础信息；(3)录入初始数据。

二、日常处理 （一）日常处理的含义 日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程 中重复、频繁发生的业务处理过程。 （二）日常处理的特点 1．日常业务频繁发生，需要输入的数据量大； 2．日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。

三、期末处理 （一）期末处理的含义期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。 （二）期末处理的特点 1．有较为固定的处理流程； 2．业务可以由计算机自动完成

四、数据管理 （一）数据备份 数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。 （二）数据还原 数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢，复到计算机硬 盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。

第二节系统级初始化 系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公用基础信息等内容。

一、创建账套并设置相关信息 （一）创建账套 建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系，如图3 -1 所示。在同_会计软件中可以建立一个或多个账套。

（二）设置账套相关信息 账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币（即本位币代码和本位币名称）等。 （三）账套参数的修改 账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。

二、管理用户并设置权限 （一）管理用户 用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作，如图 3 -2 所示。

（二）设置权限 如图 3 -3 所示。

三、设置系统公用基础信息 设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。

（一）设置编码方案 设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。 （二）设置基础档案 1．设置企业部门档案:一般包括输入部门编码、名称 、属性、负责人、电话、传真等。 2．设置职员信息:一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等 3．设置往来单位信息 4．设置项目信息

（三）设置收付结算方式 设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等 （四）设置凭证类别 设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别，如图 3 -8 所示。

（五）设置外币

（六）设置会计科目 1．增加、修改或删除会计科目

2．设置科目属性 (1)会计科目编码 (2)会计科目名称 (3)科目类型 (4)账页格式 (5)外币核算 (6)数量核算 (7)余额方向 (8)辅助核算性质 (9)日记账和银行账

一、账务处理模块初始化工作 （一）设置控制参数 （二）录入科目初始数据 1．录入科目期初余额 2．录入科目本年累计发生额 第三节账务处理模块的应用 一、账务处理模块初始化工作 （一）设置控制参数 （二）录入科目初始数据 1．录入科目期初余额 2．录入科目本年累计发生额

二、账务处理模块日常处理 （一）凭证管理 1．凭证录入 (1)凭证录入的内容。 凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等，如图 3 -12 所示。~用户应该确保凭证录入的完整、准确。 (2)凭证录入的输入校验

2．凭证修改 (1)凭证修改的内容 (2)凭证修改的操作控制 3．凭证审核 (1)凭证审核功能 (2)凭证审核的操作控制。 ①审核人员和制单人员不能是同一人： ②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；

③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行； ④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。

4．凭证记账 (1)记账功能 (2)记账的操作控制 5．凭证查询 在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便随时了解经济业务发生的情况，如图 3 -15 所示。

（二）出纳管理 出纳主要负责库存现金和银行存款的管理。出纳管理的主要工作包括库存现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。 （三）账簿查询 1．科目账查询 (1)总账查询(2)明细账查询 (3)余额表(4)多栏账(5)日记账

2．辅助账查询 辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在会计科目设置时，如果某一会计科目设置多 个辅助核算，则在输出时会提供多种辅助账簿信息。

三、账务处理模块期末处理 （一）自动转账 1．自动转账的步骤 (1)自动转账定义 (2)自动转账生成 2．常用的自动转账功能 (1)自定义转账 (2)期间损益结转 （二）对账 （三）月末结账 1．月末结账功能 2．月末结账操作的控制

第四节固定资产管理模块的应用 一、固定资产管理模块初始化工作 （一）设置控制参数 1．设置启用会计期间 2．设置折旧相关内容 3．设置固定资产编码 （二）设置基础信息 1．设置折旧对应科目 2．设置增减方式 3．设置使用状况 4．设置折旧方法 5．设置固定资产类别

（三）录入原始卡片

一、固定资产管理模块日常处理 (一）固定资产增加 ,应为增加的固定资产建立一张固定资产卡片，录入增加的固定资产的相关信息、数据，如图 3 -23 所示。

（二）固定资产减少 （三）固定资产变动 固定资产变动业务包括价值信息变更和非价值信息变更两部分内容。

（四）生成记账凭证 （一）计提折旧 （二）对账 （三）月末结账 （四）相关数据查询

第五节工资管理模块的应用 一、工资管理模块初始化工作 （一）设置基础信息 1．设置工资类别 2．设置工资项目 3．设置工资项目计算公式 4．设置工资类别所对应的部门 5．设置所得税 6．设置工资费用分摊

（二）录入工资基础数据 (1)单个记录录入 (2)成组数据录入 (3)按条件成批替换 (4)公式计算 (5)从外部直接导人数据

二、工资管理模块日常处理 （一）工资计算 1．工资变动数据录入 2．工资数据计算 （一）个人所得税计算 （二）工资分摊 （三）生成记账凭证 （四）期末结账 （五）工资表的查询输出

第六节应收管理模块的应用 一、应收管理模块初始化工作 （一）控制参数和基础信息的设置 1．控制参数的设置 (1)基本信息的设置 主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置 (2)坏账处理方式设置 (3)应收款核销方式的设置 (4)规则选项

2．基础信息的设置 (1)设置会计科目 (2)设置对应科目的结算方式 (3)设置账龄区间 （二）期初余额录入 一般包括初始单据、初始票据、初始坏账的录入。当第二年度处理时，应收管理模块自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。

二、应收管理模块日常处理 （一）应收处理 1．单据处理 (1)应收单据处理 应收管理模块具有销售发票与其他应收单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能，如图 3 -31 所示

(2)收款单据处理 (3)单据核销 2．转账处理 (1)应收冲应收 (2)预收冲应收 (3)应收冲应付

（二）票据管理 票据管理用来管理企业销售商品、提供劳务收到的银行承兑汇票或商业承兑汇票。对应收票据的处理主要是对应收票据进行新增、修改、删除及收款、退票、背书、贴现等操作。

(三）坏账处理 1．坏账准备计提 2．坏账发生 3．坏账收回 （四）生成记账凭证

三、应收管理模块期末处理 （一）期末结账 （二）应收账款查询 （三）应收账龄分析 账龄分析主要是用来对未核销的往来账余额、账龄进行分析，及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。

第七节应付管理模块的应用 一、应付管理模块初始化工作 （一）控制参数和基础信息的设置 1．控制参数设置 (1)基本信息的设置。主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。 (2)应付款核销的设置 (3)规则选项

2．基础信息设置 (1)设置会计科目 (2)设置对应科目的结算方式 (3)设置账龄区间 3．转账处理 (1)应付冲应付 (2)预付冲应付 (3)应付冲应收

（二）票据管理 （三）生成记账凭证 应付管理模块为每一种类型的付款业务编制相应的记账凭证，并将记账凭证传递到账务处理模块

三、应付管理模块期末处理 （一）期末结账 （二）应付账款查询 应付账款查询包括单据查询和账表查询 （三）应付账龄分析

第八节报表管理模块的应用 一、报表数据来源 （一）手工录入 （二）来源于报表管理模块其他报表 （三）来源于系统内其他模块 会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括账务处理模块、固定资产管理模块等

二、报表管理模块应用基本流程 （一）格式设置 报表格式设置的具体内容一般包括定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等 （二）公式设置 在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算需要使用不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。

（三）数据生成 报表公式定义完成后，或者在报表公式未定义完需要查看报表数据时，将报表切换到显示数据的状态，就生成了报表的数据。 （四）报表文件的保存 （五）报表文件的输出 会计报表按输出方式的不同，通常分为屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送五种类型。

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第四章 电子表格软件在会计中的应用 主讲老师：

本章构成：【整章内容为新大纲新增】 1、 电子表格软件概述 2、 数据的输入与编辑 3、 公式与函数的应用 4、 数据清单及其管理分析

第一节 电子表格软件概述 一、常用的电子表格软件 电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。

Windows 操作系统下常用的电子表格软件主要有： 1.微软的 Excel、金山 WPS 电子表格等； 2.Mac 操作系统下则有苹果的 Numbers，该软件同时可用于 iPad 等手持设备。 3.此外，还有专业电子表格软件如 Lotus Notes、第三方电子表格软件如FormulaOne 等。

二、电子表格软件的主要功能 电子表格软件的主要功能有： (1)建立工作簿； (2)管理数据； (3)实现数据网上共享； (4)制作图表； (5)开发应用系统。

三、Excel 软件的启动与退出 （一）Excel 软件的启动 1．点击“开始”菜单中的 Excel 快捷命令 2．点击桌面或任务栏中 Excel 的快捷方式图标 直接点击（单击或双击）位于桌面的 Excel 快捷方式图标 3．通过“运行”对话框启动 Excel 软件 4．打开现成的 Excel 文件

（二）Excel 软件的退出 1．点击标题栏最右边的关闭按钮 2．点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令 3．按击快捷键“Alt+ F4”

四、Excel 软件的用户界面 Excel 软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。 1 四、Excel 软件的用户界面 Excel 软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。 1.Excel 2003 及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成； 2.Excel 2007 及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成

工作表区 1．工作表 2．工作表标签和标签滚动按钮 3．滚动条和滚动条按钮 4．列、行和全选按钮 5．单元格

功能区是由一系列在功能上具有较强相关陛的组和命令所形成的区域，各功能区（组）的主要功能由相应的选项卡标签（或组名）予以标识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所需命令的功能区和组。 Excel 2013 默认的选项卡标签有“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数 据”、“审阅”、“视图”、“开发工具”，排列在标题栏的下方。

功能区的优势主要在于，它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一起，便于在同一位置查找和调用功能相关的命令。 1 . 选项卡栏 2．纽和命令 3．快速访问工具栏

五、Excel 文件的管理 主要包括： （一）Excel 文件的新建与保存 （二）Excel 文件的关闭与打开 （三）Excel 文件的保密与备份 （四）Excel 文件的修改与删除

1．Excel 文件的新建 (1)敲击快捷键“Ctrl+N”键； (2)打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板； (3)点击工具栏中的“新建”按钮（Excel 2003 为常用工具栏，Excel 2013 为快 速访问工具栏）。

2．Excel 文件的保存 (1)通过敲击功能键“F12”键进行保存 (2)通过敲击快捷键“Ctrl+S”键进行保存 (3)通过单击常用工具栏（适用于 Excel2003）或快速访问工具栏（适用于 Excel 2013）中的“保存”或“另存为”按钮进行保存 (4)通过“文件”菜单（或 Excel2003“工具栏”菜单）中的“保存”或“另 存为”命令进行保存

3．Excel 文件的关闭 (1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命 令。 (2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。 (3)敞击快捷键“Ctrl+ F4”。 上述三种方法关闭的均是当前文件

4．Excel 文件的打开 打开 Excel 文件的方法主要有： (1)通过直接点击 Excel 文件打开。 (2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。 (3)通过 Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。 (4)通过常用工具栏（适用于 Excel 2003）或快速访问工具栏（适用于 Excel 2013）中的“打开”按钮进行打开。 (5)通过按击快捷键“Ctrl+0” 键进行打开。

第二节数据的输入与编辑 一、数据的输入 （一）数据的手工录入 Excel 中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。 1．在单个单元格中录入数据 2．在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据 3．在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据 4．在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据

（二）单元格数据的快速填充 1．相同数据填充。 2．序列填充 3．填充序列类型的指定 利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，如填充日期值时，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

（三）导入其他数据库的数据 Excel 可以获取 SQL Server、Access 等数据库的数据，实现与小型数据库管 理系统的交互。

二、数据的编辑 （一）数据的复制和剪切 1．数据的复制和粘贴 2．数据的剪切与粘贴

（二）数据的查找和替换 1．查找和替换特定数据 2．选中包含公式的单元格 3．替换格式

三、数据的保护 （一）保护工作簿 ‘Excel 可以为重要的工作簿设置保护，限制进行相应的操作。 1．限制编辑权限 2．设置工作簿打开权限密码

（二）保护工作表 在 Excel 2013 中，可以对工作表进行编辑权限设定，限制他人对工作表的编 辑权限，如插入行、插入列等。取消权限保护需输入正确的密码。

（三）锁定单元格 (1)启用保护工作表； (2)选定需要保护的单元格或单元格区域，依次单击“开始”、“单元格”、“格 式”和锁定单元格”，完成保护单元格设置。

一、公式的应用 （一）公式的概念及其构成公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格 中按特定顺序连接而成的运算表达式。 运算体:是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等； 运算符:是使 Excel 自动执行特定运算的符号。

（二）公式的创建与修改 1．公式的创建 Excel 中，创建公式的方式包括手动输入和移动点击输入。 手动输入公式的具体步骤为： (1)选定目标单元格。 (2)在目标单元格或其对应的编辑栏中输入等号“=”，输入的内容在单元格和编辑栏中同步显示。

(3)输入第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体，以下类推，直至最后一个运算体。如有小圆括号，应注意其位置是否适当以及左括号是否与右括号相匹配。 (4)确认新创建的公式。

2．公式的编辑和修改 公式编辑和修改的方法有： (1)双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。 (2)选中公式所在的单元格，按“F2”键后直接在单元格内更改内容。 (3)选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏中做相应更改。

注意:在编辑或者移动点击输入公式时，不能随便移动方向键或者单击公式所在单元格以外的单元格，否则单元格内光标移动之前的位置将自动输入所单击单元格的地址名称。

（三）公式的运算次序 对于只由一个运算符或者多个优先级次相同的运算符（如既有加号又有减号）构成的公式，Excel 将按照从左到右的顺序自动进行智能运算； 但对于由多个优先级次不同的运算符构成的公式，Excel 则将自动按照公式中运算符优先级次从高到低进行智能运算。

（四）公式运算结果的显示 (1)选中公式所在的单元格，双击或按“F2”键进入编辑状态； (2)选中公式中需要查看其运算结果的运算体和运算符，按“F9”键后，被选中的内容将转化为运算结果，该运算结果同时处于被选中状态。 (3)按“Esc”键或者“Ctrl+Z”组合键（或单击“撤销”按钮），运算结果将恢复为公式表达式的原来内容。

2．公式默认显示方式的改变 (1)在单元格显示运行结果时，选中单元格，按“Ctrl+”’组合键或者点击“显示公式”菜单命令，可切换为显示公式内容 (2)在单元格显示公式内容时，选中单元格，按“Ctrl+“组合键或者点击“显示公式” 菜单命令，可切换为显示运行结果。

3．将公式运算结果转换为数值 将公式运算结果转换为数值，是采用复制粘贴的方法将公式原地复制后，进行选择性粘贴，但只粘贴数值。

二、单位格的引用 （一）引用的类型 1．相对引用 2．绝对引用 3．混合引用 混合引用是指所用单元格地址的行标与列标中有一个是相对引用，另一个是绝对引用。

（二）输入单元格引用 1．在单元格地址的列标和行标前直接输入“$”符号。 2．输入完单元格地址后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。

（三）跨工作表单元格引用跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的 单元格，又称为三维引用 （四）跨工作簿单元格引用 跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单 元格，又称为外部引用

函数的基本格式是：函数名（参数序列）。参数序列是用于限定函数运算的各个参数，这些参数除中文外都必须使用英文半角字符。函数只能出现在公式中。 （一）常用函数 1．统计函数 (1) MAX。 MAX (numberl，number2，.)用于返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。

(5) AVERAGE。AVERAGE (numberl，number2，.)用于返回参数的算术平均值。 (2) MIN。 MIN (numberl,number2.)用于返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。 (3) SUM。 SUM【numberl,number2.）用于计算单元格区域中所有数值的和。 (4) SUMIF。 SUMIF（range，criteria，sum—range）用于对满足条件的单元格求和。 (5) AVERAGE。AVERAGE (numberl，number2，.)用于返回参数的算术平均值。

(6) AVERAGEIF。 AVERAGEIF (range，criteria，average_range)用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值 (7) COUNT。 COUNT (valuel,value2.)用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。 (8) COUNTIF。COUNTIF(range,criteria)用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。

2．文本函数 (1) LEN。LEN (text)用于返回文本字符串中的字符数。 (2) RIGHT。 RICHT (text，num_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。 (3) MID。 MID（text，start—num，num—chars）用于返回文本字符串中从指定位置开始的措定数目的字符。 (4) LEFT。 LEFT（text，num_chars）用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。

3．逻辑函数 IF IF（logical_test，value _if true，value—if 一 false）用于判断“logicaL test”的内容是否为真，如果为真则返回“value_ if—true”，如果为假则返回 “value_if_ false”的内容。

4．查找与引用函数 (1) LOOKUP。 LOOKUP 函数用于返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。 (2) MONTH。 MONTH(serial_number)用于返回某日期对应的月份，介于 1 - 12之间 (3) MATCH。 MATCH（lookup_vajue，lookup_array，match_type）用于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。

(4) DAY。 DAY (serial_number)用于返回某日期对应的天数，介于 1-31 之间。 (5) NOW。NOW()用于返回当前的日期和时间。

（二）基本财务函数 1．SLN。 SLN（cost，salvage，life）用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。 2．DDB。用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算机一项固定资产在给定期间内的折旧值。

第四节 数据清单及其管理分析 （一）数据清单的概念 （二）构建数据清单的要求 1．列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。 2．同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。 3．避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。 4．尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

二、记录单的使用 （一）记录单的概念 （二）通过记录单处理数据清单的记录

三、数据的管理与分析 （一）数据的排序 数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据，通过 “数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序。

（二）数据的筛选 数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。 （四）数据透视表的插入 （五）图表的插入

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