第5章 POS系統

本章大綱 個案：生活工場 5.1 何謂POS系統 5.2 POS系統之應用 5.3 商品主檔之應用 5.4 使用POS系統之優缺點

CASE：生活工場 個案討論 心得分享 你認為POS系統的前、後台作業流程，何者較為重要？ 試舉幾種不適合使用POS系統的行業。

何謂POS系統(1/2) 最早發展源自於美國，是利用一套光學掃瞄及自動閱讀的收銀機設備，中文稱為「銷售點終端機」、「銷售時點系統」、「銷售點管理系統」或「銷售點資訊蒐集器」。 透過設置POS系統，經由光學自動讀取式的收銀機，可以快速讀取商品條碼，其目的主要是為增加營業效率、提高營收及企業獲利；經由POS所收集到的銷售情報，及進貨、配送過程中所產生的各項情報資訊，再將商品進銷存貨的資訊分門別類，透過電腦的整理與統計，轉換成各種形式的商業情報，迅速傳送至各部門，以便隨時掌握商品的銷售情況，同時建立量化的商品管理系統，以達到自動化的管理，掌控各類商品在市場上的銷售情形，以便隨時調整行銷策略，以協助策略行銷的發揮。

何謂POS系統(2/2) 傳統零售商店中最常使用的現金收銀機，其主要功能只在於掌握顧客的消費金額，及店內的營業總額，對於更細項的銷售資訊，卻無法提供。但是POS系統的收銀機同時還具有電腦終端機的功能，可以快速、完整且詳細地記錄每一筆銷售資訊，精確提供零售業者完整的銷售經營情報。

使用POS系統的目的 可提高店面作業流程之效率 包括減少銷售人員記憶價格的負擔、縮短銷售人員計算時間、減少人為計算錯誤之產生、縮短整理帳目的作業時間……等等。 可提供企業產品決策上的支援 包括商品銷售資訊的掌握、有效的庫存管理、消費者喜好之掌握、商品採購項目之選擇及數量的決定、各分店營業獲利狀況的掌握、及建立消費者的背景資料庫……等。

圖5-1 POS系統的前台與後台設備

POS系統的使用必須具備的條件 須有使用條碼標籤之商品。 須具備光學掃瞄及自動閱讀器。 須具有收銀機之功能，如計算銷售金額，及開立收據或發票等。 須有完整之電腦設備，可供自動檢索價格，及銷售資訊之蒐集，並透過線路傳輸至後台，運用後台設備，作進一步的銷售資訊分析。

圖5-2 POS系統的基本功能

POS系統之應用(1/2) 銷售現金管理 確認單項產品金額、計算單筆交易總金額、開立收據或發票、計算某一時段的交易總額……。 會計業務管理 計算每日、每週、每月交易總額、進貨成本與庫存成本統計、應付帳款管理、營運業務盈虧分析……。 庫存盤點管理 庫存資料陳列、庫存總量管理、存貨盤點、滯銷商品管制、商品報廢或移轉、退貨處理……。 產品銷售分析 單項產品銷售分析、各類商品銷售分析、商品迴轉率、熱門商品排行榜、呆滯商品排行榜、ABC商品管理、單項產品營業額統計、產品生命週期紀錄、產品熱門時段、淡旺季週期統計……。

POS系統之應用(2/2) 進貨採購管理 下訂採購單、進貨驗收單、退貨單、供應商清冊、單項產品清冊、進貨入庫作業……。 顧客背景分析 顧客資料登錄、主要業務客層分析、背景條件分析、消費能力、消費決策模式、產品偏好度分析、郵寄目錄(Direct Mail, DM)管理……。 變價折扣作業 促銷活動之變價作業、折扣商品退價、集點回饋活動、消費累積總額減價或送贈品……。 員工出勤管理 員工基本資料、部門職稱、業務工作、薪資對照表、出缺勤表、加班單、請假單、所得稅務、加給津貼、考績獎懲……。

POS系統的設備(1/3) 前台硬體設備 POS收銀機（包括有處理器、儲存記憶、顧客顯示器等）連線介面、光學自動讀取裝置（光筆、手握式掃瞄器、固定式掃瞄器）、磁卡閱讀機、預付卡機、IC卡機、磅秤機等設備。 後台硬體設備 後台硬體設備主要是一套電腦作業系統，並與前台的POS收銀機連結，處理有關商品、廠商及員工等的基本資料建檔。 前台軟體需求 前台POS系統使用的軟體，至少應包括現金收銀系統、變價折價系統、銷售管理系統等基本功能。

POS系統的設備(2/3) 後台軟體需求 連線傳輸的連結處理 將前台POS收銀機所蒐集到的資料，傳送到後台電腦的上載(Upload)作業。 將後台電腦的資料，傳送到前台POS收銀機的下載(Download)作業，包括商品價格資料、商品異動資料等的設定資料。 傳輸檔建立作業 後台電腦必須建立資料檔，傳送至前台POS收銀機，這些資料檔包括商品價格檔及商品異動檔。

POS系統的設備(3/3) 銷售分析作業需求 銷售累計資料：記錄POS收銀機每天的銷售業務累計（包括現金金額、銷售總額等）。 銷售明細資料：記錄每一筆完成交易的詳細內容（包括銷售日期及時間、商品編號及條碼等）。 基本銷售分析表：根據以上記錄之銷售資訊進行統計分析，包括單日結算日報表、各單項商品銷售分析報表及各分類別銷售業績報表（部門別、收銀機別、收銀員別、時段別、供應商別）。

圖5-3 商品主檔之內容與應用

表5-1 全國商品資料庫內容

圖5-4 商品主檔建置流程

使用POS系統之優缺點 優點 商店作業之合理化及簡單化 商品管理及銷售管理之貫徹 顧客情報的活用 缺點 鄰近商店之間的產品差異性愈來愈小 小眾需求的商品生存不易 顧客感受不到產品暢銷或滯銷的差別

圖5-5 POS的效益圖

使用POS系統之優缺點 解決缺點辦法 增加店面業務範圍，成為複合式經營 不斷研發推出各類新產品 提供社區生活有關服務（傳真、影印、郵購、宅配、代繳業務……等） 配合社區及節慶推出特賣促銷活動 提供產品型錄預約購物服務 定期公布暢銷商品排行榜

問題與討論 何謂POS系統？為何要使用POS系統？ POS系統有哪些配備？哪些功能？ 何謂商品主檔？其內容及效益有哪些？