自行評估作業及內部控制觀念介紹 中港高中會計室 李靜怡 104年5月8日

一、內部控制觀念介紹 〈一〉前言 〈二〉內部控制觀念架構 〈三〉自行評估介紹 〈四〉結語

起司在自然發酵的過程中會形成空洞，就像沒有一個人或機關（單位）是完美無缺的。 一、前言1/2 內控的重要性－起司理論 起司在自然發酵的過程中會形成空洞，就像沒有一個人或機關（單位）是完美無缺的。

一、前言2/2 內控的重要性－起司理論 如果多片起司（事件）的空洞（失誤點）恰好串連成一直線，光線即可穿透（事故）。 只要移動一片起司，就可使光線無法直線穿透。（各個環節中，只要有一個把關者發揮應有的功能，就可降低事故發生的機率）

二、內部控制觀念架構-政府內部控制的目標及要素 法令遵循 可靠資訊 資產安全 四項目標： ● 實現施政效能 ● 遵循法令規定 ● 保障資產安全 ● 提供可靠資訊 施政效能 施政效能 教務處、學務處 人事室、會計室 總務處 、輔導室 五項要素： 1.控制環境：機關文化、內部控制認知 2.風險評估：辨識、分析與評量風險 3.控制作業：控制規範及程序 4.資訊與溝通：資訊編製、蒐集與傳達 5.監督：評估內部控制制度有效性 監 督 資 訊 與 溝 通 圖書館 控 制 作 業 風 險 評 估 控 制 環 境 ～政府內部控制整體架構～ 機關各單位及業務，經整合五項組成要素，合理促使達成四項目標 5

二、內部控制觀念—內控五大要素介紹 (目標：提昇優質的校外教學活動) 學生、家長的感受、意外的發生、參加人數預估不準確…. 校長、各處室人員、導師…. 事前規劃、招標作業、履約管理… 人員講習訓練 各處室間溝通、與廠商溝通、與家長溝通…. 人員優質服務態度 活動流程的確實執行、事後檢討….

風險評估 控制環境 控制作業 資訊與溝通 監督 二、內部控制觀念—內控五大要素介紹 (目標：提昇優質的校外教學活動) 學生、家長的感受、意外的發生、參加人數預估不準確…. 控制環境 校長、各處室人員、導師…. 控制作業 事前規劃、招標作業、履約管理… 人員講習訓練 資訊與溝通 各處室間溝通、與廠商溝通、與家長溝通…. 人員優質服務態度 活動流程的確實執行、事後檢討…. 監督

二、內部控制觀念:控制作業與作業流程比較 各機關已建置相關業務活動之作業程序，亦即各業 務操作的流程，稱之為標準作業流程（ SOP ）。 控制作業 控制作業可將作業項目進行風險評估後整合至作業流程中，以幫助各機關業務活動達成其目標，惟控制作業與作業流程(SOP)並不相同，在設計內部控制制度前應先釐清兩者差異，各機關已建置相關業務活動之作業流程，則可以該流程為基礎，再加入風險性之考量並找出適當的控制重點，即可完成控制作業之設計，可大幅減少設計內部控制制度之時間及成本。

三、自行評估作業:內部控制自行評估架構圖 整 體 層 級 評估明細表 （控制環境） （風險評估） （控制作業） （資訊與溝通） （監督） 評估總表 （內部控制制度有效性整體評估結論） 作 業 自行評估表 （各單位） 自行評估統計表 （各單位、內控幕僚） 未符合項目一覽表 （內控幕僚）

自行評估方法 自行評估表 評估總表 自行評估統計表 評估明細表 未符合項目一覽表 層級 整體層級評估 作業層級評估 評估項目 內部控制各組成要素及判斷項目 (可自行增修) 內部控制制度所列 各項作業之控制重點 評估工具 評估總表 評估明細表 自行評估表 自行評估統計表 未符合項目一覽表 評估方式 由下而上 評估結果 分為 「落實、部分落實、未落實」 「符合、未符合、不適用」

三、自行評估作業--主要步驟 1 研擬評估計畫 2 撰寫作業層級自行評估表 3 撰寫整體層級評估明細表 4 彙整自行評估結果

步驟一：研擬評估計畫 - 1/5 機關執行內部控制制度自行評估作業，應由內部控制小組幕僚單位事先綜整內部各單位意見研擬評估計畫，簽報機關首長核定，該計畫主要內容如下： 評估依據 評估目的 評估方式 評估時間、範圍 評估作業之流程與時程 評估結果

步驟一：研擬評估計畫 – 2/5 範例 評估依據 　 臺中市立中港高級中學（以下簡稱本校）為辦理內部控制制度自行評估作業，依據臺中市政府函頒「臺中市各機關內部控制制度自行評估原則」第四點、臺中市政府教育局104年3月30日中市教會字第1040021274號函及本校內部控制制度之規定，特訂定「臺中市立中港高級中學內部控制制度自行評估實施計畫」（以下簡稱本計畫）。

步驟一：研擬評估計畫 - 3/5 範例 評估目的 評估期間 為衡量本校內部控制制度設計及執行之有效性，以確保內部控制五項組成要素持續有效運作，並提出本校內部控制制度自行評估有效程度整體結果。。 評估期間 評估期間為103年7月1日至104年4月30日，應於104年6月20日前執行完成。 得自行決定起迄月份，惟各次評估之起訖時間應相互銜接

步驟一：研擬評估計畫 - 4/10 範例 ◎作業層級自行評估，由各處室就103年6月 30日訂定之內部控制制度所列作業層級自 評估範圍及項目 ◎作業層級自行評估，由各處室就103年6月 30日訂定之內部控制制度所列作業層級自 行評估表辦理評估，各作業項目分工情形 如附件 1。

臺中市立中港高級中學作業層級評估項目分工表 步驟一：研擬評估計畫 – 5/5 範例 臺中市立中港高級中學作業層級評估項目分工表 附件1 編號 內部控制制度作業項目 承辦單位 LA01 定期考試作業 教務處 LA02 教科書申請審核作業 LB01 體育課與體育活動緊急事故處理通報作業 學務處 LB02 學生缺曠課突發狀況事件通報作業 AC01 代收代辦費作業 總務處 …

12筆 9筆 3筆 1筆 自行評估抽核標準表 ◎為確保自行評估之有效性，各單位佐證資料之蒐集原則應 依臺中市立中港高級中學評估內部控制制度抽核標準表辦理 評估期間母體發生頻率 每次評估所需最少樣本量 不定期，評估期間總筆數>200筆 12筆 不定期，評估期間總筆數約51-200筆 9筆 不定期，評估期間總筆數約16-50筆 3筆 不定期，評估期間總筆數約1-15筆 1筆

臺中市立中港高級中學內部控制制度作業層級自行評估表 104 年度（103年7月1日至104年4月30日） 自行評估單位：會計室 作業類別(項目)：收入事項審核作業(含市庫代收自行收納及市庫收入退還) 估日期：104年5月2日 評估重點 自行評估情形 評估情形說明 符合 未符合 不適用 一、作業流程有效性 （一）作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符。 （二）內部控制制度是否有效設計。 二、自行收納收款作業（現金及票據） （一）使用單位移送之空白收據，是否詳細清點，並登入各項收入 憑證登記簿後妥善保管。 （二）使用單位領用空白收據，是否立即登載各項收入憑證登記簿 （三）秘書室（出納）每日計結之相關表報數據是否相符，並確實 記帳保存。 （四）是否要求使用單位每月10日前報送使用各項收入憑證月報表 ，並加以核對。 （五）是否定期或不定期抽查自行收納款項收據使用、結存、作廢 及收款情形，並作成紀錄備查，且每年不得少於2次。 結論： 需採行之改善措施： 填表人： 複核： 單位主管：____________ 【設計面】 【執行面】

自行評估方式： 為確保作業層級自行評估之有效性，各單位佐證資料之蒐集應依『評估內部控制制度抽核標準表』，採隨機抽樣方式，自母體抽核一定之樣本數量作為佐證依據，倘所抽出之樣本有未符合評估重點之情況時，評估情形即應勾選「未符合」。

臺中市立中港高級中學內部控制制度作業層級自行評估表 104 年度（103年7月1日至104年4月30日） 自行評估單位：會計室 作業類別(項目)：收入事項審核作業(含市庫代收自行收納及市庫收入退還) 估日期：104年5月2日 評估重點 自行評估情形 評估情形說明 符合 未符合 不適用 一、作業流程有效性 （一）作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符。 （二）內部控制制度是否有效設計。    （一）經與相關規定核對後相 符。 （二）經按實際執行狀況評估 後，屬有效設計，參閱 103年6月30日本校訂定 之內部控制制度。 二、自行收納收款作業（現金及票據） （一）使用單位移送之空白收據，是否詳細清點，並登入各項 收入憑證登記簿後妥善保管。 （二）使用單位領用空白收據，是否立即登載各項收入憑證登 記簿。 （三）秘書室（出納）每日計結之相關表報數據是否相符，並 確實記帳保存。 （四）是否要求使用單位每月10日前報送使用各項收入憑證月 報表，並加以核對。 （五）是否定期或不定期抽查自行收納款項收據使用、結存、 作廢及收款情形，並作成紀錄備查，且每年不得少於2 次。 結論： 需採行之改善措施： 填表人： 複核： 單位主管：____________

針對評估重點蒐集足夠之佐證資料（應依評估計畫所訂定之抽核方式蒐集足夠之佐證資料）。評估佐證資料是否與評估重點相符，並據以勾選自行評估情形。 各單位應依照所設計之自行評估表，根據評估結果於自行評估情形欄勾選「符合」、「未符合」或「不適用」。 遇有「符合」情形，於評估情形說明欄詳細說明評估之理由及依據。 遇有「未符合」情形，應於評估情形說明欄詳細說明，且於撰寫評估結論時一併敘明需採行之改進措施。 遇有「不適用」情形，應於評估情形說明欄敘明理由，以及是否有檢討修正評估重點之必要性。

撰寫作業層級自行評估表 佐證資料收集－範例 1 作業項目：收入事項審核作業(含市庫代收、自行收納及市庫收入退還) 評估重點：由代庫機構代收納庫者，原始憑證黏存單上之繳款書是否蓋有收訖章，書據上表示金額或數量之文字、號碼是否相符，收款相關報表金額是否與繳款書金額相符等。 母體：103年7月1日至104年4月30日市庫代收、自行收納收入繳款書及市庫收入退還書 樣本：假設市庫代收、自行收納收入繳款書及市庫收入退還書不定期且評估期間總筆數約762筆（ >200筆），依抽核標準表，隨機抽取評估所需最少樣本量 12 筆。 評估：驗證該 12 筆資料是否皆符合評估重點，並依實際結果勾選自行評估情形。

臺中市立中港高級中學內部控制制度作業層級自行評估表 104 年度（103年7月1日至104年4月30日） 自行評估單位：會計室 作業類別(項目)：收入事項審核作業(含市庫代收、自行收納及市庫收入退還) 估日期：104 年 5 月 2 日 評估重點 自行評估情形 評估情形說明 符合 未符合 不適用 一、作業流程有效性 （一）作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相 符。 （二）內部控制制度是否有效設計。    （一）經與相關規定核對後相 符。 （二）經按實際執行狀況評估 後，屬有效設計，參閱 103年6月30日本校訂定之 內部控制制度。 二、臺中市政府各機關收入款項（含市庫代收、自 行收納及市庫收入退還）帳務處理審核作業，應注意下列事項： (一)由代庫機構代收納庫者，原始憑證黏存單上之繳款書是否蓋有收訖章，書據上表示金額或數量之文字、號碼是否相符，收款相關報表金額是否與繳款書金額相符等。 (二)會計人員是否未經辦採購業務及兼辦出納、財產管理等工作。 (三)對於收據使用單位所送已開立收據，審核是否按編號順序開立，如屬作廢之收據，是否已截角作廢。 (四)於審核收入退還時，是否注意業務單位係依法令規定、錯誤或其他原因需辦理收入退還，且檢附相關證明文件如收據等，足資證明確曾有繳款之情形，並依臺中市市庫收入退還處理要點辦理。 (五)會計室審核憑證時應注意申請收入退還案件應簽奉核准、黏存單申請退還款之金額與原始憑證應相符等。 經抽查評估期間之12筆市庫代收、自行收納及市庫收入退還）帳務處理審核作業： （一）原始憑證黏存單上之繳款書皆蓋有收訖章，金額數量均符合。 （二）會計人員無辦理採購業務及兼辦出納、財產管理工作。 （三）收據使用單位所送已開立收據均相符。 （四）………。 （五）………。 結論：經檢視本項控制作業相關評估重點皆已有效設計及執行，尚無不符情形。 需採行之改善措施：無 填表人： 複核： 單位主管：____________

撰寫作業層級自行評估表 佐證資料收集－範例 2 作業項目：採購案件監辦作業 評估重點： ) 公告金額以上之採購，採書面審核、部分實地及書面審核監辦，是否簽奉機關首長或其授權人員核准。 母體： 103年7月1日至104年4月30日之採購案件 樣本：採購案件評估期間總筆數約 24筆（筆數約16-50筆），則依評估計畫所訂抽核標準表，隨機抽取評估所需最少樣本量 3 筆。 評估：驗證該 3筆資料是否皆符合評估重點，並依實際結果勾選自行評估情形。 採購案件監辦作業發生的總筆數和後面不一致(後面都是20筆)

臺中市立中港高級中學內部控制制度作業層級自行評估表 103年7月1日至104年4月30日 自行評估單位：會計 室 作業類別(項目)：採購案件監辦作業 評估日期： 104 年 5 月 9 日 評估重點 自行評估情形 評估情形說明 符合 未符合 不適用 一、作業流程有效性 （一）作業程序說明表及作業流程圖之製作是 否與規定相符。 （二）內部控制制度是否有效設計。    （一）經與相關規定核對後相符 （二）經按實際執行狀況評估後 ，屬有效設計。 二、派員監辦採購應注意下列事項： (一) ………。 (二) 公告金額以上之採購，採書面審核、部分實地及書面審核監辦，是否簽奉機關首長或其授權人員核准。 (三) 採購案之承辦人員不得為該採購案之監辦人員。 （四）………。 （五）………。    因受限於人力配置及臨時接獲辦理監辦作作，部分採購案未即時簽奉校長核准。評估期間共發生24筆採購監辦作業，抽取樣本數3筆，其中符合評估重點有2筆，未符合評估重點有1筆，勾選「未符合」。 結論：本校於評估期間共發生20筆採購監辦作業案件，大多為事前通知會計室協同監辦作業，部分因臨時狀況發生臨時接獲通知且因人力不足無法辦理實地監辦作業且未能即時簽奉核准，難符合內部控制之規範。 需採行之改善措施：請各處室辦理採購案件時，需於事前通知會計室且會計室作人力之適當配置，以確保規範有效執行。 填表人： 複核： 單位主管：____________

撰寫作業層級自行評估表 佐證資料收集－範例 3 作業項目：採購案件監辦作業 評估重點：減價收受之採購案，其在查核金額以上 之採購，是否先報經上級機關核准 母體： 103年7月1日至104年4月30日之採購案件 樣本：採購案件評估期間總筆數約 24 筆（筆數約 16-50筆），則依評估計畫所訂抽核標準表 ，隨機抽取評估所需最少樣本量 3 筆。 評估：驗證該 3筆資料是否皆符合評估重點，並依 實際結果勾選自行評估情形。

臺中市立中港高級中學內部控制制度作業層級自行評估表 103年7月1日至104年4月30日 自行評估單位：會計室 作業類別(項目)：採購案件監辦作業 評估日期： 104 年 5 月 9 日 評估重點 自行評估情形 評估情形說明 符合 未符合 不適用 一、作業流程有效性 （一）作業程序說明表及作業流程圖之製作是 否與規定相符。 （二）內部控制制度是否有效設計。    （一）經與相關規定核對後相符 （二）經按實際執行狀況評估後 ，屬有效設計。 四、監辦採購驗收應注意下列事項： (一) 驗收人員有無核對交貨數量是否與契 約規定相符；現場查驗時，驗收單位 有無以契約、樣品或竣工圖說為依據 (二) 減價收受之採購案，其在查核金額以 上之採購，是否先報經上級機關核准 （三）………。    經抽查評估期間其中1筆採購案件： （一）已依契約約定辦理查驗及 督促廠商注意履約品質， 並備有驗收紀錄。 （二）因本校無辦理查核金額以上之採購案故不適用。 結論：經檢視本項控制作業相關評估重點，有一項不適用之情形，餘皆已有效設計及執行，尚無不符情形。 需採行之改善措施：檢討該評估重點修正之必要性。 填表人： 複核： 單位主管：____________

內部控制制度作業層級自行評估統計表【範例】 彙整自行評估統計表 內部控制制度作業層級自行評估統計表【範例】 自行評估機關：臺中市立中港高級中學 自行評估期間：103年7月1日至104年4月30日 自行評 估單位 內部控制制度 作業項目 設計面 執行面 不適用 作業項 目編號 作業項目名稱 評估 重點數 評估結論 符合 未符合 會計室 DG01 收入事項審核作業(含市庫代收、自行收納及市庫收入退還) 2 （100%） （0%） 5 (100%) DG02 採購案件監辦作業 11 10 (90.90%) 1 （9.1%） 小計 4 16 15 (93.75%) （6.25%）

內部控制制度作業層級自行評估統計表【範例】 彙整自行評估統計表 內部控制制度作業層級自行評估統計表【範例】 自行評估機關：○○機關 自行評估期間：○○年○○月○○日至○○年○○月○○日 自行評 估單位 內部控制制度 作業項目 設計面 執行面 不適用 作業項 目編號 作業項目名稱 評估 重點數 評估結論 符合 未符合 教務處 LA01 定期考試作業 2 （100%） （0%） 3 3(100%) LA02 教科書申請審核作業 4 6 6(100%) ... 小計 12 50 49 (98%) 1 （2%） 學務處 LB01 體育課與體育活動緊急事故處理通報作業 4（100%） 3（100%） LB02 學生缺曠課突發狀況事件通報作業 7 總計 100 99 （99%） （1%） 200 198 (99%)

內部控制制度作業層級自行評估未符合項目一覽表【範例】 彙整未符合項目一覽表 內部控制制度作業層級自行評估未符合項目一覽表【範例】 自行評估機關：臺中市立中港高級中學 自行評估期間：103年7月1日至104年4月30日 自行評估單位 內部控制制度 作業項目 評估重點 未符合情形說明 改善措施 編號 名稱 會計室 DG02 採購案件監辦作業 公告金額以上之採購，採書面審核、部分實地及書面審核監辦，是否簽奉機關首長或其授權人員核准。 因受限於人力配置及臨時接獲辦理監辦作作，部分採購案未即時簽奉校長核准。評估期間共發生20筆採購監辦作業，抽取樣本數3筆，其中符合評估重點有2筆，未符合評估重點有1筆，勾選「未符合」。 請各處室辦理採購案件時，需於事前通知會計室且會計室作人力之適當配置，以確保規範有效執行。 .

檢討現有內部控制作業 針對機關重大施政風險、依臺中市政府強化內部控制實施方案一百零四年度重點工作第二點檢討強化內部控制作業，檢討之主要風險項目：如監察院糾正案件、審計機關建議改善、上級與權責機關督導、機關辦理內部控制制度自行評估、臺中市政府廉政會報及各機關廉政會報所提相關議題與近期外界關注事項等，涉及內部控制缺失部份，檢討強化現有內部控制作業辦理情形。 31

四、結 語 為落實內部控制制度風險評估機制，應定期辨識影響目標無法實現之因素，就風險來源辨識主要風險項目，並清楚說明各風險項目之情境及影響，就其主要風險項目分析風險等級，以及風險處理之現有控制機制決定殘餘風險，再就不可容忍之殘餘風險採行新增對策並據以選定業務項目納入內部控制制度設計。 又風險評估機制為動態管理過程，應採滾動方式定期檢討，以決定是否再採行其他新增對策因應，俾據以檢討修正內部控制制度，以確保制度之有效性。