Ch07 表單的使用介面 資料庫管理

本章大綱 本章內容包含課本第7, 13,15章 表單基礎 建立表單 表單使用 關聯式表單的建立 建立多資料表的表單 母子表單的編輯與使用 再談資料的參考完整性 設定表單屬性 客戶資料表 表單的進階設計 編輯表單的控制項 建立切換表單 2019/5/7

表單的基礎-說明 Access的「表單」（Form）物件可以編輯或顯示資料表的記錄資料，也可以用來建立切換表單作為資料庫系統的主選單，以便開啟資料庫其它的表單或是建立報表等操作，Access表單物件主要分為3種，如下所示： 資料輸入表單 切換表單 自訂對話方塊 2019/5/7

表單的基礎-資料輸入表單 資料輸入表單 表單可以新增、編輯或瀏覽資料表的記錄資料，例如：學生資料表的單筆記錄新增和瀏覽表單，如下圖所示： 2019/5/7

表單的基礎-切換表單 切換表單 切換表單是資料庫系統的主功能表選單，例如：第3章建立的連絡人管理，顯示的主選單就是一種切換表單，如下圖所示： 2019/5/7

表單的基礎-自訂對話方塊 自訂對話方塊 自訂對話方塊可以讓使用者輸入資料，然後以輸入的資料來執行巨集指令。 2019/5/7

使用精靈建立表單 資料表如果沒有建立表單物件，資料表物件預設是使用資料工作表瀏覽和編輯記錄，不過基於某些需求，例如：一次只顯示一筆記錄時，我們可以建立不同用途的表單物件，用來瀏覽或編輯記錄資料。 2019/5/7

使用精靈建立查詢物件的表單 以查詢物件的資料來源建立表單，作為查詢結果的顯示介面。 2019/5/7

自動產生表單精靈 如果不想每次建立表單都重複選擇精靈步驟的問題，Access提供現成的自動產生表單精靈，可以直接使用預設值快速建立表單物件。 2019/5/7

表單視窗的檢視模式-說明 在Access建立表單物件後，開啟表單物件就會自動開啟【表單檢視】工具列，在工具列第1個按鈕的選單是各種表單檢視模式，如下圖所示： 2019/5/7

表單視窗的檢視模式-設計檢視 在Access的各種物件都擁有設計檢視，這就是表單設計檢視的視窗，如下圖所示： 2019/5/7

表單視窗的檢視模式-表單檢視1 表單物件預設的顯示模式，這就是表單的使用介面，如下圖所示： 2019/5/7

表單視窗的檢視模式-表單檢視2 視窗下方工具列按鈕可以移動資料表的記錄，其說明如下圖所示： 2019/5/7

表單視窗的檢視模式-表單檢視3 在表單檢視除了使用工具列按鈕外，也可以使用鍵盤的按鍵來控制記錄和欄位的移動，如下表所示： 2019/5/7

表單視窗的檢視模式-資料工作表檢視 資料工作表檢視就是資料表和查詢物件顯示記錄預設使用的資料工作表，我們一樣可以在表單物件的資料工作表檢視執行記錄排序和篩選，如下圖所示： 2019/5/7

表單的基本使用－記錄排序 在表單物件一樣可以設定排序欄位執行資料表記錄的排序。 2019/5/7

表單的基本使用－記錄篩選 在表單物件一樣可以選擇欄位內容的字串來篩選資料表的記錄。 2019/5/7

表單的基本使用－備忘資料類型的欄位使用 在資料表如果擁有【備忘】資料型態的欄位，因為欄位能夠輸入多行文字內容，所以表單物件或資料工作表欄位的使用方式將有所不同。 2019/5/7

欄位的查閱屬性標籤 Access資料表欄位的屬性共有2個標籤，在第4章說明【一般】標籤的屬性，【查閱】標籤屬性是建立欄位資料的快速輸入方式（所以筆者留在表單這章來說明），以節省資料輸入和保障資料輸入的正確性。 例如：在【學生資料表】的【優先順序】欄位，其值只有L、M和H三種，如果讓使用者自行輸入，就無法保證輸入資料的正確性，所以我們需要使用清單方塊的控制項，讓使用者直接選擇欄位值。 2019/5/7

欄位的查閱屬性標籤－文字方塊 文字方塊是【查閱】標籤的預設控制項，也就是讓使用者自行輸入欄位內容，【顯示控制項】欄位值就是文字方塊。一般來說，【文字】和【數字】資料類型的欄位預設都是使用【文字方塊】的顯示控制項。 2019/5/7

欄位的查閱屬性標籤－清單方塊 清單方塊的顯示控制項是使用選擇方式選取欄位內容，使用者沒有辦法自行輸入欄位值。 2019/5/7

欄位的查閱屬性標籤－下拉式方塊 下拉式方塊和清單方塊顯示控制項一樣，都是使用選擇方式選取欄位的內容，不過下拉式方塊同時允許使用者直接輸入欄位值。 2019/5/7

表單的欄位名稱 表單物件的欄位名稱預設使用資料表的欄位名稱，如果希望表單顯示欄位名稱和資料表欄位名稱不同時，請設定欄位的【標題】屬性，標題屬性也就是表單的欄位名稱。 2019/5/7

練習一 利用本章的範例資料庫，建立表單包含全部[咖啡]的欄位，以[表格式]版面配置，樣式是[石墻] 建立單欄式咖啡資料表 承上題，使用清單方塊選擇咖啡的溫度的欄位值(冰, 熱) 新增一項新產品:焦糖拿鐵 冰 60元 2019/5/7

一對一的關聯式表單 一對一關聯性簡單的說就是資料表的子集合，所以建立這種關聯式表單和單一資料表並沒有什麼不同。 2019/5/7

一對多的關聯式表單 一對多關聯性表示其中有一個資料表的記錄是多筆，所以Access建立的表單擁有母子表單，母表單是編輯主資料表的記錄資料（通常為單筆顯示），在子表單編輯關聯資料表的多筆記錄。 2019/5/7

多對多的關聯式表單 多對多關聯性可以雙向進行一對多的關聯式查詢，換句話說，多對多的關聯式表單在使用上仍然是一對多的關聯式表單，只是需要考慮選擇從哪一個方向作為主資料表。 Access除了子表單外，還提供有連結表單，這是在主資料表的表單擁有一個按鈕，按一下才會顯示編輯關聯資料表的表單。 2019/5/7

調整子表單的位置和尺寸 子表單如同一個控制項是插入母表單之中，如果子表單尺寸不夠大，就無法顯示完整的記錄欄位。 2019/5/7

在母子表單移動欄位-1 在母子表單移動編輯欄位可以使用滑鼠按一下欄位，或是使用鍵盤進行操作，相關按鍵的說明，如下表所示： 2019/5/7

在母子表單移動欄位-2 當編輯欄位移到子表單後，Tab鍵和Shift+Tab鍵只能在子表單中移動欄位，如果需要回到母表單的欄位，其按鍵說明，如下表所示： 2019/5/7

再談資料的參考完整性 在某些情況下，資料庫設計者需要針對表單欄位的輸入方式作一些規範，以便使用者能夠正確的輸入資料，表單欄位資料的輸入方式主要分為3種，如下所示： 直接輸入欄位內容：表單欄位允許直接編輯內容。 唯讀欄位：如果只是相關聯的參考欄位，例如：只是為了顯示教授姓名，設計者應該將這種欄位設為唯讀。 選擇欄位內容的查閱欄位：對於索引等關聯欄位，為了維護資料表的參考完整性，請使用查閱欄位進行欄位資料的輸入。 2019/5/7

將表單欄位設為唯讀 在表單顯示的某些欄位可能只是一些參考資料，例如：在【選課資料連結表單】顯示的課程詳細資料是參考資料，因為編輯課程資料應該在【課程資料表】，教授資料是在【教授資料表】。 讀者在設計表單時，需要注意表單有哪些欄位並不希望使用者更改，此時就需要將這些欄位設為唯讀。 2019/5/7

資料表/查詢的查閱欄位 資料表的關聯欄位是一些十分重要的欄位，為了維護資料表間的參考完整性，關聯欄位內容應該使用查閱欄位輸入資料。例如：在【選課資料表】輸入的【課程編號】欄位，其前題是在【課程資料表】已經存在這筆記錄，所以我們可以從課程資料表取得欄位值，而不用自行輸入。 在第13-3-1節的【選課資料連結表單】只顯示學生選課資料的查詢結果，所以欄位是唯讀，如果希望表單可以新增學生的選課記錄，我們就需要使用查閱欄位來輸入課程編號。 2019/5/7

使用查閱精靈建立查閱欄位 在前一節是直接編輯資料表欄位的查閱屬性建立查閱欄位，此外，Access還提供查閱精靈可以幫助我們建立查閱欄位，不過在使用查閱精靈前，需要先刪除欄位之間的關聯性。 2019/5/7

設定表單屬性 在前一節的目的是說明如何讓使用者在表單欄位輸入正確資料，特別是哪些關聯欄位的輸入，如果表單只提供記錄的查詢和瀏覽，我們可以設定表單屬性，讓表單無法編輯、新增和刪除記錄資料。 例如：連結表單建立的【選課資料連結表單】，其目的只是查詢選課資料，所以需要設定表單屬性，讓表單無法編輯、新增和刪除記錄。 2019/5/7

練習二 建立一個客戶點飲料的子母表單 2019/5/7

客戶資料表-說明 資料庫範例是【客戶資料】資料表儲存銷售產品的客戶資料，資料庫擁有客戶資料表的資料表物件，其各欄位說明，如下表所示： 2019/5/7

客戶資料表-物件 客戶資料查詢：查詢物件可以顯示所有客戶資料。 查詢客戶的電話號碼：查詢物件在輸入客戶名稱、電話號碼後，可以查詢客戶資料。 客戶資料：表單物件的資料來源是【客戶資料】資料表，使用單筆記錄編輯客戶資料。 查詢客戶的電話號碼：表單物件的資料來源是【查詢客戶的電話號碼】查詢物件，只需輸入客戶名稱和電話號碼就可以顯示符合條件的客戶資料。 查詢客戶的電話號碼報表：報表的資料來源是【查詢客戶的電話號碼】查詢物件，只需輸入客戶名稱和電話號碼就可以產生符合條件的客戶資料報表。 查詢客戶的電話號碼標籤：標籤報表的資料來源是【查詢客戶的電話號碼】查詢物件，只需輸入客戶名稱和電話號碼就可以產生符合條件的客戶郵寄標籤。 2019/5/7

表單的進階設計-圖例 表單的進階設計是使用表單的設計檢視來編輯表單物件，表單的設計檢視如同報表也是將表單分成數個區段，如右圖所示： 2019/5/7

表單的進階設計-說明 表單各區段的說明，如下所示： 表單首/表單尾：在整個表單的表單首和尾的部分是不會跟著捲動，通常在表單首顯示表單名稱，表單尾插入一些控制項按鈕，可以顯示整個資料來源相關的統計資訊。 詳細資料：表單顯示的控制項主要就是在放在此區段。 頁首/頁尾：在列印表單時，在每一頁表單顯示資料的區段，主要是顯示每一頁表單的統計資料，如果沒有看到此區段，請在表單上執行右鍵快顯功能表的【頁首/頁尾】指令顯示此區段。 2019/5/7

變更表單的樣式 表單精靈建立的表單如果選擇【標準】樣式，其背景是平平無奇的灰色，我們可以替表單背景選擇其它的色彩或樣式，讓表單介面看起來更生動活潑。 2019/5/7

變更控制項的外觀樣式-1 表單設計檢視可以使用工具列的按鈕變更控制項的樣式，例如：Office家族都擁有的字型、字型大小、粗體、斜體和底線字等按鈕，可以變更字型樣式，工具列還提供色彩和框線樣式按鈕，如下圖所示： 2019/5/7

變更控制項的外觀樣式-2 按鈕從左到右的說明，如下所示： 填滿/背景顏色：設定控制項背景填滿的色彩。 字型/前景色彩：設定控制項的文字色彩。 線條/框線色彩：設定控制項的框線色彩。 線條/框線寬度：設定控制項框線的寬度。 特殊效果：提供數種現成的框線效果。 2019/5/7

變更表單的檢視方式 Access表單物件可以指定預設的檢視方式，如果設為【連續表單】，單筆記錄也一樣可以使用捲動軸編輯多筆記錄。 2019/5/7

變更表單的記錄來源 表單的資料來源可以是資料表或查詢物件，【客戶資料】表單本來是使用資料表建立的表單，如果希望資料來源改為參數查詢，只需欄位相同，就可以直接更改表單的記錄來源，而不用重新建立表單。 2019/5/7

編輯表單的控制項-說明 Access表單物件就是一個控制項集合（報表物件也一樣），在設計檢視按【工具箱】鈕，可以切換顯示「工具箱」浮動工具列，在這個工具箱提供表單或報表使用的控制項，如右圖所示： 2019/5/7

編輯表單的控制項-按鈕 2019/5/7

新增標籤控制項 在使用表單精靈建立【客戶資料】表單單時，不小心忘了選取【電子郵件帳號】欄位，在不重新建立表單的情況下，我們可以在設計檢視自行新增此欄位的控制項，首先是欄位名稱的標籤控制項。 2019/5/7

新增文字方塊的欄位控制項 繼續上一節在表單插入欄位的說明文字後，我們接著需要插入文字方塊控制項，並且將控制項和記錄欄位相結合，以便文字方塊控制項可以編輯欄位內容。 2019/5/7

在表單插入圖片 我們只需擁有表單支援的圖檔格式：GIF、JPEG和BMP等，就可以在表單上顯示漂亮圖片，也就是插入圖像控制項。 2019/5/7

建立切換表單-說明 Access的切換表單可以作為資料庫系統的主選單，在第3章使用範本建立的連絡人管理，其執行畫面就是一個切換表單。 當資料庫建立好眾多表單和報表物件後，透過切換表單的管理，我們就可以使用階層選單來開啟這些表單或報表物件。 2019/5/7

建立切換表單-圖例 2019/5/7

練習三 為網飛咖啡館建立一個切換表單, 包括員工資料、會員資料、咖啡資料、訂單資料 2019/5/7