2019/5/21 文書組 電子公文線上簽核簡報 簡報者：郭宗孟 中華民國97年6月13日 2019/5/21

2019/5/21 目錄 緣起 程式下載與執行 線上簽核操作 電子公文公告 電子公文Q&A 電子公文統計 結論 2019/5/21

本校有感於校區分隔兩地，公文往 返囿於路途遙遠及公務車調度，往往無 法掌握公文辦理時效，並為因應檔案法 之修正，及校長治校理念─創新與卓越 2019/5/21 一、緣起 本校有感於校區分隔兩地，公文往 返囿於路途遙遠及公務車調度，往往無 法掌握公文辦理時效，並為因應檔案法 之修正，及校長治校理念─創新與卓越 ，有必要打造ｅ化公文，俾便公文管理 資訊化、效率化與自動化。 2019/5/21

二、程式下載與執行─程式下載 請購買EZ100PU之讀卡機） 下載必要程式：請將程式儲存至桌面後，再執行 ─電子公文 ─IPD21 ─智慧卡讀卡機程式 （為配合電子公文之執行，及避免執行時之不穩定， 請購買EZ100PU之讀卡機） 2019/5/21

（可分舊自然人憑證【卡片以GP開頭】；新自然 人憑證【卡片以TP開頭】，可至系統公告下載 至桌面再執行。） 二、程式下載與執行─程式下載（續） ─安裝自然人憑證之驅動程式並鏈結。 （可分舊自然人憑證【卡片以GP開頭】；新自然 人憑證【卡片以TP開頭】，可至系統公告下載 至桌面再執行。） ─安裝Acrobat reader8.0 2019/5/21

二、程式下載與執行─程式執行 網頁呈現 下載程式路徑： ─http://docap.eod.ntpu.edu.tw/ii/install/sysdeploy.htm 網頁呈現 2019/5/21

二、程式下載與執行─程式執行之憑證鏈結 憑證鏈結流程圖 執行電子公文 輸入帳號及密碼 進入個人資訊基礎維護 如已鏈結之憑證，毋須作此動作 1.帳號與密碼與行政系統同，無法輸入時請與文書組聯絡。 2.新申請人請至文書組網頁下載表格並填寫及依程序辦理完成後，逕送至文書組。 執行電子公文 輸入帳號及密碼 進入個人資訊基礎維護 如已鏈結之憑證，毋須作此動作 點選憑證鏈結 憑證鏈結流程圖 結束 2019/5/21

二、程式下載與執行─程式設備 程式所須設備： 讀卡機 自然人憑證卡 掃瞄器 2019/5/21

三、電子公文操作─一般流程 開始 安裝電子公文執行檔 開啟電子公文Start.htm 否 使用線上簽核 使用帳號與密碼 是 插入自然人憑證 2019/5/21 三、電子公文操作─一般流程 開始 安裝電子公文執行檔 開啟電子公文Start.htm 否 使用線上簽核 使用帳號與密碼 是 插入自然人憑證 選取預設角色 進入撰寫線上簽核 流程設定 匯出頁面並核章 2019/5/21 完成

記得插入自然人憑證卡 密碼應為6位數，一般為出生年月日 網站入口圖 2019/5/21

選取預設角色，須為承辦人方可創稿 2019/5/21

三、電子公文操作─文稿編輯作業流程 文稿編輯作業流程-1 開始 否 線上簽核否 是 點選創稿（紙本） 點選創稿（線上） 點選文稿編輯 選取稿件（如便箋、函、 書函、簽等） 點選創、分類號 （以便箋稿為例） 文稿編輯作業流程-1 1 2019/5/21

三、電子公文操作─文稿編輯作業流程（續） 是 1 點選附檔 進入分類號 否 存檔 進入速別 否 線上簽核否 撰寫內文 是 列印 匯出 會辦單位 核章 點選流程設定 並檢視流程 是 否 進入並點選 會辦單位 儲存並離開 附件否 核章並傳送 2019/5/21 文稿編輯作業流程-2 完成

2019/5/21 點選文稿編輯 點選欲編輯之稿件 進入文稿編輯畫面 2019/5/21

2019/5/21 進入文稿編輯及撰寫 點選分類號 文稿編輯畫面 分類號畫面 2019/5/21

點選附件並進入附加檔案 點選會辦單位及會辦單位畫面 附加檔案之畫面 2019/5/21

匯出頁面及畫面 2019/5/21 檢視流程設定並儲存

2019/5/21 1.異動別指會辦單位 2.傳送到指本級直屬長官 傳送 取職名章 2019/5/21 核章

四、電子公文公告 本組依各單位簽奉核准之案件，進入： 系統公告 學校首頁電子公佈欄 發送電子郵件 2019/5/21

2019/5/21 電子公文檔管系統 公告&公布欄 2019/5/21

2019/5/21 電子公文公告 本校網頁線上公告 2019/5/21

五、電子公文Q&A 本組為徹底解決各單位使用線上簽核所遭遇之問題，經彙整後整理如下： 問題 答復 備註 為何電子公文簽名章無法簽章？ 2019/5/21 五、電子公文Q&A 本組為徹底解決各單位使用線上簽核所遭遇之問題，經彙整後整理如下： 問題 答復 備註 為何電子公文簽名章無法簽章？ 1.詢問文書組是否已將該員寫入電子公文之族羣。 2.是否已依程序申請加入電子公文系統。 請問紙本簽核是否可轉為線上簽核？ 不行，須將紙本簽核另存新檔後，重新啟動線上簽核，及進入文稿編輯，開啟舊檔，並以匯入方式辦理陳判。 為何於電子公文無法打開瀏覽劃面？ 因於IE瀏覽器已存有YAHOO及GOOLE 之TOOL-BAR，造成瀏覽畫面衝突，可至IE瀏覽器畫面，將MOUSE 箭頭指至該畫面並按右鍵，直接取消YAHOO及GOOLE 之TOOL-BAR即可。 2019/5/21

為何使用線上簽核時，無法使用職章？或使用舊職章？ 問題 答復 備註 為何使用線上簽核時，無法使用職章？或使用舊職章？ 承辦人員先自行檢查，是否已將文稿編輯，匯出頁面。如已匯出仍無法使用時，請通知文書組檔管人員或組長，進行職章檢查及更動 如何刪除回閱之檔案？ 打開回閱之檔案夾，點選並進入欲刪除之檔案後，點選「傳送」按鈕即可 。 為何於線上簽核之附加檔案，無法全部匯出？ 因電子公文中之IPD21安裝不齊全，導致無法全部匯出檔案，此時應重灌IPD21之程式，重灌動作可參考電子公文之系統公告有關變更或移除IPD21之步驟。 為何於文稿編輯之受文單位於編輯時，無法顯示單位之畫面？ 因IP瀏覽器之GOOGLE 及YAHOO BAR與程式抵觸，此時須移除IP瀏覽器之GOOGLE 及YAHOO BAR工具列即可。 2019/5/21

為何自然人憑證插入讀卡機並輸入密碼後，電腦仍重覆要求輸入密碼 ？ 問題 答復 備註 為何新版之自然人憑證無法鏈結電子公文 ？ 請先以個人帳號及密碼進入電子公文系統首頁，點選下載新版自然人憑證之驅動程式至桌面後再執行，關閉電子公文，重新以帳號及密碼進入，至資訊基礎建設之個人憑證鏈結，並插入自然人憑證及輸入金鑰密碼，即可完成鏈結。 為何讀卡機無法運作？ 進入http://docap.eod.ntpu.edu.tw/ii/install/sysdeploy.htm網頁選取讀卡機驅動程式，並執行之即可。 。 為何自然人憑證插入讀卡機並輸入密碼後，電腦仍重覆要求輸入密碼 ？ 請先以個人帳號及密碼進入電子公文系統首頁，點選下載舊版自然人憑證之驅動程式至桌面後再執行，關閉電子公文，重新以帳號及密碼進入，至資訊基礎建設之個人憑證鏈結，並插入自然人憑證及輸入金鑰密碼，即可完成鏈結。 2019/5/21

如何排除「cmsg download filename error…」錯誤訊息 請至文書組索取「RsrcMgnt.xml」檔案並複製 問題 答復 備註 如何使用對方來文之附檔存在檔案夾？ 1.進入文稿編輯→進入附檔→打開對方來文 附加檔案→按下另存新檔即可。 2.如說明一無法另存新檔時，進入AKI800→ 打開對方來文之文號→開啟檔案→打開對 方來文電子檔→按下右鍵並另存目標即可。 如何排除「cmsg download filename error…」錯誤訊息 請至文書組索取「RsrcMgnt.xml」檔案並複製 至c:/2100即可。 為何使用AKI800無法以線上瀏覽打開檔案。 1.檢查是否以欲打開公文之原承辦人進入。 2.至系統公告內下載UNIVIEW程式至桌面後，執 行該檔案。 2019/5/21

六、電子公文統計─電子收發文統計 本校自95年10月30日成果發表會迄今，已 2019/5/21 六、電子公文統計─電子收發文統計 本校自95年10月30日成果發表會迄今，已 實施1年6個月，對外之電子收、發文案件，各約佔總收、發文71%~77%及8%~22%。 另本校為節省用紙量，及提升行政效率，大力推動線上簽核，本（97）年3月至4月線上簽核比率由40%攀升至60%，本組用紙量4月比3月明顯減少約1,000張。 2019/5/21

2019/5/21 六、電子公文統計─電子收發文統計 2019/5/21

2019/5/21 六、電子公文統計─電子收文比率 2019/5/21

2019/5/21 六、電子公文統計─電子發文比率 2019/5/21

2019/5/21 六、電子公文統計─簽核統計 2019/5/21

2019/5/21 六、電子公文統計─線上簽核比率 2019/5/21

七、結論 本校每年公文量計14,251件，平均每月處理 公文量約1,190件，本組平均每日處理40件公文， 2019/5/21 七、結論 本校每年公文量計14,251件，平均每月處理 公文量約1,190件，本組平均每日處理40件公文， 惟本組人數僅5位同仁處理收發文及檔案管理，在 既有人力資源下，以E化方式進行公文電子化，以 達成創新、卓越、效率及減量之目標。 2019/5/21

2019/5/21 簡報完畢！敬請指教！ 2019/5/21