上海交通大学医学院 毕业研究生归档指导

毕业研究生归档前准备工作 毕业研究生归档事宜 注意事项

毕业研究生归档前准备工作 1、实验原始记录 2、研究生前期培养材料 3、答辩论文装订本和论文光盘 4、检索卡片

毕业研究生归档前准备工作 实验原始记录 记录内容 导师签名 编写页码

记录内容 毕业研究生归档前准备工作 ——实验原始记录 为撰写毕业论文所做研究中形成的全部实验原始记录,包括各类临床观察报告、调查问卷、实验数据单（如心电图、脑电图、化验单等）、图纸、图表、照片、X光片、程序框图等; 封面填写完整，包括论文标题、起始日期等。

毕业研究生归档前准备工作 ——实验原始记录 导师签名 科研记录簿上必须有导师或导师组成员每三个月检查一次的亲笔签名

编写页码 毕业研究生归档前准备工作 ——实验原始记录 第一页 从原始记录审核表开始编写页码，用黑色水笔将页码编写在正面右上角或反 面左上角，无内容的空白页无需编写页码。 第一页

编写页码 毕业研究生归档前准备工作 ——实验原始记录 粘贴的纸张或照片每一张算一页，页码写在纸张或纸张旁边的空处； 实验记录簿下方印制的页码与归档时编写的页码无关，须按照归档 要求重新编写。

毕业研究生归档前准备工作 按照顺序依次编写页码 ——实验原始记录

毕业研究生归档前准备工作 ——实验原始记录 编写页码 如果此页没有任 何书写记录，只 有粘贴的纸张， 那就只需给粘贴 的纸张编写页码。

编写页码 注：长学制研究生的实验记录编码方法参照以上要求，实验记录须有导师每三个月检查一次的签名，在目录页或实验记录内容中签名均可。 毕业研究生归档前准备工作 ——实验原始记录 编写页码 若实验数据全部记录在电脑中，则将数据统一打印在A4纸上，由导师签字确认后，整理编号，并将科研记录簿一起带到档案馆统一装订。 注：长学制研究生的实验记录编码方法参照以上要求，实验记录须有导师每三个月检查一次的签名，在目录页或实验记录内容中签名均可。

研究生前期培养材料 注意：归档应使用答辩决议书原件，必须盖有培养单位公章，不能使用复印件。 毕业研究生归档前准备工作 1、三年制研究生 培养手册、答辩决议书原件 2、“临住项目”研究生 培养手册、住院医师规范化培训手册、答辩决议书原件 3、同等学力研究生 培养计划、开题报告（含开题申请表）、答辩决议书原件 注意：归档应使用答辩决议书原件，必须盖有培养单位公章，不能使用复印件。

毕业研究生归档前准备工作 三年制研究生--培养手册 ——研究生前期培养材料 按照研究生院要求填写完整，包括封面。 需要填写日期，以备录入信息

三年制研究生--培养手册 毕业研究生归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 第一页 从目录后的基本情况开始编写第一页，粘贴的纸张需按照顺序编写页码，编写方法参照实验原始记录。 没有填写内容也没有粘贴纸张的空白页无需编写页号。

三年制研究生--培养手册 毕业研究生归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 如这页本身没有记录，只有粘贴纸张，那就只给粘贴的纸张编写页号。 此页已有记录，本身要编一个页号，粘贴上的两张纸张，按照顺序继续编写。

答辩决议书须使用原件，并盖有培养单位红章。 毕业研究生归档前准备工作 三年制研究生—答辩决议书 ——研究生前期培养材料 答辩决议书原件，夹在培养手册内编号的最后一页，接上一页编写页号。 答辩决议书须使用原件，并盖有培养单位红章。

毕业研究生归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 “临住项目”研究生 –培养手册 从培养手册封面页开始编写页号 第一页

“临住项目”研究生 –培养手册 毕业研究生归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 第2页 从目录后的基本情况开始编写第2页，粘贴的纸张和表格同样按照顺序编写页码，编码方法参照三年制研究生培养手册编写方法。 没有填写内容也没有粘贴纸张的空白页无需编写页码。

“临住项目”研究生 –规范化培训手册 毕业研究生归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 培养手册 规范化培训手册从封面开始编写页码，页码接培养手册最后一页继续编写，如图培养手册最后一页是18，那规范化培训手册封面页编写页码19。 粘贴的纸张和表格同样按照顺序编写页码， 没有填写内容也没有粘贴纸张的空白页无需编写。

答辩决议书须使用原件，并盖有培养单位红章。 毕业研究生归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 “临住项目”研究生 –答辩决议书 答辩决议书原件，放在住院医师规范化培训手册后面，接前一页编写页码。 答辩决议书须使用原件，并盖有培养单位红章。

同等学力研究生 –培养材料 毕业研究生归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 归档内容：培养计划、开题报告、答辩决议书原件（盖有培养单位红章）； 按照上述顺序排序整理，从培养计划开始，逐页编写页码（编码方法参照实验原始记录）； 开题报告按研究生院要求填写，包含开题申请表、设计任务书等。

答辩论文装订本和论文光盘 答辩论文装订本 论文光盘 注：七年制硕士只需归档 刻有答辩论文的光盘。 毕业研究生归档前准备工作 论文装订本内“学位论文原创性声明”及“学位论文版权使用授权书”两页需论文作者和指导教师签名。 论文光盘 光盘中刻录答辩论文； 用中号信封（约23CM*16CM）装光盘，信封上写明姓名、学号、专业和论文题目。 信封不要封口，也不要粘在论文本上。 注：七年制硕士只需归档 刻有答辩论文的光盘。

检索卡片 毕业研究生归档前准备工作 根据个人情况，严格按照卡片要求，统一使用黑色水笔填写，字迹端正； 案卷号、密级由档案馆统一给予； 卡片背面填写论文简介，150字左右，简介可打印粘贴至表格相同大小。

毕业研究生来馆归档事宜 1、时间 归档时间：答辩后一周以内 接待时间：周一至周五，08：00—16：30 2、地点 医学院西院老红楼三楼档案馆业务指导室。 3、联系电话：63846590*776413 档案馆网页：archives.shsmu.edu.cn

注意事项 实验记录用黑色水笔书写，字迹端正，图样清晰，左侧留出装订线； 图纸、图表、照片和X光片等用胶水或胶带粘贴在记录纸上， 禁止用金属制品装订； 编写页码要仔细，不要跳号、漏号； 研究生离校前必须完成档案归档工作，未完成归档者将影响离校手续的办理。

谢谢配合！