第13屆(101年)研究助理研習營 財物與勞務 採購程序與核銷作業 總務處事務組 解說：紀芳元 2012年10月19日星期五

一般財物勞務採購區分 詢洽廠商採購 共同供應契約 公告金額〈佰萬(含)〉以上 公開招標、限制性招標(不同條款) 公告金額〈佰萬〉以下 限制性招標(指定廠商) 、 公開取得報價單或企劃書 10萬元以下 單位自行辦理 逾10萬元(含) 委託總務處 辦理

單位自行採購－作業流程 業務單位研擬計劃－編列預算－ 蒐集採購資訊（訪查規格及價格等） －訂定需求規格－提出請購案－ 會計室審核－單位主管核定－通 知廠商履行採購標的（履約管理） －驗收－核銷(保固)結案

委託總務處採購－作業流程 業務單位研擬計劃－編列預算－蒐 集採購資訊(訪查規格及價格等)－ 訂 定需求規格－提出請購案－總務處 簽辦－會計室審核－校長核定－辦 理招標－廠商投標－訂定底價－開 標－審標－決標－廠商履行採購標 的(履約管理)－驗收－核銷(保固)結案

學校首頁/iNCCU愛政大/輸入帳號密碼 後登入/新平台校務系統/在職教職員/ 教職員資訊系統/採購管理/財產物品 如何進入財產物品請購系統？ 學校首頁/iNCCU愛政大/輸入帳號密碼 後登入/新平台校務系統/在職教職員/ 教職員資訊系統/採購管理/財產物品 請購單/新增/輸入請購品項及預估金 額等資料/請購層級選擇 自行採購或 委託總務處採購/點選驗算檢查 無誤/ 再點確認/列印請購單

驗算檢查

請購案應備文件 (視案件性質不同！) 請購單（空白處亦可作說明）或 簽呈(案件複雜須詳細說明時、需備請購單併陳) 經費核定清單 (研究計畫編號) 或預算表 活動企劃書 需求（規格）書 限制性招標申請書（例如指定廠商供應） 廠商報價資料（愈詳細明確愈好） 其它（例如佐證之公文、 獨家產品證明…等）

請購案應備文件 (共同供應契約案) 請購單（空白處亦可作說明）或 簽呈(案件複雜須詳細說明時、需備請購單併陳) 經費核定清單 (研究計畫編號) 或預算表 共同供應契約請購單 (以下三項視需求陳核) 活動企劃書 廠商報價資料（愈詳細明確愈好） 其它（例如佐證之公文…等）

請購案應備文件 (逕向國外採購案) 建議以簽呈請購（因案件較複雜，須詳細說明、同時另備請購單併陳） 經費核定清單(研究計畫編號)或預算表 活動企劃書 國外廠商報價資料 （含與國外廠商議價之E-mail完整記錄） 其它（例如佐證之公文…等）

逾10萬元以上招標、決標 招標方式 決標原則 - 限制性招標 《限制性招標申請書：敘明理由，並備有關文件》 - 公開取得報價單或企劃書《佰萬(不含)以下》 - 公開招標《佰萬(含)以上》 - 選擇性招標《建立合格廠商名單並定期檢討、少用》 決標原則 - 議價或比價《訂有底價》 - 適(準)用最有利標《最有利標決標申請書：敘明理由》

案件單純逾10萬元以上 請購至決標概估時程（一） 1.單位請購案送出，總務處及會計室會簽後，陳 報首長核准。(約10-15天) 2.總務處與單位溝通，準備招標文件。(約2-4 天) 3.限制性招標：安排時間，逕洽廠商蒞校辦理議 價。(約3-5天) 4.政府採購網公告招標（含部分限制性招標）： 佰萬以上→上網公告並刊登公報(2天)+等標期 (14天)+收件開標(2天)。(約18天) 佰萬以下→上網公告並刊登公報(2天)+等標期 (7天)+收件開標(2天)。(約11天)

案件單純逾10萬元以上 請購至決標概估時程（二） 5.決標：一般案件，開標（議價）當天決標。 6.概估時程： 限制性招標：15＋4＋5＝24天 公告招標：15＋4＋18(11)＝37(30)天 惟流標或廢標，則總務處須另簽公文辦理， 約10-14天後，再行招標(上網公告或議價)。 7.以上估算不含例假日，請購單位應概估所需 時程，採寬鬆計日估算並提早請購。

履約管理 1.履約日期或期限，由採購(業務)單位於請購 單敘明，俾便會辦、審核及整理招標文件。 2.決標確定後，採購(業務)單位應與得標廠商 保持聯繫，確認廠商履約無慮。 3.廠商履約有慮，請儘快與總務處(○○組)或 有關單位聯繫，俾尋求解決方案。 4.少部分單位，會先請廠商送貨或執行需求事 項，再辦理請購作業，係違反相關規定，應 檢討責任歸屬並自行負責。 （101年1月17日政總字第1010001025號）

以上均由請購(業務)單位， ◎ 本校通知廠商變更契約 ◎ 廠商要求變更契約 ◎ 履約期限延期 檢附相關證明文件，陳核奉 契約變更(展期) ◎ 本校通知廠商變更契約 ◎ 廠商要求變更契約 ◎ 履約期限延期 以上均由請購(業務)單位， 檢附相關證明文件，陳核奉 准後，辦理契約文件變更。

驗收作業 ▽ 10萬元以下：支出憑證黏存單（驗收或證明人欄簽章，另備有關書面文件－核銷用。） ▽逾10萬元：（總務處另備驗收紀錄） 實體驗收→總務處安排時間，現場(實地)查驗 主驗人、監驗人(會計室－$50萬元以上) 會驗人(使用單位)、協驗人(採購單位－總務處) 書面驗收→業務單位應備妥有關書面資料 業務(使用)單位應備妥各項文件，送總務處辦理 查驗核章。書面文件依採購類別各有不同。

核銷作業 核銷級別判定 10萬元以下：單位自行核銷結案。 逾10萬元（含）：總務處核銷結案。 核銷應備文件 ＊經費結報單、支出憑證粘存單。 ＊驗收紀錄(及有關文件)、請購案完整文件(參閱前述請購案應備文件)、其它書面證明文件(例如契約書、公用清冊…) 。 ＊財產(物品)增加單一式三聯等。

核銷流程 單位(或總務處)備妥經費結報單等核銷文件並 簽章→會計室(核算帳務)簽章→校長或授權代 判人核定→會計室開立支出傳票並簽章→秘書 處核章(校長印)→出納組開具支票（併案開票 付銀行）→送會計室蓋主任私章→送秘書處蓋 校長私章→回出納組蓋組長章→出納組辦理電 匯等付款作業→支出傳票送回會計室結案。

核銷時程 (依案件繁簡程度而有不同！) 一、整理核銷文件：約2－4天。 二、核銷文件陳核：約4－6天。 三、會計室開立支出傳票送核：約3－5天。 四、出納組併案開支票送核：約3－5天。 五、出納組辦理付款作業：約3－4天。 六、支出傳票送回會計室結案：約2天。 七、部分案件相關憑證函送補助單位請款或結案。 註：年底請購、經費結報案件較多，核銷時程 會再遞延。

省時省力省金錢 集腋成裘，照護弱勢 綠色採購(電子採購、環保標章) 政策配合 庇護工廠產品(身心障礙者保護法第62條) 政府電子採購網－共同供應契約 集腋成裘，照護弱勢 優先採購身心障礙福利機構團體或 庇護工廠產品(身心障礙者保護法第62條) 綠色採購(電子採購、環保標章) 申報作業：校首頁下方/ 綠色生活 Greenliving Info

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招標規範常見錯誤態樣(一) ○限定產品取得 ISO9000系列驗證者作為 規範，或以取得正字標記，而未允許「 同等品」競標。 ○指定特定廠牌之規格或型號或特定國家 或協會之標準，而未允許「同等品」。 ○訂定廠商資格時，未依該標準評估廠商 家數。 ○指定廠商投標時，須檢附於指定地區設 有分公司或維護站，或須擁有指定之設 備。

招標規範常見錯誤態樣(二) ○抄襲特定廠商之規格資料。 ○超出需求或與需求無關之規格。 ○投標時須檢附原廠製造(或代理)證明、 原廠願意供應證明、原廠品質保證書。 ○規定所有大小產品均須提供型錄。 ○限型錄上之規格須與招標規格一字不 差。 ○採購指定之進口品。 ○限制專業證照或合格證書之人數或張 數。

總務處採購業務聯絡人 ◎事務組 ◎環保組 黃子芸 辦公家具、電腦軟硬體(行政,教學單位)、事 (62104) 務機具電器、禮品圖書、文具紙類 黃子芸 辦公家具、電腦軟硬體(行政,教學單位)、事 (62104) 務機具電器、禮品圖書、文具紙類 廖致瑞 勞務外包、影視設備、電動工具及儀器、出國 (62103) 機票團費、印刷、身障團體產品 紀芳元 廣告宣傳、電腦軟硬體(計中)、會展場佈、場 (62105) 租餐宿(旅)、藝文活動 徐明方 (62107) 共同共應契約採購（不分品項,金額） ◎環保組 吳欣樺 (62822) 綠色採購之申報

祝福 工作愉快 人際順遂 生活豐富 解說完畢 總務處事務組 解說：紀芳元 2012年10月19日星期五