97年會計業務座談會 課程：代收款系統簡介 報告人：林輝 97年會計業務座談會 課程：代收款系統簡介 報告人：林輝 97年11月20日 中央研究院會計室

作業窗口： 專題研究計畫 需結案代收款 不需結案代收款 97年11月20日 中央研究院會計室

那些是「需結案代收款」： 指下列之一般代收款： 節餘款需繳回補助單位或繳庫者。 原始憑證或支出分攤表需送回補助單位者。 需送交「收支報告表者」。 其他經洽補助單位或會計室，屬於「需結案」者。 如國科會補助之國外出差旅費、研討會及延攬人才等經費，均以「需結案代收款」作業窗口處理。 97年11月20日 中央研究院會計室 2 2

三種作業窗口之重點介紹： (一) 科目流用：按「一級用途別」科目，依規定流用，並由所處兼辦會計自行控制。(「不需結案代收款」無此功能) 作業窗口：(1)專題研究計畫(2)需結案代收款(3)不需結案代收款 科目流用：按「一級用途別」科目，依規定流用，並由所處兼辦會計自行控制。(「不需結案代收款」無此功能) 額度控管：(「不需結案代收款」比照辦理，但不作流用) 同時控管個別計畫之「累計收入數」(款項已撥入數)及「流用後之一級用途別」科目餘額是否足夠。 支用數包括「支出數」、「會簽數」，及「暫付款」。 顯示餘額狀況，如餘額不足，提醒使用者是否仍繼續處理(選擇Y或N，以N為內定值)。但為考量審計部審核意見，「累計收入數」如超過「核定金額」，「支用數」如超過「累計收入數」，系統將不能繼續處理，即無Y或N之選擇。 提供預覽及列印「未核銷會簽數」明細表。 97年11月20日 中央研究院會計室 3 3

三種作業窗口之重點介紹(二) 註記「原執行期限」、「展延執行期限」及「本計畫帳務整理所需月數」。(如國科會計畫，通常為3個月) (「不需結案代收款」無此功能) 催結案功能。(「不需結案代收款」無此功能) 結案： 不論有無賸餘款，編製結案傳票時，系統自動作「結案」註記，以傳票編製日期為「結案日期」。 如有賸餘款，並編製「賸餘款繳回」之傳票。 院方有檢核「結案」功能，即不論有無賸餘款，除顯示「賸餘數」外，尚需顯示「收、支金額」(即所方結案時所作之支出及轉帳傳票相關資料)。 經費支用餘額查詢，增加流用紀錄之備註說明，並可另表預覽及列印「未核銷會簽數」明細表。 「代收項目」及「一級用途別」由院方統一建置。 97年11月20日 中央研究院會計室 4 4

科目增修情形： 「專題計畫收入」(原為「專題研究計畫經費」)。 「專題計畫支出」(原為「經費支出」)。 「專題計畫」(原為「代收款－專題研究計畫」)。 「專戶存款－各所處」(原為「專戶存款－所屬機關」)。 另增加「不結案代收款」、「需結案代收收入」及「需結案代收支出」。 「不結案代收款」、「需結案代收收入」及「需結案代收支出」下，均需處理「代收項目」，俾報表得按「代收項目」列示。 97年11月20日 中央研究院會計室 5 5

舊系統分錄及變動情形 所處作業(舊系統) 會 計 事 項 分 錄 備 註 一、 所處代收款 1. 收到一般代收款項 會　計　事　項 分　　　　錄 備　註 一、 所處代收款 1. 收到一般代收款項 借：專戶存款 貸：一般代收款(不結案代收款) 支付時以支出傳票為相反之分錄 2. 收到延攬研究人才補助款項 借：專戶存款 貸：延攬研究人才 3. 收到專題計畫款項 借：專戶存款 貸：專題研究計畫經費(專題計畫收入) 4. 支付專題計畫費用 借：經費支出(專題計畫支出) 貸：專戶存款 5. 專題計畫賸餘款繳回 借：專題研究計畫經費(專題計畫收入) 貸：專戶存款 6. 專題計畫結案 借：專題研究計畫經費(專題計畫收入) 貸：經費支出(專題計畫支出) 97年11月20日 中央研究院會計室 6 6

新系統分錄舉例(一) 所處作業(新系統) 會 計 事 項 備 註 (一) 一般代收款(不需結案) 1. 收到一般代收款項(不需結案) (二) 會　計　事　項 分　　　　錄 備　註 (一) 一般代收款(不需結案) 1. 收到一般代收款項(不需結案) 借：專戶存款 貸：不結案代收款－(代收項目)(如行政管理費等) 支付時以支出傳票為相反之分錄 (二) 一般代收款(需結案) 收到一般代收款項(需結案) 借：專戶存款 貸：需結案代收收入－(代收項目)(如延攬人才等) 2. 支付一般代收款項(需結案) 借：需結案代收支出－(代收項目)(如延攬人才等) 貸：專戶存款 支出收回時為相反之分錄 3. 一般代收賸餘款繳回 借：需結案代收收入－(代收項目)(如延攬人才等) 貸：專戶存款 4. 一般代收款結案 借：需結案代收收入－(代收項目)(如延攬人才等) 貸：需結案代收支出－(代收項目)(如延攬人才等) 97年11月20日 中央研究院會計室 7 7

新系統分錄舉例(二) 所處作業(新系統) 會 計 事 項 備 註 (三) 專題計畫 1. 收到專題計畫款項 2. 支付專題計畫費用 3. 會　計　事　項 分　　　　錄 備　註 (三) 專題計畫 1. 收到專題計畫款項 借：專戶存款 貸：專題計畫收入 2. 支付專題計畫費用 借：專題計畫支出 貸：專戶存款 支出收回時為相反之分錄 3. 專題計畫賸餘款繳回 借：專題計畫收入 貸：專戶存款 4. 專題計畫結案 借：專題計畫收入 貸：專題計畫支出 97年11月20日 中央研究院會計室 8 8

代收款平衡表： 中央研究院 代收款平衡表 所別： 中華民國 年 月 日止 共１頁 資力及資產科目 金 額 負擔及負債科目 專戶存款 所別：　　　　　　　　　　　　　　　　中華民國　年 月 日止　　　　　　　　　　　　　　　　共１頁 資力及資產科目 金　額 負擔及負債科目 專戶存款 3,220,000 不結案代收款 120,000 暫付款 1,000,000 需結案代收收入 300,000 　減：需結案代收支出 200,000 　淨額： 100,000 專題計畫收入 5,000,000 　減：專題計畫支出 4,000,000 合　　　　計 4,220,000 97年11月20日 中央研究院會計室 9 9

有關受款人資料輸入格式之設計構想 個人及廠商資料，依法受到保護。 將受款人區分「廠商」及「自然人」，並由所(處)建檔為原則，但如有特殊情形(如重複)，則由會計室建檔。 受款人資料是否重複，儘量由系統作判斷，系統判斷無重複者，悉由所(處)建檔，以減少由會計室建檔工作。 「廠商」資料以共享為原則，「自然人」資料以僅供建檔之所(處)使用為原則，但系統可以設計多所共用，如輸入姓名、身分證統一編號、銀行帳號等，經檢核資料庫已存在者，即設定為可共用。 「廠商」及「自然人」資料不得重複，參考GBA設計，同一受款人可輸入多筆往來之金融機構及帳戶。 經費申請單、付款憑單及代收款支出傳票擷取受款人資料後，即不再與受款人代碼資料庫連結。 系統保留建檔者資料，以作為後續有無修改權限之依據。 考慮於網頁顯示提醒使用者需注意及遵守事項。 以本院系統處理受款人資料，再與新GBA系統即時介接。 97年11月20日 中央研究院會計室 10 10

代收款系統辦理進度。 代收款系統之修改，計算中心尚在開發中，訂於97年12月18、19日，假生圖電腦教室，分兩梯次辦理教育訓練，同仁可任選一天參加。惟各單位參加人員以2人為限。 新系統訂於98年1月1日實施。 97年11月20日 中央研究院會計室 11 11