讲 稿 内 容 一、数据结构分析 二、学位授予数据整理 三、学位授予数据导入 四、校验及纠错 五、照片导入 六、数据上报 七、常见问题与技巧 学位授予信息年报系统培训资料 >>讲稿内容 讲 稿 内 容 一、数据结构分析 二、学位授予数据整理 三、学位授予数据导入 四、校验及纠错 五、照片导入 六、数据上报 七、常见问题与技巧

一、数据结构分析 1、必填字段 列名 类型 描述 说明 xxdm c(5) 授学位单位码 必填，五位国标码 xm c(30) 姓名 必填 学位授予信息年报系统培训资料 >>数据结构分析 一、数据结构分析 1、必填字段 列名 类型 描述 说明 xxdm c(5) 授学位单位码 必填，五位国标码 xm c(30) 姓名 必填 xbm c(1) 性别码 必填，1-男 2-女 csrq c(8) 出生日期 必填，如：19820307 sfzh c(18) 身份证件号 必填，军人证等以非数字开头才能通过 xwzsh c(17) 学位证书号 hxwrq 获学位日期 必填，如：20070630 gbm c(3) 国家或地区码 必填，如：156 中国大陆 xwm 获学位类别码 必填，级别+类别，如:408 学士学位本次必填字段

学位授予信息年报系统培训资料 >>数据结构分析 2、选填字段 由于学位授予信息年报是今年才开始，一些字段本次统计的难度比较大，年报系统中已经设为选填，但还是请大家克服困难尽量填写，并且保证数据的准确性，个别由于特殊原因确实不能填写的可以不填（必须给学位办报告一下）。

二、学位授予数据整理 1、整理一个包含所有要上报字段的数据表 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 二、学位授予数据整理 1、整理一个包含所有要上报字段的数据表 进入系统，点“信息备份”->“数据结构”，进入数据结构窗口，查看各类别的数据结构说明。 ① ②

学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 为安全起见，字段大小还要结合从系统中导出的dbf标准表来看。点“信息备份”->“导出数据到DBF”，进入导出数据窗口，按下图选择路径、选配参数，点“开始导出”。导出一个标准的dbf文件。用VFP打开该标准表，用Modi Stru命令查看表结构。 ② ① ③ ④ ⑤

学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 或者进入系统，点“信息备份”->“数据结构”，进入数据结构窗口，查看各类别的数据结构说明。（这里字段大小与上面导出的dbf表有很多不一致，但这里有字段描述，两个要结合起来看） ① ②

如：hxzydm后面放“zymc”列(专业名称） xwm后面放“xw”列(学位类别） 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 参照标准dbf文件的结构，将本校已有的学位数据表中： 内容相同的列换成标准名称， 增加相对与标准dbf表缺少的列， 为后面处理和检查方便，每一个代码列后面都增加一个对应的名称列。 如：hxzydm后面放“zymc”列(专业名称） xwm后面放“xw”列(学位类别）

学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 2、处理需要转为代码的列 （1）对于类别少的一些列，可以从年报系统中直接查询代码再用VFP命令更新。 以xwm为例，在上报系统中查询到“工学”的代码是“08”，则对应的学士学位的xwm为“408”，再用FoxPro命令来更新代码列： repl all xwm with “408” for xw=“工学”

（2）对于类别多的，可以将代码导出后再用数据工具关联更新。 如：将本科专业代码库导出后批量更新： 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 （2）对于类别多的，可以将代码导出后再用数据工具关联更新。 如：将本科专业代码库导出后批量更新： ② ① ③ ④ ⑤

学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 在VFP中进行两表关联更新： 将“学位上报.dbf”和“专业代码表.dbf”放在同一个目录下，双击“学位上报.dbf”，再在VFP的命令窗口中逐个执行以下命令： index on zymc to indexzymc use 学位上报 index indexzymc select 2 use 专业代码表 index on 代码名称 to indexdmmc use 专业代码表 index indexdmmc set rela to b.代码名称=a.zymc into a repl all a.hxzydm with b.代码名称

由于专业代码库不完整、学校专业名称不标准等问题，有部分专业不能通过关联更新的方式批量标上专业代码。 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 由于专业代码库不完整、学校专业名称不标准等问题，有部分专业不能通过关联更新的方式批量标上专业代码。 因为系统中目前的本科专业库不全，在代码库中找不到代码的专业，对应的专业代码(hxzydm）列本次统计时就只能空着。

（1）sfzh中填军人证号的，要将首位加上非数字的字符才能通过。 如：广字081476 鄂消字12110025 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据整理 3、处理其它特殊问题 （1）sfzh中填军人证号的，要将首位加上非数字的字符才能通过。 如：广字081476 鄂消字12110025

三、学位授予数据导入 1、从年报系统中导出一个空的标准dbf表 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据导入 三、学位授予数据导入 1、从年报系统中导出一个空的标准dbf表 点“信息备份”->“导出数据到DBF”，进入导出数据窗口，按下图选择路径、选配参数，点“开始导出”。 ② ① ③ ④ ⑤

2、将前面整理好的数据导入空的标准dbf表 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据导入 2、将前面整理好的数据导入空的标准dbf表 将“学位上报.dbf”和“XS.dbf”放在同一个目录下，双击打开“XS.dbf”，在VFP的命令窗口运行： appe from 学位上报.dbf

3、将导进了数据的标准dbf表导入年报系统 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据导入 3、将导进了数据的标准dbf表导入年报系统 进入系统，点“信息采集”->“文件转录”，进入数据结构窗口，选择数据路径，选择学士表，点“自动对应”，最后点“开始转录”。 ③ ② ① ④

学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据导入 数据导入成功的影响因素： （1）系统要求xxdm、sfzh、hxwrq这三列不能为空。 xxdm与当前系统用户的学校代码必须相同， hxwrq必须在系统当前设定的年度之内， （2）系统在导入时将按xm+sfzh+xwm进行唯一性检查。若xm+sfzh+xwm存在重复,则只能导入一条。

每次数据导入完毕，系统会弹出一个查看错误信息的提示，这时应立即查看。发现有问题，应立即纠正。如以下导入结果： 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据导入 每次数据导入完毕，系统会弹出一个查看错误信息的提示，这时应立即查看。发现有问题，应立即纠正。如以下导入结果： 一.需要导入的数据记录数为：7 二.成功导入的数据记录数为：4 四．导入失败的列表，及失败原因 身份证号码为110122900831220的记录不是本年度的数据记录; 身份证号码为420111780714419的记录不是本年度的数据记录; 经查，以上几人的数据中hxwrq为空，补上hxwrq后重新导入，成功。

注意系统在导入数据时会将不合要求的列置空： 学位授予信息年报系统培训资料 >>学位授予数据导入 注意系统在导入数据时会将不合要求的列置空： 一.需要导入的数据记录数为：1 二.成功导入的数据记录数为：1 三．导入的数据出现的警告（包括数据不完整） 1:在身份证件号码为:420111850831031中,代码对应有误:高等学校本、专科专业代码-->DBF中的码(DBF 字段:HXZYDM专业码-->100331)与代码库中的代码不一致,该字段转录失败 经查，专业代码100331在“高等学校本、专科专业代码”表中没有，导入后专业代码为空。

四、校验及纠错 1、数据校验 点“生成上报文件”->“数据校验”，进入数据校验窗口，点“开始校验”。校验完毕，错误信息就显示在表格中。 学位授予信息年报系统培训资料 >>校验及纠错 四、校验及纠错 1、数据校验 点“生成上报文件”->“数据校验”，进入数据校验窗口，点“开始校验”。校验完毕，错误信息就显示在表格中。 ① ② 双击某一条错误信息，则在新窗口显示详细错误信息。

在 “错误详细信息”窗口查看该条数据的详细错误信息。 学位授予信息年报系统培训资料 >>校验及纠错 2、查看详细错误信息 在 “错误详细信息”窗口查看该条数据的详细错误信息。 点“修改错误”可以调出该条数据的修改窗口。

学位授予信息年报系统培训资料 >>校验及纠错 3、修改错误信息 （1）先批量修改大面积的错误。如：“国家或地区不能为空”。 关闭校验窗口，点“信息采集”->“批量修改”，选择类别、字段、修改后的值及限制范围，点“确认” 批量修改。 ② ① ④ ③ ⑤ ⑥ ⑦

学位授予信息年报系统培训资料 >>校验及纠错 （2）批量修改完成后，重新校验数据。如果仍然有错误，就逐个双击错误信息打开“错误详细信息”窗口。在“错误详细信息”窗口点“修改错误”打开“修改学士信息”窗口，纠错完毕，保存。再返回修改下一条错误的数据。

（3）上面说的都是在年报系统中修改，大家也可以在年报系统外修改，修改完后重新导入到年报系统中。 学位授予信息年报系统培训资料 >>校验及纠错 （3）上面说的都是在年报系统中修改，大家也可以在年报系统外修改，修改完后重新导入到年报系统中。

五、导入相片 点“数据采集”->“相片导入”，进入相片导入窗口，选择相片路径、学位类别，点“确认”。 学位授予信息年报系统培训资料 >>导入相片 五、导入相片 点“数据采集”->“相片导入”，进入相片导入窗口，选择相片路径、学位类别，点“确认”。 ② ① ③ 系统默认是以sfzh来查找相片的。 ④

六、数据上报 点“生成上报文件”->“生成上报文件”，窗口，选择“自定义路径”，选择上报文件存放路径，点“生成”。 学位授予信息年报系统培训资料 >>数据上报 六、数据上报 点“生成上报文件”->“生成上报文件”，窗口，选择“自定义路径”，选择上报文件存放路径，点“生成”。 ① ② ② ③ 将生成的*.dat文件上报给上级部门。 ④

七、问题及技巧 1、统计任务分发与数据汇总。 学位授予信息年报系统培训资料 >>问题及技巧 七、问题及技巧 1、统计任务分发与数据汇总。 各学校学位办可以将统计任务分发给下属单位，让他们都安装年报系统分别整理数据，校验通过了再上报给校学位办。校学位办再利用系统中的“数据汇总”功能汇总各部门的数据。 注意：由于数据汇总时系统没有进行数据重复性校验，所以一定必须注意相同数据不能重复汇总。

2、同一个人同时获得两个相同类别学位的数据。 学位授予信息年报系统培训资料 >>问题及技巧 2、同一个人同时获得两个相同类别学位的数据。 系统在导入数据时将按xm+sfzh+xwm进行唯一性检查。所以，如果某学生在同一个学校获得的主修学位和双学位的类别相同，则无法直接导入到系统中。 处理办法： （1）先只导入双学位的数据，校验通过后生成上报文件A.dat。 （2）将系统中的数据全部删掉，导入主修学位数据。 （3）利用“数据汇总”将A.dat汇总进系统中。

学位授予信息年报系统培训资料 >>问题及技巧 通过上述方法将主修学位和双学位类别重复的数据都导入到年报系统中后，在进行数据校验时系统仍然回提示“重复”，但是，这个仅仅是“提示”，你可以选择忽略而生成上报文件。

3、系统提示输入的身份证有问题，但的确是按身份证上的号码输入的。 学位授予信息年报系统培训资料 >>问题及技巧 3、系统提示输入的身份证有问题，但的确是按身份证上的号码输入的。 答：系统的身份证校验规则是严格按照公安部的规则制定的。请首先核实该身份证件，如该证件的确为持证人有效证件但不能通过系统验证，请按如下步骤处理：（1）将真实证件号填入到“备注”栏；（2）修改“身份证件号码”一栏数据，将其用一个字母“t”代替；（3）对以上情况提交一个书面说明，随年报数据报送省学位办。

3、生僻字或者自造字无法输入，这如何解决？ 学位授予信息年报系统培训资料 >>问题及技巧 3、生僻字或者自造字无法输入，这如何解决？ 答：请暂时用问号“？”代替该字，并对以上情况提交一个书面说明，提交省学位办。 4、提示：sfzh用全角字符录入时系统检查不出来。 因为系统对于非数字开头的sfzh不校验，故用全角字符录入的sfzh系统无法检验出错误，录入sfzh时必须注意关掉输入法或将输入法切换为半角。