公文辦理注意事項
公文時效 I 類別 總辦理天數 卷宗別 最速件 一天 紅色 (持送) 速 件 三天 藍色 普通件 六天 白色 限期公文 速 件 三天 藍色 普通件 六天 白色 限期公文 依來文或其他規定所訂期限 依速別 密 件 密件袋 (親自交遞) 計算方式：自公文收創日之隔天起算 請確實依公文速別使用卷宗夾 一案一卷宗
公文時效 II 速別判定： 公文承辦人責任： 依公文實際需求決定辦理速別。 確實追蹤公文流向，負責公文上呈前之各階段（包含會辦）追蹤之責。 提醒您： 創稿公文在「取號豋記」後即開始起算辦理天數！
校外來文 登錄掛號： 校外來函如逕寄至承辦單位，請先送秘書處登錄掛號後再開始辦理。 送至秘書處掛號時請於公文背面簽名（含日期及時間）。
用印申請 請印請填寫「用印申請單」，並檢附詳細名冊存參。 特殊用印請標示清楚用印處。 請視業務需要會辦相關單位。 如以影印文件申請用印，需由承辦人先行加蓋「與正本相符」並蓋職名章後，再行請印。
稽 催 到期公文： 結案未歸檔公文： 每天早上八點系統自動寄發到期通知email給承辦人，副知單位主管。 稽 催 到期公文： 每天早上八點系統自動寄發到期通知email給承辦人，副知單位主管。 秘書處每週二印發「逾限未結案件檢查週報表」，請於每週五之前送回秘書處陳核。 結案未歸檔公文： 秘書處於每月15日送出「結案未歸檔公文清單 」，提醒各單位將已經核畢之公文送回秘書處歸檔。
公文歸檔 每週三為公文歸檔日，各單位檢附二份送存查單併同歸檔公文至秘書處辦理公文歸檔。 校外來文分為「校存查」、「存查」 (秘書處收文登錄時即會註明) ，校存查公文才需送回秘書處辦理歸檔。 應送回秘書處歸檔之公文：簽呈、用印申請單、重點校務工作即時檢討表。 單位存查公文：會議紀錄、便簽、通知。
公文銷號時 需檢附公文正本
簽（會）辦單注意事項 「來文簽辦單」及「公文會辦單」背面請加蓋騎縫章(職章)。 張小明 書記 明道大學
「職名章」蓋章範例 行政助理 張 三 * 請確實註明「日期」與「時間」 * 若有跨年度之問題，請加註「年份」 日期 (月日) 時間 (時分) 1113 0935 職名章 日期 (月日) 時間 (時分) * 請確實註明「日期」與「時間」 * 若有跨年度之問題，請加註「年份」