Access及其 应用系统开发

总 目 录 第1章 基础知识 第2章 数据库的基本操作 第3章 表 第4章 查询 第5章 窗体 第6章 报表 第7章 数据访问页 第8章 宏 总 目 录 第1章 基础知识 第2章 数据库的基本操作 第3章 表 第4章 查询 第5章 窗体 第6章 报表 第7章 数据访问页 第8章 宏 第9章 模块

总 目 录 第10章 VBA编程入门 第11章 Access应用举例 习题

第1章 基础知识 1.1 数据库简介 1.2 Access简介 1.3 Access数据库的系统结构 习题 欢迎辞

1.1 数据库简介 1.1.1 什么是数据库 什么是数据库呢？举个例子来说明这个问题：每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系，常常用一个通讯录将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在通讯录这个“数据库”中添加新朋友的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使用通讯录这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址或电话号码这些“数据”。

实际上，数据库是为了实现一定目的而按某种规则和方法组织起来的“数据”的“集合”，在我们的生活中这样的数据库随处可见。 1.1.2什么是数据库管理系统 图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后再在书库找到存放那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到所需要的书。 数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。如果所有的书都不按规则，胡乱地堆放在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他们想要的书。

同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集合也不能称为“数据库”。 数据库管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来的。人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为“数据库管理系统”，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。而我们将要学习的Access就是一种数据库管理系统。

1.2 Access简介 Access是一种关系型的桌面数据库管理系统，是Microsoft Office套件产品之一。从20世纪90年代初期Access 1.0的诞生到目前Access2000的广泛使用，Access历经多次升级改版，其功能越来越强大，但操作反而更加简单。尤其是Access与Office的高度集成，熟悉的界面使得许多初学者更容易上手。 作为目前世界上最流行的关系型桌面数据库管理系统，Access能操作其他来源的资料，包括许多流行的PC数据库程序（如dBase，Paradox，Microsoft FoxPro）和服务器、小型机及大型机上的许多SQL数据库。

此外，Access还提供Windows操作系统的高级应用程序开发系统。Access与其他数据库开发系统之间相当显著的区别就是：用户不用编写一行代码，就可以在很短的时间里开发出一个功能强大而且相当专业的数据库应用程序，并且这一过程是完全可视的，如果能给它加上一些简短的VBA代码，那么开发出的程序决不比专业程序员潜心开发的程序差。

1.3 Access数据库的系统结构 作为一个数据库管理系统，Access通过各种数据库对象来管理信息。这些数据库对象包括：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。不同的数据库对象在数据库中起着不同的作用，例如，用表来存储数据，用查询来检索符合指定条件的数据，通过窗体来浏览或更新表中的数据，用报表以特定的方式来分析和打印数据。 1.3.1 表对象 表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库系统的基础。Access允许一个数据库中包含多个表，用户可以在不同的表中存储不同类型的数据。

图1.1

通过在表之间建立关系，可以将不同表中的数据联系起来，以便用户使用。 在数据库窗口中单击“表”对象，表对象中的所有表就会显示在数据库窗口中。选择“供应商”表，然后单击“打开”按钮，就可以看到该表中的信息，如图1.2所示。在表中，将数据以行和列的形式保存，十分类似于通常使用的电子表格。表中的列称为字段，字段是Access信息的最基本载体，说明了一条信息在某一方面的状况。表中的行称为记录，记录是由一个或多个字段组成的。 1.3.2 查询对象 查询是数据库设计目的的体现，数据库建完以后，只有被使用者查询，才能真正体现它的价值。

图1.2

查询是用来操作数据库中的记录对象的，利用它可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要操作的字段，并可以将它们集中起来，形成所谓的动态数据集，这个动态数据集显示出用户希望同时看到的来自一个或多个表中的字段，并显示在一个虚拟的数据表窗口中。用户可以浏览、查询、打印甚至可以修改这个动态数据集中的数据，Access会自动将所做的任何修改反映到对应的表中。执行某个查询后，用户可以对查询的结果进行编辑或分析，并可将查询结果作为其他数据库对象的数据源。如图1.3所示为“Northwind”数据库中的“季度订单”查询。

图1.3

1.3.3 窗体对象 窗体是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象，其数据源可以是表或查询。在窗体中可以显示数据表中的数据，可以将数据库中的表链接到窗体中，利用窗体作为输入记录的界面。通过在窗体中插入按钮，可以控制数据库程序的执行过程，可以说窗体是数据库与用户进行交互操作的最好界面。利用窗体，能够从表中查询提取所需的数据，并将其显示出来。通过在窗体中插入宏，用户可以把Access的各个对象很方便地联系起来。图1.4中给出了Northwind数据库中的“客户”窗体。

图1.4

1.3.4 报表对象 数据库应用程序通常要进行一些打印输出，在Access中，如果要打印输出函数，使用报表是很有效的方法。利用报表可以将数据库中需要的数据提取出来进行分析、整理和计算，并将数据以格式化的方式发送到打印机。用户可以在一个表或查询的基础上来创建一个报表，也可以在多个表或查询的基础上来创建报表。利用报表不仅可以创建计算字段，而且还可以对记录进行分组以便计算出各组数据的汇总结果等。在报表中，可以控制显示的字段、每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容，图1.5所示为“Northwind”数据库中的“各类销售额”报表。

图1.5

1.3.5 数据访问页对象 数据访问页是Access 2000新增的数据库对象，它是一种特殊类型的Web页，用户可以在此Web页中查看、修改Access数据库中的数据。数据访问页在一定程度上集成了Internet Explorer浏览器和FrontPage编辑器的功能。图1.6给出了“Northwind”数据库中的“销售额分析”数据访问页。 1.3.6 宏对象 Microsoft Office提供的所有工具中都提供了宏的功能，宏实际上是一系列操作的集合，其中每个操作都能实现特定的功能，例如打开窗体、生成报表、保存修改等。

图1.6

在日常工作中，用户经常需要重复大量的操作，利用宏可以简化这些操作，使大量的重复性操作自动完成，从而使管理和维护Access数据库更加简单，图1.7所示为“Northwind”数据库的宏对象窗口。 1.3.7 模块对象 模块是将Visual Basic for Applications声明和过程作为一个单元进行保存的集合，是应用程序开发人员的工作环境，如图1.8所示。模块中的每一个过程都是一个函数过程或子程序。通过将模块与窗体、报表等Access对象相联系，可以建立完整的数据库应用程序。

图1.7

图1.8

原则上说，使用Access，用户不需编程就可以创建功能强大的数据库应用程序，但如通过在Access中编写Visual Basic程序，用户即可以编写出复杂的运行效率更高的数据库应用程序。

习题 1. 什么是数据库？什么是数据库管理系统？ 2. Access数据库包含哪些对象？其作用分别是什么？