Microsoft Access & Excel 整合運用

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Microsoft Access & Excel 整合運用 台灣微軟資深講師 王仲麒 Ares Wang

引言 Excel是眾所皆知的試算表應用軟體,在運算與資料分析上有難以被取代的地位,然而在進行大量資料記錄、排序等處理時,又顯得其資料處理功能的不足。而Access這個桌上型資料庫系統,卻是天生的資料處理高手,幾無限制的容量的確可以補足Excel的缺失。在此將以這兩個應用軟體的整合應用,從外部資料來源開始,透過查詢精靈、Microsoft Query、到匯入SQL資料,為各位介紹Excel與Access在資料處理與分析上的整合應用。

議程 建立各種類型的資料來源 資料的篩選 外部資料與多重樞紐分析 Excel與SQL及OLAP的整合應用 Access建立離線的Cube檔案

工作表與 資料表的整合 Excel 2003新增「資料清單」功能 定義工作表的範圍名稱,可以轉換為Access資料表 工作表與 資料表的整合 Excel 2003新增「資料清單」功能 定義工作表的範圍名稱,可以轉換為Access資料表 瞭解不同活頁簿檔之間的工作表之搬移與複製(Access MDB的資料表轉成工作表時,會儲存在不同的活頁簿裡) 建立Access物件群組的好處:將不同類型的物件安排在同一群組裡

活頁簿 轉成資料表 匯入XLS檔案(工作表或已命名的範圍) XLS裡含有名稱不同的欄位時,無法匯入 建議使用範圍匯入 連結資料表

資料表轉成 活頁簿 直接匯出 使用Excel來分析

建立各種類型的資料來源 匯入外部資料到工作表

資料的篩選 建立外部資料庫查詢 Microsoft Query 匯入外部資料更新 透過查詢精靈 手控更新 / 自動更新 選擇欄位(Fields) 排序 輸出順序 選擇記錄(Records) 篩選條件 Microsoft Query 匯入外部資料更新 手控更新 / 自動更新

外部資料與多重樞紐分析 指定不同的 Microsoft Excel 範圍 指定其他外部資料

外部資料來源 取得資料的先決條件 使用其他 Excel 方法 OLAP 來源資料 必須安裝Microsoft Query與適當的開放式資料庫連線(ODBC)驅動程式,或是資料來源驅動程式。Query可提供多種類型的外部資料,包括 SQL Server、Access,與文字檔資料庫。 使用其他 Excel 方法 在以下的情形中,請先將資料取出並置入 Excel,再建立樞紐分析表或樞紐分析圖報表: Web查詢 參數查詢 表範本和查詢檔案 Office 資料連結檔案 OLAP 來源資料

多重彙總資料範圍 設定來源資料 使用已命名的範圍 合併彙算中的分頁欄位 一個分頁欄位 多個分頁欄位

Excel與SQL及OLAP的整合應用 建立SQL的資料來源 利用Microsoft Query編輯查詢 與OLAP的整合 離線Cube檔案的應用 如何使用離線的Cube檔案

Access建立離線的Cube檔案 OLAP Cube精靈

王仲麒 areswang@ms8.hinet.net http://home.kimo.com.tw/areswang Thanks 王仲麒 areswang@ms8.hinet.net http://home.kimo.com.tw/areswang