先進觀念 • 輕鬆掌握 商周數位學院 《整理有方 資料輕鬆活用》 建議最佳閱讀版本：powerpoint 2000

》整理有方 資料輕鬆活用 「只是單純收好沒有意義，因為整理 收納的要點不在『怎麼收整齊』， 而是『怎麼收得好用』。　　　　」 －坂戶健司

》從氾濫的資訊中篩選出必要資訊 　生活在資訊化社會，許多人認為不該和社會脫節，所以拼命地收集資訊。其實對一個人來說，「必要的資訊」是極為有限的。 　為了精確掌握自己所需的必要資訊，就要掌握選擇資訊的關鍵詞。 關鍵詞指的是和工作相關，或自己感興趣的事物。

》訂定個人選擇資訊的關鍵詞 一般商務人員需要的資訊大致有： ◎和工作直接相關的資訊 ◎一般的常識 ◎自己有興趣的領域 　◎和工作直接相關的資訊 　◎一般的常識 　◎自己有興趣的領域 　先有這樣的分類概念，再訂立自己的關鍵詞。之後就能篩選出相關的資訊，分類建檔成個人專屬的資料庫。

》文件和資料整理建檔的原則 先用文件盒大致整理 準備3～6個文件盒，排在桌下的大抽屜或桌面的多餘空間。 文件盒先分類，大致分成「緊急」、「待辦」、「保管用」。 雜誌或報紙的資訊先分門別類，放入透明夾後再放入文件盒。 放入的文件或資料，要定期(至少每月一次)檢視。

》文件和資料整理建檔的原則 按照上述步驟，暫時將文件整理建檔，等到重新檢查時，再移至正式保管的地方。 　按照上述步驟，暫時將文件整理建檔，等到重新檢查時，再移至正式保管的地方。 　也就是說，整理的基本原則是定期檢視暫時整理好的文件。

》建檔的基本原則 「現在要用」的資料無法「立刻」取出，就稱不上是資料。資料建檔的基本原則有三： 一、區分需要跟不要的資料 　「現在要用」的資料無法「立刻」取出，就稱不上是資料。資料建檔的基本原則有三： 一、區分需要跟不要的資料 　建立個人關鍵詞，再根據必要性、有效性及迫切性等原則來篩選資料。

》建檔的基本原則 二、將需要的資料分門別類 資料篩選後，要依主題分類後歸入同一個檔案夾，才能成為「有用」的資料。 三、分類以容易運用為原則 　資料篩選後，要依主題分類後歸入同一個檔案夾，才能成為「有用」的資料。 三、分類以容易運用為原則 　可用標籤或彩色透明夾來分類，方便日後檢索。

》整理公事包的絕招 公事包等於是隨身攜帶的辦公室，是彙集資訊的地方，但若將資料丟在裡面不管，就成了垃圾。 　公事包等於是隨身攜帶的辦公室，是彙集資訊的地方，但若將資料丟在裡面不管，就成了垃圾。 　裝入公事包隨身攜帶的物品，必須是「沒有的話就很難工作」的東西。必須具備抉擇公事包內容物的判斷力。

》整理公事包的絕招 讓公事包變輕簡 想讓公事包變得輕簡，得堅守「不用就丟」的原則，並定期檢查裡面的物品。 　想讓公事包變得輕簡，得堅守「不用就丟」的原則，並定期檢查裡面的物品。 　置物的重點是：放入「沒帶會不方便的物品」，而不是「帶了會方便的物品」。常用的物品要能馬上取出，每個物品最好都放特定的位置，不然要用的時候就容易混亂。

》整理公事包的絕招 訂立原則 訂立「這裡除了○○以外，什麼都不放」、「這裡指放××」等原則，並養成習慣。 　訂立「這裡除了○○以外，什麼都不放」、「這裡指放××」等原則，並養成習慣。 　可以在公事包的某個地方，設定一個「什麼都能放」的位置。不過這裡只能放像衛生紙之類不常用的物品。

》收集資訊的方法 報紙 將報紙攤在桌上站著閱讀，較能掌握整體訊息。坐著閱讀只能看到部分內容。 　將報紙攤在桌上站著閱讀，較能掌握整體訊息。坐著閱讀只能看到部分內容。 　如果是公司的報紙就影印下來，若是自己的則邊看邊剪，剪下的資料收入透明夾中。 雜誌 　讀完後逐一撕下所需頁數，雜誌就丟掉。選取需要的部分，然後依主題(關鍵詞)分類收入檔案夾。

》收集資訊的方法 網路資料 列出基本的就好，不要把網路檢索資料全列出來。 書籍 　只需影印封面和目錄。想吸收的部分則抄在記事本，也可印下重要內容，在搭乘電車或家中閱讀。之後就將書處理掉。 要注意的重點是：資訊到手後要立刻處理。

》整理書籍和雜誌資訊 書籍或資料一重疊堆放就得留意 　不論放在桌上或書架上，文件夾或書一定要豎放。如果平放，就會遮住下面的東西，結果形成「沒看到、看不到、不能用」的情形。 　利用書架將桌上的書或文件豎著排好，文件放入透明夾中，和檔案夾或書一起豎放。如果放不下，不是丟掉就是收到其他地方去。

》整理書籍和雜誌資訊 如何整理堆積如山的雜誌 不管是因工作或興趣，不知不覺累積的大量雜誌，常令人不知該如何處理。 　不管是因工作或興趣，不知不覺累積的大量雜誌，常令人不知該如何處理。 　如果沒有足夠空間存放，購買的雜誌讀完就應該立刻解體，將有興趣的特集、連載、對談、資訊或專欄…等加以分類整理建檔。 雜誌經過這樣的整理，就成為各有價值的資訊。

》整理、活用新聞報導 閱讀標題、決定要讀的報導 　真的很忙，又一定得看許多新聞時，只要瀏覽標題就好。若有自己關心的、能激發某種想法或十分轟動的新聞，就把標題畫上記號，之後再精讀。 　若覺得對工作有幫助，就剪下來放在「暫時保存」箱，每幾天檢查一次，看是要分類保存或是丟掉。

》整理、活用新聞報導 如果有相當重要，譬如是正在追蹤的企劃內容或主題，想要有系統地收集報導，就可以貼在剪貼簿。 　如果有相當重要，譬如是正在追蹤的企劃內容或主題，想要有系統地收集報導，就可以貼在剪貼簿。 　剪下來的報紙新聞大小不一，所以最好是貼到A4的影印紙，再進行分類保存。 　新聞的時效性十分重要，因此一個月要重新檢查一次，不需要的剪報就要毫不考慮地丟掉。

》電腦資料的整理 用資料夾來整理檔案 　掌握「類似的檔案保存在相同的資料夾」這個原則。相同主題的檔案，即使製作軟體不同，最好也保存在相同的資料夾裡。 　電腦桌面部要放太多的圖示，最好只精簡地放上常用的軟體。一般的人大約應簡化至5到6個左右。

》電腦資料的整理 CD-ROM的整理 有些人將資料全部以硬碟管理，一旦出了狀況，資料就全毀了。所以一定要備份另行保管。 　有些人將資料全部以硬碟管理，一旦出了狀況，資料就全毀了。所以一定要備份另行保管。 　硬碟資料和備份資料要整理成相同的檔名和分類方式，並在檔案上寫上任何人都一目了然的標題(檔名)及日期。

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