第1次會議 : 角色與責任 Role and Responsibilities 扶輪社秘書
簡介 INTRODUCTION
學習目標 Learning Objectives 本次會議結束時，參加者將能夠 找出扶輪社秘書的角色 找出以秘書身分和貴社合作的方式。
誰擔任過扶輪社秘書？ 你所學到的 最重要的是什麼？
角色與責任 Role and Responsibilities
扶輪社秘書的任務是什麼？
扶輪社秘書責任 維持社員記錄。 記錄會議的出席情況，並把每月出席報告寄給地區總監。 寄發扶輪社、理事會、及委員會的會議通知。 記錄並保管會議記錄。 依規定繳交報告給國際扶輪。 收會費並繳交英文扶輪月刊或扶輪地域雜誌的訂閱費。
貴社還指派 什麼任務給秘書？ 「社員事務入口」 如何協助你履行你的責任？
社員事務入口 更新及檢查社員資料。 繳納扶輪社應繳之會費。 更新扶輪社資料，例如會議時間及地點。 報告新扶輪社職員資訊。 查看該社的扶輪基金會捐獻報告。
RI Club Administration Software (RI-CAS) 國際扶輪扶輪社行政管理軟體 RI Club Administration Software (RI-CAS) 如何協助你履行你的責任？
國際扶輪扶輪社行政管理軟體 RI Club Administration Software (RI-CAS) 管理聯絡人，例如扶輪社社員或服務夥伴。 管理扶輪社資訊，例如出席或社員統計數字。 指派扶輪社職員及理事會理事。 追蹤扶輪社活動，例如委員會會議及計畫。 寄電子信件給資料庫裡的聯絡人。
你如何為你擔任扶輪社秘書這一年做準備？
你如何為你擔任扶輪社秘書這一年做準備？ 和下屆扶輪社社長討論你的角色。 會晤即將卸任的扶輪社秘書，和他核對秘書的責任。 和即將卸任的扶輪社秘書安排扶輪社檔案及記錄的交接事宜。 複習『扶輪社秘書手冊』
作為扶輪社秘書， 規定你必須繳交什麼報告？
報告 全年報告 每月出席報告 社員資料表 來訪扶輪社員出席報告 扶輪社員遷移表 扶輪社資料變更*。 『扶輪社公式名錄』資料表 *可以透過「社員事務入口」繳交報告
什麼樣的資源能幫助 你做好扶輪社秘書的工作？
資源 扶輪社章程及細則Club constitution and bylaws 『程序手冊』Manual of Procedure 『國際扶輪目錄』RI Catalog 英文扶月刊或扶輪地域雜誌The Rotarian or Rotary regional magazines 『扶輪社秘書手冊』Club Secretary’s Manual
和貴社合作 WORKING WITH YOUR CLUB
你將如何和扶輪社長合作？
你將如何和扶輪社長合作？ 就任之前確定清楚責任細節。 如有需要時，協助社長執行行政管理任務。
你如何支援貴社委員會？
你如何支援貴社委員會？ 和他們分享國際扶輪及地區之相關資訊。 提醒他們注意相關的扶輪社趨勢，例如出席數字及捐獻金額。
你將如何支援社員委員會？
你將如何支援社員委員會？ 處理推薦新社員事宜 向國際扶報告新社員及終止社籍之社員 向國際扶輪報告社員資料之其他變更 通知其他扶輪社有扶輪社員搬到他們的區域 如有需要，報告出席及社員趨勢
檢討 REVIEW
本次會議之後， 你將採取什麼行動步驟？
第1次會議 :角色與責任 謝 謝 扶輪社社長當選人