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第 5 章 文字处理 佛山科学技术学院电子与信息工程学院 2012 年 9 月
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主要内容 5.1 文本的输入 5.1 文本的输入 5.2 文档的编辑排版 5.2 文档的编辑排版 5.3 文档的储存和输出 5.3 文档的储存和输出 5.4 表格和图形 5.4 表格和图形 5.5 域 5.5 域 5.6 长文档的编辑 5.6 长文档的编辑 5.7 桌面出版 5.7 桌面出版
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5.1 文本的输入
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5.1.1 键盘输入法 西文输入 汉字输入 – 汉字编码 – 编码的方法: 音码、形码、音形码 – 微软拼音输入法简介 Word 有两种文字输入状态,即 “ 插入 ” 和 “ 改写 ”
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5.1.2 非键盘输入法 语音输入: – 语音识别是将人类语言的声音信号,通过计算机自 动转换位与之相对应的文字信息的一门新兴的技术。 也就是说计算机能够 “ 听懂 ” 人说的话。 手写汉字识别: – 手写汉字识别输入法是利用输入设备(如手写板或 鼠标)模仿成一支笔进行书写的中文识别输入法, OCR ( Optical Character Recognition ,光学字 符识别 ) – 利用扫描仪将文稿转化为图形后输入到计算机,然 后通过 OCR 软件对输入的图形进行识别,转化成文 字并以文本格式的文件保存。
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5.2 文档的编辑排版
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5.2.1 文本的选定(先选定后操作) 用鼠标选定文本 要选定的文本鼠标操作 一个单词或一个中文词组双击该单词或词组 一个句子按住 键,单击该句子的任何地方 一行将鼠标移到该行左侧的选择栏,鼠标指针变为 “ ↑ ” 时单击 多行先选择一行(方法同上),再按住左键向上或向下拖拽 鼠标 一个段落在段落选择栏处双击,或在段落上任意处三击左键 多个段落先选择一段落,在击最后一键的同时往上或往下拉动鼠 标 任意连续字符块单击所选字符块的开始处,按住 键,单击字符块 尾 矩形字符块(列块)按住 Alt 键,再拖拽鼠标 一个图形单击该图形 整篇文档将鼠标移动该行左侧的选择栏,鼠标变为 “ ” 时三击
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5.2.1 文本的选定 用键盘选定文本 要选定的文本键盘操作要选定的文本键盘操作 右侧一个字符 +→ 从当前字符至行尾 + 左侧一个字符 +← 从当前字符至段首 + +↑ 上一行 +↑ 从当前字符至段尾 + +↓ 下一行 +↓ 扩展选择 从当前字符至行首 + 缩减选择 +
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5.2.2 文本的删除、复制和替换 文本的删除 复制、剪切与粘贴 –“ 复制 ” 命令将选定内容放入剪贴板 –“ 剪切 ” 命令将选定内容删除并放入剪贴板 –“ 粘贴 ” 命令 将剪贴板的当前内容复制到插入 点位置 –Windows 剪贴板与 Office 剪贴板 选择性粘贴 选择性粘贴 截屏 截屏 查找和替换 查找和替换
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选择性粘贴
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截屏 键可用来捕抓当前屏幕的 内容 + 组合键可用来捕抓 当前活动窗口中的内容 按 +V 组合键可将剪贴板中的截屏 内容粘贴在文档中。
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查找和替换 查找和替换是 Word 中的一个智能化的工具,不 但可以查找或替换具体的文字,还可以查找或 替换通配符、空格键、回车键(段落标记)、 人工分行符等特殊字符,甚至还可以将文字替 换为图片等。
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5.2.3 文档的排版 字符格式的设置 字符格式的设置 中文版式 中文版式 段落格式的设置 段落格式的设置 边框和底纹、背景 边框和底纹、背景 页眉和页脚 页眉和页脚
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字符格式的设置 字符格式的设置有两种方法:使用格式 工具栏和使用字体对话框。 可以设置任意大小字号的文字。 “ 字体 ” 对话框中的 “ 文字效果 ” 在打印的文 档中是看不到效果的,而且不宜使用过 多。
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中文版式 中文版式有五种中文排版的效果:拼音 指南、带圈字符、纵横混排、合并字符、 双行合一 。 “ 中文版式 ” 设置的效果
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段落格式的设置 Word 将段落看成是在两个段落标记,即 按回车键时插入的标记之间的一部分文 字。 段落格式的设置也有两种方法:格式工 具栏和 “ 段落 ” 对话框。
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边框和底纹、背景 边框和底纹的设置可 通过选菜单 “ 格 式 ”→“ 边框和底纹 ” 进 行设置。 边框可以针对文字或 段落或整个页面设置; 底纹一般只针对文字 或段落设置。 若要设置整个页面的 底纹可借助于 “ 背景 ” 。
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页眉和页脚 页眉和页脚是指在页面正文区上、下边 界与纸张上、下边界之间的区域,一般 存放徽标、标题、作者、页码、日期等 信息。 页眉和页脚可根据需要设置,奇偶页可 以设置不同的页眉页脚。很多时候首页 不需要设置页眉页脚 。
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5.3 文档的储存和输出 文档保存的类型 文档的安全性 文档的输出
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5.3.1 文档的储存类型 DOC 格式 –Word 生成文档的格式。 Word 文档提供了电子文档 的基本功能:密码设置、数据统计、书签、超链接、 批注、追踪修订等,但它是非便携式的。 网页文件格式 – 可提供链接、跳转、导航、回溯 等操作的超文本 文件格式。 RTF 格式 – 是一种可以保存大量格式的标准格式,适用于多种 字处理程序。 纯文本格式 –ASCII 文本,不包含任何格式和结构信息。
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5.3.2 文档的安全性 设置备份 保护文档
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5.3.3 文档的输出 预览 – 预览的目的是观察文档排版的实际效果和打 印的实际效果 。 打印 – 当前页是插入点所在的那一页 –“ 缩放 ” 中可以缩放文档使其适合特殊大小的 纸张。
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5.4 表格和图形
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5.4.1 表格 表格的创建 表格的编辑 表格属性的设置 表格和文本的转换 表格的特殊操作 – 绘制表头斜线 – 单元格自动填充与自动编号 – 表格的排序与计算
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实例:根据样本建立如下表格
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操作步骤参考 插入一 15 行 6 列的表格 分别将单元格 A1,A2,A4,A5 拆分成 2 列 参照样表分别将 B1-F1 , B2-F2 , B5-F5, B7-F7, B8-F8,B9-F9,D6-F6, D10-F10,D12- F12, D14-F14 等单元格进行合并。 参照样表输入相应的文字,调整单元格 大小。 选择整个表格,设置单元格对齐方式为 上下左右居中。
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5.4.2 图形 插入图片文件 插入剪贴画 插入自选图形 插入艺术字 插入公式
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5.5 域
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5.5.1 认识域 域是在文档中自动插入文字、图形、页 码和其他资料的一组代码,可实现文档 中数据的自动更新。 最常用的是 Page 域(页码)、 Date 域 (时间)等。 使用域可以自动插入目录、索引、作者 等文档信息,也可以利用域来链接和交 叉引用其它文档和项目,还可以利用域 执行另外的指定任务。
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5.5.2 邮件合并 邮件合并是批量引用数据源中的数据生 成具有相同格式并以指定方式输出的过 程。 邮件合并三要素:数据源、主文档、合 并文档。 实例:学生成绩通知单的制作
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5.6 长文档的编辑
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5.6.1 样式 什么是样式:是预先设置好的字体和段 落格式的组合。 – 使用样式可以使文档在格式编排上更美观统 一。 – 使用样式可以自动生成文档的大纲和结构图, 而且进行编辑和修改时更简单快捷。 – 使用样式还可以自动生成文档目录。 样式的建立: 样式的修改: 样式的应用: 自动生成目录:
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实例:将文档 “ 第十章.doc” 按要求设置样式 和编号 样式名样式要求 大纲 级别 编号要求 各章标题 (简称一级标 题) 字体:三号、黑体、常规 段落:居中、段前 36 磅、 段后 24 磅 1 自动编号为 “ 第 × 章 ” 各节标题 (简称二级标 题) 字体:四号、宋体、常规 段落:居中、段前段 18 磅 2 自动编号为 “×.1 、 ×.2……” 小节标题 (简称三级标 题) 字体:小四、宋体、加粗 段落:左对齐、首行缩进 0.75 厘米、段前段后 12 磅 3 自动编号为 “×.1.1 、 ×.1.2……” 小节内标题 (简称四级标 题) 字体:五号、宋体、加粗 段落:两端对齐、段前 3 磅 4 自动标号为 “1 、 2 、 3……” “ 第 10 章 ” 中的样式和编号要求
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操作步骤参考(一): 根据要求设置各级标题和大纲级别 分别将各级标题应用相应的标题。 打开文档结构图,可看到以下版面。
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操作步骤参考(二): 生成四级 标题目录:
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5.6.2 题注 插入题注 – 题注释为表格、图表、公式等对象自动编号 的标签。 交叉引用 – 交叉引用是对文档中其他位置的内容动态引 用 交叉引用题注 利用题注生成图表目录
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5.6.3 编辑长文档 文档结构图 大纲视图 创建主控文档和子文档 打开主控文档 编辑子文档 生成长文档目录
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实例:利用主控文档和子文档编 辑教材 《大学计算机基础》 操作步骤参考 – 新建一空白文档。 – 在主控文档视图下输入要建立子文档的标题文本,并给每个 标题设置样式。 – 选择已设置好样式的标题文本,单击大纲工具栏中的 “ 创建子 文档 ” 按钮,即可为每一个标题创建一个子文档, – 创建完子文档后,选菜单 “ 文件 ”→“ 另存为 ” ,选择保存的文 件的位置并输入主控文档的文件名,即可对主控文档和子文 档进行保存,而且每一个子文档是以单独的文件名保存在同 一个文件夹中,默认的文件名为子文档的标题(即第一行内 容) – 打开主控文档 “ 大学计算机基础 ” ,子文档在主控文档中以超 链接的形式表示,按住 Ctrl 键并且单击超链接,可在另一个窗 口中打开子文档并进行编辑。(子文挡也 Word 中单独打开编 辑 )
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5.7 桌面出版
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5.7.1 PDF 电子文档 什么是 PDF 电子文档: –PDF ( Portable Document Format )是便携式文档 格式的缩写。便携式的含义是无论在什么操作平台 下打开该文档,它在屏幕的呈现是完全相同的,不 会因为操作平台不同,软件的版本不同,或电脑里 的字库没有用户原来选用的字体而走样或无法打开。 PDF 文档格式是一种通用文件格式,已被印刷 行业作为实事标准来执行,目前已成为世界上 安全可靠地分发和交换电子文档和电子表单的 实际标准。
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5.7.2 Adobe Acrobat7.0 Adobe Acrobat 7.0 软件是由 Adobe 公司 开发的用于生成和浏览 PDF 文件的工具 软件,此外也带有管理、控制和分发以 及部分 PDF 文档的编辑功能。 实例:将文档 “ 中国互联网的发展.doc” 转 换为 PDF 电子文档。
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