教育部十圈十美~ 「強化人事業務內部控制與SOP推廣訓練」工作圈 人事業務作業流程製作分享 國立清華大學人事室 謝玥華 2015.03.27.

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1 教育部十圈十美~ 「強化人事業務內部控制與SOP推廣訓練」工作圈 人事業務作業流程製作分享 國立清華大學人事室 謝玥華

2 壹、綱要 製作工作流程目的 工作流程圖頁面架構 工作流程製作規範 工作流程圖符號與路徑 結語 2017/2/27

3 貳、製作工作流程緣由 人員異動頻繁，新手多 魔鬼出在細節裡 經驗與專業的傳承

4 貳、製作工作流程目的 消極性 積極性 將經常性或重複性業務，作業流程一致化 減少人為錯誤 降低顧客抱怨
將Know-how歸納整合成畫面制式規範 新手快速上手 品質更精進

5 參、工作流程圖頁面架構(1) 流程圖標題 1.法令依據 2.重要釋例 3.法規簡表 4.業務提示 5.表單範例 業務處理流程
摘自新竹縣政府數位人事服務網

6 參、工作流程圖頁面架構(2) 流程圖標題 法令依據(連結網站) (流程圖) 重要釋例 法規簡表 業務提示 表單範例

7 肆、工作流程圖符號(1) 符號 名稱 意義 準備作業(Start) 流程圖開始 處理(Process) 處理程序 決策(Decision)
不同分案選擇 終止(End) 流程圖終止 路徑(Path) 只是路徑方向

8 肆、工作流程圖符號(2) 符號 名稱 意義 文件(Document) 輸入或輸出文件 多重文件(Multiple Document)
輸入或輸出數件文件 已定義處理(Predefined Process) 使用某一以定義之處理程序 連接(Connector) 流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方知入口 註解(Comment) 表示附註說明之用

9 參、工作流程圖頁面架構(3) 業務處理流程 1 是 是

10 參、工作流程圖頁面架構(4) 業務處理流程 2 縣府審核

11 索引1 參、工作流程圖頁面架構(6) 法令依據 1.學校教職員退休條例及其施行細則
2.公立學校退休教職員一次退休金及養老給付優惠存款辦法(100年2月1日施行) 3.公私立學校校長、教師相互轉任併計年資辦理退休、撫卹、資遣作業注意事項 4.公教人員保險法 索引1 連結相關網站

12 索引2 參、工作流程圖頁面架構(7) 重要釋例 1.退休年資釋例 2.教育人員退休所得合理化方案適用疑義補充說明
3.教育人員公保養老給付優惠存款改革措施再調整方案說明資料 索引2 超連結彙整資料

13 索引3 參、工作流程圖頁面架構(8) 法規簡表 1.學校教師、未銓敘職員退休簡表 2.公教人員優惠存款再調整方案簡明表
3.退休公教人員退休相關給與試算及各項權益簡表 索引3 超連結彙整資料

14 索引4 參、工作流程圖頁面架構(9) 業務提示 1.退休案件檢附證件一覽表 2.數位人事服務網退休案填報流程 3.退休給與試算網站連結
4.學校教師、未銓敘職員退休作業注意事項 索引4 超連結彙整資料

15 索引5 參、工作流程圖頁面架構(10) 表單範例 1.教職員退休事實表 2.公務人員退休撫卹基金退撫給與人員資料卡
3.曾任私立學校年資請款領據 4.退休教育人員最後在職同薪級人員現職待遇計算表 5.曾任導師主管年資切結書 6.未銓敘職員曾支領主管加給年資切結書 索引5 超連結彙整資料

16 索引5 參、工作流程圖頁面架構(11) 表單範例 7.退伍令遺失申請補發 8.大專集訓證書補發申請表
9.優存存款戶開戶聲明書暨最後服務學校(機關)證明書 10.公保請領養老給付選擇書 11.內部控制制度檢查表 索引5 超連結彙整資料

17 伍、工作流程製作規範(1) 一、軟體需求:Microsoft Word 二、版面配置及設定: 首頁左邊: 第2頁起:
人事業務標準化作業流程圖及索引製作方式說明 一、軟體需求:Microsoft Word 二、版面配置及設定: 首頁左邊: 業務處理流程圖，右邊為索引。 紙張大小為A4直式 頁面邊界上/下/左/右各為1.5cm 第2頁起: 按首頁右邊索引標題內容，依序編排逐項製作。

18 陸、流程圖繪製原則及實例 (1) 修正前 修正後 一、流程圖與流程線應緊密連結
二、決策結果「是、否」、 「同意、不同意」或其他相對文字，應於水平流程線上面或垂直流程線之右側 收受擬敘薪人員學經歷證件 人事單位整理審核資料 是否齊全 否 是 收受擬敘薪人員學經歷證件 人事單位整理審核資料 是否齊全 否 是 修正前 修正後

19 陸、流程圖繪製原則及實例 (2) 修正前 修正後 四、處理程序須以單一入口與單一出口特性繪製 人事單位整理 審核資料 是否齊全 通知 當事人
補件 人事單位整理 審核資料 是否齊全 否 通知 當事人 補件 是 修正前 修正後

20 陸、流程圖繪製原則及實例 (3) 修正前 修正後 六、相同流程圖符號宜大小一致 函報縣府辦理慰問金核發 函報縣府辦理 慰問金核發
縣府核發慰問金支票 交服務機關(學校)轉發 函報縣府辦理 慰問金核發 服務機關(學校) 通 知 申 請 人 申請人簽收 函報縣府辦理慰問金核發 縣府核發慰問金支票交 服務機關(學校)轉發 服務機關(學校)通知申請人 申請人簽收 修正前 修正後

21 陸、流程圖繪製原則及實例 (4) 修正前 修正後 七、流程線之進行應以水平或垂直方向繪製 縣府核發停職令 縣府審核是否同意 副知當事人 否

22 陸、流程圖繪製原則及實例 (5) 修正前 修正後 八、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個 條件1 處理程序 條件2 否 是 處理程序 條件1

23 陸、流程圖繪製原則及實例 (7) 第1頁 第2頁 九、開始符號在流程圖中只能出現一次，結束符號則不限
十、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號術明流程連接性 1 會人事單位 育嬰、服兵役人員已派免建議函報縣政府 簽報校長 是否核准 否 縣府核發停職令 是 1 第1頁 第2頁

24 陸、流程圖繪製原則及實例 (8) 十一、流程圖中若有參考其他已定義流程，可使用已定義處理程序符號， 不必重複繪製
職務出薛簽報首長決定以外埔方式辦理 於報刊或網路公告 本縣數位人事服務網公告

25 柒、已定義流程頁面架構(4) 主標題與副標題 文字簡要敘述操作步驟 系統流程畫面 每個畫面步驟以紅圈標註

26 柒、已定義流程頁面架構(2) (主標題) (副標題) (操作說明簡要敘述) 系統流程畫面

27 做到，就可以……. 團隊合作 耕耘付出

28 結語 Do right things Do things right